如何做好工作计划

主講人 :許連欽 一 、 方针管理 VS工作计划Jack Hsu Page1 講師簡介 : 許連欽 現任 ： 台灣華盛頓集團 廣東逸華企業顧問有限公司 台灣鄭記企業管理顧問股份有限公司 新策略事業群 總裁 國立臺灣師範大學工業教育 系 國立政治大學企業經理高級班 美國紐波頓大學 MBA專題研 究 學歷 ： 臺灣生產力中心 TQM顧問師班、廠長班特聘講 師 臺灣松下電器公司人才開發、製造管理 、專案企劃資深經理 先鋒企業管理發展中心總經 理 經歷 ： 臺灣提案改善協會秘書 長 臺灣品質學會 QRG委 員 講師簡介 : 許連欽 行政院青輔會企管班講 師 經 歷 中華創造學會創造力系列專題講座主 講 財團法人中衛發展中心特聘企業經營輔導顧問 師 臺灣職業訓練局企業訓練輔導團顧 問 財團法人醫院評鑑暨醫療品質策進會 委員授課及輔導廠商 臺灣松下電器、統一企業、聯華電子、旺宏電子、 臺積電、福特汽車、裕隆汽車、憶光電子、大眾 電腦、三陽工業、中國石油、中華電信、臺北市 政府、臺電、陽明海運、上銀科技、普騰電子、 光寶電子、旭麗電子 等 500多家企業 ,口碑深 受肯定。 臺灣生產力中心 TQM顧問師班、廠長班特聘講 師 課 程 大 綱 二 、 何谓方针管理 三 、 工作计划是什么 四 、 工作计划的类型 五 、 工作类型与计划步骤 六 、 如何有效的执行工作计划 一、 方针管理 VS.工作计划 1、 智慧力量整合与四头 cn 车 A P C O A P C P CEO 一、 方针管理 VS.工作计 划 2、 组织层级与经营能力 理念能力 管理能力 技术能力 高 中 基 阶 阶 层 层 层 (策略能力 ) (管理能力 ) (执行能力 ) 一、 方针管理 VS.工作计 划 一般而言，企业的组织层次可 区分为 高阶层、中阶层与基层三层次 。 目标管理即是透过各阶层人员不同的经 营能力，共同参考订定、执行、达成目 标。 一、 方针管理 VS.工作计划 高阶层主管是企业的舵手，要创造、要发展、 要 能登高望远，建立企业远程的鹄的，并领导全 员 朝向目标迈进，即 Sail To The Right Direction 。 中阶管理人员必须根据公司目标，拟订实施计 划及 控制方法，使工作展开得以上下连贯，做该做 而未 做的事，并使所做的事能配合目标，即 Do Right Things。 基层人员必须自动自发，积极负责，执行既定 目标， 将事情做得确实，没有失误，将绩效达到预期 目标， 即 Do Things Right。 二、何谓方针管理 所谓方针管理是指 “以方针去管理 ”企业里的经营活动 。 v 以方针去管理 管理方针。 v 就是说首先要有方针，以此方针去转动管理循环 之谓。 v 英文称为 Management by policy , 日文称为 Hosin Kanri 。 2-1、 方针管理的意 义 1. 方针是叙述达成企业经营目的所需的 基本方向及应达成的程度 (量 )以及 达成此目标所需的方案。 2. 上面以方针具有如下的意义；即 决定企业的 “基本方向 ”与应达成的 “目 标 ”以及达成此目标所需的 “方案 ”。 3. 去管理是指， 使计划，实施、查 核、 处置的管理循环转动。 2-1、 方针管理的意义 计划 （ PLAN) 处置 （ ACTION) 方针 实施 （ DO） 查核 （ CHECK） 方针管理的循环（ 1） 2-1、 方针管理的意义 计划 （ PLAN) 方针管理的循环（ 2） 方针 实施（ DO） 查核（ CHECK） 处置（ ACTION) 管 理 2-1、 方针管理的意义方针管理的意义 4、 实施方针管理的意义，有以下几个项 目。 （ 1）进行全员参加的经营。 （ 2）各个人在管理的执行上，要求思索、创 造、 动脑筋。 （ 3）谋求提高管理的生产力。 2-1、 方针管理的意义方针管理的意义 5、 就全员参加的经营加以说明。方针管理这句话是由 两句 单语所构成的。亦即是方针与管理。