办事处营业所核算管理及流程.doc

办事处、营业所财务统计核算垂直管理及流程 为规范办事处、营业所内部财务核算及操作流程，完善集团公司对办事处、营业所财务核算的垂直管理体系，特制定财务统计核算管理及流程如下：一、账簿设置（电子台账）：办事处、营业所实行双向管理，核算会计对商品、物资统一设置相对应的电子台账（营销审计核算部设置总电子档案，并由集团档案室存档）。（1）现金日记账（现金订本账）（2）搭赠、试饮品日记账（3）奖品、促销及广宣物料账(4)低值易耗品账（5）往来日记账（6）仓储商库存商品日记账等二、票据使用及管理：（一）统一使用集团公司印制的五联销货单”，商超、团购业务在使用销货单的同时需开具发票，由集团公司财务部开具税务增值发票或税务普通发票，营业所销货单实行限量每个所50本，以旧换新；并设置票据防伪标记。（二）支领使用及流程：实行三级管理制度（营销审计核算部办事处营业所），由办事处核算会计按所辖营业所规定数量，到集团营销审计核算部签字支领，并以营业所排序建立销货单支领使用出、入电子台账，分别登记每个营业所支领销货单50本的初始编号，下发营业所时由营业所综办或综办主任到所属办事处签字支领，并由营业所综办或综办主任建立司机、业务使用支领纸质台账，必须由支领人签字，每人只限一本以旧换新。（三）管理责任：办事处、营业所要严格加强票据管理，规范使用销货单，统一用复写纸开据，内容填写完整（销售品项、数量、金额；包括搭赠物料品项、数量、客户信息；退货（用负号表示）品项、数量、金额等），不准隔行跳页、缺页、涂改等，保持数字清晰整洁。否则，每缺一页罚款10元；每丢失一本所长罚款100元、综办或主任50元、当事人100元；情节严重者追其法律责任。三、打款、发货流程：（一）营业所所长根据市场需求和营销政策规定，填制仓储商购货订单上传所属办事处，由办事处核算会计对购货订单进行核实确认后，上传公司营销物流部发货主管人员，及时与公司财务查询仓储商打款信息到账属实后，营销物流部根据购货订单和打款金额制作发货六联单，交予公司财务销售会计签字确认后；转交公司物流管理中心库管签字备货，并由公司品控部签发产品出厂检验报告，方可出库发货运输，负责本次产品运输司机，必须在六联单客户联上签字，持营销物流人员开具的出门证，由门卫签收后，方可放行（包括餐饮大包商、商超大包商发货）。大包商订货不足发货量时，可将款打入公司账户后，将此货发到仓储商库房单放，大包商凭发货单到仓储商库房支货，仓储商必须开据入库单和出库单双方签字（物流在发货的同时，及时通知大包商）。（二）公司物流发货到仓储商库房，由仓储商开据入库单一式两联，将签字联交于营业所一联作为综办记账依据，每月装订成册（上月26本月25日），连同司机、业务日报表、销货单仓储商每日收款收据，一同上报所属办事处审核保障部长兼核算会计（以下简称兼核算会计）检查无误后，按营业所装订成册上报集团营销管理中心审计核算部归档管理。四、仓储商产品出库销售操作流程：按单车填写日支领表（奖项管理规定中“表一”），并由支领人签字，每晚收车按销货单所销售品项数量进行核减，将当日货款全额交到仓储商处，并由仓储商开具现金收据交到综办处，将剩余产品退回仓储商库房；赠品、促销品、物料等退回营业所综办处，做到日清、月结，每天以此类推。否则，停止当事人次日工作直至交清货款、商品、物料为止，并给予当日所欠货款、物料折款的双倍罚款，所长、综办承担同等责任。综办或综办主任将每日各单车支领表，作为每月各单车纸质版支领产品、物资的台账，由综办按月装订成册上报所属办事处备案管理，作为营销审计和办事处月度检查依据。五、周转金制度：每个办事处日常费用周转金2000元（用于水电费、电话费、物业费等）；营业所费用周转金1000元，主要用于营业所日常开支（如：电话费、水电、物业费、装卸费等）。特殊情况开支（如：房租费、宽带费、物业费（季度、半年或年度缴费）、取暖费等），由营业所向所属办事处上报签呈，由办事处兼核算会计汇总后，上报集团营销管理中心物流部负责签呈接收主管，按程序批准后交于财务打款；营业所综办将已支付有效票据上报办事处核算会计；每月28日到集团公司财务部出纳或营销物流部负责接收费用签呈主管处原账。否则，停发办事处核算会计、营业所综办人员当月工资（指费用签呈打款手续未上交办事处者），直至将票据交回为止。六、每月报账及流程（一）结账期间：集团公司、分公司、办事处、营业所，统一实行单独核算制，规定会计结账期间为每月25日凌晨12时（上月26本月25日）；由办事处通知所属营业所每月25日下午，可提前3小个时收车办理月结业务。