试论办公自动化条件下的高校档案管理策略

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 试论办公自动化条件下的高校档案 管理策略 摘 要：本文首先分析了办公自 动化应用在高校档案管理中的意义，接 着从转变思想认识，调整档案生成阶段 与归档解阶段的数字化管理模式，注重 基础设施建设，提高系统安全性几个方 面提出了办公自动化条件下的高校档案 管理策略。 中国论文网 /4/view-12987033.htm 关键词：办公自动化 档案管理 策略 中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号：1003-9082 （ 2017）10-00- 01 在信息时代，办公自动化软件被 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 广泛应用到多个领域，是提高办公效率 的重要举措，高校档案管理也不例外。 档案资源属于高校信息资源的重要组成 部分，具备标准性与规范性的特点，受 到了高校领导与教育部门的重视。档案 信息化建设不但要注重信息资源的共享， 还要注重其合理利用。在高校档案信息 化管理过程中，办公自动化软件以其独 特优势实现了实体档案向数字化存储的 转变，有效的解决了传统档案管理中基 于文本等手工处理与人工检查工作量大、 出错率高的问题，实现了管理方式的规 范化发展，提高了档案管理的工作效率。 一、办公自动化应用在高校档案 管理中的意x 1.办公自动化概述 办公自动化主要是依托计算机技 术、数据库以及电子邮件等进行企事业 单位内部信息资源的传递与交换，进而 实现信息共享，让管理者能够在比较短 的时间内获取想要的信息资源，提高信 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 息的利用率，属于科学化、高效率的办 公系统。通过运用办公自动化系统能够 为领导决策服务，让办公操作变得简单 起来，进而实现科学化、无纸化以及自 动化办公的终极目标。事实上，在设计 办公自动化系统的时候，基本上包含了 企事业单位办公的多个功能，实现了多 部门、多环节，各个功能之间能够有机 结合。但是，我们知道网络系统的功能 要实现完全自成体系几乎不可能，因此 把办公自动化软件融入到高校档案管理 体系中，才能更好的发挥其作用。 2.应用意义 对于高校档案管理工作来说，办 公自动化软件为档案资料的数字化提供 了可能，也为档案管理信息化提供了强 大的信息支撑。可以说，办公自动化是 高校档案的形成过程，而高校档案又是 办公自动化的成果。办公自动化技术能 够把分散的信息进行处理，不管用户在 什么地点进行办公，都可以通过服务器 以及 web 等连接起来，找出准确的数据 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 和信息，突破了档案形成与查阅的时间 与空间限制，改变了传统方案材料的生 成、传递以及处理方式。作为办公自动 化的基础，电子文档管理系统通过提高 档案信息存储质量，让档案信息资源的 完整性得以保障，而且办公自动化系统 为用户提供的知识库，能够自动收集和 保存互联网资源信息，档案工作人员可 以整理这些信息中对档案管理有利的数 据来为管理决策服务。除此之外，通过 网络技术还能够把档案的信息与档案载 体分离开来，运用网络系统把关键的信 息共联，这样一来，信息的深度就得到 了提升，实现了档案信息共享与在线服 务。 二、办公自动化条件下的高校档 案管理策略 1.转变思想认识，提高应用成效 作为高校档案管理人员，要认识 到办公自动化在档案管理工作中的应用 成效，是实现优质、高效管理的关键所 在。进行科学有效的管理与规划，对办 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 公自动化进行一个整体的布局，结合档 案部门内部管理与外部需求，改变传统 的信息割据局面，实现档案管理各个模 块之间的信息资源共享，这样才能提高 档案信息的准确率。因此，高校档案管 理人员要转变思想，对档案管理过程中 的办公自动化状况进行认真的分析，积 极优化其中的关键流程。通过建立一支 高素质、业务精良的工作团队，在工作 中树立办公自动化化系统理念。 2.调整档案生成阶段的数字化管 理模式 在档案生成阶段，也就是在管理 系统设计的初期阶段，就要树立电子化 档案管理意识。每个高校单位都有自己 的局域网，通过办公自动化软件可以让 各个部门之间的数据接口统一起来，实 现文件数据资源共享。一个完整的电子 档案有两部分组成，一个是归档电子文 件，一个是元数据。电子档案的元数据 用过手工输入以及自动捕获等途径获取， 电子元数据包含的内容有生成部门、责 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 任人员、文件格式等。我们以学生档案 为例，元数据就是指学生的姓名、专业 以及学号等，这些都是作为元数据存入 到档案信息库中，属于一条数据的形式， 通过调整档案生成阶段的数字化管理模 式，节约了存储空间，提高信息传输效 率。 3.优化电子档案归档管理模式 对于已经生成的电子档案来说， 办公自动化的应用主要是在数据信息的 流通环节与转递环节，这个环节的管理 内容相对比较宽泛，注重电子档案的处 理过程。在办公自动化环节下，要明确 电子档案的归档要求和步骤，并对档案 的价值进行专业的评估，对档案的归档 范围进行明确，归档的是那些具有存档 价值的档案，删改没有存档价值的档案， 这样才能更好的识别电子文件。档案数 字化管理要跟办公自动化融合为一体， 把归档工作纳入到高校办公自动化整体 中去，进行统一管理，避免形成环节与 归档环节之间产生脱节行为。根据系统 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 纵深化发展的需求，注重平台化与智能 化的发展。也就是说，平台化就是在档 案管理过程中，要通过办公自动化系统 逐步取消高校部门之间存在的障碍，建 立协同化的办公平台，进而提高高校档 案管理成效。 4.注重基础设施建设，提高系统 安全性 首先，在档案管理过程中，要对 办公自动化程序的操作控制进行强化， 这样才能提高电子档案信息的准确性， 尽可能的减少信息差错的出现。高校管 理人员要结合档案管理工作实际，要求 专业人员在系统设计的时候制定相应的 操作规范，包括档案管理系统操作的步 骤与指令。其次，要提高档案管理中系 统的安全性，要设定相应的人员操作权 限，用防火墙等形式来隔绝病毒，定期 采用相应的软件来清理系统垃圾，为系 统提供良好的运营环境。再次，重视计 算机上机操作与管理，制定相应的制度， 要求档案管理工作人员按照制度来进行 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 档案信息的录入和整理，制定数据的备 份方案等。 结论 综上所述，随着高等院校教育改 革的深入，传统的