对此 两个单语的概念附加若干说明。 此处谈到方针是指谁的方针呢？这有总经理方针， 也有 事业部处长、部经理、课长的方针，也 有股 长、职员的方针。大方向的方针虽由总经理提 示，但只要 在其范围内，各组织的阶层中仍有相当的自由度。方针 这句 话的概念如解释成 “由上面来束缚 ”的意思那就不对 了。也就说，虽然提示有某方向，但并非是拘束工作人员 。 2-1、 方针管理的意义方针管理的意义 6、 其次谈的是后半的管理，从管理这句话的概念让人有种 感觉 认为那是有组织的处理人的事情，但此处的管理的意识完 全 并非那样，基本上是表示每个人自主的转动计划、 实 施、 查核、 处置的循环。 由以上知，所谓方针管理绝对不是由人来监督管束人 而 是全员一面配合总经理的大方针，一面提出各自的方针， 每 个人都是身为迷你经营者，以大家一起来参加经营 作为目标。 2-1、 方针管理的意义方针管理的意义 7、 每个人思索、创造、动脑筋，方针管理 在性 质上，大家如果都不去动脑筋、想办法，管 理循 环是一点也不会动的。以往公司的方针只是 总经 理提出，下面的人能够照着去做，那样或许 是可 以的。但是，如今只由总经理思索就行的时 代已 经结束，为了应付现代的复杂市场环境，应 寄望 全员贡献智慧才行。 2-1、 方针管理的意义方针管理的意义 8、 最后对 提高管理生产力加以说明。经常在生产面上 听 到提高物的生产力，但是提高管理生产力就不太 常听 到。可是在现代的经营管理中，不仅是提高硬体的生产力 ，就 是提高软体的生产力也要付与关心。衡量管理的生产力是 非常 困难的，可是我们却能从经验感受到生产力高的管理与低 的管 理是有所不同的。 生产力是生产诸要素的有效利用的程 度 （欧洲生产力中心的定义）。人活用智慧将物、钱、资讯 加以 统合时，管理的生产力就会提高。 2-2、 方针管理的目的方针管理的目的 1、 利用全员参加的经营，谋求高阶方针的实现。 2、朝向经营目标，采取重点异同的想法与行动。 3、强化整个组织的有机性关连，以整体性的构造变革为目 标。 4、使目标与任务行动明确。 5、使工作改善与革新的方向明确。 6、尊重个人的自主性，奖励个人的思索，期待创造性的发 挥。 2-3、 方针管理所期待的效果方针管理所期待的效果 1、 策略经营的推进。能将策略、战术当作业务从实施上加 以推 进。 2、踏实的提高企业业绩，能够有计划的、踏实的达成目标 。 3、职员的能力开发。每个人能善加考虑进行创造性的工作 ，并 且能培养配合目的进行工作的习惯。 4、公司内的沟通，上下与部门间的商讨增加，意见沟通变 得良 好。以往因工作的关系未商谈过的总经理们开始商谈起 来。 5、 OJT变得活跃。方针管理活动的实务本身，即可照样地 当成 OJT。 6、 以上的结果使职场活性化。每个人生龙活虎的在工作。 2-3、 方针管理所期待的效果方针管理所期待的效果 全公司重点方针、目标、方案 各事业部重点方针、目标、方案 各事业部重点方针、目标、方案 各部重点方针 、目标、方案 各部重点方针、目标、方案 各课目标 、方案 各课目标 、方案 各业务 各业务 方针的展开（ 1） 2-3、 方针管理所期待的效果方针管理所期待的效果 经 营 理 念 长 中 期 经 营 计 划 年度重点方针、目标、方案 上位重点方针、目标 的解释与理解 外部环境的检讨 前年度实绩不佳 情形的掌握与解析 重点方针 目标 方案 重点方针 目标 方案 重点方针 目标 方案 目标值（期限）实施方案、实施事项 方针的展开（ 2） （ 公司宗旨） （ 3年计划、 5年计划 事业部处 长 部经理 课长 实施承担 者 2-3、 方针管理所期待的效果方针管理所期待的效果 负责人 层次 总经理 事业部处长 总经理 课长 担当者 (包含 股长、主任 ) 全公司 全公司 (年度 )重点方针 全公司 (年度 )经营目标 全公司 (年度 )重点方案 事业部 事业部 重点方针 事业部 目标 事业部 方案 部 部 重点方针 部目标 部方案 课担当者 部 重点方针 课目标 课方案 担当 目标 担当 实施方案事项 注） 1.