（二）营业所综办每月26日，将本月所发生核销范围内的各项费用进行分类粘贴整齐，经办人（综办）、所长、支领人签字后，并制作汇总表一式两联（自留一联，附于开支票据一联），到所属办事处报账。办事处核算会计按核销标准认真检查核实，并按营业所顺序制作费用汇总表一式两联（自留一联，集团公司报账一联），由核算会计在汇总表左上角签字确认，于本月28日到集团营销管理中心统计核算部报账（包括其他应报账业务）。 每月以此类推。七、财务报表及流程（一）报表分类 1、日报表：单车电子台账支领表；销售日报表（分别为：销量表、销售明细及调回商品明细表；搭赠、广宣明细表；搭赠汇总表；奖项明细表；奖项汇总表；试饮及广宣汇总；奖盖移交明细表，共计8张表）；大包商日销量表；5天小计核对汇总表(营业所按结存数量进行自盘是否账实相符)。2、月报表：销量汇总表（落实到人、城区、乡镇、餐饮、商超）；大包商销量汇总表；营业所搭赠、促销、试饮、奖品及广宣物料结存汇总表；仓储商库存商品结存汇总表；奖瓶、盖、积分汇总表（落实到人）；月报表数据期间为：上月26日本月25日凌晨12时所发生的全部业务数据。（二）报表流程：营业所销售日报表（内含8张表）、大包商日销量表，于次日9:00时上传所属办事处核算会计、统计主管检查、核对准确无误后，进行汇总（分解到每日城区、乡镇、司机、业务、所长销量金额）；每日上午12时各办事处核算会计将所辖营业所日报汇总表，上传集团营销管理中心统计核算部主管XXX核算组，核算组将所属办事处日报汇总表，按营业所进行检查核实后，传递核算部统计核算报表专员进行分析排名，并呈报集团正、副总经理、营销总监、部门总监作为销量数据分析参考。八、销售数据稽查管理：统一按仓储商库存商品和营业所奖项物资收发存数据稽查管理规定执行，每月26日集团营销审计核算部，对各办事处派1-2名审计核算主管与办事处组成检查小组，督导办事处对所辖营业所进行全面盘点检查。（一）主要检查内容：1、账实核对、盘点是否相符，即：仓储商库存商品、营业所物料（促销品、赠品、试饮品、奖品、奖盖瓶及广宣物料等）。2、政策执行过程的检查，即：仓储商库存商品和对应搭赠、奖品、物料进行匹配是否相等，造成亏空数量，由所长、综办承担违纪失察责任，并按物料金额的2倍罚款，所长、综办各担50%；当事人全额承担。3、检查备用金的使用及保管情况，有无个人占用情况等，是否按规定由综办保管，如果有违规占用情况处以2倍处罚。4、奖盖、瓶账实相符。5、销货单使用管理情况。6、临期、过期商品调回终端信息及责任人的确认。7、终端市场销售违规事件。8、检查结果汇总情况：1）商品、物料、奖盖瓶汇总表2）商品按政策匹配表；3）临期过期商品终端信息统计及责任确定表；4）仓储商与营业所人员经济问题确认证明；5）每个营业所检查结果报告。九、临期、过期产品退货流程及责任：（一）市场调换货：用正常品1:1进行调换，不许交叉产品调换，附终端退货信息表，不涉及搭赠物料及差价情况。（二）退货返厂流程：根据公司核算部和办事处月度审核小组清点临期、过期货的确认签呈，由营业所上报所所属办事处核算会计、核算主管进行汇总，上报集团营销管理中心物流部退换货主管按办事处进行汇总签批后，及时与集团公司物流管理中心对接退货事宜。而后，由集团物流管理中心、营销市场部、集团公司品控部、营销审计核算部监督核实，调回仓储商退货商品以集团公司物流管理中心入库数据为准；对已退厂临、过期商品，由集团公司品控部、营销审计核算部、生产管理中心、物流管理中心、行政管理中心研究拿出处理方案，报集团公司总经理审批后进行处理。（三）集团营销管理中心物流部根据“退货管理规定”，按办事处所辖营业所计算出临、过期退货责任比落实到人，并由当月工资中扣除，每月依次类推。十、费用审批流程及报销标准：（一）审批流程：营销审计核算部费用核销主管，对各办事处每月上报的各项费用票据，按规定标准进行认真的检查核实，对费用超标、不真实票据拒绝核销，将检查无误票据按办事处排序进行汇总制作数据分析表；汇款卡号报集团公司财务审核、营销总监、集团公司总经理签批后，转集团公司财务部审核报销。办事处、营业所日常费用打入备用金卡号；司机油费打入司机卡号（必须经营销管理中心人力部、审计核算部，核实该人是否在职、有无遗留问题等，并将问题处理后，方可将上述费用款打入持卡人卡号内）。 （二）费用标准1、营销人员通讯费、交通补助、餐费，统一按每项标准纳入工资考核体系执行。 