《内部信息传递》PPT课件.ppt

企业内部控制 应用指引第17号 内部信息传递 * 1 应用指引第17号-内部信息传递 v 一、内部信息传递的意义 v 二、对内部信息传递实施内部控制的总体要求 v 三、内部信息传递的流程 介绍有哪些环节及其意义，工作内容方面 v 四、主要风险以及管控措施 根据流程来介绍 v 五、反舞弊措施 解决两个问题 有什么需要做 会遇到什么风险，怎么克服。 2 一、内部信息传递的意义 定义： 是指企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递 生产经营管理信息的过程。 作用： 降低管理成本 提升组织效率 目的： 为了促进企业生产经营管理信息在内部各管理层级之 间的有效沟通和充分利用。 3 v 减少决策信息失真度,使决策建立在真实和可靠的信息基 础之上,就可以最大限度地减少决策失误。 v 据说历史上某部队一次命令传递的过程是这样的: v 少校对值班军官:今晚8点左右,哈雷彗星将可能在这个地 区看见,这种彗星每隔76年才能看见一次。命令所有士兵 穿野战服在操场上集合,我将向他们解释这一罕见的现象 。如果下雨,就在礼堂集合,我会为他们放一部关于彗星的 影片。 4 v 值班军官对上尉:根据少校的命令,今晚8点,76年出现一次 的哈雷彗星将在操场上空出现。如果下雨,就让士兵穿着 野战服列队前往礼堂,这一罕见现象将在那里出现。 v 上尉对中尉:根据少校的命令,今晚8点,非凡的哈雷彗星将 身穿野战服在礼堂出现。如果操场上有雨,少校将下达另 一个命令,这种命令每隔76年才出现一次。 v 中尉对上士:今晚8点,少校将带着哈雷彗星在礼堂出现,这 是每隔76年才有的事。如果下雨,少校将命令彗星穿上野 战服到操场上去。 5 v 上士对士兵:在今晚8点下雨的时候,著名的76岁的哈雷将 军将在少校的陪同下,身着野战服,开着他那“彗星”牌汽 车,经过操场前往礼堂。 v 少校对值班军官:今晚8点左右,哈雷彗星将可能在这个地 区看见,这种彗星每隔76年才能看见一次。命令所有士兵 穿野战服在操场上集合,我将向他们解释这一罕见的现象 。如果下雨,就在礼堂集合,我会为他们放一部关于彗星的 影片。 v 经过5次传递,少校的命令已经变得面目全非,信息失真率 达到90%以上。 v 企业决策在信息传递的过程中也会出现这种命令失真,如 何避免这种失真? 6 企业在其经营过程中，需按某种形式辨识、取得确切 的信息，并进行沟通，以使员工能够履行其责任。信息系 统不仅处理企业内部所产生的信息，同时也处理与外部的 事项、活动及环境等有关的信息。企业所有员工必须从最 高管理阶层清楚地获取承担控制责任的信息，而且必须有 向上级部门沟通重要信息的方法，并对外界顾客、供应商 、政府主管机关和股东等做有效的沟通。 企业内部信息传递，说白了就是内部报告。 在应用指引讨论稿下发时，就称为内部报告。 外部信息传递：财务报告 1、五大要素之一：信息沟通的组成部分 7 2、信息是管理的重要要素 企业的整个生产经营活动以及对其实施管理与内部控制，都是 靠信息流动与传递完成的。 首先，决策层的指令要通过信息传递给执行部门与监督部门，由 执行部门按指令执行，同时监督部门也按同一指令对执行部门进行 监督； 其次，执行部门执行情况如何？监督部门要把信息及时反馈到决 策部门； 然后，决策层要根据信息部门收集到的各种信息，结合监督部门 反馈回来的信息，再下达修正指令，把信息传递给执行与监督部门 ； 与此同时，各指行部门为了保持步调协调，还要横向沟通信息， 达到相互配合，保证各生产经营环节衔接，按流程运转。如果有一 分钟信息不通，整个生产经营活动就要失去秩序，处于混乱状态。 可见，。 8 3、企业实行内部报告制度，是信息传递的一种 具体形式。 