（）有加以表示与不加表示者。（但全公司（年度）重点方针，最好加以表示。） 2.目标由 去分割，分担。 长中期经营目标 全社 经营目 标 事业部目标 部目标 课目标 担当者目标 方针的展开（ 3） 三三 、 工作计划是什么工作计划是什么 1、 管理者有能力评估未来，预做准备，也 就 是有能力做好计划。 2、工作计划是什么呢？工作计划可被定义 为 “决定目标及如何达成目标的一个程序 (process） ”。 三三 、 工作计划是什么工作计划是什么 3、 工作计划本身含有三个特性： （ 1） 前瞻性思考（ forward thinking) 思考及判 断未 来可能的状况。 （ 2）下决策（ decision making） 决定未来想要 达 成的状况（ desired future）。 （ 3） 目标导向（ goal oriented） 规划各个标的 ，以 达成期望的状况。 三三 、 工作计划是什么工作计划是什么 4、 简单地说，工作计划就是现在想好将来 要 执行的行动力，以达成期望的目标。 5、 就企业的经营而言，工作计划就是为了 达 成企业的经营目标，企业内各项业务的 责 任者，根据目的、现状的事实及未来可 能 的预测，做出最有利的行动方案。 三三 、 工作计划是什么工作计划是什么 6、 为什么要做计划呢？一份好的计划有如一份 好的 航海蓝图，能使我们避免错误的航行，浪费 了时 间及资源。也能引导我们最有效、最正确地 达到 目的地。 7、一份好的工作计划使能参与计划执行的人预 先知 道什么时候要做什么事情，能够预做准备， 相互 配合，能发挥最大的效率。（ 5W2H ） 三三 、 工作计划是什么工作计划是什么 8、 企业内各阶层的主管负的责任不同，当然计 划的 标的也不同。 不同阶层主管负责计划的内容 层 次 计 划 范 围 时 间 幅 度 主 要 内 容 高 阶 主 管 全 体 组 织 长 期 愿景、政策、目标、策略、资源投入优先顺序 中 阶 主 管 部 门 年 度 行动方案、专案、预算 、部门工作计划 主任、领班 班、组长 工 作 岗 位 短 期 日程计划、费用计划 9、 管理者为了做好管理的工作，自然要订 出 各种不同的计划，中阶主管制定的计划 ， 要能达成下列三个目的： （ 1）计划要能配合实现上级主管的目标、策 略。 （ 2）计划要能实现自己部门的任务。 （ 3）计划要能成为部属行动的依据及评价部 属工 作成果的重要基准。 三三 、 工作计划是什么工作计划是什么 1、 愿景、政策、目标、策略、行动方案、预算 、专 案计划、部门工作计划、日程计划 等都 是工 作计划的一种。 2、企业内常见的工作计划有这些类型： 长期计划 年度计划 功能性计划 专案计划 Action plan/行动计划 Schedule/时间进度计划 四四 、 工作计划的类型工作计划的类型 1、 一般而言，企业的长期计划都超过一年，通 常是 五年，也就是多数企业所制订的五年计划。 2、 五年计划的主题为企业的愿景（ vision）、 事 业范 围（ business domain）、 设立企业期望长期 达成 的目标；如产品开发目标、市场开拓目标、 组织 目标、成长率目标、市场占有率目标、投资报 酬 率目标、并构筑达成这些目标的基本策略及一 些 需投入较长的时间才能达成的工作。 4-1、长期计划（、长期计划（ Long-Range plan) 1、 年度计划是此企业的长期策略规划为前提或 基础， 计划出年度详细的行动计划。 2、 它明确订出企业的经营管理人员，新的年度 要做 些什么（目标），并计划好如何达成年度目 标及 要投入多少预算（ Budget)。 4-2、年度计划（、年度计划（ Annual plan) 3、 某一家企业年度计划的项目范例，您参考后 对于 什么是年度计划会有进一步了解。 4-2、年度计划（、年度计划（ Annual plan) XX公司年度计划 I、 经营者 summary A.