房地产公司内控制度修订

河南某房地产有限公司 内部控制制度手册 流程图图标说明 BACK 第一章 法律法规与风险管理 BACK 一、经济合同管理 管理目标 1）公司的重要经济行为由经济合同进行 规范保护 2）合同的签订符合相关法律法规 3）合同内容详实合理，能够保障公司的 利益 关键控制点 1）重要经济合同的保密，公司各级管理 人员不得随意调阅合同原件，只能到有关 部门查阅复印件 2）合同样板应及时更新 注释 1）在从事各项经济活动时，原则上应当 与对方签订业务活动后方可进行 2）有格式合同的优先使用公司的格式合 同 3）业务部门拟定合同后须律师对合同进 行审核，并根据修改意见与合同另一方进 行谈判。 4）根据业务合同的管理规定，重要经济 合同需要进行合同会审 发生经济业务 合同谈判 合同联办单 合同会审 相关部门 备案 /备查 盖章 合同履行 格式合同的设计 律师 审核 格式合同 批准 合同样板 01 02 03律师 审核 草拟合同 04 BACK 二、法律诉讼管理流程 律师 初审 律师 案件分析 集团总经理 批准 起草诉讼申请 准备诉讼材料 申请立案 参加诉讼 执行结果 重大诉讼报 董事会批准 授权法律顾问或聘 请外部律师处理 综合中心 存档备案 管理目标 1）规范处理法律诉讼过程中的各项具体 工作 2）防范公司法律诉讼方面的经营风险 3）维护公司合法权益 关键控制点 1）禁止公司管理人员越权处理对外诉讼 活动 2）重大诉讼须聘请外部律师时，应评估 律师的资格和水平 3）诉讼代理人须有集团总经理或董事会 的书面授权 注释 1）公司各部门 /项目公司的对外业务需要 经过法律诉讼解决时，责任人填写书面申 请，说明申请诉讼事由、事件前期处理情 况、相关证据和诉讼对方的详细情况，经 部门 /项目公司总经理审核后报集团 诉讼申请 01 02 03 BACK 三、法律应诉管理流程 接到起诉文件 相关责任人 提供相关文件 和证据资料 重大紧急 诉讼？ 报告有关责任人 及集团总经理 律师 分析起诉内容 报告董事会 成立临时 应急小组 授权法律顾问或聘 请外部律师处理 应诉并及时向 集团总经理汇报情况 案件处理结果 综合中心 存档备案 管理目标 1）规范处理法律诉讼过程中的各项具体 工作 2）防范公司法律诉讼方面的经营风险 3）维护公司合法权益 关键控制点 1）禁止公司管理人员越权处理对外诉讼 活动 2）重大诉讼须聘请外部律师时，应评估 律师的资格和水平 3）诉讼代理人须有集团总经理或董事会 的书面授权 注释 1）公司在经营过程中遇到外单位或个人 对公司提出法律诉讼时，应指定专人接收 、签署法院送达的起诉文件 01 BACK 第二章 计划考核及管理控制 BACK 一、各部门 /项目公司制定部门 /项目公司计划的控制 部门 /项目公司 制定月度计划 综合中心 进行调整 临时工作 任务计划 针对调整与各部门 /项目公司进行沟通 经批准的部门 / 项目公司月度计划 部门实施 管理目标 1）所有计划与公司总体战略一致 2）计划的制定应当切合实际 关键控制点 1）部门 /项目公司的综合计划应该以总 体战略为基础制定 2）各部门 /项目公司对综合中心提出的 计划调整进行充分的沟通 注释 1）项目公司及各部门应考虑集团的总体 战略目标来制定部门计划，计划应该预 计各部门未来所需，然后制定计划，包 括：销售、采购、费用、人力资源、固 定资产等等 2）根据关键指标和公司计划要求分解部 门 /项目公司年度计划，制定部门 /项目公 司月度计划 3）综合中心根据集团公司总体的月度计 划及关键指标对各部门 /项目公司报送的 计划进行调整 4）公司根据工作中出现的具体情况下达 临时工作任务 5）由集团总经理审核通过所有部门 /项 目公司计划 6）批准后的计划返还各部门及项目公司 实施，月末，季末，年度末作为部门考 核的依据 01 03 02 04 06 05 各部门 /项目公司 / 综合中心备案 BACK 分解制定集团 公司月度计划 集团公司年度 经营计划 分解制定部门 / 项目公司年度计划 计划报送 综合中心 集团总经理 批准 调整后的部门 / 项目公司月度计划 二、项目公司各部门制定部门计划的控制 部门 制定月度计划 办公室 进行调整 临时工作 任务计划 针对调整与 各部门进行沟通 经批准的 部门月度计划 部门实施 管理目标 1）所有综合计划与公司总体战略一致 2）计划的制定应当切合实际 关键控制点 1）部门的综合计划应该以总体战略为基 础制定 2）综合计划必须得到集团总经理的同意 3）各部门对办公室提出的计划调整进行 充分的沟通 注释 1）各部门应考虑公司的总体计划来制定 部门计划，计划应该预计各部门未来所 需，然后制定计划，包括：销售、采购 、费用、人力资源、固定资产等等 2）根据关键指标和公司计划要求分解部 门年度计划，制定部门月度计划 3）办公室根据公司总体的月度计划及关 键指标对各部门报送的计划进行调整 4）公司根据工作中出现的具体情况下达 临时工作任务 5）由总经理审核通过所有部门计划 6）批准后的计划返还各部门实施，月末 ，季末，年度末作为部门考核的依据 01 03 02 04 06 05 综合中心备案 BACK 分解制定 项目公司月度计划 项目公司 年度经营计划 分解制定部门 年度计划 计划报送 办公室 总经理 批准 调整后的 部门月度计划 三、部门 /项目公司月度绩效考评的控制 管理目标 1）提高各部门 /项目公司的工作积极性，共 同完成公司战略目标 2）考核标准应与总体战略计划一致 关键控制点 1）考核标准的制定科学合理，并结合公司的 实际状况 2）考核标准应得到集团总经理的签字同意 3）考核的结果与部门 /项目公司的绩效奖励 相结合 注释 1）综合中心每月末、季度末以及年末根据公 司的考核标准对各部门进行考核 2）月度考核计划任务占 80分，组织建设占 20分。