内部报告控制是常见的内部控制方法，其标志性成果就 是在企业里建立起来一种全面反映经济活动情况，及时 传递各种业务信息，以加强内部管理的内部报告制度。 但现实情况是有些企业与单位不会运用这种控制方法 ，或者应用时显得非常松散，随意。具体表现就是内部 报告制度缺乏系统性，不能形成制度化，难以满足企业 管理向更高层次、更高水平前进。 基于这种情况，财政部等五部门提出内部控制应用指 引第17号，将其列为内部控制必备内容和重要控制方法 。 9 二、对内部信息传递实施内部控制的总体要求 本指引第四条： v 企业应当加强内部报告管理，全面梳理内部信息传递过程 中的薄弱环节，建立科学的内部信息传递机制，明确内部 信息传递 的内容、保密要求及密级分类、传递方式、传 递范围以及各管理层级的职责权限等，促进内部报告的有 效利用，充分发挥内部报告的作用。 10 v 收集和传递相关信息一般应遵循以下原则： v （一）真实准确性。 v （二）及时有效性。 v （三）遵守保密原则 11 三、内部信息传递流程 v 企业应当加强内部报告管理， v 全面梳理内部信息传递过程中的薄弱环节， v 建立科学的内部信息传递机制， v 明确内部信息传递具体要求， v 关注内部报告的有效性、及时性和安全性， v 促进内部报告的有效利用，充分发挥内部报告的作用。 12 13 v 1、建立内部报告指标体系 v 内部报告指标体系是否科学直接关系到内部报告反映的信 息是否完整和有用，这就要求企业应当根据自身的发展战 略、风险控制和业绩考核特点，系统、科学地规范不同级 次内部报告的指标体系，合理设置关键信息指标和辅助信 息指标，并与全面预算管理等相结合，同时应随着环境和 业务的变化不断进行修订和完善。在设计内部报告指标体 系时，企业应当根据内部各“信息用户”的需求选择信息 指标，以满足其经营决策、业绩考核、企业价值与风险评 估的需要。 14 v 2、收集内外部信息 v 为了随时掌握有关市场状况、竞争情况、政策变化及环境 的变化，保证企业发展战略和经营目标的实现，企业应当 完善内外部重要相关信息的收集机制和传递机制，使重要 信息能够及时获得并向上级呈报。企业可以通过行业协会 组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来 访、网络媒体以及有关监管部门等渠道，获取外部信息； 通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息 、内部刊物、办公网络等渠道，获取内部信息。企业应当 广泛收集、分析、整理内外部信息，并通过内部报告传递 到企业内部相关管理层级，以便及时采取应对策略。 15 案例： v 沃尔玛超市：啤酒+尿布的故事 v 一般太太让先生买尿布的时候，先生们会为自己买点啤酒 。 v 这是一个现代商场智能化信息分析系统发现的秘密。 v 数据挖掘进入商战。 v 沃尔玛能够跨越多个渠道收集最详细的顾客信息，信息系 统的特点是：投入大、功能全、速度快、职能化和全球联 网，目前中国公司和美国总部联系和数据传递通过卫星。 16 v 3、编制及审核内部报告 v 企业各职能部门应将收集的有关资料进行筛选、抽取，然 后，根据各管理层级对内部报告的信息需求和先前制定的 内部报告指标，建立各种分析模型，提取有效数据并进行 反馈汇总，在此基础上，对分析模型进一步改造，进行资 料分析，起草内部报告，形成总结性结论，并提出相应的 建议，从而对发展趋势、策略规划、前景预测等提供重要 的分析指导，为企业的效益分析、业务拓展提供有力的保 障。企业内部报告因报告类型不同、反映的信息特点不同 ，内部报告的格式不尽一致。一般情况下，企业内部报告 应当包括报告名、文件号、执行范围、内容、起草或制定 部门、报送和抄送部门及时效要求等。 17 v 4、构建内部报告流转体系及渠道 v 企业应当制定严密的内部报告传递流程，充分利用信息技 术，强化内部报告信息集成和共享，将内部报告纳入企业 统一信息平台，构建科学的内部报告网络体系。