计算机技术在企业档案管理中的应用研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 计算机技术在企业档案管理中的应 用研究 摘 要传统的企业档案管理工作 主要是编写和保存员工档案、文件档案 等，这种方式已经远远不能满足 21 世 纪档期管理信息化的需求，也不能满足 当前企业发展的要求。因此，企业档案 管理人员要进一步加强计算机技术在企 业档案管理工作的应用，实现企业档案 资源信息化的目标。 中国论文网 /4/view-12686315.htm 关键词 计算机技术；企业档案 管理；信息化 随着现代科学技术的发展，我国 企业档案管理已开始逐步推行信息化建 设，目前计算机已成为档案部门最常见 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 的工作工具和管理手段。企业档案管理 工作通过计算机技术对档案进行整编、 档案检索、对档案管理中形成的各种数 据进行统计和登记，实现了电子化档案 信息管理，这不仅提高了企业档案管理 工作的效率，为企业经营发展提供了大 量信息资源，同时也为企业的持续发展 创造了美好前景。新时期企业对档案资 源管理提出了更高要求，需要我们进一 步加强计算机技术在企业档案管理中的 研究，这已经成了档案管理工作者需要 迫切解决的重要课题。文章在探讨了计 算机技术在企业档案管理中的重要作用 的基础上，提出了利用计算机技术提高 企业档案管理水平的若干措施。 一、计算机技术在企业档案管理 中的重要作用 企业档案信息数量因企业发展而 不断增多，我们只有将先进的计算机信 息化技术应用其中，才能有效提高企业 档案管理的信息化水平，满足企业对信 息的需要。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 （一）能够极大满足企业对档案 资源的需求 企业档案信息化管理拓宽了企业 档案资源的范围。档案信息经过计算机 技术进行数字化处理后形成电子信息， 在计算机上存储和显示。按照企业对档 案信息的开放程度，企业内部和企业之 间可以突破时间空间的限制，随时随地 对档案信息资源进行共享，开展企业档 案资源的管理工作。 （二）能够极大满足企业对档案 信息及时性、准确性的需求 计算机技术具备的数据存储功能 以及自身数据和计算的可靠性，可以便 于企业及时、方便、准确、快速的进行 检索，查找信息资源。较之传统手段， 大大缩短了查阅时间，减少了手工操作 可能出现失误的几率，为企业的办公和 资源的整合带来了极大的优势。 （三）能够极大满足企业对管理 的精细化要求 企业精细化管理是一种以“精、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 准、细、严” 为基本原则的管理理念， 它要求企业在专业化基础上，还需注重 企业的系统化、数据化和信息化。计算 机技术的应用提高了档案信息的深层加 工能力，计算机档案管理系统将企业档 案资源以电子数据的形式进行重组和整 合，使企业档案资源管理更加系统化， 企业管理层在进行决策时，需要各部门 提供相关的档案资料进行参考借鉴，这 就需要档案部门能快速、准确的提供档 案信息及相关资料，这就在良好的沟通 与快速的反应中极大的提升了企业的精 细化管理水平。 二、利用计算机技术提高企业档 案管理水平的措施 （一）根据计算机管理系统，建 立和完善档案信息化管理系统 根据计算机管理系统开发设计符 合企业档案特点的档案信息管理系统， 主要原理是：依据企业档案原文件的内 容特征，按照字段名建立数据库结构， 主要目的是便于今后检索。例如，企业 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 档案管理系统库结构所需的字段名：文 件题名、责任者、时间、文件字号、保 管期限、档案号、缩微号等，有的还可 以加上文种、文本、密级等，然后对档 案原文进行人工分件审读，析出主题标 识和分类标识，以此构成一份完整的档 案二次文献。为了使“ 死档案 ”变成“活 档案”，档案管理系统还要实现包括综 合检索、主题词检索、字段名检索等多 种检索方式，同时，还可以根据不同的 分类规则实现分类排序。相较人工检索 而言，计算机检索不仅可以提高工作效 率，而且还能极大地提升检索质量。 （二）配置一体化档案管理软硬 件设施 有条件的企业可以购置一批档案 管理软硬件设备，替换原有的计算机设 备。就目前情况来看，大部分企业由于 各种原因还在使用传统的落后的设备， 这点已经严重阻碍了企业档案管理信息 化的发展。因此，从长远目标出发，企 业应适当增加档案管理的资金投入，根 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 据企业的实际需要，配置一体化的档案 管理软硬件设备。有了较为先进的档案 管理设施，可以对企业历史档案资料进 行扫描和数字化归档，根据档案信息管 理系统建立档案数据库，全面实现文档 一体化管理。正是在这个意义上，一体 化档案软硬件设施不仅可以有效发挥企 业档案管理的效用，而且还能推动企业 档案管理工作的持续开展。 （三）采用扫描和光盘技术，逐 步建立无纸档案库 企业档案中存在大量的图纸资料， 如何将其纳入无纸档案库中，是企业档 案管理人员较为头疼的问题。针对这一 情况，以沈阳东大阿尔派软件股份限公 司的 SEAS2000 工程图纸自动处理与管 理系统为例，阐述其无纸档案库构建原 理。作为一套图像处理和档案管理的综 合系统，SEAS 擅长处理工程图纸、图 书资料、文书图片等，主要功能包括但 不限于录入、输出、矢量化、图纸净化 灯。SEAS2000 系统通过先进的档案管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 理电子化手段，将工程图纸扫描成数字 化图纸，通过 Mo 将档案库放置于光盘 上，以此构建网络数据库供检索、查询、 浏览，同时还可以通过工程图纸设计系 统（Engineering Drawing Designer）对 扫描后的图纸进行净化、剪裁、修改、 批注等，使用 AutoCAD 的编辑工具可 以添加相关必要信息，查看光栅和矢量 图，确保资料无失真输出。 三、结束语 21 世纪互联网的迅猛发展，为计 算机技术在企业档案管理中的应用开辟 了广阔前景。企业要根据信息化的时代 发展要求，努力提高档案资源的开发利 用水平，其中最主要的手段是配置一体 化档案软硬件设施，建立档案