大数据环境下档案数字化成果开放利用的管理难点和要点

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 大数据环境下档案数字化成果开放 利用的管理难点和要点 （广东鼎华科技有限公司，广东 佛山 528300） 中国论文网 /3/view-12947306.htm 摘 要近年来，信息技术的不断 发展，给各行各业都带来了影响，档案 管理也不例外。信息技术与档案管理事 业的深入融合，有效提高了档案管理的 成效，改变了传统档案管理“纸上谈兵” 的现象，转变了档案管理模式，为现代 化档案管理的发展做出了贡献。然而， 在当前数字化档案管理的发展过程中， 档案数字化成果的开放利用还存在一些 管理上的难点和要点，基于此，本文对 如何有效提高档案数字化管理成效进行 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 了分析。 关键词 档案；数字化；成果开 放；管理难点；管理要点 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.106 中图分类号G270.7 文献标识码 A 文章编号1673-0194（ 2017）10-0-02 0 引 言 大数据（big data） ，指无法在一 定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、 管理和处理的数据集合，是需要新处理 模式才能具有更强的决策力、洞察发现 力和流程优化能力的海量、高增长率和 多样化的信息资产。大数据技术的战略 意义不在于掌握庞大的数据信息，而在 于对这些含有意义的数据进行专业化处 理。换言之，如果把大数据比作一种产 业，那么这种产业实现盈利的关键在于， 提高对数据的“ 加工能力”，通过“加工” 实现数据的“ 增值” 。档案数字化是数字 档案建设最基础的工作，传统载体的档 案经高科技技术加工成数字档案形式， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 通过局域网、政务网、互联网进行计算 机检索、阅读电子档案，为迎接档案信 息服务新环境的挑战，提高管理水平、 提高效率，增强档案业务部门的服务水 平，为档案内部管理及面向社会提供高 效率的全面服务。 1 档案资料信息化开放与利用的 难点 1.1 档案资料的安全性与保密性 在大数据时代，档案资料的安全 性与保密性是档案资料信息化开发与利 用的难点。在档案资料的拆封、扫描、 采集等一系列流水过程中，都有可能成 为档案资料外泄的渠道。此外，信息化 档案信息在调阅电子档案等过程中，也 容易受到木马、黑客的攻击，盗取档案 资料信息。所以，在大数据时代，对于 档案资料的开放与利用，相关人员一定 要重视加强管理档案资料的安全与保密 工作，严防档案资料外泄。 1.2 相关需求单位的信息化建设 与能力保障 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 档案信息化的过程，是信息化建 设与保障的过程。这需要每一个档案需 求相关单位，切实做好档案信息化基础 设施的建设与保障，推动档案信息系统 向一致化、全面化的方向发展。比如， 相关单位没有与档案管理系统一致性的 系统，在申请档案资料的调阅过程中， 便无法实时进行档案资料的传输、审批 过程，最终还是回到了传统窗口申请的 流程，这与档案信息数字化的发展是不 相符的，所以如何与相关档案需求单位 共同建设统一、协调的档案信息管理系 统，已成为数字化档案开放与利用过程 中的另一个难点。 1.3 基础档案数字化设施和设备 的保障，档案数字化中的质量把控 作为档案管理部门，对外数字化 的开发与利用，离不开基础的现代办公 设施和与设备。比如，良好的档案资料 扫描设备，可全面有效的对档案信息进 行扫描工作，保障不出现任何档案资料 扫描不全面等现象。当然，基础档案数 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 字化设备不仅仅局限在硬件设施上，还 需要相关的软件配套。所以说，档案资 料的质量把控工作需要相关职能部门进 行有效落实，不断强化档案资料数字化 过程和开发利用过程中的成效性。 2 数字化档案管理开放与利用的 重点 2.1 加强档案信息安全与保密管 理 档案信息的安全与保密工作，是 数字化档案开放与利用的难点，也是重 点工作。相关档案管理部门，应切实重 视档案资料安全、保密管理制度的落实 和建设工作，加强档案人员的安全与保 密思想教育，推动信息时代档案资料的 保障性建设与发展。档案管理部门还可 以定期或不定期组织各类培训、讲座等 活动，从多层次、多领域、多方面的教 育过程中，加强相关工作人员的思想意 识，坚定档案信息安全与保密的思维， 切实保障档案信息与保密工作稳定开展。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 2.2 相关基础配套设施的建立与 保障 为了切实推动档案资料信息化， 加强数字化档案资料开发与利用效率， 档案主管部门应重视对档案管理现代化 设施与设备的投入，从硬件落实到软件 配套，一应俱全，保障数字化档案开发 与利用的成果。相关主管部门，应在每 年的单位管理预算中给予相应的份额， 保障档案管理部门现代化工作设施与器 具的配置，保障档案管理的发展。 2.3 重视档案管理的巡查制度 档案工作的巡查工作，是保障数 字化档案信息开发和利用的重要措施， 也是检验数字化档案管理成效的过程。 档案管理部门，应切实完善和落实档案 巡查制度，规范数字化档案管理过程和 模式。相关档案管理的主管部门，应把 档案管理的巡查制度作为一项长效的管 理机制进行建设，思想上不松懈、工作 中不推脱，力求在档案管理的模式与过 程中，都能得到有效的管控，全面强化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 和落实档案管理的巡查机制，促进档案 安全管理与保密意识的培养与塑造。 2.4 后期系y 与网络的长效管 理 大数据时代，每个人的个人信息 都成为了不法分子“ 发家致富 ”的途径。 如今买卖个人信息成为了一个公开的秘 密。所以，为了避免更多的档案信息外 泄，档案管理部门应重视后期系统与网 络安全的成效管理，定期或不定期组织 相关技术人员对系统或网络进行巡检， 确保档案系统的安全性，杜绝档案管理 系统中存在漏洞或 Bug。后期的网络维 护，是一个长期的、复杂的过程，所以 在后期系统和网络的维护中，档案主管 部门也应建立规范性的制度与措施，从 岗位职责和要求上确保后期系统与网络 维护、检修、保障等一系列工作，能够 在规范与制度的指导下开展。 2.5 档案数字化管理的制度建设 与岗位职责落实 在档案数字化开发与利用的过程 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 中，档案管理部门还应重视档案管理人 员的岗位职能规范和岗位职责要求，做 到有制度可依、有制度必依、违制度必 究、处理问题必严的工作要求，推动数 字化档案成果开发与利用的健康发展。 此外，在制度建设与岗位规范的落实上， 企业相关部门要重视制度与规范的长效 完善，不能用落后的眼光是审视新的现 状，要用辩证的发展观念，推动制度与 规范的建设、创新、完善。 3 结 语 信息时代必须要重视和保护每一 份档案资料的安全与保密工作，切实推 动现代档案信息的健康、快速发展。随 着大数据时