企业内部 各管理层级均应当指定专人负责内部报告工作。正常而言 ，内部报告应当按照职责分工和权限指引中规定的报告关 系传递信息。但为保证信息传递的及时性，重要信息应当 及时传递给董事会、监事会和经理层。企业应当拓宽内部 报告渠道，通过落实奖励措施等多种有效方式，广泛收集 合理化建议。 18 （1）书面报告。 书面报告因为成本低，易于复制、携带，成为常见的形 式，但其只适用于单方向传递信息，缺乏制作者与使用 者之间的沟通。 （2）口头介绍。 它是书面报告的补充形式，通常只使用于紧急情况下或 者碰面后的简化形式。 （3）视频会议。 需要贵重的设备和价格不菲的使用费，所以在大型企业 、重要工作中使用。特点是极其方便、没有空间限制。 19 （4）音像制品。 只能单向传递信息，一般适用于提供一般信息，如培 训、指导、操作规范等。 （5）计算机多媒体及信息中心。 由于微机普及，该方法具有强大数据处理功能，便捷 的服务能力，现在普遍适用。 企业选用何种方式进行内部报告，应根据经济实力和 具体情况，本着及时有效、节约、方便的原则进行。 20 内部报告的格式设计，也就是以什么形式出现在管理者面 前，一般有：文本格式、图表格式、数值或综合格式等。 （1）文本格式。 以文字叙述的方式传递信息，常用来说明不能量化的 信息，不能用数据表示的相互关系等。 （2）图表格式。 以图或者表格表示，通过书面或者电子计算机联网传递 信息，视觉效果好，制作难度大。 21 （3）数字表格。 以数字的形式，描述一些能量化的信息。它反映的信息 多，生成容易，又被大多数人接受，所以成为企业里生产 统计、销售快报等快速报告采用。 （4）综合形式。 即以上几种形式的综合运用。 格式设计可以考虑信息接收者具体情况，区别字体、 颜色等，以突出重要性。主要考虑信息使用者理解、成本 费用。 22 企业内部报告一般分为定期与不定期两种。 内部报告必须规定最迟上交时间。 有些需要汇总的内部报告，应指定专人负责，明确报告时 点。 公司董事会是重大事项信息管理机构，内部报告管理由 董事会秘书负责；经董事会授权董秘负责公司重大信息管 理以及对外披露协调工作，包括公司的定期报告和重要事 项临时报告。 内部管理信息传递由总经理办公室负责组织协调，重要 风险信息可以直接报告最高层管理者。 企业应拓宽内部报告渠道，鼓励员工提合理化建议，鼓 励举报舞弊行为，应设立高层管理者信箱，方便报告。 23 案例：阿里巴巴 v 阿里巴巴集团由中国互联网先锋马云于1999年创立，他希 望将互联网发展成为普及使用、安全可靠的工具，以让大 众受惠。阿里巴巴集团由私人持股，现服务来自超过240 个国家和地区的互联网用户，在大中华地区、日本、韩国 、英国及美国超过50个城市有员工17,000人。 v 在评估了Microsoft Exchange Server 2010后，阿里巴巴集 团IT部门逐步为整个集团超过7,000个邮件用户部署全新的 信息传递与沟通平台。Microsoft Exchange Server 2010使 其 IT 环境更加自动化，更易维护和管理，并提供了极高 的可用性和性能。同时，通过与业务系统、客户端工具和 终端设备的集成，阿里巴巴集团员工可随时、随地、通过 多种方式访问业务信息，极大提高了沟通效率。 24 v 21世纪是信息时代，企业不再仅仅依靠电话、语言、文件 、会议沟通了，网络使得信息传递变大迅捷，但是， v 仅仅依靠信息技术是不够的，还是得有制度保障。 25 v 5、内部报告有效使用及保密 v 要求企业各级管理人员应当充分利用内部报告进行 有效决策，管理和指导企业的日常生产经营活动，及时反 映全面预算执行情况，协调企业内部相关部门和各单位的 运营进度，严格绩效考核和责任追究，确保企业实现发展 战略和经营目标。 