浅析往来账款内部控制制度管理

Woshi北京林业大学BeijingForestryUniversity北京林业大学毕业论文（设计）学 院 继续教育学院 所属教学站点 向导教学站专 业 名 称学 制 专升本 3 年（高起本 5 年） 年 级 201 姓 名指 导 教 师北京林业大学成人高等学历教育毕业论文（设计）真实性承诺书兹有学生_，系北京林业大学成人高等学历教育_专业_201_级学生（身份证号_） 。毕业论文（设计）的题目是：_浅析往来账款内部控制制度管理本人保证该毕业论文（设计）创作的真实性，若经有关部门发现本论文（设计）系抄袭或他人创作，本人接受北京林业大学做出的相应处罚。承诺人：_所属函授站：_向导教学站_ _年月日北京林业大学成人本科毕业论文（设计）第 I 页浅析往来账款内部控制制度管理向导教学站 工商管理 20指导教师 摘要往来账款是决定企业经营管理绩效的一个主要业务领域，它直接决定或影响企业的资金效率和利润水平。中小民营企业发展的过程中往往更重视销售业绩，而忽略了往来账款环节的整体内部控制，尤其是最近几年信用方式的普遍应用，导致企业的经营性风险日益增大。本文采用文献阅读法和逻辑分析法，对以华兴企业为例，分析了我国企业的往来账款循环的内部控制问题，论文首先分析了华兴企业的基本情况；其次分析了 A 集团的往来账款循环内部控制问题；最后提出了完善 A 集团的往来账款循环内部控制的对策。关键词：内部控制；往来账款；小型企业北京林业大学成人本科毕业论文（设计）第 II 页目 录摘要 .I1 A 集团往来账款循环的现状 .11.1 A 集团简介 .11.2 A 集团特点 .11.3 A 集团组织架构及营销体系 .22 A 集团往来账款环节内部控制存在的问题及原因分析 .42.1 组织结构设计不合理 .42.2 权利和职责分配不合理 .42.3 销售价格不合理 .52.4 应收账款控制不严 .62.5 业务流程不合理 .63 完善 A 集团往来账款环节内部控制措施 .83.1 健全组织构架 .83.2 严格职责分工 .83.3 调整销售价格策略 .93.4 完善销售费用控制措施 .93.5 加强应收账款的管理 .94 结论 .11致谢 .12参考文献 .13北京林业大学成人本科毕业论文（设计）第 1 页1 A 集团往来账款循环的现状1.1 A 集团简介A 集团成立于 1997 年，公司总部位于广州市科技园，是一家专门从事自动控制机电产品研发、生产、销售为一体的高科技公司。公司现在主要产品为“华兴”步进电机驱动器、伺服电机驱动器、运动控制器、配套电源及其他五大类，其中最为畅销的产品为步进电机驱动器、伺服电机驱动器，这两个系列已有 20 多个品种。 6公司建立运营十年来，产品已广泛应用于数控机床、激光雕刻、电脑绣花、纺织印刷、包装机械、标记机、雕刻机、绕线机械、坐标测量仪器、XYZ 三维工作台、机器人、医疗设备、陶瓷机械等行业中。公司成立十年来产品主要是在国内市场销售，从成立初期至 2013 年，产值、销量、利润率逐年增长，近年来各项业绩指标在业界名列前茅，2013 年公司的明星产品步进电机驱动器华兴-4HB110 在国内市场占有率达 35%，公司的主要产品系列步进电机驱动器系列在国内市场平均占有率达 25%。 32013 年销售额 28，181，201.00 元人民币，实现利润 10，229，775.96 元人民币，公司成立十年，从 2007 年至 2011 年公司发展迅速，销售额逐年上升，特别是 2013 年，由于公司研发优化老产品，明星产品华兴-4HB110 的量产及技术得到进一步的提高，使公司 2013 年利润率达36%，公司其他产品系列亦销售稳步增长。公司 2009 年至 2014 年公司销售额、实现利润数据如表1.1 所示：表 1.1 2009 年2014 年销售收入与实现利润数据表（单位：元）年份 年销售收入 年实现利润 利润率2009 7,985,610.00 2,555,395.00 32%2010 9,757,641.00 3,415,174.00 35%2011 12,873,610.00 4,505,763.00 35%2012 13,584,620.00 4,754,617.00 35%2013 28,181,201.00 10,145,232.00 36%2014 24,785,366.00 4,461,365.00 18%数据来源：A 集团内部资料1.2 A 集团特点1、企业小，职责分工不精细由于企业本身人力和财力不足，在产品的广告和市场营销等各个方面投入的资金和人力资源有限，部门机构设置简单，从而在人员职责分工上不精细，常常有一人充当多面手的情况。 42、经营范围单一，经营风险集中A 集团经营范围小，业务单一，客户分散，客户数多但业务量不大，常无法分散经营风险，同时，相比大中型企业的管理，其经营管理相对简单，没有复杂的程序化管理。