济南高新技术产业开发区档案管理暂行规定.doc

济南高新技术产业开发区档案管理暂行规定第一章 总 则 第一条为了加强济南高新技术产业开发区(以下简称高新区)档案管理，更好地为高新区建设发展服务，根据中华人民共和国档案法和国家档案局中华人民共和国档案法管理实施办法及省、市档案管理有关规定，结合高新区实际，制定本规定。第二条本规定所称档案，是指过去和现在的高新区范围内的国家机构、社会组织以及个人从事规划、建设、项目引进、管理、科研、生产、经营等各项活动中直接形成的对国家、社会和高新区具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史纪录。第三条高新区管理机构、社会团体、企业事业单位和其他组织(以下统称名单位)以及个人从事档案活动，均应遵守本规定。第四条高新区档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各单位必须加强档案管理工作，为档案管理工作提供必要条件，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。第二章 档案机构及其职责第五条高新区管委会办公室是高新区档案行政管理部门，主管高新区档案工作，负责对辖区内的档案工作实行统筹规划，组织协调、监督和指导。第六条高新区各单位应当根据国家有关法规，认真开展档案管理工作，建立档案室、配备相应专兼职人员负责管理本单位的档案，并接受高新区档案行政管理部门的监督和指导。第七条档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识，并取得岗位资格证书。第八条高新区档案行政管理部门的主要职责：（一）负责宣传贯彻执行国家有关档案工作法律、法规和方针政策； （二）负责制定高新区档案工作发展规划和计划，并组织实施；（三）监督、指导高新区的档案工作，依法查处档案违法行为。第九条 机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构的主要职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立、健全本单位档案工作规章制度；（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（三）统一管理本单位的档案，并按照有关规定向档案馆移交档案；（四）监督、指导所属机构的档案工作。第十条 高新区档案馆的主要职责：（一）负责高新区档案馆业务建设，并确定其接收档案的范围；（二）收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；（三）负责建立健全高新区档案工作规章制度；（四）组织、指导高新区档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。（五）对所保存的档案严格按照规定整理和保管；（六）负责高新区档案信息资源的开发利用等业务工作。第三章 档案的收集和管理 第十一条 高新区各单位应当制定档案工作目标，并按档案工作目标管理的要求，对本单位的档案实行集中统一管理。建立健全档案文件；材料的形成、收集、整理和归档管理制度，并将此项工作纳入本单位各项管理程序、工作计划，列入有关部门、人员的职责范围。第十二条高新区各单位及其工作人员在职务活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定收集齐全，整理立卷，按期交本单位档案部门或档案工作人员集中管理。任何部门或者个人不得据为已有或者拒绝归档。第十三条 高新区档案馆是集中统一保管高新区档案的基地和利用中心。高新区各单位应根据本单位实际，按照国家有关规定拟定详细的各类文件材料归档范围和保管期限。各门类档案的归档范围、时限及要求应按下列规定向高新区档案馆移交档案：（一）文书档案应按下列规定收集、整理、归档：1、凡记述、反映本单位主要职能和工作情况、具有保存价值的文件材料均应由形成、承办部门档案工作人员负责收集、整理、归档，于次年的3月底之前完成归档工作；2、应归档的各类文件必须是原件，其用纸、字迹和签发用印等必须符合国家有关标准的要求；3、归档的材料书写要用钢笔，不得用圆珠笔或纯蓝墨水，存档文件应原件一份，印件二份，以便于查考利用；4、归档文件材料齐全完整，按其内在联系，准确反映文件内容，装订牢固、整齐，无任何金属物；5、各部门完成归档任务后应按照有关规定向档案馆移交，凡移交进档案馆的档案必须编制归档文件目录一式两份，一份留文件形成部门，另一份连同归档文件一同移交档案馆并办理交接手续。（二）会计档案应按下列规定收集、整理、归档：1、本单位形成的各种会计报表、账簿、凭证，在会计年度结束后由会计部门职档案工作人员负责收集、管理、立卷，在会计部门保管1年后，在第三年的3月底之前向档案馆移交。