企业应当有效利用内部报告进行风险评估，准确识 别和系统分析企业生产经营活动中的内外部风险，确定风 险应对策略，实现对风险的有效控制。企业对于内部报告 反映出的问题应当及时解决。企业应当制定严格的内部报 告保密制度，明确保密内容、保密措施、密级程度和传递 范围，防止泄露商业秘密。 26 v 6、内部报告的保管 v 在企业的经营管理活动中，会产生大量的数据信息， 管理好这些资料，对于分析和解决企业管理中的问题至关 重要。但是，有些企业对这些管理中产生的大量数据记录 采取粗放经营的态度，甚至使一些重要数据丢失，造成不 可挽回的损失。 27 v 例如，在原材料采购和商品销售过程中，市场价格的调查 资料、对供应商和销售商做出选择的依据、对方企业的资 金信用状况等数据资料，不仅是企业以后购销工作的重要 参考依据，同时也是实行财务监督的重要依据，但是许多 企业对以上资料不做长期保留，致使发生了原材料质量问 题或者是应收账款变成坏账等问题以后，都找不到企业内 部的责任者，分析不出失误的原因，更找不到解决问题的 方法。 28 v 7、内部报告评估 v 由于内部报告传递对企业具有重要影响，内部信息传递 强调企业应当建立内部报告评价制度。企业应当对内部 报告是否全面、完整、内部信息传递是否及时、有效，对 内部报告的利用是否符合预期数做到心中有数，这就要求 企业建立内部报告评估制度，通过对一段时间内部报告的 编制和利用情况进行全面的回顾和评价，掌握内部信息的 真实状况。企业对内部报告的评估应当定期进行，具体由 企业根据自身管理要求做出规定，至少每年度对内部报告 进行一次评估。企业应当重点关注内部报告的及时性，内 部信息传递的有效性和安全性。经过评估发现内部报告存 在缺陷的，企业应当及时进行修订和完善，确保内部报告 提供的信息及时、有效。 29 四、主要风险及其措施 文件： v 至少应关注下列风险： v 内部报告系统缺失，功能不健全，内容不完整，可能影响 生产经营有序运行。 v 内部信息传递不通畅、不及时，可能导致决策失误，相关 政策措施难以落实。 v 内部信息传递中泄露商业秘密，可能削弱企业核心竞争力 v 以下结合流程具体介绍。 30 文件： v 总体三大风险： v 内部报告系统缺失，功能不健全，内容不完整，可能影响 生产经营有序运行。 v 内部信息传递不通畅、不及时，可能导致决策失误，相关 政策措施难以落实。 v 内部信息传递中泄露商业秘密，可能削弱企业核心竞争力 v 以下结合流程具体介绍。 31 v 1、建立指标体系环节 v 该环节的主要风险是：指标体系的设计未能结合企业的发 展战略，指标体系级次混乱，与全面预算管理要求相脱节 ，并且一旦设定后未能根据环境和业务变化有所调整。 v 管理控制三措施 ： 32 内部报告指标体系的设计（指引第5条） v 第一个，企业应当根据发展战略、风险控制和业绩考核要求，科学 规范不同级次内部报告的指标体系，采用经营快报等多种形式，全 面反映与企业生产经营管理相关的各种内外部信息。注意：企业内 部报告指标确定后，应进行细化，层层分解，使企业中各责任中心 及其各相关职能部门都有自己明确的目标，以利于控制风险并进行 业绩考核。 v 内部报告指标体系的设计应当与全面预算管理相结合，并随着环 境和业务的变化不断进行修订和完善。设计内部报告指标体系时， 应当关注企业成本费用预算的执行情况。内部报告需要依据全面预 算的标准进行信息反馈，将预算控制的过程和结果向企业内部管理 层报告，以有效控制预算执行情况、明确相关责任、科学考核业绩 ，并根据新的环境和业务，调整决策部署，更好地规划和控制企业 的资产和收益，实现资源的最有效配置和管理的协同效应。 v 内部报告应当简洁明了、通俗易懂、传递及时，便于企业各管理级 和全体员工掌握相关信息，正确履行职责。 