对于必须确保完成的任务，采用关键 分考核。 3）综合中心根据执行情况对各部门 /项目公 司进行考核评分 4）对评分的结果与部门 /项目公司总经理进 行沟通，尤其是对评分较低的部门 /项目公司 ，使其认识自身的不足之处 5）集团总经理对公司本期的经营状况作出总 体评价，以此对本期部门 /项目公司总考核结 果进行控制 6）考核结果经集团总经理批准后，部门 /项 目公司月度评分表反馈到各部门 /项目公司 01 03 02 04 05 期末综合中心 进行考核 各部门 /项目公司 考核结果 集团总经理对集团公司总体评价 考核的标准 根据标准为 各部门 /项目公司 评分 和部门 /项目公司 总经理沟通 BACK 销售额完成率 工程进度 组织建设 部门 /项目公司对计划 完成情况进行自评 集团总经理 批准 考核结果由 综合中心存档 部门 /项目公司 月度评分表 综合中心制定 业务评价体系 /集团考核标准 集团总经理 批准 第三章 财务管理控制 BACK 一、财务预算控制 管理目标 财务预算真实反映公司的年度财政目标，并且对公司的 销售、成本以及相关费用起指导和控制作用 关键控制点 1）集团财务部编制费用预算，必须核对各部门上年费用 ，对费用预算增幅，减幅较大部门作出相应解释 2）财务预算进行动态预算控制，每月针对销售、成本以 及各项费用的实际发生数与预算数比较，发现差异并寻 找原因，协调各部门制定下月预算实现计划以及本月超 标 /未达标补救措施 3）销售以及成本的预算控制由各项目公司预算部负责执 行，向集团公司预算汇总。其他部门发生的期间费用应 在发生前经过集团财务部的预算审核，超出本月预算的 费用除特殊情况不予批准 注释 1）年度终了集团财务部负责编制公司下年度财务预算草 案，提交至集团总经理，再向董事会汇报，董事会作出 决议。 2）各部门 /项目公司实行总经理责任制，并与集团财务 部保持反馈沟通，每月提交预算执行周 /月报，由集团财 务部汇总信息与管理层讨论；并且针对超标或未达标情 况提供下月的补救措施，尽量保持全年度在预算控制范 围内 3）财务预算需在全年基础上细分到月份 4）集团各部门的费用及各分项目公司与销售和成本无关 的期间费用应由集团财务部汇总，在发生前由 进行预算 审核 5）半年度预算调整特指因为公司营运目标发生变更或新 增的项目投资而进行的预算变更 年度终了 成本中心 汇编项目收入 / 成本预算 各分项目公司 收入 /成本预算 集团财务部汇编 公司费用预算 各部门费用 年度预算 集团财务部编制 集团下年度全面预算草案 集团总经理 批准 董事会 审批 各部门、分项目公司 讨论 /规划部门预算 预算执行 不同意 批准 01 02 03 BACK 集团下年度 财务预算 集团财务部每月编 制动态预算分析 销售状况期间费用 项目成本 集团财务部汇总 月度费用 销售周 /月报 及预算 实现方案 成本中心 汇总成本控制 周 /月报 月末财务 预算报告 集团总经理 04 05 半年度预 算调整 06 各项目公司 费用年度预算 二、现金收支控制程序 业务经办人 授权办理业务 现金收入 原始凭证 财务复核 管理目标 1）保证现金收支正确，符合国家安全会计制度的规定， 现金结算及时适当 2）保证现金存储安全完整，现金核算真实合规 关键控制点 1）业务经办人办理现金收支业务，须得到一般授权或特 殊授权 2）会计部指定人员审查现金收支原始凭证 3）出纳人员复核现金收支记账凭证及所附原始凭证 4）稽核员审核现金收支记账凭证及所附原始凭证 5）出纳员每日清点库存现金，并与日记账余额进行核对 6）由集团财务部经理、审计人员、稽核员组成清查小组 ，定期或不定期清查库存现金。 注释 1）授权内相关人员审核原始凭证并签字盖章 2）会计部指定人员审查现金收支原始凭证，编制记账凭 证 3）出纳按照凭证所列数额，收付现金，并在凭证上加盖 ”收讫 ”或 “付讫 ”戳记及私章。 4）出纳每日清点现金，发现短缺或盈余，及时查明原因 ，报批后处理，保证账实相符 5）清查盘点时，需有出纳人员、会计人员在场，核对账 实，根据结果编制现金盘点报告单。 