谈谈工程档案管理的重要性

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 谈谈工程档案管理的重要性 中图分类号：S710 文献标识码： A 文章编号： 1009-914X（2018）26- 0141-02 中国论文网 /1/view-12829752.htm 随着我国经济、社会的高速发展， 上海城市建设发生了翻天覆地的变化， 地铁、黄浦江大桥、越江隧道、高速公 路、大型商业广场和游乐场所、大型居 住社区等民心工程不断涌现，各个发展 中的城市人口流动量越来越大，由此住 房的需求量也日趋增加，工程项目建设 出现了一个新的高潮。与此同时，在建 设过程中形成了相应的工程档案。 就目前而言，人们对于工程档案 管理的重要意义在认识上还有一定的差 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 距，往往只注重工程的实体，而忽视了 对工程档案的管理。就每一项工程建设 来说，其投入的财力、物力和人力往往 是巨大的。由于消耗和占用资源巨大， 所以建设工程的实体成果一般都能得到 广泛重视。不管投资方还是行政管理部 门，或是广大市民，大家的注意力往往 都集中在建O 的实体成果上面，甚至 是关注建设工程的外在观感，这种现象 在住宅工程建设中尤为突出。 其实每一项工程建设都是资源和 智慧的结晶。建设工程竣工之后的实体 成果是该项建筑顺利完工的标志，但作 为建设过程直接记录的档案也是建设工 程的重要组织部分，是建设工程的技术 成果。一些人认为，档案只是建设工程 竣工后的资料整理，是建设工程的末端， 而且非常琐碎，因而对工程档案工作往 往表现出敷衍塞责的态度。因此，目前 在工程档案管理方面存在的问题还比较 严重，材料收集不够齐全完整，整理不 够科学规范、保管不符合档案管理要求 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 等现象随处可见。 由此看来，加强对工程档案管理 促进建设工程质量的作用进行研究是非 常重要和必要的，这将有利于引起我们 对工程档案管理的高度重视，更有利于 工程档案管理工作的有效开展。为此， 本文结合工作实际，并以住宅工程项目 为例，就工程档案管理的重要性谈些粗 浅的认识，意在引起建设、施工、监理 等各部门领导和相关人员的高度重视。 一、工程档案是建设工程的有机 组成部分 一个工程项目的完整档案应当包 括四大部分。即前期文件、设计文件、 施工文件和竣工验收文件。因此，从工 程建设的实际来看，工程档案在工程项 目开工之前就已经开始产生并积累了。 如前期文件中的项目建议书、选址意见 书、建设工程规划许可证、项目的可行 性研究批复等建设工程项目部的立项文 件，就是建设工程项目决策、审批、确 立过程的真实纪录，是项目经费落实和 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 项目具体实施的根本依据。后面开展的 项目预算编制、项目概要设计、招投标 等工作都必须以立项文件为依据。而项 目预算、概要设计、招投标产生积累的 文件材料又是项目勘察测量、详细设计 的依据。由此可见，在建设工程项目开 工建设之前，就已经有大量的文件材料 形成。如果我们不注重这个过程的文件 积累，将其从建设工程档案中剔除，那 么建设工程就根本无法成立，也就无法 开展。 在项目建设材料使用进程中，水 泥和钢筋是用量最为庞大的，用什么标 号的水泥，怎么配比、用量多少；在什 么地方使用带 E 钢筋，在什么地方不需 要使用还 E 钢筋；砖块在砌造墙体时根 据设计是用空心的，还是实心的等等。 因此在项目建设中，所用材料质量的优 劣会直接影响到工程质量的好坏。通常 材料由于受各种因素的影响，随时会发 生变化，这种变化只有通过检验才能发 现。故钢筋、水泥、砖块等各种建筑材 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 料在使用前，必须要进行送检，只有检 测合格才能使用，这些检测过程中形成 的原始记录是非常重要的。另在工程实 施过程中涉及的施工组织设计、施工方 案、施工进度、安全检查、质量检查、 现场施工变更等，在这些环节上形成的 相关材料与数据都原始记都必须归档保 存，以便今后的查阅对照。 由此看来，一直贯穿于建设工程 整个过程的有两条线：一条是操作性， 即以工程物理结果为体现的实体线；另 一条是技术性的，即以文件材料为表征 的抽象线。而且技术性线条还要先于实 体性线条产生，并会更长远的体现在开 工建设前、施工过程中、工程项目使用 与维修直至工程实体消失的整个过程。 两者只是存在形式的分离，而其实质内 涵却是交织在一起的，技术是实体不可 分割的有机组成部分。所以，无论如何 也不能将技术性线条从建设工程中抽离 出来，更不能忽略不计。 前段时间我集团公司搞了一个收 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 集并展示新天地老照片的活动，以此来 对比今夕建筑的差异。由此在了解新天 地建设的历程中，获悉到，如当初没有 上海博物馆保留下的建设工程档案，就 没有今天的新天地。新天地是一个改造 项目，至今还保留着以前的一部分老建 筑，但如何将老旧的建筑融入到新的现 代化建设中，使其即不显得突兀，又能 成为新天地中的一个亮点。如何将水、 电、煤等配套工程通过改造，从而满足 新天地今后的需求等等，上海博物馆保 留下的这一份建设工程档案，就显得尤 为弥足珍贵了。如今新天地被改造成及 休闲、娱乐、文化、旅游为一体的公共 场所，工程档案的重要性就不言而喻了。 