会计记账软件操作步骤

会计记账软件操作步骤 为了切实搞好下一年度会计核算工作，结合国库集中支付改 革新业务，经过实际操作和经验总结，制定出预算单位会计记账软 件操作步骤，希望各预算单位会计及时安装并装入 2012 年期初余额 方可抓紧练习操作，待 2013 年初移交之后及时装入期初余额正式记 账，详见（13）练习结束将数据恢复进行正式记账。 本次各预算单位开设的零余额账户专门用于财政授权支付业务核算， 上级部门直汇资金、部门划转资金一律在农行开设的“27-070001040007174”账户 中，杜绝汇入或划转到零余额账户中，本年底结转在“27-070001040007174”账户 的资金及以后各年度直汇、划转资金均在“27-070001040007174”账户 核算。 1.软件安装 将行政事业单位会计核算资料中的会计记账软件、会计科目（行政帐套 科目、事业帐套科目、基建帐套科目）在财政群中下载安装在本机 D 盘 上将 360 等杀毒软件退出后点击会计记账软件点击 SETUP（ Setup.exe ）点击下一个点击是点击下一个点击下一个点击下一 个点击结束这时记账软件已安装结束。平时数据库未启动时可点击 Ibguard.exe 图标（可复制到桌面） ，数据库存放路径为 C:Program FilesInterBase CorpInterBasebinibguard 2.建立账簿 将本机日期改为 2013 年 1 月 1 日开始程序农发财会点击农发财 2 会平台（可复制到桌面）点击帐套管理输入密码 JQ点击确定点 击新建输入帐套名称【如清水县人民法院（行政） 】输入帐套标识 62052101（下一个为 62052102，62052103但不能重复）输入单位 名称（如清水县人民法院）输入会计主管(财务主管姓名)点击下一 步点击科目级数为 8会计科目模板中选择无模板（用户自建科目） 点击下一步点击下一步点击完成（正在进行建账操作时间长）点 击备份选择备份路径为 D 盘，击右键建立新文件夹命名为帐套备份 双击帐套备份击右键建立新文件夹命名为清水县人民法院（行政） 双击清水县人民法院（行政）击右键建立新文件夹命名为 2013 年度 双击 2013 年度输入文件名建账备份点击保存点击确定点击确定， 可以依据以上步骤建立多个帐套点击取消或 X 退出。数据备份必须分 账套、分年度、分建账备份和启用备份、分月份备份（2013 年每个帐套 备份数据为 14 个，以后各年度为 13 个） ，这样以便恢复数据时能够选择 准确（注：在该窗口中的删除、恢复功能必要时使用，恢复是选择 D 盘 上帐套备份中需要恢复数据进行使用，删除是删除所选帐套） 。 3.账务处理系统 （1）登录帐套和退出 登录：开始程序农发财会点击账务处理（可复制到桌面）选择 所登录帐套点击确定（稍等）用户名为财务主管姓名点击确定 点击工具可以修改口令（输入相同的新口令和确认口令后点击确定） 退出：点击帐套管理点击退出或直接点击 X点击确定即可退出 （2）增加操作员并授权 3 点击工具点击用户管理权限点击增加增加用户中输入凭证录入、 凭证记账、结账备份、建立会计科目、查询打印明细账及科目余额表等 的用户名（会计姓名） 、相同的口令和确认口令，点击确认继续点击增 加增加用户中输入审核凭证的用户名（会计姓名 1） 、相同的口令和确 认口令，点击确认选择会计姓名分别点击用户（点击授权、点击确 定） 、点击凭证（点击全选并点击凭证审核再点击授权、点击确定） 、点 击账簿（点击授权、点击确定） 、点击报表（点击全选、点击授权、点击 确定） 、点击结账（点击全选、点击授权、点击确定） 、点击其他（点 击授权、点击确定） 、点击资金管理（点击授权、点击确定）再选择会 计姓名 1分别点击用户（点击授权、点击确定） 、点击凭证（点击全选 并点击凭证录入和凭证记账、再点击授权、点击确定） 、点击账簿（点击 授权、点击确定） 、点击报表（点击全选、点击授权、点击确定） 、点击 结账（点击全选并点击期末结账、点击授权、点击确定） 、点击其他 （点击授权、点击确定） 、点击资金管理（点击授权、点击确定）点击 取消或 X 退出。 （3）更换操作员 点击更换操作员选择用户名为会计姓名、输入密码（前面增加操作员 时的口令和确认口令）点击确定（平时在凭证录入、记账和凭证审核 时进行操作） （4）帐套参数设置、常用凭证摘要及会计科目建立 帐套参数设置：点击系统点击帐套选项点击凭证参数并点击凭证号 每月从 1 开始（当年凭证会从 1 自动编制结束、否则每月从 1 开始编号 4 太乱）点击确定即可。 常用凭证摘要建立：点击凭证摘要点击凭证摘要左下角增加摘要图标 输入助记码 01输入常用的具体摘要内容（如发放本月工资、财政直 接支付 XXX 工程款、财政授权支付办公费等）点击确定点击保存 （重复以上可以继续增加多种摘要、可以点击修改摘要图标进行修改、 可以点击删除图标进行删除摘要、可以点击预览进行打印）点击退出 图标或 X 退出。 会计科目建立：点击会计科目点击右键并点击科目导入查找范围中 根据需要选择 D 盘中行政帐套科目、事业帐套科目或基建帐套科目其中 一个点击打开点击是点击确定后已显示五大类科目，但基建帐套 应点击帐套选项点击系统选项将资产类改为资金占用类、负债类改 为资金来源类后点击更改确认点击确定（在会计科目下有增加科目、 修改科目、删除科目、预览打印图标分别进行各项操作，击右键也可以 增加科目、修改科目、删除科目、科目导入、科目导出、科目拷贝、科 目粘贴等）依据县核算中心移交各单位的辅助明细账中有余额的往来 科目（如暂付款、暂存款、其他应付款、其他应收款、预付工程款等） 明细点击右键并点击增加科目、按照二级科目代码顺序建立有数据的二 级往来单位或个人明细科目，除备用金外，因为备用金余额一律输入现 金科目（如点击资产类在 104 暂付款科目下增加科目代码：10401 科目 名称：王 XX 的二级明细科目点击确定，点击负债类 203 暂存款科目下增 加科目代码：20301 科目名称：李 XX 的二级明细科目点击确定，反复多 次建完为止） 。注：所有本年度有数据科目中途一律不能修改，否则会出 错，主要包括往来科目明细、专项科目明细等，在下一年度对以上无数 据的科目可修改，有数据科目从科目余额表中查询。与以上三类科目不 5 同的特殊帐套科目可以不导入科目自建或导入同类科目进行修改，但必 须参照前三类科目分清科目级次、性质、核算内容等自行建立，否则容 易出错，这样以便操作和对账。 注：在资产类增设“零余额账户用款额度”（行政单位编号 107，事业单 位编号 103，建设单位编号 234）会计总账科目。“零余额账户用款额度” 科目用于核算单位在财政下达授权支付额度内办理的授权支付业务。本 科目借方，登记收到财政下达的授权支付额度；本科目贷方，登记授权 支付的支出数；本科目借方余额反映未支用的授权支付额度。在资产类 增设“财政应返还额度”（行政单位编号 115，事业单位编号 125，建设 单位编号 235）会计总账科目。财政直接支付年终结余资金账务处理时， 借方登记单位本年度财政直接支付实际预算指标数与财政直接支付实际 支出数的差额，贷方登记下年度实际支出的冲减数；财政授权支付年终 结余资金账务处理时，借方登记单位零余额账户注销额度数，贷方登记 下年度恢复额度数（如单位本年度财政授权支付预算指标数大于零余额 账户用款额度下达数，借方需同时登记两者差额，贷方登记下年度单位 零余额账户用款额度下达数）。 （5）期初余额装入 点击初始点击科目初始化按照会计核算中心移交总账科目余额表、 科目明细账及辅助明细账余额进行装入各科目最明细级科目余额点击 保存点击平衡（试算平衡后，并核对各科目余额准确无误时）点击 退出。 （6）科目余额表查询和打印 注意事项：平时需要时查询或打印科目余额表、但年底必须打印出结账 前和结账后的科目余额表，结账前科目余额表装在所有科目明细账之前， 6 结账后的科目余额表装在所有科目明细账之后与本年度所有凭证一起进 行归档保管。每月按照 1 级科目设置的各帐套科目余额表及时报送各分 管股室，以便各分管股室及时检查和指导，对记账不及时不准确的预算 单位及时提出整改，希望各预算单位会计做好配合。 