公文专用词汇及几类特殊表达方式的语言运用

公文专用词汇 公文专用词语是在长期行文实践中形成的、有约定俗成的特 定含义、使用频率较高的固定词语。它们已经成为公文语言体系 中一个最稳定、最程式化的重要组成部分。掌握并恰当运用这些 专用词语，可使文章语言简明、格式规范、行文庄重得体。经常使 用的公文专用词语主要有以下几类。 一、开头用语。如：“ 根据”、“ 依据”、“按照”、“ 依照”、“遵照” 、 “为了（为） ”、“由于” 、“兹因” 、“兹有”、“兹 介绍” 、“兹定于”、“ 据 查” 、“近查” 、“关于” 、“对于”等等，多用于表示行文的目的、原因、 根据、时态、范围和背景情况等。 要注意，“兹”是“现在”、“现” 的意思，在公文中，一般只能用 于文章的开头，不能用在文段当中。 二、称谓用语。表第一人称的“我”、“ 本”；第二人称的“贵”、 “你” ；第三人称的“该” 。 三、经办时态用语。如“经”、“ 已经”、“业经”、“ 既经”、“现将” 、 “已将” 等。常用于说 明工作处理过程的时态 。 四、引述用语。如“ 前接”、“ 近接”、“既接”、“ 顷闻”、“顷据” 、 “顷接” 、“顷 悉” 、“ 欣悉 ”、“已悉”等。用以引述来文，作为批答行 文的依据。 五、期请用语。如：“ 请”、“ 敬请”、“拟请”、 “特请”、“报请” 、 “即请” 、“务请 ”、“希 ”、“希即”、“希望” 、“务希”、“ 如无不妥请批 转”、 “如可行请转发 ”等。用于标识发文者的某种期望、请求、要 求。 六、征询用语。如：“ 当否”、“ 可否”、“要否”、“ 是否可行”、“是 否同意”、 “是否恰当 ”等，多用于表示征询对方的意见和态度。 七、期复用语。如：“ 请批准”、“ 请批示”、“请批复”、“ 请指示”、 “请指正”、“ 请审核” 、“请审批” 、“请审阅 ”、“请函复”“请回复” 、 “请速复”、“ 请电复” 等。多用于上行公文及商 请函、 请求批准函 的结尾，以请求答复。常和征询用语结合使用，如“当否， 请审批” 之类。 八、表态用语。如“ 批准”、“ 同意”、“照准”、“ 可行”、“照办” 、 “完全同意 ”、“拟同意” 、“基本同意” 、“原 则同意”、“不予同意” 、 “按此办理 ”、“按此执行” 、“应予否定” 、“应予缓议”、“暂不执行” 等。常用于不同程度地表明对某一事项的态度。 九、综述转接用语。如：“为此”、“ 据此”、“对此”、“ 鉴于”、“因 此” 、“总之” 、“综上所述”、“ 有鉴于此”等。常用于承上启下，领起 下文，起过渡作用。 十、结尾用语。如：“ 为要”、“ 为盼”、“为感”、“ 为谢”、“为荷” 、“特 此（通知、通告、批复、报告、函告）” 、“专此（函复、报 告）”、“此复”、 “此令”等等。有些结尾用语兼有期请、期复作 用，如“请认真贯彻执行” 、“望遵照执行”、 “请迅速办理”、“ 以上 意见妥否请批示”、 “请审批”等等。 上述各类用语，使用时要根据对上、对下、对平级或者不相 隶属单位的不同场合，注意谨慎选用，并注意搭配，不可滥用、混 用，也不要随意生造。 公文写作中几类特殊表达方式的语言运用 公文不仅要文字通顺、条理清楚、方便阅读理解，而且要体 现它特有的政治性、业务指导性、定向表达性、思维逻辑性和直 书不曲、特定的体式要求等特点。由于表达特定内容的需要，经 过人们反复运用和长期实践，久而久之就形成了公文比较稳固而 鲜明的惯用语言模式。恰当地运用这些语言模式，不仅可以使内 容表述准确、严谨，而且有利于表现公文典雅、庄重的风格特征。 一、时间记录 时间不仅记录事物的运动变化过程，而且是对受文者的行为 施以强制性影响的一个重要方面。公文写作中的时间表达应该概 念准确、明白清晰。 1.在下列几种情况下，表示时间概念必须使用汉字。 行政公文中的成文日期，因其直接关系到公文的时效，因 此需用小写汉字完整地写出年、月、日。 正文中涉及的农历 （夏历）日期如“正月二十”、“ 腊月二十 三” 等，不能写 为“正月 23”、“腊月23”。 星期几一律用汉字，如 “星期三”不能写成“ 星期3”。 正文中涉及中国清代及以前的历史纪年，如“太平天国 庚申十年九月二十四日” 不能写为“ 太平天国庚申年月日 ”。 2.在下列几种情况下，表示时间概念应使用阿拉伯数字。 公文 标题 中的年份。如 省关于2009年预算执行情 况和年预算草案的报告。 