二、工程档案是建设工程质量的 直接反映 随着建设工程项目广泛实施和现 代科学管理思潮的发展，对建设工程质 量有了严格的定义，即建设工程质量是 指工程满足业主需要的，符合国家法律、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 法规、技术规范标准、设计文件及合同 规定的特性的综合。具体包括：适用性、 耐久性、安全性、可靠性、经济性、与 环境协调性等六个方面。并且随着量化 分析和精细化管理的推动，对建设工程 质量有了一系列精确的评价体系。 最初建设工程质量只是一个生活 化的概念，是一种感受性评价，是对建 设工程性能、品质和安全的综合性表述。 随着科学发展和评价体系的不断完善， 当我们的评价由感受性的经验模式上升 到以数据和现状图纸为依据的体系化模 式时，对建设工程质量的评价就不再只 是到工程现场看看就行了的，而是要以 建设工程档案为基础，以指标的量化统 计分析为手段，进行综合测评才行。所 以，一个工程的完满竣工，对工程档案 的收集是不可或缺的。 建设工程档案作为建设工程质量 的直接反映具有非常重要的意义，那是 因为在工程建设过程中，有许多工序的 内容是要被下一道工序所掩盖的，也就 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 是通常所说的隐藏工程。对这一部分工 程的实况，在工程竣工后我们既看不见 摸不着，又比较难以通过检测得出结论。 这时我们就只能根据其被掩盖前的照片、 录像、图纸以及各种现场记录来对这一 部分的内容进行评价。此时，工程档案 的作用就是无可替代的，故对档案的收 集、编制和整理必须认真细致。同时工 程档案的真实、完整，也可以详细地反 映工程管理是否规范、工程管理人员素 质高低、工程质量验收是否符合要求等 等。 三、工程档案管理是建设 工程质量控制的关键环节 一个建设工程项目的质量至关重 要，而对工程质量的全面评判不仅仅是 靠某些相关的专业物理性检测就能达到 目的的，还必须要结合工程档案的原始 记录来详细检测工程的质量。 虽然建设工程档案是一个静态的 概念，而对建设工程档案的管理则是一 个动态过程。从这一过程的最终目的和 结果来看，都是为了建立真实、完整、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 系统的建设工程档案。笔者在长期收集 工程档案的实践中发现，工程档案管理 实际上并不一个单独的、孤立的行为， 而是工程项目管理的一个很重要的有机 组成部分。从工程质量控制的角度出发， 我们就不难看到工程档案管理占有关键 的一席之地。 建设工程项目管理中的质量控制 主要表现为施工组织和施工现场的质量 控制，控制的内容包括工艺质量和产品 质量控制。影响质量控制的因素主要有 “人、材料、机械、施工方法和外界环 境”等方面。从 “人”的因素来看，建设 工程资料员是工程建设中不可缺少的技 术人员，要经过专门培训后持证上岗， 而且要保证资料员的稳定，这样才能使 收集到的资料形成一定连续性，便于查 阅使用。从“ 材料” 的因素来看，所有建 筑材料的检测报告、出厂合格证、使用 说明等都是建设工程质量保证资料的主 体。从“机械 ”的因素来看，机械设备的 使用和现场调度是施工组织设计的重要 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 内容。从“方法 ”的因素来看，对施工方 法和工艺流程的记录就是施工日志，通 过施工日志可以还原每天施工的基本面 貌。从“环境 ”的因素来看，我们往往要 对开工前、施工中和竣工后的环境进行 拍照和录像，反映场地环境的变化。上 述几个方面的资料，按照规定都在建设 工程档案的收集编制范围内，所以工程 质量控制的五大因素都离不开工程档案 管理。 四、工程档案管理是促进建设工 程质量的重要手段 加强对工程档案的管理是促进建 设工程保质保量的重要手段。在工程实 践中我们体会到，对于建设单位来讲， 不仅要做好竣工验收时的工程档案收集， 还要及时收集整理好施工单位、监理单 位的相关工程档案，这样就能在一定情 况下，为确保工程的建O 质量以及推 进建设进度起到很好的促进作用。如： 我们就曾发现过施工单位的实际建筑用 料与技术说明文件有不符合情况，我们 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 便及时与施工单位联系，以书面形式通 知对方要求其立即整改，并对监理单位 提出了严厉的警告，及时阻止了“以次 充好”事件的发生。还曾发现过在隐蔽 工程中以空心墙代替实心墙等“偷工减 料”的行为，并得到了及时制止。发现 和制止此类问题的出现，靠的就是施工 档案这个依据。所以，建设工程档案管 理对工程质量的促进作用也是不可低估 的。 结语 建设工程从立项、招投标、勘测、 设计、材料配送，到主体和配套项目施 工，装饰装修、园林绿化，到最后竣工 验收后投入使用，这是一个相当长的周 期。建设工程档案不仅真实地记录了整 个过程，还能把这个过程完整地链接起 来，并把这个过程作为历史记忆长久保 留下来。所以，我们对于建设工程档案 管理的重要性及其实现途径要认真研究 思考，并给予高度重视。 首先，我们要按照上海市档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 条例第二十条关于“ 未经档案验收或 者档案验收不合格的项目，不得进行项 目竣工验收、鉴定” 的规定，将档案验 收纳入建设项目验收的环节之中；建设 单位对建设项目档案要实施“三同步” 管 理：即项目立项与项目档案管理措施落 实同步；项目建设与项目建档检查、指 导协调同步；项目验收与档案验收同步， 确保工程档案的齐全、完整。 其次，我们要严格按照行业标准 国家重大建设项目文件归档要求与档 案整理规范 （DA/禾 8-2002）的要求， 科学合理地整理工程档案。尤其要抓住 及时收集这个关键环节，确保应当归档 的各类工程文件材料