《工程建设合同管理程序》.doc

山东鲁能电子有限公司 工程建设合同管理制度山东鲁能电子有限公司工程建设项目合同管理制度合同管理制度第 11页共31页一、总则（一） 为规范山东电子公司智能电表建设项目的设计、监理、施工、物资采购等工程建设合同（以下简称“工程建设合同”或“合同”）管理，提高对工程建设合同的管控和总体协调能力，防范法律风险，实现公司“造价、工期、质量和安全”的综合目标，特制定本办法。（二） 本办法适用于山东鲁能电子有限公司管理权限范围内的建设项目。（三） 本办法由基建小组负责起草、修订、废止和相关解释，公司分管领导负责审查，公司领导签发执行。二、管理内容、要求与程序第一章 职责分工第1条 公司领导是工程合同管理的第一责任人，主要职责：（一）负责对外签订工程建设合同。（二）协调解决工程建设合同管理中的重大问题。第2条 基建小组是工程建设合同的归口管理部门，主要职责： （一）负责建立完善公司的合同管理体系，统一规范、指导合同管理工作。 （二）负责组织起草、编制合同草本，牵头组织合同内部会审、对外谈判，并会同项目所属公司计划经营部、财务部联合负责合同商务部分条款。 （三）负责联系法律顾问，并按照法律顾问意见，组织完善合同条款。 （四）负责履行合同内部会签、上报审批、正式签订和分发、保管手续。 （五）负责保管合同专用章，并严格履行合同的签字、盖章手续。 （六）负责牵头组织全过程跟踪合同执行情况、控制和处理合同变更、分析和处理索赔等事项。（七）负责建立合同档案与台账，负责合同信息管理，做好各类合同信息的记录、搜集、整理和分析工作。（ 八）负责牵头组织对合同重大问题进行研究和解决，并根据需要开展法律及技术咨询。（九）合同管理人员（即合同管理岗）是基建小组合同管理职责的具体责任人，负责在部门经理的领导下，具体承办本部门的相关合同管理职责。第3条 项目所属公司是建设合同的签署部门和执行部门，是合同管理的主体。主要职责：（一） 负责合同管理的全过程管理。在基建小组组织协调下，实施包括招投标、合同签署与履行，工程验收等合同职能。（二）负责项目建设合同谈判的技术条款，负责协调解决合同履行过程中的技术问题。（三）参与合同对方主体的资质审查，负责提出对建设合同承揽方的推荐意见，参与招标、议标等事宜。 （四）在合同履行过程中，负责对合同约定的质量、进度和施工安全等进行检查。 （五）负责办理项目建设合同的开工等审批手续；（六）负责对合同标的各阶段验收，提出评价意见，出具验收证明。第4条 项目所属公司财审部是合同商务条款的配合审查责任部门，主要职责：（一）对工程建设合同所涉及的资金、资产的合规、合法性，对价款、酬金和结算的合法性、合理性负责。（二）具体落实工程建设资金。第5条 法律顾问的职责负责对法律障碍和法律风险作出全面分析，对签约方的资信、资产、经营状况进行调查、了解，对合同项目可行性作出分析，对结算、付款方式、合同履行方式、合同目的、担保方式、担保期间、担保责任、违约责任、争议解决条款等进行全面审查，提出修改意见和风险规避措施。第二章 合同管理的主要任务第6条 合同管理的主要任务如下： （一）确立合同体系。包括确定合同方式，选定合同类型，选择合同条件，准备合同草本。 （二）编制招标文件，组织招标，组织合同谈判和合同订立。 （三）制定合同管理细则，建立合同管理程序。 （四）全过程跟踪合同执行情况，按照动态管理原则，对项目实施全面的监督、控制和调整，尽力实现合同规定的各项目标。 （五）控制和处理合同变更，尽量减少对项目质量、计划工期和投资的影响。 （六）分析和处理索赔，及时解决合同争议，减少对项目建设的影响。 （七）建立协调和沟通制度，促进各方的相互支持和积极工作，积极应对项目进展中所遇到的问题。 （八）建立合同档案，加强合同管理信息，做好各类合同信息的记录、搜集、整理和分析工作。 （九）注意对合同重大问题进行研究和解决，并根据需要开展法律及技术咨询。第三章 招标阶段合同管理招标是合同的形成阶段，招标工作的结束就是项目合同执行和管理的开始。第7条 招标阶段合同管理的主要工作 （一）合理分标，明确合同标的。 （二）组织招标文件的编制。招标文件是招标过程中最重要的文件，也是合同的重要附件。 （三）依法组织招标。重点掌握资格审查、评标标准、评标办法及定标原则等。 （四）负责招投标资料的搜集整理，为下一步合同谈判、合同签订提供依据。第四章 合同签定阶段管理第8条 审查、确定合同主体（一）按照招投标管理办法的规定、履行完成招投标程序确定的中标人，为合同签订对方主体。（二）合同对方主体要具有独立签订合同的法人资格，要具有相应的勘察、设计、监理、施工等资质等级，具有相应履行合同的专业、技术、资金、设备和管理能力，具有丰富的经验、良好的信誉和类似项目的业绩。第9条 拟定、准备合同草本 （一）合同起草原则上选用国家有关部委推荐的建设工程勘察、设计、施工、监理等合同范本；中电装备公司有统一范本的，优先选用。（二）经招投标程序需要签订的合同，合同管理人员要依据招标文件、投标文件、评定标文件、相关会议纪要、质疑、解答、往来信函及中标通知书等资料（以下统称招投标资料），拟定、准备合同草本。（三）非招投标程序需要签订的合同，经与对方初步商谈、在充分了解、熟悉、把握我方要求的合同内容、范围、质量、工期、费用等事项的基础上，本着“客观、公平、公正”的原则，合同管理人员拟定、准备合同草本。（四）合同草本拟定完成后，基建小组内部初审完善后，准备内部会审。（五）由对方起草的合同草本，合同管理人员及基建小组要先行审查、补充、完善。第10条 合同内部会审（一） 准备就绪的合同草本、在与对方进行合同谈判前，由基建小组负责组织有关人员及法律顾，按照职责范围，对重大合同草本进行联合会审。（二） 合同管理人员要提前23天将合同草本发至与会部门、单位及有关人员，以便提前熟悉、审阅，节约会议时间。（三） 会审人员要对合同的关键技术、商务条款，对照招投标资料，进行认真仔细审查，发现不符或可疑之处，应及时提出供会议讨论、研究。合同管理人员要做好会议记录，根据会议确定意见，及时修订完善合同相关内容。原则上不允许发生与招投标资料实质性变更的合同条款。（四） 经分管领导审查、主管领导初步审阅后，形成合同文本，为合同谈判和签订做好准备。（五） 非招标合同、非重大合同，可采用传阅会审形式，由合同管理人员根据反馈意见，在充分沟通的基础上，修订完善合同相关内容。第11条 合同谈判（一） 基建小组负责组织合同谈判会议，编制合同谈判会议议程、主持合同谈判会议、编制合同谈判会议纪要。经双方讨论修改后的合同文本应由双方最后确认，为合同签订做好准备。（二） 组建谈判小组。谈判组组长由分管领导担任，成员由基建小组、财务部、项目管理部有关人员及法律顾问组成。重大合同，邀请中电装备公司相关人员予以指导、参与和监督。（三） 谈判准备。 1、资料准备：包括招投标资料，国家颁发的工程设计、采购、建筑安装、施工组织工作的取费标准和工程设备、材料价格或估价资料，会审通过的合同文本，市场经济信息，有关法律文件，各专业技术标准、规范等。 2、谈判所需要的费用和物质条件的准备：包括谈判场所、交通工具及费用、接待费用计划等。 3、确定谈判方针。 4、编制谈判计划、谈判日程和议题。（四）谈判阶段，将已内部会审通过的合同文本与对方进行逐项逐条地进行会谈和确认。 