《神华集团公司物资管理规定》

神华集团公司物资管理规定 （神华集团公司2012年10月21日总经理常务会议审议通过） 第一章 总则 第一条 根据神华集团有限责任公司（以下简称集团公司）管 理体制和运行机制的要求，为规范物资管理工作，发挥集团公司 整体优势，降低综合成本，提高整体效益，保障物资供应，制定 本规定。 第二条 集团公司物资管理工作的目标是紧紧围绕建设具有 国际竞争力的世界一流煤炭综合能源企业发展目标，贯彻转变 经济发展方式与低成本战略部署，以建设统一管理、集中执行、 分级负责的物资管控模式为核心，以计划管理、采购管理、供应 商管理、仓储配送管理和修旧利废管理等业务条线为抓手，以物 资标准化建设、信息化建设和人才队伍建设等基础管理提升为 支撑，保证物资设备全生命周期效益最优，打造国内领先、国际 一流的现代化集约化物资供应链管理体系。 第三条 集团公司物资管理工作遵循以下原则: （一）坚持集中统一的方向，强化集团公司物资管理的战略 引领与管控能力建设，规范物资管理领域的行业管理，建立健全 物资管理全过程各环节之间、物资管理部门与使用单位之间及 2 相关部门之间相互配合、相互监督、职责明确的运行机制； （二）坚持体制机制创新，大宗、通用物资实行总部集中采购， 大力推动供应商短名单采购、战略采购和框架协议采购、年度招 价采购工作，规范采购行为，确保产品质量，降低采购成本，降 低储备资金占用，为集团公司生产、基建和技术改造提供安全、 及时、经济的物资供应保障； （三）坚持制度化、流程化、标准化、电子化、公开化的管理 理念，建设集团公司统一的物资管理信息化平台，实现供应商管 理信息化、采购体系管理信息化、物资管理过程控制信息化、统 计和绩效管理信息化，达到“业务公开、 过程受控、全程在案、永 久追溯”的要求，不断提高物资管理的 现代化、科学化水平，保证 政治、经济、生产本质安全； （四）坚持实施“绿色采 购” 战略，倡导采 购先进适用的节能技 术与装备，建立各产业装备节能产品采购清单管理系统，推行清 洁生产，淘汰消耗高、污染重、技术落后的工艺和产品，履行社 会责任。 第四条 本规定适用于集团公司及所属分公司、全资子公司、 控股子公司（以下统称分子公司），参股子公司参照执行。 第二章 组织与职责 第五条 集团公司实行统一管理、总部集中采购与各分子公 3 司集中采购相结合、统一组织储备的物资管理体制。 第六条 集团公司物资管理部（以下简称物资管理部）是集团 公司物资管理职能部门，主要职责是： 一一一制定集团公司物资管理发展规划，推进物资管理体制 改革，优化完善物资管理运行机制； 一一一制定集团公司物资管理制度并监督执行； 一一一负责总部物资集中采购目录的制定、调整和发布； 一一一收集审核各分子公司的集中采购需求计划，汇总分析 统计报表； 一一一负责统一规划、部署集团公司物资管理信息化平台建 设； 一一一建设和维护集团公司统一的供应商管理体系； 一一一组织审核总部集中采购物资招标文件； （八）审核总部物资集中采购结果； （九）监督管理各分子公司物资采购的招投标工作； （十）制定集团公司物资统一储备、调剂调拨、储备定额管理 规划； （十一）对各分子公司物资管理工作和绩效进行检查考核。 第七条 集团公司相关部门是物资管理活动的参与和配合 部门。具体职责为： 4 （一）工程管理部负责配合物资管理部共同推进集团公司统 一的物资管理体系建设，规范固定资产投资项目物资采购管理； （二）煤炭生产部、电力管理部、运输管理部、煤制油化工部 负责总部物资集中采购重要设备功能要求和关键技术参数的审 核； （三）法律事务部负责总部物资集中采购框架协议和采购合 同模板条款的法律审核； （四）纪检监察部是物资集中采购活动的监察部门，依据本部 门职责对物资集中采购进行监督。 第八条 神华物资集团有限公司（以下简称物资集团公司）是 集团公司物资管理的执行机构，主要职责是： （一）贯彻落实集团公司物资管理发展规划和物资管理制度； （二）负责实施总部物资集中采购工作； （三）负责组织重要设备监造工作； （四）负责办理进口设备物资的专利专有技术许可和引进、 合同所得税和营业税的减免税、进口关税的减免税、质量检查及 保障协调等事项； （五）负责总部物资集中采购合同的后评价； （六）对总部集中采购供应商全生命周期管理提出意见和建 议，配合物资管理部建立集团公司统一的供应商管理系统； 5 （七）实施集团公司物资统一储备、生产加工、调剂调拨、物 流配送、修旧利废等活动，负责集团范围内的平衡利库工作； （八）负责集团公司物资管理信息化平台的物资主数据和集 中采购供应商主数据运维工作。 