01 02 03 04 出纳人员 收付现金 / 记录现金日记账 出纳清点现金 账实相符报审批处理 清查盘点报告 05清查盘点 不通过 通过 会计帐务处理 缴存银行 现金付款 原始凭证 根据授权 审核 BACK 第四章 固定资产管理 BACK 一、固定资产采购控制 管理目标 ： 1）公司采购严格按照规定的流程进行 2） 采购的货品规格和质量达到公司规定标准 3） 采购过程符合法规，并保证公司的财务安全 4） 采购记录真实并完整地反映现实采购行为 5） 发出的采购订单、合同是正确完整的 关键控制点： 1） 采购订单全公司统一管理，连续编号并连续使 用 2） 只有被批准的采购计划才可填列订单，填列订 单需有被批准的申请附于其后 3） 采购订单发出后留一份在综合中心，核对采购 物品的规格 4） 订单发出前须经非填列人员复核（各项条款的 准确性） 5） 复核后需签章，以明确责任 6） 集团财务部定期和综合中心核对采购记录 注释： 1）采购申请表由部门负责人签字 2）综合中心经理根据公司实际情况，确定审批 3）采购人员根据采购单进行询价 4）采购人员根据审批后价格代表公司签订合同 (小 件物品可以不签订采购合同 )，发出订单由综合中 心经理审核，并由综合中心专人保管相关合同 综合中心经理 审批 集团总经理 审批采购询价 签订采购合同 /发出订单 合同保管 部门提交 固定资产 采购申请单 部门负责人 审批 财务部经理 审核 01 0203 04 采购 财务审核 综合中心经理 审核 集团总经理 审核 BACK 二、资产验收及入账控制 管理目标 ： 1） 货品入库的记录准确反映真实情况 2） 各相关部门收货时情况充分了解以便沟 通 3） 入库的货物质量达到公司规定标准 4） 入库的货物都有发票，且发票是真实有 效的 关键控制点 ： 1） 及时处理收入的货物，记录有关的信息 （数量、质量和对货物的描述），审核信息 是否与采购单一致 2） 综合中心每月制作采购报告，与集团财 务部核对 3） 购货发票入帐前，须对发票的真伪做出 验证 4）集团财务部审核发票金额是否与采购单 一致 注释 ： 1）综合中心对入库资产验收，核对数量以 及质量，保证发票与合同相符 2）综合中心通知领用，领用部门填写领用 单，领用人签字 3）集团财务部根据发票、采购合同核对入 账金额，由会计经理审核 4）综合中心核对入库单和出库单，以确保 资产的领用手续完备 综合中心 验收 部门领用发票 /合同 / 入库单 入账 资产管理报告 货品到达 相符？ 集团财务部 复核 综合中心经理 审核 退货 否 是 不通过 通过 通过 01 02 03 04 BACK 三、固定资产盘点的控制 管理目标 ： 1）公司的固定资产盘点符合国家会计制度规 定 2） 所有的固定资产状况完好，并能正常使用 3） 固定资产管理人员应清楚资产的位置及目 前的状态 关键控制点： 1） 公司应当有书面的固定资产管理制度 2） 固定资产管理人员定期对资产进行盘点， 并撰写盘点差异报告，与资产台帐、卡片相核 对 3） 盘点如发现资产损坏或丢失应及时上报主 管进行处理，并落实相关责任人员 4） 集团财务部应协同综合中心人员进行盘点 5） 盘点后需签章，以明确责任 注释： 1）公司应根据固定资产管理制度制定资产盘 点流程，盘点计划，包括参与人员，盘点时间 和盘点范围等 2）除了年末审计时，集团财务部以及综合中 心经理应视具体情况不定期进行复盘或抽查 3）盘点完毕，由参与盘点的人员起草盘点报 告，由集团财务部和固定资产管理人员复核签 字 4）若有账实不符情况，应分析差异原因，起 草差异原因报告 5）由管理层审阅盘点报告，分析具体部门或 人员责任，考虑奖罚措施 盘点计划 制定 盘点人员 盘点清册 记录 盘点报告 盘点日 行政人员 盘点 集团财务部以及 综合中心经理 复盘抽查 集团财务部 备案 综合中心经理 审核盘点 报告 起草 差异报告 提交盘点报告 和复盘报告 账实是否 相符？ 综合中心 / 财务处理 管理层 审阅 通过 不通过 相符不符 01 02 03 0405 BACK 会计帐务处理 集团财务部 处理意见 会计经理复核 第五章 费用支出控制 BACK 二、费用报销授权审批制度 费用发生 经办人填写 报销申请单 审批后 申请单 报销 管理目标 1）保证费用报销流程符合公司相关政策 2）保证费用审批在授权范围内 关键控制点 1）经办人在授权范围内填写申请单应包 括费用发生时间、金额、事由等详情 2）各级审批需在授权范围内，不得超越 权限审批 3）对于费用报销，公司管理层应注意费 用支出的合理性，审查是否有舞弊行为 注释 1）授权经办人填写报销申请单 2）报销申请单需包括详细事由、发生时 间、金额等相关原始凭证，为通用格式 3）集团总经理在授权范围内审批 4）审批后申请单交至相关部门执行报销 01 02报销申请单 03 04 BACK 权限内 财务复核 部门负责人 审核 集团总经理 审核 三、业务借支审批制度 出差需求 相关人员填写申请 出差申请单 / 借款申请单 部门负责人 审核 财务复核 管理目标 1）保证公司管理层对出差的管理监督 2）保证出差业务借支的审批符合公司相 关制度 关键控制点 1）相关人员填写出差申请，应出于实际 需要 2）部门负责人根据重要程度、时间缓急 等真实情况作出是否批准出差，或者有 可替代的方法 3）部门负责人、财务部经理、集团总经 理根据实际情况作出是否提取业务借支 的批准 注释 1）根据实际情况，相关人员填写出差申 请 2）申请单填列包括出差地点、时间、事 由等 3）根据业务借支金额在授权范围内进行 审批 01 02 03 授权的 申请单 办理业务 领取备用金 业务需求 BACK 授权内 集团总经理 审批 财务部经理 审核 四、费用报销流程 审批后报销单 会计 /财务经理 复核 管理目标 1）费用的报销符合公司的规章制度 2）控制公司的费用支出，保证用于公司经营管理 关键控制点 1 ）对于长期出差人员，集团财务部门要催促相关 人员及时上报费用 