33 v 2、收集内外部信息环节 v 该环节的主要风险是：收集的内外部信息过于散乱，不能突出重点； 内容准确性差，据此信息进行的决策容易误导经营活动；获取内外部 信息的成本过高，违反了成本效益原则。 主要管控措施：第一，根据特定服务对象的需求，选择信息收集过程 中重点关注的信息类型和内容。 v 第二，对信息进行审核和鉴别，对已经筛选的资料作进一步的检查， 确定其真实性 和合理性。 v 第三，企业应当在收集信息的过程中考虑获取信息的便利性及其获取 成本高低，如果需要较大代价获取信息，则应当权衡其成本与信息的 使用价值，确保所获取信息符合成本效益原则。 34 v 外部信息的管理（指引第7条） v 企业应当关注市场环境、政策变化等外部信息对企业生产 经营管理的影响，广泛收集、分析、整理外部信息，并通 过内部报告传递到企业内部相关管理层级，以便采取应对 策略。 35 v 3、编制及审核内部报告环节 v 该环节的主要风险是：内部报告未能根据各内部使用单位的需求进行 编制，内容不完整，编制不及时，未经审核即向有关部门传递。 v 主要管控措施：第一，企业内部报告的编制单位应紧紧围绕内部报告 使用者的信息需求，以内部报告指标体系为基础，编制内容全面、简 洁明了、通俗易懂的内部报告，便于企业各管理层级和全体员工掌握 相关信息，正确履行职责。第二，企业应合理设计内部报告编制程序 ，提高编制效率，保证内部报告能在第一时间提供给相关管理部门。 对于重大突发事件应以速度优先，尽可能快的编制出内部报告，向董 事会报告。第三，企业应当建立内部报告审核制度，设定审核权限， 确保内部报告信息质量。企业必须对岗位与职责分工进行控制，内部 报告的起草与审核岗位分离，内部报告在传递前必须经签发部门负责 人审核。 对于重要信息，企业应当委派专门人员对其传递过程进行复核 ，确保信息正确的传递给使用者。 36 v 4、构建内部报告流转体系及渠道 v 该环节的主要风险是：缺乏内部报告传递流程，内部报告未按传递流 程进行传递流转，内部报告流转不及时。 主要管控措施：第一，企业应当制定内部报告传递制度。企业可根据 信息的重要性、内容等特征，确定不同的流转环节。第二，企业应严 格按设定的传递流程进行流转。企业各管理层对内部报告的流转应做 好记录，对于未按照流转制度进行操作的事件，应当调查原因，并做 相应处理。第三，企业应及时更新信息系统，确保内部报告有效安全 的传递。 企业应在实际工作中尝试精简信息系统的处理程序，使信息在 企业内部更快地传递。对于重要紧急的信 息，可以越级向董事会、 监事会或经理层直接报告，便于相关负责人迅速做出决策。 37 v 内部报告流程管理指引第6条 v 企业应当制定严密的内部报告流程, 充分利用信息技术， 强化内部报告信息集成和共享,将内部报告纳入企业统一 信息平台， 构建科学的内部报告网络体系。 v 企业内部各管理层级均应指定专人负责内部报告工作，重 要信息应及时上报，并可以直接报告高级管理人员。 企 业应当建立内部报告审核制度，确保内部报告信息质量。 v 拓宽内部报告渠道（指引第8条） v 企业应当拓宽内部报告渠道，通过落实奖励措施等多种有 效方式，广泛收集合理化建议。 v 企业应当重视和加强反舞弊机制建设，通过设立员工信箱 、投诉热线等方式，鼓励员工及企业利益相关方举报和投 诉企业内部的违法违规，舞弊和其他有损企业形象的行为 38 v 案例山西王家岭煤矿透水事件 v 2010年3月28日，153人被困，38人遇难5000万损失。 v 3月24日和25日物探员王益已经从探测数据中发现异常但 是没有和技术人员商量，在探测表中草率的填写可以掘进 ，上报到工程部，部长、工程师没有进行分析，做出可以 掘进的水害预报，地质技术员监理代表也没有建议停工。 v 28日10点30分工人发现渗水，及时进行了报告，各位领导 干部没能及时决策，透水事故终于发生。 