2、营业所、办事处日常费用标准：（1）办公用品以办事处为单位，按月制定计划（附营业所所长、综办签字计划表），由办事处区域总经理和审核保障部长（兼核算会计）签字，报集团公司营销物流部、营销总监批准后，由集团公司物流管理中心配发（营销物流部配合支领）。（2）电话费：营业所每月规定100元；办事处每月规定400元；超标部分费用，分别由办事处区域总经理、营业所所长进行处理，补足备用金（分别由办事处核算会计、营业所综办督办；否则，由办事处核算会计、营业所综办负责补清）。（3）宽带费：营业所、办事处宽带费用，统一按区域实际标准执行，实行年度一次性缴费，捆绑手机卡的交回公司档案室备案，如不交回给予当事人500元罚款。（4）水电费：营业所每月规定100元；办事处每月规定400元，超标部分费用，分别由办事处区域总经理、营业所所长进行处理，补足备用金（分别由办事处核算会计、营业所综办督办；否则，由办事处核算会计、营业所综办负责补清）。（5）物业费：按物业小区统一标准缴费，凭有效票据核销（物业小区盖章）；实行季度、年缴费的需上报签呈，按程序批准后核销。（6）标准之外其他费用，需上报签呈按程序批准后（营业所上报所属办事处审批汇总，由办事处核算会计上报集团公司营销物流部，按程序签批），并凭有效票据核销。 3、司机油费核销标准及流程（1）核销标准：面包车乘坐8人以下按8L/100KM；箱式货车长2.5M以上10L/100KM；河北省地级城区和京津城区面包、微卡、2.5米以下箱货9L/100KM；金杯、箱货2.5米（含2.5米）3.3米11L/100KM。计算公式：终始里程初始里程 ，即：晚收车里程表数早发车里程表数。；行驶里程填写要求：每日由综办、所长填写单车行驶（收车里程表数早发车里程表数）里程，每日按次抄表后，在表格的派车人栏内签字；司机在里程表的摘要栏，填写行驶起点路线和终点，并注明进货、拜访网点店数和销量金额，在用车栏内签字；油票核销统一开据税务增值发票或机打票，手写票或现金收据等不予核销；开票时间必须是当月票据（上月26本月25日），特殊情况需报签呈，按程序批准后方可核销；因加油站情况不能当时开票，需后补油票最高限额为150元；使用加油卡需一次性开票，需附本月每次加油时间表，并与本月应核销里程相对应；非销售用车如：回公司开会、拉货、物料等，需所长上报签呈所属办事处兼核算会计汇总，经营销总监批准后，方可执行，并准予核销因此所发生的油费，否则，扣除司机当天租金；并给予所长200元处罚 ； （2）核销流程根据司机本人所获得加油票，填写费用报销单，将油票、里程表粘贴整齐附于报销单下面，票面清楚、整洁，并注明车牌号 、司机姓名、报销期间 、行驶里程、百公里耗油、平均单价、金额等，并签字按手印；经办人（综办）签字；所长在报销单左上角签字；并注明XXX营业所；司机油费统一按督导监察部GPS监控里程核销，督导部主管此项工作人员，于本月2628日将GPS 监控情况进行分析汇总（指GPS系统出现问题的时段情况），以表格形式上报营销总监、财务审核、总经理签批后，转交集团公司审计核算部费用核销主管。根据已批复报告中的XXX司机油费，可按营业所综办、所长抄表里程核销。如：主管GPS 监控人员每月不报、迟报，延误油费核销工作，每次给予主管人员50元处罚；每月2627日营业所综办到所属办事处报账；每月28日由办事处核算会计到集团公司审计核算部报账；审计核算部费用审核主管，按标准进行审核后，转交营销总监签字、财务审核签字，由费用审核主管进行汇总（数据分析表：单车油费销售占比、非销售用车油费占比、营业所日常费用占比；司机卡号等）报总经理审批后，转交财务现金出纳审核制票、打款（直接打入司机卡号），每月依次类推；核销时间规定为：次月15日前将上月油费核销发放完毕，如超出发放时间，由费用核销主管向主管领导、营销总监，提出书面报告，并下发营业所通知，否则，给予主管人员每次罚款50元处理罚。十一、营销系统薪酬核算工作及发放流程 （一）核算工资起止时间：每月25日为结账期间，上月26日本月25日为一个月的工资核算阶段。每月30日前由营销人力资源部，按办事处所辖营业所提交的考勤表进行核实无误后，由营销人力主管人员、人力总监、营销总监签字，报审计核算部工资核算主管审核确认，于本月110日进行核算造册工资表。（二）对入职不足7天的考勤人员，由人力资源部在上报考勤表时，标注此人考勤不足7天，不予造册工资。（三）每月15日根据已造册工资表，由人力资源部召开调度会议，进行三方会审确认无误后，于16日20日将工资表按办事处下传个人工资明细（办事处与所辖业所下传核对），由办事处对所辖营业所进行对接，将存在问题进行梳理汇