ERP系统操作注意事项.doc

ERP系统操作注意事项1. 基础资料1.1成品：外协加工商品，自制加工产品，外购成品。成品的基础档案由各业务部门管理维护，原则：谁下订单谁管理。1.2原材料：面料，辅料，自制加工半成品，耗材。1.2.1面料中心采购的面料由面部中心管理维护面料档案；品牌中心采购的原材料由品牌中心管理维护原辅料档案；采购部、外贸部、职服中心采购和客户自提的原材料由生产中心原辅料仓库管理维护。1.2.2客户自提的原材料必须在原材料基础档案的“采购类别”属性里注明“6002客供材料”，此类材料只为客户代管，财务不参与核算，所有“客供材料”基础档案、出入库单据不同步到用友财务系统中。1.2.3面料的包装单位精确到每卷/轴, 所有的面料档案全部启用“批次管理”。盘点数量确认后然后做“加工入库单”生成明细。1.2.4物料仓库归类严格区分面、辅料，面料仓只管理面料，辅料仓只管理辅料。1.3仓库1.3.1仓库类别仓库类别为“客户仓库”的仓库基础档案以及相关的出入库单据不同步到用友财务系统。1.3.2仓库列表品牌成品仓库集团成品仓库代码名称地址代码名称000品牌服饰仓机场大道0001集团二楼西服仓兰江路125号二楼002品牌样衣仓机场大道998集团职服仓兰江路125号二楼003品牌展厅新世纪商务大厦J002集团AB仓兰江路125号004品牌开发仓库新世纪商务大厦J003集团C仓兰江路125号005品牌配件仓库机场大道J004集团D仓兰江路125号006品牌西服加工仓机场大道M00面料部机场路成品仓库机场路007品牌次品仓机场大道M01面料部黄龙成品仓库黄龙商贸城997品牌商务样品仓新世纪商务大厦M02面料部展厅成品仓库面料中心品牌原材料仓库集团原材料仓库代码名称地址代码名称地址F001品牌辅料仓机场大道01集团辅料1仓兰江路125号六楼F002品牌辅料次品仓机场大道02集团辅料2仓兰江路125号六楼M001品牌面料仓机场大道03集团面料仓兰江路125号六楼M002品牌面料次品仓机场大道11集团品牌中心面料仓兰江路125号六楼M80面料部机场大道仓库机场大道M81面料部黄龙面料仓黄龙商贸城M83面料部米样仓面料中心M85面料部粗纺仓面料中心C开头的（西服来料加工仓）与R开头(西服补货仓)虚拟仓之间不能相互调拨；C开头的（西服来料加工仓）的虚拟仓库不能与总部仓库之间进行调拨，只能发货/销售；R开头(西服补货仓)虚拟仓可以与总部仓库之间调拨。1.4客户客户是指最终与公司签定合同或公司收款开票单位的才能做为客户，对于中间商客户，只能作为业务员处理。如果即是中间商又是客户的，客户和业务员档案都要建档。1.5业务单据类型类型代码类别名称业务说明说明207生产领料生产车间领料百胜ERP添加类别208开发实验出库产品研发部，技术部领料209管理部门领料行政职能部门领料210营业部门领料业务部门，直营系统领料直营部，代管部，ODM部，职服中心，浙江办，江西办，外贸部，面料1部，面料2部211制造综合领料生产中心其他部门领料101材料采购入库所有原辅材料、零配件入库110自制半成品入库车间自制半成品入库102生产完工入库车间自制产成品入库105委外加工入库委外加工入库委外加工产品，衬衫,T恤107样品入库样品采购入库中样衣采购2. 业务处理2.1业务规范2.1.1所有的出入库单据必须选择对应的业务员； 2.1.2所有的出入库单据必须填写单价；2.1.3所有的出入库单据必须在本月验收，如果下月在收到实物有差异的，在下月整单冲红后调整。2.1.4总部，直营系统库存调整单只能由财务部验收。2.1.5已确认的出入库单据不可进行反审，只能进行整单反方向业务调整冲销处理，在备注里注明被冲销单据的单据号。2.1.6所有单据不允许录入负数。2.1.7出入库单不允许手工开单，全部从ERP系统里打印，手工单据财务部必须全部退回给业务部门重开。2.1.8所有出入库单据类型必须选择。2.1.9内部各部门（包括直营分公司，办事处，直营店）领用原材料作领料处理，并选择领用部门；如果领用过来最终要销售给客户的要作为物料销售处理，开具物料销售单并开具发票。2.1.10发给外协加工厂的原材料作领料业务处理。2.1.11发给品牌代理商的原材料需要单独收款的作为物料销售业务处理。2.1.12直营零售店随货销售的包装物要作为商品销售，单价为0。(统计各种包装物，编制货号，条码)2.1.13品牌中心所有成品、原材料采购必须在ERP系统里生成订单，仓库执行采购通知单入库。2.1.14所有采购入库单据验收确认后发现入库仓库选择错误，必须先整单红字冲红，然后选择正确的仓库，不可做移仓业务。比如面料中心的面料1部、面料2部的入库仓库。