2）财务经理应核查会计分录，定期向管理层上报 费用分析报告 3）原始凭证应经过复核，并且由复核人员签章 4）出纳应按照记账凭证来支付现金 注释 1）审批后报销单要及时交至集团财务部门处理 2）报销申请单需附上相关详尽的原始凭证 3）会计负责审查申请单与原始凭证是否相符，并 签章 4）相关人员根据以上凭证编制记账凭证 5）出纳人员按照记账凭证支付现金，并盖上 “付讫 ” 戳记 6）各会计人员及时进行登记账簿，及数据录入 7）财务部经理复核原始凭证、记账凭证以及账簿 数据 8）定期向管理层提交费用报告 01 02 03 04 05 06 报销申请单 / 原始凭证 编制 记帐凭证 出纳 支付现金 登账 /入账 财务部经理 复核 费用报告 07 08 BACK 不通过 通过 第六章 销售和应收账款 BACK 一、销售策略的控制 针对项目 进行市场调研 物料道具及 样板间设计准备 客户确定购买 现场下定 管理目标 1）产品的定位与公司发展战略一致 2）广告的投放与产品市场定位相符合 关键控制点 1）项目的计划和实施应该以总体战略为基础制定 2）项目计划必须得到总经理的同意 3）广告的投放策略要根据项目的计划来安排和实 施 4）销售经理应及时与销售代表沟通获取意见 注释 1）集团营销中心讨论通过项目建议计划，集团集 团总经理应平衡公司发展战略与各项目部之间的需 求与现状，协调项目之间的发展 2）设计院出具规划设计方案 3）销售部门根据之前的数据制定销售策略、价格 策略。广告策略主要由平面广告、媒体组合、客户 俱乐部、积分奖励计划等其他活动组合而成 4）销售部根据客户需求与装修公司沟通，完成样 板间设计及装修。 01 03 02 04 05 项目公司总经理 审批 设计院出具 规划设计方案 销售策略、 价格策略制定 广告与 推广活动 发展 潜在客户群 销售部提供 市场月报 产品市场定位 项目建议 报告 集团营销 总监审批 集团总经理 审批 项目公司总经理 审批 集团营销总监 审批 集团集团总经理 审批 BACK 二、销售流程控制 管理目标 1）销售流程的制定要与国家法律法规的要求 相一致 2）销售流程的制定要确保交易的安全性 3）在销售过程中，销售价格及销售策略得到 良好的执行 关键控制点 1）总经理及主管副总应对销售流程的制定负 责 2）销售部应关注国家政策的变化，使销售流 程符合国家法律法规的要求 3）相关的审核程序得以执行 4）电脑系统的使用经过授权，并符合国家的 相关政策 注释 1）销售代表与顾客之间进行良好的沟通，使 顾客充分了解产品的销售流程，以减少销售过 程中出现的摩擦 2）部门经理，销售主管，销售代表具有适当 的授权，各自在价格认可单上签字 3）定期对交易进行随机抽查评测，以确保销 售流程的执行过程不存在偏差 4）正式合同的格式是由政府制定，公司在网 上签订完毕后打印 录入房源表 （房源处于 查询状态） 与房管局网上 联机备案 0201 03 草签合同 顾客审核 / 销售代表 审核 销售代表与 顾客签订 价格认可单 销售主管 / 现场会计 审核 签署正式合同 价格认可单 的审核 顾客交付 首付款 /代收费 04 BACK 三、销售审核的控制 管理目标 1）销售部门对顾客的订单依据公司的授权标准进 行审核 2）确保与达成的价格在公司产品价格范围之内， 以减少价格纠纷 3）公司产品定价策略得以有效执行 4）规避不良客户造成的未来销售风险 关键控制点 1）制定不同级别的销售人员所具有的价格控制权 限 2）价格认可单的批准由销售经理总控 3）草签合同的内容与价格认可单保持一致 注释 1）特殊的销售状况，如团购价格的审批应由主管 副总和总经理进行控制并备案 2）总经理会同财务部、销售部确定销售价格折扣 底线，销售部负责制定价格的浮动幅度，财务部负 责审批产品销售价格 3）价格认可单签订后财务、销售主管在上面签字 认可，作为签订合同的依据 4）严格审核价格认可单上注明的价格、面积、折 扣、买受人、房源位置和付款方式等内容，合同内 容应与价格认可单相符，认可单一联保存在财务部 ，一联保存在销售部 5）销售主管对销售的折扣进行审批，超过销售主 管权限的折扣逐级上报到营销经理，主管副总审核 01 03 02 04 销售代表 与顾客 充分沟通 意向价格 财务 审核金额 不批准 批准 签订 价格认可单 销售主管 审核 销售主管 / 经理审核 批准 草签 意向合同 买受人 审核 销售主管 审核 现场会计 审核 房管局 上机联网的 备案合同 相符 相符 相符 05 网上签约 财务部 审核 完成合同 文本签订 BACK 公司需求 集团公司需求 四、营销定价及调整流程 管理目标 : 1）对项目销售价格进行准确判断 2）在确保公司销售目标实现的基础上，实现销 售利益最大化： 关键控制点： 1）营销部负责新项目销售价格制定和调整。 2）价格的确定与变更需经过相关决策流程的审 核 3）销售价格的变动要与销售状况和进度相协调 注释： 1）市场目标均价由集团成本中心确定 2）项目公司结合目标成本、市场、阶段战略、 资金状况，营销、财务部共同确定，经主管副 总和总经理批准后报集团公司决策 3）目标均价的确定须经集团公司成本中心、集 团财务部、营销中心进行价格会审，后报集团 总经理审批。 