1.1.3 工作计划总结及报表单据信息档案管理制度

1.1.3 工作计划总结及报表、单据、信息档案管理制度 工作计划总结管理 1、各部门主管应于每月的月末、周末制定本部门上月、上周工作小 结，下月、下周工作计划草案，计划及总结应以 KPI 指标及分析为主。 2、各部门的工作计划草案经总经理办公会协调平衡后，下达正式的 目标管理月计划书及每周任务书，由总经理及责任人签名确认。 3、部门主管应制订出目标进程控制表格或看板，对目标达成率及工 作进度进行考核，经常检查本部门工作计划/任务的完成进度，存在 的问题和困难，并及时向总经理汇报。 4、每个计划期末，各部门主管应总结本期计划/任务的完成情况以及 工作中需改善的地方、遇到的困难及解决办法等，并在总经理办公会 上汇报，确定本期计划/任务的完成率。 5、计划期内未完成的工作需说明未完成的原因，并重新确定完成的 具体日期，需其他部门配合的，由总经理办公会协调。 6、各期的工作计划/任务及其完成情况评定结果将存放各部门主管的 个人档案中，作为业绩考核的内容，并与当月工资挂钩。 7、一般员工的工作计划/任务由各部门主管安排，工作计划/任务的 完成情况在部门例会上确认，经部门主管及总经理评定后放入员工个 人档案，作为对员工个人考核的依据。部门主管应对员工业绩实行看 板式管理，并公布结果。 8、所有试用的员工还应于每周周末对上周的工作进行总结并填制 公司试用人员周总结报告书 。 报表及单据管理 1、公司各部门使用的报表、单据应制定统一的格式并编号，编号规 则：公司 XX 部 XXX 号，如有修改，应填写 文件修改申请单 ， 经总经理批准后方可修改。 2、各类报表、单据的传递应及时有序并作好记录。 3、有权知晓报表内容的人员应按公司保密规定保守公司的商业秘密， 未经授权不得向外发散。 4、各责任部门应按规定的报送对象，报送时限及时准确的报送各类 报表。逾期报送或不报送，给公司造成不良影响的，将予以行政处 罚。 信息档案资料管理 1、正式文件使用公司标准文档格式，即有标识、公司名称、地址、 邮编、电话、传真的信笺纸格式，并注明公司（部门）名称、签发 人、发放部门、日期等。一般技术材料、培训材料、表格等可简化， 保留公司商标即可。 2、第一行文件编号：字体宋体、右对齐、字号五号字。 3、文件编号： （1）向上级管理部门的报告文件或对外发函：公司（办）字 第2005XXX 号。 （2） 经理签发的管理文档：公司（通）字第2005XXX 号。 （3） 销售部管理文件：公司（销）字第2005XXX 号。 （4） 服务部管理文件：公司（服）字第2005XXX 号。 第一章 基础管理制度大全 我们提供汽车行业一对一专业管理营销顾问服务 - 超越期望，发现和创造客户价值！ （5） 财务部管理文件：公司（财）字第2005XXX 号。 文件编号由总经理秘书统一进行编号。一般事务性联络可使用 工作联络单 ，不必统一编号。 4、文件标题：字体黑体、居中、加粗，字号小二号。 5、正文：字体宋体、字号小四号、行距 1.5 倍。 6、签发：公司通用管理文件及对外公文或函件由总经理签发；各部 门管理文件交总经理审核后由部门经理（主管）签发。 7、发放：正式文件发放到各部门或班组需有文件发放记录。 8、保存：公司所有文件（报送总公司文件、接收总公司文件及其它 外部发出及接收的文件）副本由总经理秘书统一保存。 9、传真：对外发传真，统一使用公司标准文档格式，传真前附上附 页，说明传真目的、主题等。 10、借阅：因工作需要借阅文档，由借阅人申请，经文档管理部门负 责人批准后办理借阅手续，借阅和归还要进行登记。 顾客档案的管理 1 顾客档案是公司主要的资源，由各业务部门负责收集与管理。 2 各业务部门应及时将该部门的顾客档案进行分类、整理、编制档 案目录。 3、任何员工不得向外部泄露顾客档案所记载的涉及顾客个人隐私的 有关资料。 会议材料管理 1. 会议举行后，会议记录人员应及时整理会议纪要。 2. 整理好的会议纪要经领导批准后分发给有关部门和个人。 3、会议材料须统一格式、编号、归档管理。 技术资料的管理 1. 技术部门应及时将本部门的技术资料进行整理、归档，建立技术 资料档案。 2. 借用技术资料需办理审批及登记手续。 人事档案及员工业绩档案管理 1. 建立员工人事档案，每位员工的人事档案包括：求职表、员工调 动呈批表、身份证明复印件、社会保险卡复印件、入职登记表、 劳动合同、培训协议、照片等。 2. 人事