公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度篇一：公司文件档案管理制度公司档案管理制度 总则 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 一、适用范围 1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。 2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等 3、公司的请示与上级批复文件 4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告 5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料 6、公司制定的章程、制度等文件材料 7、公司营业执照、税务登记证等重要文件 二档案保管 1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。 2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。 3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。 4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 三档案借阅 1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记档案借阅审批表由部门负责人签字。 2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。 4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。 4归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在档案借阅审批表上及时注销。 5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 四档案销毁 经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。 五 档案保密 1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。 2、不得传播、议论有关机密问题。 3、档案资料不准带到公共场所。 篇二：公司文件档案管理制度公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 文件资料的收集 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：上级来文 （1） 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2） 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。公司文件材料 （1） 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2） 公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿； （3） 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4） 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5） 反映公司业务活动和科 (转载于: 小 龙文档 网:公司文件档案管理制度)学技术管理的专业文件材料； （6） 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7） 公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等） 、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8） 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9） 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料； （12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括备案） 、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本； （18）公司签订的各种合同、协议等材料；（19）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等； （20）各种普查工作中形成的文件材料。 收集中应注意的问题 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。 正文和附件要同时收集。 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。 立卷归档 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 文件材料的分类 应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。 立卷分工 各单位形成的文件，自行立卷； 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷； 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。 归档 各单位于 4 月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理） 。 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。 档案保管 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。 底图入库要认真检查，平放或卷放。 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 档案借阅 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续 借手续。归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 底图一般不予外借。 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。 档案统计 销毁秘密公文，应进行登记，有 2 人监督，保证不丢失、不漏销。 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。 统计数字要准确真实。 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。 档案保密 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。 不得传播、议论有关机密问题。 档案资料不准带到公共场所。 篇三：公司档案管理制度公司档案管理制度 一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单 ，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损