2、已归档的会计档案要齐全完整，做到保持各种会计档案材料的自然形成规律和有机联系，已归档的会计档案其纸张、字迹、装订等均应符合国家及省、市有关部门的规定。3、会计档案向档案馆移交须办理移交手续，编制会计档案登记簿一式两份，一份随会计档案移交档案馆，一份留会计部门备查。（三）城市建设档案应按下列规定收集、整理、归档：1、城市建设档案是指在城市规划、建设及其管理中形成的应当归档保存的各种图纸、图表、文字材料、模型、样品、照片、声像等各种载体的文件材料。2、工程竣工档案由建设单位按下列要求汇总移交：（1）属于进档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起六个月内移交完毕；不属于进档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起三个月内移交完毕。（2）属于进档案馆的工程竣工档案，应制作一式三套，原件交档案馆，其它两套分别交建设（或主管）单位和使用单位；不属于进档案馆的档案，应制作一式两套，原件交建设（或主管）单位，另一套交使用单位。遇特殊情况需增加竣工档案套数的，由建设单位解决。（3）归档的城建档案应齐全、完整、准确、系统；各签证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编制和书写。（4）城建档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷厚度不超过二公分，同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。（5）竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制。竣工图应是与实物相符的新蓝图，并经工程技术负责人审核签字，加盖竣工图章。对地下隐蔽工程，应有隐蔽记录简图、覆盖前的现场实测数据，并经测量及验收人员签字。（6）城建档案的整理装订。文字材料以A4或十六开纸规格为标准。不够大的进行裱糊，去掉材料的金属物，采用档案馆统一印制的表格和卷皮、盒，用棉线装订整齐。竣工图采用手风琴式折叠，大小为四号图幅，按顺序装入档案盒。（7）整理好的工程竣工档案，由建设单位向档案管理部门移交。移交书应填写真实，各种签字盖章完备。3、规划、国土、测绘、环保、建筑报建、施工管理及住宅、城管等档案的移交应符合以下要求：（1）建设单位各部门形成的档案每年年底由本部门负责档案的档案工作人员汇总后在次年3月底之前向档案馆移交，如只有一份，并且在短期内经常使用的，可在本部门保存两年，第三年3月底之前向档案馆移交。（2）建设单位各部门形成的档案一般按项目或内容立卷，保持项目或文件内容的完整性，每一卷应书写卷内目录，采取散装的办法装入档案盒内，一个项目装一个盒或若干盒。移交时由本部门档案工作人员填写移交书一式两份，随档案一起移交。（四）声像档案应按下列规定收集、整理、归档：1、凡反映本部门、本单位主要职能活动和工作成果、领导人或著名人物参与本单位重大活动、本单位组织或参与的重要活动、记录本单位重要事件和重大事故及其他有保存价值的录像带、录音带、光盘、照片都属于声像档案的归档范围。2、声像档案形成后应由形成部门或有关人员负责收集整理、编号、编目，及时向档案馆移交，并办理交接手续。3、归档的声像档案应由形成部门编制简要的文字说明，如：照片档案应编制包含事由、时间、人物、地点、背景、摄影等6要素的照片说明；录音带、录像带应编制包括人物、时间、制式、规格、密级等内容的归档文字说明。连同声像档案目录一份一起向档案馆移交。（五）实物档案应按下列规定收集、整理、归档：1、凡本部门、本单位获得的，由市委、市政府及以上级别党政机关表彰颁发的奖旗、奖牌、奖状及其他具有保存价值的实物均属于实物档案的归档范围。2、凡应归档的实物档案，获得或承办部门必须在次年的三月底之前送交档案馆归档，并办理交接手续。3、实物档案必须以原件归档，原件须保持完好无损。4、实物档案由档案馆负责分类、编号、编目和保管。(六)高新区所属辖区内镇、办事处、园区属于规定移交范围的档案自形成之日起满10年，向高新区档案馆移交；(七)高新区管委会机关及所属事业单位合并、撤销时，其档案向高新区档案馆移交；(八) 高新区所属国有企业合并、撤销、转让时，其档案资料按国家有关规定统一评估、移交和处理；(九)其他各专业档案的移交按国家有关规定执行；(十)有下列情况之一的有关单位应做好档案材料的收集、整理并在情况发生后一个月内向高新区档案馆移交、提供档案或报送信息。1高新区重要机构的建立、变更或撤销的；2列入市级以上的重点项目、重大科学技术研究、重大技术改造项目、重大科研成果，技术发明的；3获得全国性荣誉证书的；4本单位发生重大事件的。