4）销售价格的变更可由集团公司营销中心提出 ，也可以由区域项目公司提出 5）阶段性定价、销控、提价方案由项目公司营 销部负责提出，由营销部负责在销售过程中落 实。 6）楼盘模拟价格表根据目标均价由营销部负责 制定 7）阶段性定价策略包含销售均价和销售率 8）阶段均价须经过项目公司营销部、财务部、 主管副总和总经理的审核。 BACK 项目成本及利润表 全市房地产状况及趋势 区域市场楼盘 竞争性楼盘价格 客户认筹信息 公司品牌及项目品质 成本 目标均价 市场 目标均价 项目推广 目标均价 公司阶段 战略 现金流 状况 集团集团总经理 审定 阶段性定价策略 阶段性销控策略 阶段性提价节奏 营销策略 销售策略 调整变更 实现 销售目标 销售日报 / 周报 /月报 销售 主管副总 审批 总经理 审批 推广方案 销售方案 总经理 审批 价格模拟 01 02 04 03 06 05 07 08 阶段均价 09 集团公司进行 价格会审 项目公司进行 价格会审 目标均价确定 阶段均价确定 采购和应付账款 第七章 BACK 一、采购计划的订立及审批 项目开始 工程部经理 草拟采购计划 预算部经理 财务经理 复核 主管副总 /总经理 审批 授权的 采购计划 讨 论 修 改 通过 预算部执行 管理目标 1）为所有采购行为编制计划，采购计划符合公司的 开发进程； 2）公司的采购计划符合法规 3）按需采购，使公司的资金得到有计划的运作 4）采购计划受到现金流以及预算计划的控制，保证 公司的现金流量，避免现金流出现短缺 关键控制点 1）工程部门应根据存货情况来订立采购计划 2）财务部参与编制采购计划，调节资金需求与购货 紧迫性之间的关系 3）采购计划经过适当的复核及管理层审批，才可以 进入正式的购货程序 4）计划的修改都要有相应依据，所有变化的需求都 反映在计划的修改中 注释 1）根据工程合同和存货情况汇总需求量，依据公司 规定的计划格式填写 2）采购计划应包括：采购的数量、价格、质量要求 、供应商选择以及购入进度表 3）财务经理负责复核采购是否在预算范围之内，以 及对未来现金流的影响，预算部经理复核以保证对 项目的成本控制 4）批准后的采购计划送至预算部执行，并送至财务 部、工程部存档备查。 01 02 04 03 03 通过 否决 否决 采购计划 BACK 二、供应商的选择 填写采购 计划单 主管副总 审批 决策供应商 01 02 03 返 回 5万以上 供应商资格 审查 编制 招标文件 开标 /评标 议标 主管副总 审批 审批 定标 确定供应商 5万以下 返回 返 回 管理目标 1）选择具有合格资质的供应商 2）供应商的选择符合公司项目的需要 关键控制点 1）应根据采购计划来选择合格的供应 商 2）根据采购金额的大小，选择不同的 采购方式，以满足项目的不同需求 3）采购计划单经过适当的复核及管理 层审批，才可以进入正式购货程序 4）计划的修改都有相应依据，所有变 化的需求都制作在计划的修改中 注释 1）根据工程合同和存货情况汇总需求 量，依据公司规定的计划格式填写采购 计划单 2）对于采购金额小于 5万元以下的采 购可以采用议标的形式 总经理 审批 BACK 三、工程采购合同的签订 预算部 起草合同 相关部门 备案 /备查 管理目标 1）采购行为由经济合同进行规范保护 2）合同符合国家法律和法规 3）合同内容足够详细，保护公司的利益 关键控制点 1）公司建立一套规范的订立采购合同机制，并以书面形 式确定 2）采购合同必须根据公司订立的机制来订立 3）大额的合同内容经过公司法律顾问的复核，才可以正 式签订合同 4）只有具有授权的人员才能与供应商签订购货合同 5）签订合同的授权由集团公司董事会决定 6）采购合同递交相关部门备案（如：工程部、预算部、 办公室、财务部等） 7）用印需要的文件应该在合同联办单签字前备齐 注释 1）签订合同前，采购工程师与供应商协商，讨论，达成 一致 2）所有合同签订需要律师审批 3）根据授权额度， 50万元以上须报集团公司审批， 50万 以下在总经理授权范围内，集团公司统一采购不在此范围 内 4）合同副本送交相关部门备查 01 02 05 与供应商谈判 办公室盖章 会审 04 预算部经理 审核 财务经理 审核 总经理 审核 主管副总 审核 签订正式合同 律师 审核 03 集团公司总工 /产品中心总监 审核 集团预算经理 /总经济师审核 集团公司财务 经理审核 授权外 授权内 BACK 四、付款及入账的控制 付款节点 采购工程师 填付款申请单 经理 审核 财务部经理 审核 出纳开出支票 注销债务会计入账 管理目标 1）付款符合公司的规章制度规定 2）付款依照合同规定的节点、金额和 付款方式进行 3）保证入账的准确性 关键控制点 1）付款申请需经审批后才能付款 2）不准签发空白支票 3）支票及时送交收款人 4）已经支付的发票应及时标注付款时 间等记号，防止重复付款 5）付款凭证、付款申请等表单需事先 连续编号 6）入账前要由独立人复核正确，复核 后签章 注释 1）经办人填写付款申请单 2）财务部经理复核是否在付款信用期 内 3）批准的付款单交由出纳开具支票， 同时应付账款会计作相应的入账 01 02 03 BACK 付款申请单 总经理 审核 主管副总 审核 第八章 产品研发与设计 BACK 一、产品设计流程 管理目标 1）产品的设计与项目的市场定位相一致 2）产品的设计符合国家的设计规范 关键控制点 1）公司对各相关人员的审批权限进行合理授 权 2）严格产品图纸的审核，确保图纸的质量 3）关键设计的审核要经过公司严格的审查与 评定 4）公司批准的产品定位策略要严格贯彻 注释 1）工程地质的勘查设计由外部的地质勘探公 司进行，并由公司产品中心总监进行审定 2）产品设计方案是对项目的整体规划，方案 的设计审查需要公司相关业务部门参与 3）根据集团公司对项目公司的授权，最终由 集团总经理审批。 