本表查询和打印：点击报表点击科目余额表科目级次为 8月底前未 记账时可点击包括未记账点击确定显示所有科目余额及发生额点击 预览点击纸张设置（针式打印机中自定义帐页纸张 241*279 毫米） 点击横向点击确定点击确定点击关闭点击是再点击预览显示 需要打印的科目余额表点击打印（也可以点击导出保存在另一个地址、 输入文件名点击保存进行设置后查询或打印）点击关闭点击退出。 （7）启用帐套备份 点击启用帐套点击下一步在输入备份文件中选择在 D 盘上点击帐 套备份双击清水县人民法院（行政）点击 2013 年度在文件名中输 入启用备份点击保存点击下一步点击确定点击启用点击确定 即可。 （8）原始凭证取得及粘贴，凭证录入、查询、修改和打印及会计实务 原始凭证取得及粘贴：小幅发票使用原始单据粘贴单，所有发票使用原 始单据封面进行分类汇总后，再使用修改后的原始单据汇总单汇总，现 金支票、转账支票、电汇单进行粘贴，现金借款的使用修改后的现金借 款单，并附全与原来相同的涉及相关资料。 凭证录入、查询和修改： 注意事项：在 1 月份直接录入，其余月份在上月结账后方可录入下月会 7 计凭证，录入凭证必须按照会计事项所发生具体日期录入，更不能串月 录入，录入凭证时间按照会计事项发生日期录入，录入凭证时选择最明 细科目、录入借方金额或贷方金额要准确。涉及国库集中支付改革的试 点单位在 2013 年 1 月 1 日如果有恢复零余额账户用款额度凭证及收到财 政部门批复上年末未下达授权支付用款额度凭证必须先录入，在本年度 年底国库集中支付改革单位收支结转前必须录入注销零余额账户用款额 度、 本年内财政直接支付实际预算指标与实际支付差额挂账、授权支付 指标与已下达额度差额挂账凭证，每年年底必须做收支结转凭证，平时 涉及房屋大型维修、设备等购置必须列支出后，同时逐笔逐项记增加固 定资产和固定基金科目，并在国有资产系统增加卡片，如果固定资产有 拆除、捐赠、报废等的要同时逐笔逐项记减少固定资产和固定基金科目， 并在国有资产系统注销卡片。 凭证录入：点击凭证点击凭证录入进入当前会计期间点击确定日 期按发生日期设置、否则记账后涉及科目发生额顺序会错误输入附件 张数为发票、支票及电汇单等有效张数之和简明扼要地输入摘要， 会计科目录入选择必须正确，可输入代码或双击科目栏进行选择最明细 级的科目、否则无法保存（会计科目栏涉及银行存款科目及零余额用款 额度科目输入支票或电汇单号码并且发生几笔做几笔，不能合并录入； 现金科目按照出纳交接票据可合并录入；往来科目按照实际发生额录入； 涉及收入类科目的输入功能分类代码）借方金额、贷方金额按照科目 余额方向输入相应栏，有冲减科目的选择相反方向输入，往来科目例外 前一行科目金额输入后点击回车键进入下一行，但摘要栏必要时必须 8 进行修改，否则出错，中途或结束发现有关科目做错进行修改时，注意 这时使用回车键下一行的科目发生额会出错，必要时可以使用增行或删 行进行修改，当凭证编制结束无误后点击保存自动进入新凭证单这时 查询相关凭证可点击首张、前张、后张、或末张进行查询或者点击凭证 查询输入相应的查询条件，并输入条件比值（或者点击已审核、未审 核、全部及已记账、未记账、全部中 1-2 项）点击确定进入会计凭证 簿，可以选择相关凭证点击修改或删除，但删除凭证时只能删除最后一 张未审核、未记账凭证，可以双击相关凭证进行查询凭证或修改未审核、 未记账凭证，也可以在明细账中双击相关凭证发生行进行查询或修改。 凭证单张打印：先在针式打印机中自定义凭证纸张 241*140 毫米，然后 打开凭证，点击设置可以调整左 10 右 30、上 5 下 35 的边距，调整凭 证分录行高位 6，凭证分录数位 8，选择自定义纸张凭证纸张 241*140 纵 向点击纸张设置点击纸张选择打印机名称 DASCOM DS-610II点击 纸张大小选择在针式打印机中自定义的纸张凭证纸张（241*140 毫米） 点击纵向点击确定点击确定点击确定点击预览，如果预览显示 正确再点击打印即可点击关闭通过点击首张、前张、后张、或末 张选择所打凭证，按照顺序反复进行能够及时打印凭证后依次粘贴在发 票等的前面妥善保管，待凭证够装订时使用凭证封面进行装订。 