第九条 各分子公司物资管理机构的主要职责是： （一）贯彻落实集团公司物资管理发展规划和物资管理制度， 制定本单位相应的物资管理制度； （二）编报采购需求计划和统计报表； （三）实施总部集中采购目录以外的物资采购； （四）为总部物资集中采购提供技术支持； （五）配合集团公司统一的物资管理信息化平台建设； （六）负责承办采购合同的接货、验收、入库、储备等工作； （七）反馈物资的使用和供应商业绩等情况。 第三章 物资采购管理 第十条 集团公司建立两级集中物资采购模式，即总部集中 采购和各分子公司集中采购。 第十一条 总部物资集中采购的物资品类实行目录制管理。 总部物资集中采购目录由物资管理部组织编制，报集团公司总 经理办公会批准后统一发布。该目录实行动态管理，原则上每年 年底调整 1 次。 6 第十二条 列入总部集中采购目录的物资，由物资集团公司 组织实施总部集中采购；未列入总部集中采购目录的物资，由各 分子公司组织实施集中采购。 第十三条 总部物资集中采购根据具体情况，可采用以下方 式： （一）统采统签统付：即由物资集团公司负责统一寻源和采购 合同签订与执行，并分别与各分子公司进行结算； （二）统采统签分付：即由物资集团公司负责统一寻源，与各 分子公司、供应商共同签订采购合同，各分子公司负责合同执行 并与供应商结算，物资集团公司对合同执行情况进行监督； （三）统采分签分付：即由物资集团公司负责统一寻源，各分 子公司负责采购合同签订与执行，物资集团公司对合同执行情 况进行监督。 第十四条 物资集团公司组织实施总部集中采购可向各分子 公司收取必要的综合服务费用，收费标准和收费办法另行规定。 第十五条 总部物资集中采购目录内某分子公司单独使用或 主要使用的物资，物资管理部可授权该分子公司负责该物资在 集团内的集中采购工作，以达到更好的集中采购效果。 第十六条 各分子公司要大力推进采购资源整合，将采购管 理职能归口到物资管理部门统一负责，并建立生产、基建、机电、 7 物资等部门的协同工作机制，坚决避免多头管理和分散采购。 第四章 物资计划与统计管理 第十七条 各分子公司要根据生产经营计划、固定资产投资 计划和检维修计划，认真编制物资需求计划，准确描述所需物资 名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素，保证 计划的严肃性、准确性、时效性和完整性。 第十八条 各分子公司要建立物资需求计划申报、审核的责 任制度，制定规范的采购计划编制、平衡、审批程序，建立采购 计划执行情况的考核核销制度。 第十九条 各分子公司要积极开展物资需求规律、供应市场 规律、物资消耗和储备定额研究，努力提高年度物资采购计划编 制的范围和可操作性。 第二十条 属于总部集中采购目录范围内的物资，各分子公 司要按照规定及时、准确地向物资管理部提报物资需求计划。 第二十一条 物资集团公司要做好生产加工计划、调度计划、 储备计划的编制工作，有效实施物资制造维修、物资调剂调拨及 物资联储共备等工作。 第二十二条 各分子公司物资管理部门要按照统一格式和统 一口径认真填制各类统计报表，进行统计分析，在规定的时限内 上报物资管理部。 8 第五章 物资采购寻源管理 第一节 一般规定 第二十三条 各级采购部门应依据批准后的物资采购计划， 按照规定的程序实施采购行为。物资采购可采用公开招标采购、 邀请招标采购、竞争性谈判采购、询比价采购（含反向竞拍）、单 一来源采购等方式。 第二十四条 物资采购一般情况下应采用招标方式，各级采 购部门要严格按照中华人民共和国招标投标法、中华人民共 和国招标投标法实施条例和集团公司相关规定，做好招标工作。 第二十五条 抢险救灾急需物资的采购方式由现场总指挥确 定。 第二十六条 各分子公司集中采购项目需采用公开招标方式 以外其他方式采购的，单批次物资采购估算总额 100 万元（含） 人民币以上的应报集团公司批准。单批次物资采购估算总额 100 万元人民币以下的由各分子公司批准，但一年内同类物资采购 审批次数不得超过 4 次，超过 4 次的应报集团公司批准。 第二十七条 邀请招标采购方式是指邀请 3 家（含）以上，有 条件的须邀请五家（含）以上供应商招标，根据招标结果确定供 应商的采购方式。具备以下一种或几种情形经批准后可采用邀 9 请招标采购方式： （一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的； （二）对集团公司生产运营本质安全存在较大影响，已实现供 应商短名单管理的物资采购。 