1、在谈判中，凡涉及标的和主要技术、商务条款内容有原则性、实质性更改时，应及时报告主管领导，取得处理意见后，继续谈判； 2、在谈判中，凡不涉及标的和主要技术、商务条款的原则性、实质性变动，而仅对文字的表达方式进行修改和补充，应予以修改； 3、双方谈判达成初步一致意见的合同文本，由双方代表在每页上小签确认，作为下步继续谈判和正式签订合同的依据。第12条 合同内部会签（一） 合同正式签订或上报公司审批前，需要履行内部会签手续。（二） 合同管理人员负责填制合同信息内容，各部门负责对职责范围内的合同条款进一步审查、核对，无误后签字确认。（三） 分管领导负责对所有合同条款进一步系统、整体、全面审定，无误后签字确认。（四） 经主管领导批准后，方可履行合同签字、盖章手续或上报公司审批。（五） 重大合同，在履行内部会签前，尚需由合同管理人员联系法律顾问，出具正式法律意见书。第13条 合同正式签订（一）内部会签完成或落实公司审批意见后，合同管理人员凭内部会签单、公司审批单、法定代表人授权委托书等材料，提报主管领导签字或加盖个人印鉴加盖合同专用章、骑缝章预约对方签章，合同签订完毕。（二）原则上对方应由法定代表人签订，需要委托签订的，合同管理人员要审查对方的授权委托书，重点审查授权范围和期限是否合适。授权委托书要作为合同附件一并存档。第14条 合同分发、保管与使用合同签订后，应至少保留合同正本1份，副本2份。合同管理人员建立合同借阅发放登记表，根据需要为其它相关部门（如财务、审计、项目管理不、监理部等）提供相应合同（或合同的复印件）。各部门内部组织学习合同内容，把握合同重点。第五章 合同履行阶段管理第15条 合同的履行阶段管理（一） 合同正式生效前，不得实际履行合同。因签订书面合同前已实际履行而造成损失的，由合同管理人员及相关责任部门承担相应的行政责任和法律责任。（二） 合同管理人员应随时掌握合同的履行情况，并将履行情况随时向基建小组负责人报告。（三） 有关部门和人员发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同，应立即通知合同管理人员；合同管理人员应在法定或约定的期限内，以法定或约定的方式向合同对方提出异议。收到对方履行异议时，合同管理人员应在法定或约定期限内，以法定或约定的方式予以答复。异议文件或异议答复应报基建小组备案。（四） 合同的定金、预付款、进度款的支付要严格按照合同条款执行，由合同管理人员按照工程建设资金支付的有关管理程序办理相关手续。申请进度款的，由合同管理人员填写合同付款申请表(见附件5)。（五） 合同履行和标的物验收过程中，合同管理岗位人员应按照规定收集与合同有关的全部技术资料。对技术资料移交不全的，合同管理岗位人员应通知相关人员中止合同履行和标的物验收并及时上报基建小组负责人。（六） 合同标的物由相关组织按合同规定的标准进行验收。达到约定条件的，办理验收合格手续，作为合同价款结算的依据。不符合合同约定条件的，应在法定或约定的期限内向对方当事人书面提出异议。异议文件需基建小组审核备案。（七） 合同管理岗位人员在合同履行过程中有确切证据证明对方当事人不履行或者不完全履行合同，或者存在其他情形，损害公司合法权益的,应催促对方继续履行，并将该情况及时书面报告基建小组和分管领导。（八） 合同跟踪1、计划与进度控制由基建小组负责。依据合同中关于计划与进度的内容要求，对合同控制点、总体计划的变更、里程碑计划的变更、工期索赔和其他影响合同履行的有关计划和进度进行监控，以保证合同中有关计划和进度目标按合同要求实现。2、费用控制由基建小组负责。