4）施工图审查包括公司内部相关业务部门的 审查和政府蓝图审查中心的审查。 5）设计文件包括纸质文件和电子文件，要及 时归档， 6）施工过程中出现的变更 按公司设计变更办 法执行 01 完 善 04 工程地质 勘查报告 集团总经理 审批 产品方案 的设计 施工图 的设计 产品中心总监 审批 项目产品 定位策略 产品中心总监 审核 施工实施 的监控 工程变更的 审核或备案 05 施工图文件的存档、输出 公司内部 方案审查 02 完 善 施工图审查 03 06 图纸会审 工程招标答疑 BACK 产品中心总监 审批 集团产品中心 组织评审 二、签订设计合同的控制 产品中心 起草合同 相关部门 备案 /备查 管理目标 1）所有经济行为有合同规范和保护 2）合同符合国家法律和法规 3）合同内容足够详细，保护公司的利益 关键控制点 1）公司建立一套规范的订立合同机制，并以书面形式确 定 2）合同必须根据公司订立的机制来订立 3）合同内容经过公司法律顾问的复核，才可以正式签订 合同 4）只有具有授权的人员才能签订合同 5）签订合同的授权由董事会决定 6）合同递交相关部门备案 注释 1）根据国家相关法律法规，行业规范及合同范本起草合 同及补充协议 2）所有合同签订需要律师审批 01 02 05 与设计人谈判 办公室盖章 会审 04 产品中心总监 审核 项目公司总经理 审核 集团 总经济师审核 签订正式合同 律师 审核 03 集团总经理 审核 BACK 授权外 授权内 三、设计费付款流程 管理目标 ： 1）保证图纸质量达到合同的要求 2）付款符合公司的规章制度 3） 保证付款的及时性与准确性 4）保证付款的安全性，避免窜改记录给公司造 成损失 关键控制点 ： 1） 付款前由项目负责人、主管副总对付款进行 审查，项目负责人、主管副总、财务经理、集团 产品总监、总经理 /签字认可后方可以付款 2）对预付款的办理要及时索要发票。 注释 ： 1）付款由设计单位根据设计合同要求及图纸交 付情况提出申请。 2）对市政相关设计院根据实际情况可先以付款 申请单的形式申请付款，索要发票后再签字冲账 。 设计单位 申请付款 项目负责人 审查 合格 01 02 财务经理 复核 财务部 付款 合格 设计费 付款节点 设计单位 开具发票 BACK 合格 总经理 审批 主管 副总 审核 集团产品中 心总监审批 第九章 BACK 工程招标与预算 一、工程招标与预算编制流程 管理目标 ： 1）招标过程符合国家相关政策 2）工程项目的成本控制在预算之内 3）工程项目的质量符合国家要求和公司质量管 理控制要求 关键控制点： 1）招标时选择符合招标条件的单位来投标，在 每个标段上选择不低于 3家单位投标 2）妥善保管与招标 /投标相关文件 3）严格按照招标流程选择合格的承包单位 4）建立保密制度，确保标书在开标之前的保密 性 注释： 1）和配套相关的工程如自来水，供电，热力等 国家规定的限制不采取招标的形式 2）按照国家规定，委托具有相应资质的招标公 司代理招标 3）招标权限按集团招标委员会管理制度执行 4）招标委员会负责招标文件的编制工作，初稿 由分项目公司招标委员拟定报集团公司招标委员 最终确定； 招标文件需委托公司法律顾问进行审 核 5）合同联办，签订正式合同 委托招标 代理公司 初步的 资格预审 编制 招标文件 签订 施工合同 项目设立 招标委员会 审核 选定入选 单位 /发标 相符 01 02 03 约定日期 开标 /评标 发布招标 公告 承包商 档案资料 编制投标 预算和标底 04 05 招标答疑 复核标底 BACK 二、工程变更结算与财务决算流程 管理目标 ： 1） 保障工程付款的合理性 2） 保证工程变更在以往审核范围内 3） 控制工程总成本在预算范围内 关键控制点： 1） 财务决算报告的编制要按照国家有关规定进行 ，变更结算部分由预算部门进行控制 2） 财务决算是严格按照签订的合同中工程条款的 要求进行，变更部分根据双方的协定价格进行结算 注释： 1）变更的申请可以由不同的部门提出，不同的部 门可以提供不同的单据 2）工程结算按照合同约定进行，发生变更时，施 工单位按照甲方要求申报工程签证单，监理公司、 工程配套部、工程预算部进行计算审核，达成一致 后四方保存工程签证单，作为工程结算的依据 3）变更减少且施工单位未申报的内容，由监理公 司计算申报，经甲方审核后以监理备忘录的形式告 知施工单位，直接计入工程结算；工程交付后，汇 总达成一致的工程签证单及变更减少内容进行工程 结算 4）财务部对工程进行决算。 