第二十八条 竞争性谈判采购方式是指邀请 3 家（含）以上供 应商谈判，根据谈判结果择优确定供应商的采购方式。符合下列 情形之一的经批准后可采用竞争性谈判方式采购： （一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招 标未能成立的； （二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体 要求的； （三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的； （四）不能事先计算出价格总额的。 出现下列情形的，经批准后可采用只有 2 家供应商参加的 竞争性谈判采购方式： （一）招标后或重新招标后投标人只有 2 家的； （二）潜在供应商只有 2 家可选择的。 第二十九条 询比价采购方式是指邀请 3 家（含）以上供应商 报价，根据比价结果择优确定供应商的采购方式。具备以下一种 或几种情形经批准后可采用询比价采购方式： 1 0 （一）年采购额不足 200 万元人民币或单批次物资采购额不 足 50 万元人民币的； （二）采购物资规格、标准统一，货源充足且价格变化幅度小 的; （三）采用招标所需时间不能满足使用单位紧急需要的； 第三十条 单一来源采购方式是指后邀请唯一供应商进行报 价和谈判的采购方式。具备以下一种或几种情形经批准后可采 用单一来源采购方式： （一）因特殊设计、专利产品、新技术推广、大修和使用条件 限制等原因，只有唯一供应商可供选择的； （二）满足突发紧急事故抢修或抢险救灾等不可预见的紧急 情况时间需要的； （三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求，需要 继续从原供应商处添购备品备件的。 第二节 总部集中采购寻源方式 第三十一条 对集团公司生产运营本质安全存在重大影响的 关键设备和市场资源稀缺的瓶颈类物资，应逐步与供应商发展 长期合作伙伴关系，实施战略采购或框架协议采购。 第三十二条 对市场竞争充分，同类产品质量差异性较大， 年度采购金额较高，对集团公司生产运营本质安全存在较大影 1 1 响的物资，应采用公开招标并辅以实地考察评价的方式形成核 心供应商名单，实施短名单采购。 第三十三条 对市场竞争充分，同类产品质量差异性较小的 物资，采用公开招标方式采购。 第三十四条 集团公司对突发紧急事故抢修或抢险救灾所需 的属总部集中采购物资设立“绿色通道 ”，采用近期合同追加、询 比价采购、单一来源采购等方式尽快解决。 第三节 总部集中采购一般流程 第三十五条 物资管理部接收汇总各分子公司集中采购物资 需求计划，并对各分子公司提报的物资需求计划的准确性和及 时性进行监督考核。 第三十六条 各分子公司的进口备件需求计划由物资集团公 司接收汇总。 第三十七条 物资管理部自行或组织相关人员对集中采购物 资需求计划进行审核后生成总部集中采购计划，统一向物资集 团公司下达计划。 第三十八条 物资集团公司对总部集中采购计划在集团内进 行平衡利库后，研究提出该计划内各类物资集中采购方式的请 示。 第三十九条 采用公开招标或已经集团公司招标工作领导小 1 2 组批准进行短名单邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购的采购 方式，由物资集团公司执行。采用其他采购方式的，物资集团公 司须向集团公司上报正式文件请示，经物资管理部审核后，由集 团公司招标工作领导小组批准。 第四十条 单台（套）200 万元人民币以上物资或单批次 1000 万元人民币以上同类物资的采购招标文件（含公开招标、邀请招 标、竞争性谈判）由物资集团公司牵头组织编制完成后，须提交 物资管理部审核并报集团公司分管领导批准后方可发布。审核 的重点是分包情况、商务资质、关键技术参数和评标办法。 第四十一条 集中采购招标由物资集团公司向中国神华国际 工程有限公司委托。 第四十二条 物资集团公司执行集中采购的采购寻源结果须 报物资管理部审核（进口备件除外）。审核的重点是采购价格的 合理性和采购过程的合规性。 第四十三条 物资管理部将审核后的采购结果按照规定的审 批程序报集团公司领导批准。其中以公开招标方式采购且未改 变评标结果的集中采购结果，报集团公司分管领导批准；以其他 方式采购的集中采购结果，5000 万元人民币以下采购项目报集 团公司分管领导批准，5000 万元（含）人民币以上采购项目报集 团公司总经理批准。 