依据合同款项的支付条件、费用索赔及影响合同目标实现的有关费用的事件进行监控，以保证合同中有关费用的目标按合同要求实现。3、质量控制由基建小组负责。依据合同对项目的质量结果进行控制，以保证项目合同的质量目标的实现。（九） 合同价款结算时，由承包方提出结算申请（详工程款结算程序）并提供相应资料，基建小组审核无误后方可办理结算手续。合同管理人员在办理结算付款巡签时应按合同规定扣除质保金。（十） 在合同质保期内，各相关部门应加强对合同标的物的检查，发现问题及时联系对方当事人进行处理，并负责追究对方的责任。质保期满且无遗留问题，相关验收证明资料齐全后，由合同管理人员负责办理质保金支付手续。第六章 合同变更、解除与纠纷管理第16条 合同变更、解除的处理（一）合同的变更或解除，应按法定或合同约定的条件与程序办理。（二）要求变更或解除合同，基建小组应同时提供合同变更或解除的理由，变更或解除后应当承担的责任及效益的评估报告。变更或解除合同被批准后，应按照法律规定及时通知对方当事人，并做好有关善后处理工作。（三）合同对方当事人提出变更或解除合同时，基建小组应及时汇报分管领导及主管领导，并提出处理意见。变更或解除合同使公司受到损失时，除依法可以免除责任外，合同管理人员负责向对方追偿由此给公司造成的经济损失。（四）合同的变更，基建小组负责评估变更项目，组织谈判，办理审批手续，获取批准后方可进行变更的实施。（五）合同变更后合同的签订，遵循前述规定。（六）合同的变更过程中的文书、电报和图表等由基建小组妥善保存，并交合同管理人员一份原件，作为合同附件存档。第17条 合同纠纷的处理方式（一）发生合同纠纷时，合同管理人员应及时通知基建小组负责人，并调查收集证据，对纠纷共同研究，联系法律顾问，及时提出纠纷处理方案，向分管领导及主管领导汇报。（二）在纠纷处理过程中，未经主管领导同意，不得向合同对方作出实质性答复或提供文件材料。（三）合同在履行过程中发生争议的，应当在法定期限内，通过以下方式解决：1、协商、调解解决。2、依照合同约定的仲裁条款进行仲裁。3、合同中无仲裁约定且争议发生后又未达成仲裁协议，或合同约定通过诉讼方式解决的，依法向人民法院提起诉讼。第七章 合同风险管理第18条 合同的风险管理（一）重视合同谈判，签定完善的合同，通过谈判对合同条款进行拾遗补缺，尽量完整，防止不必要的风险。（二）加强合同履行管理，分析工程风险。（三）通过索赔转移风险。（四）通过担保制度和工程保险转移风险。第19条 其它要求应对突发项目的合同管理，公司主管领导批示后，按照“特事特办、合法合规”的原则办理。合同管理人员提交草案后，各会审部门必须在一个工作日内完成规定的审核事项，对合同草案中的重大错误、遗漏与不妥，应协助合同管理人员修改补充。突发项目合同必须在14日内按照本办法要求，补办、存档。合同签订手续。第八章 合同编号管理第20条 合同编号管理（一）基建小组负责对合同进行统一编号，统一管理。（二）合同必须经统一编号后，方可由承办部门办理签字盖章手续。第九章 合同信息管理第21条 合同信息管理（一）签订的合同，合同管理人员应在合同签订7天内将合同立项申请、谈判纪要、会签单、正本及相关附件（如授权委托书、担保书等）备案存档。（二）合同管理人员负责建立统一合同管理台帐，负责将所有已签订合同信息（包括每个合同的名称、合同价格、签订时间、对方名称、付款情况、合同变更情况等）录入信息管理系统 ，并负责及时更新。便于公司领导及相关人员实时了解每个合同的执行情况。（三）基建小组每半年组织一次合同订立和履行情况检查，并将检查结果和统计报表报上级主管部门。第十章 合同后评审管理第22条 合同后评