高效工作与时间管理.ppt

,高效管理时间的十个黄金法则,讲师：谭小芳,3,4,5,6,7,8,序：时间重要性的实验,结 论： 时间管理就是生命管理,第一个法则 要事第一,案例:李林的时间管理,12,李林的时间管理 李林是某大公司的销售部经理,敬业爱岗,事必亲为,每天工作10多个小时,并且节假日也很少休息,在别人看来李要确实是一位真正的劳模.然而,李林自己心里明白,在这个岗位上也快10年了,每天都忙忙碌碌,与时间赛跑,但是一年又一年过去了,总觉得一事无成,许多宏图大志,美好理想却不能付诸行动,心中常常感叹: “实在是没有时间啊！”,13,让我们截取他的生活小片段了解一下吧。 一天，总经理找到李林，跟他说“李林，下个月的董事会，我准备让你主讲我们部门的年度总结报告，这是你的好机会，认真准备一下吧！” 接下来几个星期，每天依旧那么忙，但李林心里惦记着大事，还是尽量收集资料。他心想还有时间呢，乘这会儿多收集资料，资料越多报告的质量越高嘛，况且真正开始构思，必须在安静的环境下才行，等几天再正式动笔吧！ 日子过得很快，资料也收集了很多，李林才惊觉明天就是董事会了，“无论如何不能再拖了，今天一整天我必须把报告完成了。” 上午八点，正当他准备下笔时，电话来了，一位员工生病了，不能到岗，请他代为处理一些争件，身为主管，李林当然不好拒绝，反正损失不过是一个上午，下午还有好几个小时呢！ 做完急件，李林刚拿起资料准备整理，老板的电话又接过来了，顾客对销售部员工进行投诉，要他马上调查原委，下班前出具调查报告。老板的命令怎能不理呢？年度总结，下班再写吧，晚上清静，更容易构思，于是，李林召集员工进行了周密的调查，用了四个小时，将事件彻底摆平，并安抚了顾客，圆满完成老板交待的任务。下班时间总是塞车，回到家已经七点了。吃完饭，正准备工作时，电视里刚巧播放欧洲杯足球比赛，对于铁杆球迷的李林来说，这是不容错过的，反正松驰一下神经，待会做就更有灵感了，这下可是有点累了，他有些焦急，但越是焦急越写不出来，他咒骂了自己一顿，都是贪看足球比赛之过，现在什么灵感 也没有了，倒不如睡觉，明早4点再做吧。,14,闹钟准时响起,李林习惯赖床,在床上磨了好一会,终于起床了.洗漱过后,李林抓紧时间连写了好几篇,突然又发现有些资料忘了带回家.于是赶紧赶到办公室,这时已是8点多了,离董事会召开仅剩两个小时,李林急急忙忙花了一个多小时,终于完成了.这份他渴望一举成名的报告只花了三个小时,结果可想而知,机会失之交臂,李林又一次回归平庸. 诚然,李林大部分时间都在工作,而且都是正当的应该做的事情，每一件事情都没有理由推掉，而关键的决定他提升的年度总结报告没有时间去做，李林真的是没有时间吗？,15,问题出在哪里?,16,17,把什么放在第一位，这是人们最难懂的。 法国哲学家巴斯卡,18,第四代时间管理法,19,第四代时间管理,重 要,不重要,紧 急,不 紧 急,重要又紧急,重要而不紧急,不重要而紧急,不重要不紧急,30-45%,50-65%,15%,1%,1）危机事件； 2）急迫的问题； 3）不得不做的事； 4）有期限压力的事。,公司的研究发展 个人的人际关系 公司的员工训练 个人的公共关系 公司的策略规划 个人的休闲活动 公司的CIS 个人的自我成长 公司的新市场 个人的生涯规划,1）某些会议； 2）造成干扰的拜访； 3）某些信件、报告； 4）吸引人的集会； 5）符合别人期望的事。,1）琐碎的事情； 2）广告函件； 3）某些电话； 4）访客闲聊。,20,第四代时间管理,1、优先顺序,第一优先（）：做重要又紧急的事 第二优先（）：做重要但不紧急的事 第三优先（）：做紧急但不重要的事情 第四优先（）：做例行的事。,危机、意外 及有时限的事 ；,未来发生会影响 到全局的事 ；,经常发生的事 ；,每天例行的事,21,第四代时间管理,2、轻重缓急,1）8020原理： 对完成目标越有利越重要 终及目标、核心目标利益大于其他目标 利益。 2）完成与否直接影响全局结果。 3）不会有第二次机会。 4）是必须要做的。,22,第四代时间管理,3、重要大于紧急,1）以重要为关键，把重点放在第一、二象 限；远离第三、四象限。 2）第一象限: 抓紧做;返回第二象限 第二象限: 重点做;按计划有步骤做;为明天准备； 第三象限: 不花时间;少花时间;授权部下做 第四象限: 平衡好被支配的事情;不被迷惑,争取自由 返回一、二 象限,23,第四代时间管理,4、集中时间于第二象限,1）利用PDCA循环减少救火现象。 