项目公司总经理 审查 监理公司 审核 /计算 不合格 01 02 03 承包单位申报 工程签证单 承包单位 提出变更 工程部 提出变更 设计部 提出变更 工程部实施 财务决算 决算报告 04 BACK 预算部 审核 /计算 专业工程师 主任工程师 审核 主管副总 审核 责令重新申报 合格 合格 不通过 不 合 格 变更减少 未申报的内容 结算报告竣工结算 集团成本中心 审核 第十章 工程建设管理 BACK 一、设备、材料验收流程 材料到场 编制入库单 现场复核 材料设备进场 验收表 各部门归档 管理目标 1）保证公司设备、材料入库符合公司制度 2）保证公司项目材料设备的质量 关键控制点 1）材料到场需现场监理审核 2）原始单据需包括正规的送货单、出厂证明、 质量证明、产品品牌说明书等，工程师同时审查 是否与相关合同相符 3）保证每批材料都有相对应的入库单据 4）入库单据要事先编号，连号使用 注释 1）由现场工程师检测材料设备质量，并签字 2）由工程师复核来料的相关单据，签字复核， 其中相关工程师包括监理工程师，采购工程师， 专业工程师，主任工程师 3）购买的材料直接交与施工单位，现场人员对 来料进行登记，编制入库出库单据 4）及时把单据送各单位归档备查 01 02 主任工程师 审核 原始单证 / 入库单 03 04 通过 编制出库单 不通过 BACK 二、施工质量控制 监理公司 审查质量 监理周 /月报 及附件 工程师 检查 管理目标 1）保证公司项目按质量目标进行 2）保证公司项目执行的质量 3）保证公司管理层对项目的管理和控制 关键控制点 1）公司专业工程师检查各工程质量 2）外部监理工程师不定期抽查工程质量 3）政府质量监督部门的质量检查和公司的专项检 查相结合 4）定期核对汇总质量状况，并向上级汇报 注释 1）各项目的工程师和主任工程师在外部监理公司 审查后，对项目质量进行审查 2）外部监理公司对项目质量状况进行专项检查 3）主任工程师核对工程项目质量，提交项目质量 报告 4）集团产品中心根据上报资料，提出解决方案或 质量评估意见 5）监理公司出具的周 /月报附件是指工程奖惩单， 奖惩单一式四份，交与工程项目部转发至相关部 门，奖罚单可采用监理工程师通知单或工程部工 作联系单形式。 01 02 03 04 项目质量 报告 解决方案 工程部经理 质量评估意见 财务部 做付 /扣款 05 办公室 归档备查 主任工程师 审查 施工单位质量 整改 质量整改 通知单 工程奖惩单 工程部 工作联系单 施工进行 BACK 三、工程验收流程 工程完工 主任工程师 /五大责任主体 初步验收 管理目标 保证工程完工验收流程符合法律法规 关键控制点 1 ）各环节的验收审查 2）专业工程师和主任工程师验收后对不合格地方作 出修补处理或返工处理意见 3）验收后出具验收报告，签字盖章 4）所有工程资料从开工到竣工，都必须归档备查 5）整理资料以备政府验收审查 注释 1）监理公司首先对工程进行验收 2）在政府监督验收之前，由主任工程师组织五大责 任主体单位进行一次集中核查，出现质量问题及时 做相应修改处理 3）工程部经理组织在政府部门监督下的最后验收， 向政府部门提交验收报告，并报公司管理层 4）整理相关材料在政府部门备案 5）工程竣工后，移交给业主。 6）非政府强制监督工程，验收不按此流程执行 01 02 修补处理 / 返工处理 交付 政府备案 / 产权证办理 验收报告 03 04工程部经理 /政府部门监督下的验收 监理公司 验收 06 05 BACK 四、进度款付款流程 管理目标 ： 1）保证工程质量符合国家标准 2）保证工程质量达到合同的要求 3）付款符合公司的规章制度 4） 保证入账的及时性与准确性 5）保证入账的安全性，避免人为的变更记录给 公司造成损失 关键控制点 ： 1） 付款前由外部监理公司、项目经理、主管副 总、预算部经理、财务部经理、总经理在付款凭 证上签字，对付款进行审查 2）预算部审核付款金额与合同中规定的金额相 一致 3）按授权规定在发票上签字 注释 ： 1）付款由施工单位在达到付款条件时提出申请 或者在工程竣工后做结算付款 2）根据结算报告填写付款申请 3）非主体工程合同付款由总经理决策，主体工 程付款须报集团公司决策 4）施工单位出现暂时资金困难时经公司总经理 批准可以给予支持，参考 工程管理手册 有关 规定执行 入账 施工单位 申请 工程师 / 主任工程师 审查 财务部经理 复核 不合格 合格 01 04 监理公司 审查 工程部经理 审查 预算部 审核 开具支票 工程付款节点 施工单位 开具发票 工程修复 合格 不合格 不合格 合格 核算书 工程部经理 审核 付款申请单 主管副总 审核 总经理 审核 02 03 BACK 五、工程结算付款流程 施工单位 结算资料 工程师 / 主任工程师 审查 监理公司 审查 项目经理 资料审查 预算部经理 审核 工程竣工 结算报告 工程结算 资料财务部经理 结算审核 主管副总 审核 总经理 审核 集团公司总工 /产品中心总监 审核 授权外 01 集团预算经理 /总经济师审核 集团总经理审核 管理目标 ： 1）规范公司付款业务，防范公司付款过程 中的潜在风险 2）保证工程质量符合国家标准，工程质量 达到合同的要求 3） 保证入账的及时性与准确性 4）保证入账的安全性，避免人为的变更记 录给公司造成损失 关键控制点 ： 1） 工程必须经过正式的竣工验收，竣工验 收资料齐备的情况下，才能进行结算 2） 结算资料必须由专业工程师、主任工程 师、项目经理和预算部审查合格后，方可进 行结算工作 3）付款申请单一经批准后不得作任何修改 ，如有修改必须按照原来的审批程序报有关 授权审批人员补充签字批准 4）按授权规定在发票上签字 注释 ： 1）工程竣工后，施工单位在备齐合格结算 资料后方可进行结算工作 2）主体工程结算须经集团公司审批，其他 工程结算由项目公司总经理审批 3）预算部出具的结算报告必须经总经理， 方可进行财务结算 02 入账 财务部 复核 /对账 付款 BACK 授权内 六、质保期维护流程 管理目标 1）确保生产权利，维护产品质量 关键控制点 1）开发商委托物业管理公司进行产品售 后维保 2）物业公司按维保文件确认维修范围， 建立维保维保费用发生真实记录，并得 到施工方认可 3）财务审查票据合理合法性，程序和理 性 4）工程部认定维保范围正确性 注释 1）房屋建筑工程质量保修协议书 2）维保期间发生的维保问题统一归口物 业公司协调解决 3）维保期间内发生的非施工质量的问题 ，或是存在施工质量却非原施工方进行 维修的情况下，由物业公司组织人力物 力进行维修 4）由施工质量引起的非施工方进行维修 而发生的维保费用从施工方预留的 5%质 保金中扣除，财务将其划入应收款 质保期内 维保文件 维修费用 会审签单 物业公司 工程部 财务部 财务结算 支付维修费用 施工方预留 5%质保金 总经理 审批 工程竣工交付 01 02 03 0404 BACK 七、质保金支付流程 管理目标 1）履行合同，完善管理 2）有效管理工程质保金 关键控制点 1）财务对账，确定质保期发生维 保费用金额，余下质保金数额 2）物业公司确认该工程质量完好 ，可退付质保金 3）质量维修协议履行完毕，财务 关系已清 注释 1）工程质量保证金支付申请表 2）扣除质保前内发生的应由施工 方承担的维保费用 财务结算 付款 总经理 审批 质保期满 施工方 申请报告 财务部 审核数额 物业公司审核 维修情况 财务部经理 审批 工程部经理 审核 01 02 BACK 八、工程合同订立流程 预算部 起草合同 相关部门 备案 /备查 管理目标 1）所有工程都必须订立合同 2）合同的订立符合国家法律和法规 3）合同内容应该详尽，能够保护公司的利益 关键控制点 1）建立一套规范的订立合同机制，并以书面形式确定 2）合同标的超过规定数目必须经过公司法律顾问的复核 后，才可以正式签订合同 3）只有具有授权的人员才能签订合同 4）签订合同的授权由董事会决定 5）合同递交相关部门备案（如：工程部、预算部、办公 室、财务部及集团公司综合中心等） 7）用印需要的文件应该在合同联办单签字前备齐 注释 1）预算部根据招标文件、招标答疑、法律规范、行业规 范、投标文件和中标价起草合同 2）合同会审部门主要有财务部、工程部、预算部，主体 工程合同会审须包括集团公司相关部门：产品中心、成本 中心、集团财务部。 3）所有合同签订需要律师审批 4）根据授权额度进行审批 5）合同副本送交相关部门备查，报送集团公司方面审批 的合同在签订后均须将副本留存集团公司行政人力资源中 心备案 01 02 05 BACK 与施工方谈判 办公室盖章 会审 04 预算部 经理审核 财务经理 审核 总经理 审核 主管副总 审核 签订正式合同 律师 审核 03 集团公司总工 /产品中心总监 审核 集团成预算经理 总经济师审核 集团公司财务部 经理审核 集团 审核 授权内 授权外 第十一章 人力资源及行政管理 BACK 一、出差流程控制 管理目标 ： 1） 规范公司出差管理，提高出差管理效率 ，降低出差管理中的潜在风险 2） 个人差旅费在公司管理费用控制限额之 内并有利于工作的开展和进行 3） 控制公司差旅总额在合理金额之内 4） 差旅费的报销符合会计制度规定和公司 管理制度的要求 关键控制点 ： 1） 公司制定详细的出差费用标准 2） 各部门负责人负责辖控部门出差费用的 总控 3） 各部门定期编制差旅费使用情况表 4）管理层总结以往经验制定各部门年度出 差费用总控金额 5）集团财务部只有在审核授权人员签字后 ，方可办理付款手续 注释 ： 1）出差申请单应有详细的出差地点，工作 任务和出差时间 2）财务管理中心财务部经理负责审核出差 费用是否在预算范围之内 3）大额备用金应采用支票形式或银行卡 4）各部门的差旅费使用报告交管理层进行 审阅 领取备用金 车票及发票等 业务需求 部门负责人 审批 集团财务部 复核 01 02 出差申请单 综合中心经理 审批 集团总经理 审批 审核报销 入账 差旅费 使用报告 03 04 BACK 二、印章管理流程 管理目标 1）保证公司印章管理和使用的安全性 2）公司用印的流程符合公司制度 3）保证公司合同用印及时与安全 关键控制点 1）用印要经严格审批 2）保管印章人员要严格按制度使用印章 3）用印的审批权限要明确 注释 1）一般用印由使用人填写用印申请单 2）申请人持有效的合同联办单，即经过授权 审批后的合同联办单。 部门负责人 审核 用印 部门负责人 审核 合同联办单 集团总经理 审批 用印申请单 集团总经理 审核 01 用印 用印申请单 存档 合同存档 02 BACK 三、档案管理流程 档案借阅 申请表 借阅需求 部门负责人 批准 综合中心经理 审批 存档部门 负责人审批 档案管理员 检索档案 借阅 续借 / 按期归档 阅档催还单 归档归档登记表 01 02 03 管理目标 1）确保公司历史