年度目标 1.财务目标 2.非财务目标 B.基本策略 1.行销策略 2.产品开发策略 3.制造策略 4.行政管理策略 5.组织策略 6.财务策略 II、 组织计划 III、 行销计划 A市场分析 B.竞争分析 C.产品策略 D.人员计划 E.广告、促销、通路、计划 IV. 生产计划 A.生产 schedule B.库存计划 C.原料取得计划 D.设备支出计划 E.产品开发计划 V、 行政管理计划 A.人力资源计划 B.费用管理计划 VI、 财务计划 A.销售收入 B.损益表 C.部门预算 D.资产负债表 E.现金流量表 F.资金来源运用表 G.performance statistics 1、 每一个部门为了完成部门的主要功能（ function）， 都会做出一些部门功能性的计划。 2、如每月销售计划、促销计划、每月生产计划 、人 员招募计划、库存计划、资金计划 等， 这些 计划可说是部门的工作计划。 4-3、功能性计划（、功能性计划（ Functional plan) 1、 企业为了解决一些特定的问题，如士 气提 升专案或举办一些特定的活动，如公 司创 业十周年庆祝专案，这些活动的进行 往往 需要跨部门的人员支援共同完成，通 常称 为专案计划。 4-4、专案计划（、专案计划（ Project plan) 2、每个专案计划的主题内容不同，但是计划过 程的 思考步骤却是大同小异的，一般而言，可依 循下 列的步骤进行。 4-4、专案计划（、专案计划（ Project plan) Step 1 设定目标（ objectives）。 Step 2 如何做（ How to do） ? Step 3 设定多种选择方案。 Step 4 估计需要的经费（ budget）。 Step 5 Step 6 做出行动 schedule。 回馈情报 (information feedback ） 的取得及评估。 1、 Action Plan我们称为执行计划或实施计划。 2、实施计划是我们产生具体行动的计划，因此 它必 须明确地指出何时（ when）、 何地（ where） 、 用什么资源（ which）、 期望完成什么（ what ）、 如何完成（ how）、 谁负责（ who）。 3、 再好的计划若不去执行，将不会产生任何功 效， 而浪费了投注于计划的时间、心力及金钱。 4、计划贵在能有效地执行， Action Plan正是能 将计 划付诸实现的最好手段，因此任何的计划（ 愿景、 策略、 idea 等），我们都须将它转换成 Action Plan， 让它实现。 4-5、 Action plan（行动计划）（行动计划） 1、时间进度计划（ Schedule） 是计划出在什么时 间 要进行及完成那些事项，能让自己便于控制 进度。 2、任何一个工作项目都要预估出它需要完成的 时间， 我们才能有条理、有顺序地安排好整个工作 的进 度，有了工作控制的进度，我们才能在期望 的时 间内完成我们的工作。 4-6、 Schedule（ 时间进度计划时间进度计划 ) 4-6、 Schedule（ 时间进度计划时间进度计划 ) 7/1 7/2 7/3 9:00 报到 新进人员的自觉 电话的技巧 10:00 主管致词 简报的技巧 11:00 公司简介 命令的接受方法 情报管理技巧 12:00 工作及问题解决的 手顺1:00 企业是什么 企业人礼仪 2:00 报告的方法 3:00 企业的组织 职场内人际关系 4:00 5:00 工作场所是什么 企业内文书 沟通范例 心得报告 订定您的年度部门重点工作项目及目标的思 考途径，再整理如下： 1、 来自实现上级单位的策略及要求目标； 2、来自达成自己部门任务的工作项目； 3、日常管理的改善项目。 上述这些工作即为您年度工作的重点，再加上 您日常性的工作及突发性的工作，就构成您所有 的工作。 