1 3 第四十四条 物资管理部将审批结果下达物资集团公司，物 资集团公司根据审批结果组织签订集中采购合同。 第四十五条 物资集团公司在每一批次集中采购计划完成 后 3 日内，向物资管理部反馈该批次计划的执行结果（含进行调 剂调拨等对集中采购计划相应核减的情况说明）。 第六章 供应商管理 第四十六条 按照 “控制总量、优化结构、动态管理、优胜劣 汰” 的原 则 ，物资管理部 负责建立集团 公司统一的供应商管理系 统，进入这一体系的供应商必须经过统一标准的准入认证。 第四十七条 供应商管理网络系统中包括总部集中采购的供 应商和各分子公司集中采购的供应商，实现供应商全集团共享。 第四十八条 坚持公开、公正、公平的原则，选择价格合理、 质量可靠、服务优质、业绩突出的制造商作为采购主渠道，尽可 能取消代理商，积极推进与优秀的、具有行业代表性的制造商建 立相对稳定的战略合作伙伴关系。 第四十九条 供应商管理系统要按照产品类别、行业地位、 商业信誉、产品性能和注册资本等因素，将供应商进行分级管理， 保证同等条件下的有效竞争。 第五十条 建立定性与定量相结合的供应商业绩考核评价体 系，从合同履行、售后服务、技术支持、危机处理、需求响应等方 1 4 面对供应商进行动态评估和业绩评价，引入退出机制，优化供应 商资源，有效防范供应风险。 第七章 物资储备管理 第五十一条 物资管理部要通过组织制定物资储备管理规划， 指导各分子公司实施网络优化、配送路径优化、库存信息透明化、 安全库存合理化、补货时点明确化、供应商库存管理以及集团中 央库存等提升措施，进一步降低供应链总成本。 第五十二条 物资管理部要结合各分子公司和各业务版块的 特点，按照分步实施的原则，组织建立集团公司统一的物资分类 及编码数据标准化体系，实现集团公司所有仓储物资的联网管 理，达到全集团物资管理各类信息共享。 第五十三条 物资管理部牵头，物资集团公司负责集团公司 中心仓库的规划与实施，并逐步建立集团公司统一指挥、反应迅 速、运转高效的应急物资储备、跨板块和区域物资联储共备和积 压物资调剂机制，提高资源利用效率和保供能力。 第五十四条 各分子公司要有计划、分步骤地实施对现有仓 储设施的标准化改造，进一步加强现代物资仓储管理技术的应 用与推广。 第五十五条 各分子公司应根据行业特点及生产现状，遵循 科学、合理、经济、适用的方针，运用科学的物资定额管理工具， 1 5 收集物资消耗情况、采购周期、最小订货量、使用批量等定额物 资基础数据，按照分类分析的方法，分别确定每类物资的定额参 数，建立本单位物资定额管理体系，并定期对定额物资进行基础 数据更新及参数修订，优化使用。 物资管理部牵头，物资集团公司配合，总结和推广各分子公 司物资定额管理工作的先进经验，组织、推动物资定额管理信息 化进程，逐步建立集团公司的物资定额管理体系。 第五十六条 各分子公司要大力发展寄售、代储等模式，充 分利用社会库存，努力减少资金占用。采取抵抹串换、降价处理、 修旧利废、报废等方式加大对不可调剂积压物资处理力度，不断 优化库存结构，加快资金周转。 第八章 物资质量管理 第五十七条 建立和完善采购质量保证体系，将质量责任分 解到设计、采购、验收等各相关环节和岗位，推行质量跟踪和责 任追究制度，对造成质量问题和质量事故的单位、人员，要追究 责任，对有关供应商，依据相关法律及合同约定进行处理。 第五十八条 各级采购部门要严格把好选厂关、采购寻源关、 合同签订关、中间监造关、出厂检验关、到货验收关等质量管理 关键环节，坚决克服片面追求低价格而忽视质量的倾向。 第五十九条 各分子公司要配备必要的物资质量、计量检验 1 6 手段，制定必检物资目录和检验大纲，未经质量检验合格，仓储 部门不得办理入库，财务部门不得办理结算手续。 第九章 物资信息系统建设 第六十条 物资管理部根据集团公司信息化建设的统一部署， 规划安排集团公司物资管理信息化建设进程，组织各分子公司 共同建设集团公司统一的、涵盖整个物资供应链闭环管理的物 资管理信息化系统，以物资管理业务为主导，以信息技术作支撑， 加快集团公司供应链管理的集成创新，实现物资管控模式的变 革和物资管理信息标准化、精细化和规模化。 第六十一条 集团公司统一的物资管理信息化系统应包括计 划管理、采购寻源、供应商管理、合同管理、物流管理、库存管理、 标准化管理、绩效管理和专家库等功能，按照分步实施的原则， 扎实推进。 第十章 物资供应与配送 第六十二条 物资管理部要在集团层面统筹规划，物资集团 公司要依托