2）以人为本，在人的管理上要善于花时间 3）管理明天的时间二象限大石头管理法,24,把最重要的事情放在第一位，分清事情的轻重缓急，优先顺序，要事第一，按顺序优先办理。,本人观点：,25,第二个法则 立即行动,非洲丛林的故事,26,拖延商数的测验,27,1、立即做，现在做，不要拖延，不要幻想到思考成熟以后再解决，世界上永远没有十全十美的事情，现在的决定就是最好的。 2、设定一个合理的最后期限：限、经营的问题不过夜；、其它方面的问题3天，最迟不能超过一个星期。,本人观点,第二个法则 立即行动,不要再拖啦！,28,第三个法则 目标明确,我是谁？ 我生活的方向在哪里？ 我想达成什么样的目标？,29,明确的目标积极的态度坚韧不拔的努力 卓越的人生,30,目标设定的SMART原则 S（specific）目标是否具体、明确？ M(measurable)目标是否可以衡量？ A(attainable)目标能否达到？ R(relevant)目标与工作是否紧密相关？ T(time-based)目标有无明确的时间要求？,31,山田本一的故事,32,观点分享,没有明确的目标一定失败，但拥有目标也不一定成功，更重要的是要有一套事先规划好的目标行动方案 针对目标列出行动步骤，先做什么，后做什么，什么重要，什么比较不重要，然后一心一意去达成目标，那么你在至年内就可能达成别人年才能达成的目标。 没有明确目标及行动方案的人注定要为那些有清晰目标的人工作。,33,第四个法则 珍惜今天,时间管理的黄金定律,我的时间价值每天 元,每小时 元,每分钟 元,一万年太久，只争朝夕. -毛泽东,34,海尔OEC管理,Ooverall Eeveryone、everything、everyday Ccontrol、clear “OEC”管理法也可以表示为：日事日毕、日清日高。 （1）所有人每天的工作任务心中有数，达到自主管理。 （2）工作效率高，强调当天的事情必须当天完成。 （3）每天都有进步，确保企业发展和个人的成长。,总帐不漏项。,事事有人管。,人人都管事。,管事凭效果,管人凭考核。,35,观点分享：工作清单,每周六或周日列出下一周的工作项目，每天晚上列出第二天的工作项目，你的生产力就会立刻提升腾。 列出清单可以使你明确当日当周的工作目标方向。 列出清单可以使你抓住重要的事项提升效率。 每天结束时对照清单，把完成的项目划掉，你会觉得成就感，成功的人生建立在成功的每一天，而成功的每一天就在于一步接着一步地完成工作清单上的项目。,今天你的事情做完了吗？,36,第五个法则 一次做好,美国潘兴导弹的质量控制 零缺点工作,37,你的工作做到零缺点了吗？,38,观点分享,1、做对的事情，避免方向性错误。 、一次把事情做对，第一件事百分百做好，会赢得第二件事情百分百的时间。,39,第六个法则 善于授权,管理是什么？,40,观点分享,1、完善职位说明书，权责划分表； 2、及时授权，明确目标，说明“做什么”而不是“怎样做” 3、授权不等于弃权，要及时检查、评估，进行绩效考 核。 4、向被授权者提供资源支持，不能越级指挥。 5、授权不授责，牢牢记住第一责任人的概念。 6、抓大放小，做最重要的事。,41,第七个法则 整洁条理,研究表明：一般公司职员每年要周的时间费在寻找乱堆乱放的东西上面，每年因不整洁和无条理的习惯，就要损失近20的时间。 文件处置测验,42,第七个法则 整洁条理,观点分享,1、拿东西养成哪里拿哪里放的习惯。 2、把同样、同类、同时使用的东西放在一起。 3、在东西上编号，贴上纸条。 4、建立一套高效率的时间文件处理系统，表格化管理。 5、做事尽量简单化。 6、用文字来汇报工作。 、养成每天清理办公桌、电脑的习惯，用好垃圾桶和回收站。,43,第八个法则 结果导向,曾国藩：莫问收获，只问耕耘。,44,观点分享,市场经济重视结果，不重视过程， 那种只重视过程，不重视结果的人，在时间管理上走 入了一个误区， 建立以业绩为导向的企业文化和个人职业生涯文化。,45,第九个法则 敢于说不,为什么有些经理人总是觉得时间不够用，而他们的属下却总是没有工作做？ 猴子管理。,46,不要让人浪费你的时间,47,第九个法则 敢于说不,善于说不,1、在别人在你身上看到希望之前，赶快说不，拒绝 太慢，找人忌恨； 2、提出一个代替方案，比如说，我不能代替你去找 他，但我可帮你打电话，具体事情必须由你亲自去做， 因为这是你的事情。 3、万一说不出口，赶快设想一下接踵而来的麻烦，懊 悔自责，糟糕的结果，长痛不如短痛，然后赶快说不。