五、工作类型与计划步骤五、工作类型与计划步骤 这些工作依性质与内容的不同，可分为三个类 型： 五、工作类型与计划步骤五、工作类型与计划步骤 工作类型 I 达成目标的工作 工作类型 II 解决问题的工作 工作类型 III 例行性工作 我们依工作的性质把它归为三个类型，但往 往一件工作就含有这三类性质，例如：一项达成 目标工作中的一个细项，本身就是在解决某一个 问题，同时为了要完成这件达成目标的工作也须 配合制定一些执行时的办法。因此工作计划的步 骤绝非是一成不变的。 五、工作类型与计划步骤五、工作类型与计划步骤 1、 达成目标的工作项目，例如： 营业部门每年有须达成的销售目标 生产部门有须达成的生产数量目标 财务部门有资金筹措的目标 人事部门有员工招募的目标 总务部门有费用管理的目标等。 5-1、达成目标的工作（工作类型、达成目标的工作（工作类型 I ） 2、 达成目标工作类型的计划重点是分析在什么 样的 条件或状况下才能够达成目标。如何找出需 要具 备的条件，是达成目标工作类型的计划进行 重点。 例如：一颗埋藏在地下的种子，要能达成发芽的 目标， 它必须具备一定的条件，如温度、水份、 土壤 硬度等，在具备了特定的条件下才能发出 芽来。 5-1、达成目标的工作（工作类型、达成目标的工作（工作类型 I ） 1、 课题解决及改善的工作都可归为解决问题的 工作 类型。 2、解决问题的工作重点是寻找产生问题的真正 原因， 只有找出真正的关键原因，您才能解决问题 。 3、因此您要不停地质问为什么？为什么？为什 么？ 5-2、解决问题的工作（工作类型、解决问题的工作（工作类型 II ） 1、 日常工作项目中有许多例行性的工作。 例如： 生产设备的定期点检、保养。 进料的检验 成品的出货检验 人事部门的薪资核算、勤惰管理 财务部门的出纳作业、结账作业 公文处理作业 公司安全管制 日常物品的采购及原料的采购等 5-3、例行性工作（工作类型、例行性工作（工作类型 III） 5-3、例行性工作（工作类型、例行性工作（工作类型 III） 2、 面对这些例行性的工作，管理者如何才能有 效的 处理呢？ 3、管理者处理的重点是制定一些妥当的规程、 办法、 规定、基准来管理例行性、重复性的工作。 5-4、达成目标型工作的计划步骤、达成目标型工作的计划步骤 步骤 计划要点 Step1 现状把握 确定主题 收集情报资料 要因分析 掌握关键要素 Step2 设定目标 订定明确的目的 订出您的目标 Step3 研拟手段方法 系统化构想作成 推进计划完成 5-4、达成目标型工作的计划步骤、达成目标型工作的计划步骤 1、 今年业绩要成长 50% ，这算不算是一项目 标呢？ 这当然是一个目标，但我们不能确定这 是不 是一个 “好 ”的目标。 好的目标是可行性高且具有挑战性。 除非我们知道目标决定的背景与程序， 否则 我们不能确定设定的目标是否妥当。 我们做计划合理的思考程度，应该是先 对现 状有了充分的了解，然后才能设定目标 及研 拟达成目标的方法 5-4、达成目标型工作的计划步骤、达成目标型工作的计划步骤 2、 什么是关键要素呢？ 关键要素是最能影响结果的因素。 例如：以前医生对盲肠炎是从疼痛的部 位， X光及是否发炎等状况来判定，常发生 误诊 或延误开刀的情形。 目前采用超音波及验血的检验因素后， 只要 经过完整的检验手续，几乎不可能发生 误诊 的情形。 超音波及验血的二个因素，可说是二个 关键 因素。 5-4、达成目标型工作的计划步骤、达成目标型工作的计划步骤 3、 目标达成有不同的手段及方案 目标 手段 1 手段 2 手段 3 如加强广告的目标，可由电视广告，平面媒体广告 及各 种公开活动等各种手段达成。 思考目标达成的手段方法是需要您发挥创意及挑战 的时 刻。 5-4、达成目标型工作的计划步骤、达成目标型工作的计划步骤 4、 推进计划时应注意要点？ 推进计划必须具体可行。 可利用 5W2H 协助思考 推进计划要注意人的因素。 计划的实施是要人来完成 思考如何让参与的人全力以赴 排除阻碍要因。 做成详细的 Schedule。 5-5、解决问题型工作的计划步骤、解决问