记账凭证装订：凭证封面上，注清单位名称，按照年度、记账凭证起止 日期、记账凭证年度、月份期间，册数可按月或年编制，凭证张数为本 册凭证张数，并注清本册记账凭证起止号，附记栏注清帐套名称，保管 期限为 15 年，会计主管为财务负责人，装订人为会计，装订日期为本年 9 和本册最后一张记账凭证月份。 凭证批量打印：点击凭证查询输入相应的查询条件，如会计期、并输 入条件比值如 1-12 中某一个数点击确定进入会计凭证簿双击某一张 凭证点击设置可以调整左 10 右 30、上 5 下 35 的边距，调整凭证分 录行高位 6，凭证分录数位 8，选择自定义纸张凭证纸张 241*140 纵向 点击纸张设置点击纸张选择打印机名称 DASCOM DS-610II点击纸张 大小选择在针式打印机中自定义的纸张凭证纸张（241*140 毫米）点击 纵向点击确定点击确定点击确定点击预览，如果预览显示正确 点击关闭点击退出点击操作点击凭证批量打印点击打印，这 时会计凭证簿中所有凭证按照顺序全部打印。 会计实务详见会计实务举例 （9）凭证审核与记账 建议：凭证审核和记账按月进行（一月一次） ，便于本月发现有错误凭证 时能够及时修改，跨月后只能做冲减凭证进行更正。每月底与预算股、 国库股、国库支付中心、商业银行、分管股室及时对账，对账结束后方 可进行审核记账。 凭证审核：点击工具点击更换操作员选择用户名为会计姓名 1、输入 密码（前面增加操作员时的口令和确认口令）点击确定点击凭证 点击凭证查询点击凭证查询条件中会计期，再在条件比值中输入 1-12 中某一个数点击确定进入会计凭证簿点击操作点击批量审核点 击确定点击退出，凭证审核已结束。 凭证记账：点击工具点击更换操作员选择用户名为会计姓名、输入 10 密码（前面增加操作员时的口令和确认口令）点击确定点击凭证 点击凭证记账点击开始点击结束，本月所有凭证已全部记账完毕。 （10）明细账查询与打印 明细账查询：点击账簿点击明细账平时选择需要会计期间，年底打 印明细账时必须选择会计期间为本年度 1 到本年度 12在未记账时点击 包括未记账，记账结束时可不点击包括未记账点击确定已显示所有科 目明细账，可点击+号查询明细一级科目明细余额和发生额。 明细账打印：首先进行页面设置：点击预览点击纸张点击打印机名 称选择打印机点击在打印机中设置帐页纸张点击纵向点击确定 点击确定预览正确后可点击打印或点击关闭如果打印某一科目明细 账，点击上方打印即可，年底打印所有科目明细账，将科目选在现金科 目上点击账簿点击正式输出中明细账打印选择会计期间为本年度 1 到本年度 12点击科目无发生不显示点击确定可以输出所有科目明 细账。 （11）结账 结账（1-11 月）：在本月所有账簿登记准确无误后，点击结账点击结 账点击下一步在输入备份文件名点击点击保存在点击 D 盘点 击帐套备份双击清水县人民法院（行政）双击 2013 年度输入文件 名 1-11 中所需月份数一个备份，如 1 月份备份点击保存查看备份文件 名正确后点击下一步点击确定点击确认点击是选择分年度、 分月底结账日期后点击确定点击确认点击确定方可录入下一会计 期间凭证。 11 年终收支结转：年底收支结转首先打印出按 8 级明细科目设置的科目余 额表，根据收支科目最明细一级科目余额结转，分清发生额的借贷关系 （收入最明细科目输在借方金额栏，对应结余科目输在贷方金额栏；支 出最明细科目输在贷方金额栏，对应结余科目输在借方金额栏）必须把 正常经费和项目资金分开对冲到相应结余科目中，项目资金按照每一个 对应科目结转。 年终（12 月）结账 注：12 月结账之前必须与预算股、国库股国库支付中心、商业银行、分 管股室及时对账，对年底财政直接支付和财政授权支付结转资金、零余 额账户用款额度科目余额进行账务处理，核对往来科目余额准确无误， 将本月凭证、收支结转凭证审核记账结束后进行。 12 月结账：点击结账点击结账点击下一步在输入备份文件名点击 点击保存在点击 D 盘点击帐套