第十四条高新区各单位应按国家有关规定，加强对高新区基本建设项目档案的管理，分级分工负责，完善基础项目(工程)竣工验收制度，确保高新区基本建设档案的完整和安全。第十五条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。第十六条 档案的保管期限一般可定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。第十七条 凡是反映高新区或者本单位重要活动和基本历史面貌的，对高新区或者本单位建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：（一）高新区规范性文件，本单位处理重要问题形成的文件材料；（二）高新区或者本单位召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合性统计报表和有关会计报表；（三）高新区或者本单位机构演变、领导人任免的文件材料；（四）上级机关颁发的需要高新区或者本单位贯彻执行的重要文件。第十八条 凡是反映高新区或者本单位一般工作活动，在较长时间内对高新区或者本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：（一）高新区或者本单位一般性工作的文件材料，一般会议的重要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；（二）上级机关颁发的需要高新区或者本单位贯彻执行的一般文件材料；（三）下属单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。第十九条 凡是在较短时间内对高新区或者本单位有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：（一）高新区或者本单位一般事务性的文件材料；（二）上级机关颁发的非本单位主管业务但需要协助办理的一般性文件材料；（三）下属单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。第二十条高新区各单位应加强档案的安全保护，根据需要配置适宜保存档案的专用设备，确保档案的安全。高新区档案馆应配备专用的档案库房和供查阅档案的阅览室。各单位应根据实际需要设立档案室或配备专用铁皮档案柜。第二十一条 档案库房必须有专人负责管理，其他人员未经许可禁止进入库房；批准进入库房时，应有专人陪同，不准任意翻阅档案。第二十二条 档案库房要配置防火、防盗、防光、防尘、防鼠、防虫、防潮、防污染、防高温等设施，严格控制档案库房温湿度，并有连续性的库房温湿度控制记录，使库房内保持适宜的温度（14-24）和湿度（45%-60%）。第二十三条 高新区档案行政管理部门要定期组织人员对档案保管状况进行全面核查，并做好记录，发现问题及时向分管领导汇报，并采取积极有效措施，确保档案的安全。第二十四条 档案工作人员调动工作时，必须在办理档案移交手续后方能离开岗位。第四章 档案的利用第二十五条 档案工作人员要熟悉所保管档案的情况，主动了解高新区和本单位各项工作对档案的需要，积极做好提供利用工作。第二十六条 高新区档案馆要编制案卷目录、全引目录、文件字号索引、专题目录等检索工具，为档案的利用创造条件，提供方便。第二十七条 高新区档案馆应开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编等资料，为领导决策和单位工作服务。第二十八条 高新区档案馆应当依照中华人民共和国档案法及其他有关法规的规定，分期分批向社会开放档案，定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。第二十九条 单位和个人利用已开放的档案，须凭介绍信、居民身份证、工作证等合法证明；利用未开放的档案和其他单位保存的档案必须遵守国家有关规定，不得擅自抄录、复制或者泄露档案内容；查阅重要的档案须经领导批准。利用档案时，任何单位和个人不得圈注、涂改、损毁、丢弃档案。第五章 档案的统计第三十条 档案统计应定期进行，统计时，计量单位必须统一，统计表册必须一致。第三十一条 档案统计要做到进出账目清楚，手续完备。各单位应建立收进、移出登记簿，凡保管的档案数量发生变化，应随时改动登记簿和有关检索工具，以达到目录、案卷数字相符。如发现丢失、损坏情况，应及时记录和统计，并注明丢失和损坏档案情况的名称、数量和原因。第三十二条 建立利用情况统计制度，详细登记借阅人次、卷数（册次）情况和利用效果，每季度汇总一次，半年对利用情况进行一次分析。第三十三条 编制年度综合统计表，内容包括统计人员、档案利用情况和库房面积、档案装具、设备等全面情况。第六章 档案的鉴定和销毁第三十四条 鉴