发 文字号中的 发文年度 应当而且只能使用四位阿拉伯数 字来表示。 正文中涉及时人物生卒年月日及公元以外其他纪年时， 应当使用阿拉伯数码书写。如“ 鲁迅（ 1881.9.25-1 936.10.19）”， “民国35年（ 1946年）”。 二、专用名称的表达 在公文写作中表述有关单位的名称及人物职务、岗位和姓名 时，应 注意以下几点： 1.同一名称多次出现时， 要保持前后一致。人员的职务、工 作岗位常有变动，撰写公文时要细致地核查、校对，使之符合实 际。 2.单位名称第一次出现时，应用全称或规范性简称。 3.当一个人担任多种职务时，只列出与文件内容有关的职务 即可。如同志既是市政协常委又是市农业局的局长，在政协的 文件中写“ 市政协常委 带领政协委员 人对全市农民负担情况 进行了调查” 即可。 4.当一个人有两个或两个以上职务时，表述应先党内后党外， 由大至小排序。如“ 县委副书记、县长 出席了会议，县委常委、 公安局长到会祝贺 ”。 5.国外人士的姓名、职务应以新华社的标准表述为准，如无 标准译名，应注意保持译名的一致性。如“ 布什” 不能写成“布歇”、 “里根” 不能写成“雷根” 、“国务卿” 不能写成“ 国务大臣” 、“外交大 臣” 不能写成 “外交部 长” 等。 6.表述各种职务、姓名时要用全称，如“市 总工会主席王宏生 同志在会上讲了话”就不能写成 “宏生主席在会上 讲了话”。 三、数量表达 人类社会生活时时刻刻都与数量有关。公文中数量概念的表 达有其特殊的规定和要求。 1.表示数量、长度、重量等各种计量数据时应使用阿拉伯数 字，如“58公里 ”、“32人” 、“280万吨” 。 2.表述事物的数量时一般“名词” 在前、“量词”在后，如“ 公房 5所” 、“重大事故8起 ”。 3.当人或物数量较大时，通常还应列出一个代表者，如“教师 24人” 应写 为“ 教师王 鹏等24人”。 4.百分比的表示应用阿拉伯数字， 如“41% ”。 5.除特殊情况下使用约数、概数外，公文中的数量概念应使 用确数。 6.表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用 倍数。如可以说“ 增加了三倍” ，却不能 说“减少了三倍”。 7.在用“以上 ”、“以下”表示数字分界时，为 准确起见， 应注明 本数是否包含在内，如“ 十七岁以下（含十七 岁）儿童不得入内” 。 8.“两”字不能作序数，但可以用来表示基数， 要注意与“二” 字的区别。如“ 五十二” 不能说“五十两”， “二万五千里长征”则可 以说成“两万五千里 长 征” 。 9.“增加、提高、增长、上升、扩大”或“ 减少、降低、缩小” 等词 语后面带“ 到、至、为” 与带“ 了”或不带“了” 字相比，语义差别很大， 应注意区别。 四、程度表达 公文中表达某种事物或现象的程度时常使用各种副词和代 词，如 “很、极其、非常、比较、多么”等副词和“怎么、这样、如何” 等代词就较为常见。不同的词语在表示程度时语义常会有细微的 差别， 这些差别直接关系对政策界限的把握与执行的效用。因此， 表述事物的程度时切不可避轻就重或避重就轻，应力求恰到好处。 例如： 部标准（专业标准）和企业标准不得与国家标准相抵触，企业 标准不得与部标准（专业标准）相抵触。不符合标准的产品，一律 不列计划完成数，不计产值，不准出厂。国家质量奖的评选、审批， 要坚持高标准、严要求的原则，严禁弄虚作假。 这里“不得 ”、“不准” 、“严禁” 三个词都有不允许的意思，但在 程度上存在着明显区别：“不得” 与“抵触” 搭配，说明企业标准、部 标准和国家标准三者应该保持一致；“不准 ”比“不得”语气要重， “不准出厂” 强调对不符合 标准的产品要严 格控制；“严禁”的语气 最重，鲜明地指出不允许“弄虚作假” ，否则必将严肃处理。 在平行文、上行文中商洽、探询有关问题时，也可委婉地说 出己方的意见，但应留有余地，使对方乐于接受。比如，“ 我们认 为上述意见尽管与贵校的观点略有出入，但尚有一定道理，望予 以考虑。 ” 五、范围表达 范围是事物量的限制，用以规定或反映事物的性质或状态。 在公文中对事物范围的表达正确与否常关系到整个文件的效果。 在公文写作中，范围常常是通过副词、数量词以及它们的重叠形 式来表达的，如“ 所有、凡、全部、任何一个、总共、统统、个个”可 用来表示全部，“ 有些、有的、部分、 绝大部分、百分之几”等则用 来表示部分。在使用这些词语时应注意以下几点：