浅谈企业涉外档案管理

浅谈企业涉外档案管理枣2000黧锄R管理与捷采平羊4期L浅淡企业涉外档案管理孔凡海企业涉外档案,是我国改革开放,发展外向型市场经济形势下的新产物如何开展企业跨外档案管理,使之更好地为改革开放和经济建设服务,是我们面临的新课题一,企业涉外档案的范畴企业涉外档案即企业在生产经营活动中产生的,涉及外事活动和出口产品,引进,涉外项目的有关文件资料主要包括国家和上级主管部门,企业各级领导及有关部门形成的各类涉外文件资料企业涉外档案主要包括以下几个方面内容1管理性涉外文件材料管理性涉外文件材料主要包括国家及有关上级领导部门,各级外事管理部门形成的关于涉外工作的指令性,指导性文件有关专业部门形成的相应文件如涉外法律条文,商务纠纷仲裁,报告及税务等有关材料以及本企业有关涉外工作的规章制度,条例以及项目考察谈判,协议,合同等成套性材料21进材料企业在引进有关技术,设备的同时,必然伴随有关设备和技术资料图纸的引进即引进资料它既包括了有关技术图纸资料,也包括了引进过程中的项目合同,协议,备忘录,谈判记录,来往电函,设备发运单,装箱单,品质保证书等引进资料的涉外性是由引进工作的涉外性决定的企业引进资料不仅是企业宝贵的科技财富同时也是处理引进质量问题,技术问题的涉外凭证是企业涉外档案的组成部分3出口产品文件资料企业在出口产品时根据任务来源不同情况各国要求不一样,按时间的先后项目内容必然会产生技术谈判,商务谈判,议定书,议书,设计合同,建造合同,技术设计基本情况,国外船东退审图,施工设计,船舶设备翻译资料,进口设备说明书,设备装箱单,授权书,制造厂证书,交船签字文书,产品检查验收,出厂证明书,完工文件,设备完工文件,收到国外文件,电传汇集,发出文件,电传汇集等如果是出口军品,还会产生技术交底,技术培训图纸资料等企业出口产品涉外性是由出口产品涉外工作决定的出口产品文件资料不仅是企业的宝贵技术财富,同时也是为处理涉外售后服务,遗留问题,修理等提供资料,发挥作用它是企业涉外档案重要组成部分,也是企业档案不可分割的组成部分4有关财务文件在出口产品,引进技术设备的同时,会形成一整套报价定价清单,髓之必然发生一系列交付,承兑业务,由此产生一系列商业发票,各类长短期信用证以及关税和索赔材料这些在涉外工作中形成的各类财务文件也属于涉外档案范畴它是解决涉外经济纠纷的重要凭据二,企业涉外档案的特点企业涉外档案是企业档案的组成部分,与企业其他各类档案相比较既有性质相同之处,又有其独自特点,主要表现有以下几个方面1内容广泛随着改革开放企业出口产品,引进技术设备也与日俱增随之产生了大量涉外档案它既是企业生产管理形成的有关资料,也包含企业发展所要遵循的中国法令法规,市场情况管与我求2000年弟4期驶相应的外国法令法规和市场资料,涉及面广,内容广泛2文种,形式,载体多样化由于出口产品引进技术设备来自世界各地,企业涉外档案文种也是多样的其中尤以奠,法,日等发达国家语种居多有形式上,有传真,信函,图纸,资料,机读文件等多种形式载体多种多样有纸张,胶片,磁盘,光盘等各种形式,体现出现代企业高科技的特点3呈阶段性无论是出口产品还是引进技术设备,都是按定的计划,设计阶段和施工步骤开展和进行的因而形成的文件资料也是按一定阶段分别收集保管,按年度或特点的阶段统一归铛如项目立项阶段,谈判阶段,设计阶段,施工阶段等,分别形成立项资料,谈判资料,设计资料,施工资料等涉外档案与工程项目联系密切,阶段性特点_J亡为突出4来源渠道多分布广涉外档案既来源于国内,也来源于国外既有本企业形成的,也有国级上级主管部门和外经贸部门形成的,并且有关文件及技术,管理资料分布于有关机构和个人手中,给涉外档案管理带来了许多困难三,开展企业涉外档案管理企业涉外档案管理,是市场经济条件下企世档案管理面临的新课题面对这一新生事物,我们的涉外档案管理也处于尝试阶段根据有关管理标准和技术标准,结合我们的工作买际,对涉外挡案管理做如下思考1理顺关系,集中管理涉外档案是企业档案的组成部分,是/止业生产经营活动的真实记录和反映,它蕴含着丰富的科技经济信息,与其他各类档案一样构成企业档案的整体企业涉外档案形成部门应将该档案归于所在企业综合档案管理2健全制度,统一标准由于企业涉外档案具有阶段性,分散性,多样性等特点档案各类管理制度建立健全尤为重要其中包括涉外档案收集,整编,归档,借阅,保管等各项制度,实行主管领导负责制,确保涉外档案完整,准确,安全3合理划分类别,进行整理立卷涉外档案与其他专业档案有所区别,它不是单一的一种档案,而是由各种类别和专业的挡案共同构成,包括了各类管理性文件,生产经营,外经外贸,图纸资料,科技及财务等方面文件资料在整理时要劐分不同专业区别对待,对管理性文件材料可划归行政管理或相关生产,经营管理类对于出口产品,引进技术设备按照不同专业类别根据相关科技档案管理标准整编管理在内引外销中产生的有关财务文件,参照财务档案管理标准整编管理,同一合同项目的文件材料应构成整体对于持续时间长,跨年度的项目应随时注意收集积累,根据具体情况按照项目的阶段性归档,或等项目完结时集中统一整理归档外史资料应及时翻译,将翻译译文与原文一同组卷岍档4配备现代化管理手段由于涉外档案是企业顺应市场经济形势,内引技术外销产品,开拓国际市场,与国际经济接轨的产物,涉外档案从形式到内容都带有现代化管理与技术的特点固而在管理方法与手段上要与档案内容相适应,如涉外档案中会有大量缩微胶片,磁盘,机读文件档案管理相应必须配备阅读机,电脑终端等设施并在管理中应用计算机等进行检索贮存,保管使涉外档案中蕴含的大量科技,经