2.2品牌与集团仓库内部之间的原材料、成品移仓业务处理在品牌中心的ERP系统里，添加集团ERP系统的常用仓库，设置“020集团仓库”类别；在集团ERP系统里，添加品牌ERP系统的常用仓库，设置“021品牌仓库”类别；增加调拨/移仓类别：001品牌至集团, 002集团至品牌。2.2.1品牌移仓至集团（品牌集团）品牌仓库人员确定集团的入库仓库，由品牌仓库开据“移仓单”，移仓类型选择“001品牌至集团”，打印移仓单随同实物出库。出库流程结束同时在OA系统里发起“品牌至集团物品调拨单”，流程标题填写移仓单据号，传递到集团对应仓库主管；OA流程结束集团仓库员收到实物核对无误后验收入库，同时通知仓库主管在OA系统流程里确认并结束流程；如果实际入库的仓库与单据上不一致，由接收方先验收入库后，再手工制作移仓单在内部仓库之间进行调整。入库流程结束2.2.2集团移仓至品牌(集团品牌)同2.2.1业务流程相反，移仓单据选择“002集团至品牌”，OA流程选择“集团至品牌物品调拨单”品牌成品仓库集团成品仓库代码名称地址代码名称000品牌服饰仓机场大道0001集团二楼西服仓兰江路125号二楼002品牌样衣仓机场大道998集团职服仓兰江路125号二楼003品牌展厅新世纪商务大厦J002集团AB仓兰江路125号004品牌开发仓库新世纪商务大厦J003集团C仓兰江路125号005品牌配件仓库机场大道J004集团D仓兰江路125号006品牌西服加工仓机场大道M00面料部机场路成品仓库机场路007品牌次品仓机场大道M01面料部黄龙成品仓库黄龙商贸城997品牌商务样品仓新世纪商务大厦M02面料部展厅成品仓库面料中心品牌原材料仓库集团原材料仓库代码名称地址代码名称地址F001品牌辅料仓机场大道01集团辅料1仓兰江路125号六楼F002品牌辅料次品仓机场大道02集团辅料2仓兰江路125号六楼M001品牌面料仓机场大道03集团面料仓兰江路125号六楼M002品牌面料次品仓机场大道11集团品牌中心面料仓兰江路125号六楼M80面料部机场大道仓库机场大道M81面料部黄龙面料仓黄龙商贸城M83面料部米样仓面料中心M85面料部粗纺仓面料中心2.3乔顿仓库与客户仓库业务处理2.3.1乔顿仓库(包含品牌和集团仓库)与客户仓库之间不能进行移仓业务；2.3.2乔顿仓库与客户仓库之间确实有业务发生的，只能是销售/退货业务，双方必须开具发票。（例如：九牧王与六楼仓库之间不能直接调拨，如果九牧王需要乔顿提供物料的，先由乔顿销售给九牧王，乔顿开具物料销售单并开具发票给九牧王，然后再入库到九牧王仓库；反之亦然）。2.4面料中心、品牌中心与集团六楼面料仓库业务处理(工作联系单格式)单据区分面料销售单、面料仓库移仓单2.4.1面料销售单面料先销售给客户，最终与公司只结算加工费的，面料中心或品牌中心的面料从仓库发出开具面料销售单，面料到达六楼面料仓库后，六楼仓库根据面料销售单，手工开具面料入库单入库到客户面料仓库。2.4.2面料仓库移仓单（同2.2.1和2.2.2）业务部门从面料中心或品牌中心调面料，最终与客户以成衣价结算的，面料中心或品牌中心的面料从仓库发出开具面料仓库移仓单，面料到达六楼面料仓库后，六楼仓库根据面料仓库移仓单，验收入库到六楼面料仓。2.5.品牌西服在集团生产加工、发货流程2.5.1所有品牌西服在集团加工的，西服订单，发货通知，发货单都在集团ERP系统操作：2.5.2由品牌中心跟单员(现在的王勇，姚小芳)在制作订单里选择对应的仓库和订单类型。订单流程结束。2.5.3生产加工完工入库后，入库到对应的车间仓库，需要发货时，由品牌西服跟单员通知集团生产部装箱出库：由生产部人员（现在的汪剑蓝）从车间仓库移仓至对应的虚拟仓（现在的以R、C开头的虚拟仓）。移仓流程结束。2.5.4由品牌中心跟单员(现在的王勇，姚小芳)执行订单生成发货通知单发货，打印发货单。发货流程结束。2.5.5品牌西服订单，通知单，发货单全部同步到品牌ERP系统里，不导入用友ERP系统。（即R,C开头的出货仓库）2.6品牌外协生产部下单到集团发货流程品牌外协生产部下单到集团生产加工的产品，完工入库后，先从集团车间仓库移仓至品牌服饰仓，然后由品牌服饰仓再分发至相应的客户。操作同2.2.13流程3.1基础档案所有客户、供应商、仓库、业务员、部门基础档案的新增、修改、停用等操作必须在OA系统“ERP操作”里发起相应流程，经财务部关振光审核后通知IT部完善，ERP系统档案维护由IT部管理维护。3.2单价4.执行时间以上内容从2011年11月1日起严格执行。品牌中心ERP系统客户档案变更申请单申请日期: 申请单号：BC*申请部门申请人变更类别新增/修改/停用客户全称客户简称客户代码上级渠道所属渠道客户性质 分公司/商店客户类别见DRP系统自提材料是/否开票信息单位名称： 地址：税号： 开户行： 帐号：以下由财务部填写客户编码客户类别客户属性销售/调拨/内购/不同步。以下由IT部填写客