39 v 5、内部报告有效使用及保密要求 v 该环节的主要风险是：企业管理层在决策时并没有使用内 部报告提供的信息，内部报告未能用于风险识别和控制， 商业秘密通过企业内部报告被泄露。主要管控措施： v 第一，企业在预算控制、生产经营管理决策和业绩考核时 充分使用内部报告提供的信息。企业应当将预算控制和内 部报告接轨，通过内部报告及时反映全面预算的执行情况 ；要求企业尽可能利用内部报告的信息对生产、购售、投 资、筹资等业务进行因素分析、对比分析和趋势分析等， 发现存在的问题，及时查明原因并加以改进；将绩效考评 和责任追究制度与内部报告联系起来，依据及时、准确、 按规范流程提供的信息进行透明、客观的定期业绩考核， 并对相关责任人进行追究惩罚。 40 v 第二，企业管理层应通过内部报告提供的信息对企业生产 经营管理中存在的风险进行评估，准确识别和系统分析企 业生产经营活动中的内外部风险，涉及突出问题和重大风 险的，应当启动应急预案。 v 第三，企业应从内部信息传递的时间、空间、节点、流程 等方面建立控制，通过职责分离、授权接触、监督和检查 等手段防止商业秘密泄露。 41 v 有效使用：指导生产经营（指引第9条） v 企业各级管理人员应当充分利用内部报告管理和指导企业的生产经营 活动，及时反映全面预算执行情况，协调企业内部相关部门和各单位 的运营进度，严格绩效考核和责任追究，确保企业实现发展目标. v 内部报告保密制度（指引第11条） v 企业应当制定严格的内部报告保密制度，明确保密内容，保密措施， 密级程度和传递范围，防止泄露商业秘密。 v 风险应对（指引第10条） v 企业应当有效利用内部报告进行风险评估，准确识别和系统分析企业 生产经营活动中的内外部风险，确定风险应对策略，实现对风险的有 效控制。 v 企业对于内部报告反映出的问题应当及时解决； 涉及突出问题和重 大风险的，应当启动应急预案。 42 v 案例 v 顾顺章叛变事件，钱壮飞为什么能够获得消息，特务发报 邀功导致机密泄露。 v 电视剧潜伏中，保密机制不彻底，最后收潜伏名单，签字 应该签余则成的，最后签了特派员的。 43 v6、内部报告的保管 v该环节的主要风险是：企业缺少内部报告的保管 制度，内部报告的保管存放杂乱无序，对重要资 料的保管期限过短，保密措施不严。主要管控措 施： v第一，企业应当建立内部报告保管制度，各部门 应当指定专人按类别保管相应的内部报告。 v第二，为了便于内部报告的查阅、对比分析，改 善内部报告的格式，提高内部报告的有用性，企 业应按类别保管内部报告，对影响较大的、金额 较高的一般要严格保管，如企业重大重组方案、 企业债券发行 方案等。 44 v 第三，企业对不同类别的报告应按其影响程度规定其保管 年限，只有超过保管年限的内部报告方可予以销毁。对影 响重大的内部报告，应当永久保管，如公司章程及相应的 修改、公司股东登记表等。有条件的企业应当建立电子内 部报告保管库，分性质，按照类别、时间、保管年限、影 响程序及保密要求等分门别类地储存电子内部报告。 v 第四，企业应当制定严格的内部报告保密制度，明确保密 内容、保密措施、密级程度和传递范围，防止泄露商业秘 密。有关公司商业秘密的重要文件要由企业较高级别的管 理人员负责，具体至少由两人共同管理，放置在专用保险 箱内。查阅保密文件，必须经该高层管理人员同意，由两 人分别开启相应的锁具方可打开。 45 v 7、内部报告评估 v 该环节主要风险点：企业缺乏完善的内部报告评价体系， 对各信息传递环节和传递方式控制不严，针对传递不及时 、信息不准确的内部报告缺乏相应的惩戒机制。 主要管控措施：第一，企业应建立并完善企业对内部报告 的评估制度，严格按照评估制度对内部报告进行合理评估 ，考核内部报告在企业生产经营活动中所起的真实作用。 第二，为保证信息传递的及时准确，企业必须执行奖惩机 制。对经常不能及时或准确传递信息的相关人员应当进行 批评和教育，并与绩效考核体系挂钩。 46