3、强销售、弱财务北京林业大学成人本科毕业论文（设计）第 2 页A 集团有着大多数小企业的特点，公司运营是以销售为导向的，在目前的 A 集团的运营管理中，财务部门对企业经营战略等重大决策的影响力要远远小于销售部门，包括公司高层管理者一直以来都认为销售部门是企业利润的重要创造者，是所谓的“利润中心” ，而将财务部门看成是“成本中心” 。 54、企业基本处于人治状态A 集团是私人创立的小型民营企业，企业的 “一把手”既是所有者又是管理者，具有很高的权威和号召力，拥有大部分事件的决策权，企业基本处于“人治”的状态。这些基本特点决定了公司管理模式的特殊性。1.3 A 集团组织架构及营销体系1、公司基本组织架构A 集团是一家拥有自主研发、生产和销售能力的高科技公司。该公司的产品种类和生产规模都不是很大，但却有着研发、生产、采购、销售、工程、维修服务、财务、行政等职能部门，其中，销售部与研发部为公司的核心部门。图 1.1 华兴公司组织架构图数据来源：A 集团内部资料公司的股权结构十分简单，两位股东各持 50%的股权，根据公司的组织架构，公司的设总经理及副总经理职务，由总经理总负责公司全盘业务，副总经理对总经理负责，而实际情况是，正副总经理分工各有侧重，总经理主要负责公司销售、行政人事、财务、采购、仓库及生产。副总经理由于是办公自动化领域的技术专才，对步进电机、驱动器的研发具有十分丰富的经验，所以他主要负责公司研发部、工程及维修（包括对产品销后的技术支持及服务、返修品的维修等等） 。虽然，名义上总经理负责全盘管理公司，但由于两位股东持股数相同，而且副总经理负责的领域过于专业，总经理对此领域业务并不精通，为平衡两位股东兼管理者之间的关系，便于公司对公司重大事宜做出决策，公司请来两位股东的好朋友蒋总作为 A 集团的顾问，主要负责参与决策公司重大事宜并北京林业大学成人本科毕业论文（设计）第 3 页规划公司发展战略等。2、销售部门组织架构由于销售部及研发部是公司的核心部门，尤其是销售部是公司现阶段的龙头部门，销售业务直接影响到公司生存与发展的根本问题，有着其举足轻重的作用。公司所有的营销工作由主管销售业务的总经理负责，下设销售部经理一名，销售部根据区域共分为四个部，分别为销售一部、销售二部、销售三部、销售四部，其中销售一部主要负责深圳及深圳周边广东各省市地区的客户市场，销售二部主要负责以上海为中主的华东各省市地区的客户市场，销售三部主要负责以武汉为中心的华中各省市地区的客户市场，销售四部主要负责以重庆为主的西南各省市地区的客户市场，其中，销售二部设在上海，也称上海办事处，专门接待与处理公司华东片区的客户市场业务，办事处人员配置一名销售主管、二名销售人员及一名销售助理，其经营核算由公司总部财务部负责，由上海办事处销售助理每日传真销售报表，月末传真销售月报表及上海办库存盘点表。总部销售部另设销售助理二名，分别负责销售发货、售后服务咨询、销售回款跟踪等各种协调工作。 2北京林业大学成人本科毕业论文（设计）第 4 页2 A 集团往来账款环节内部控制存在的问题及原因分析往来账款环节是企业运营的核心环节，企业对其销售部门的内部控制完善、业务流程制定得当、内部牵制合理，不仅可以防止企业营销人员的舞弊，更有利于提高企业内部管理水平。本章介绍分析 A 集团内部控制情况，基于此，找出其往来账款环节的内控管理及存在的问题。2.1 组织结构设计不合理总经理与副总经理并没有明确的上下级之分，总经理管理销售、采购、生产、财务、行政、仓库，而副总经理从其职能上来看，只能说是一个技术总监，他只管理研发部及工程维修部，包括售后的技术支持，经营管理权基本上由总经理一人承担而副总经理并没有太多地介入经营管理，而实际上副总经理也是企业所有者之一。从组织架构来看，A 集团的职权分配不均，这样势必造成管理者之间不能有效地沟通，之前就是因为职权分配不均而导致原来的副总经理钟先生另立门户，从而给华兴带来了前所未有的威胁。华兴共有八个部门，偏偏缺乏独立的信用管理部门，客户订单由销售主管审核是否符合公司的授权标准，销售主管实际担当了公司信用管理人员.由销售管理者审查客户信用的做法，势必带来严重的后果-作为销售主管在销售业绩最大化与公司利益发生冲突时，他也许会为了销售业绩而不顾客户信用是否符合公司的授权标准， 7可见，销售主管担当信用管理人员的角色是不合适的，对公司有害无益.如果说由于小企业往往自身条件的限制，出于节约人力成本的目的出发，没有专门设置信用管理人员一职，其信用管理也应该是总经理而不是销售主管。没有信用部门来管理企业“情报工作” ，企业难以及时准确地收集有效的市场动态信息。我们知道，A 集团中销售人员很大一部分工作就是及时反馈市场信息，包括来自于竞争对手方面的信息和来自于商家方面的信息等，但是公司很难保证销售人员会足够忠诚足够敬业地加以反馈。有的销售人员纯粹靠估计和猜测来汇报销售数据，甚至还为了达到个人目的而编造数据。这些行为造成了销售数据系统的不可靠性比较大，使得企业难以及时准确地掌握有效市场动态。这样就造成企业难以有效掌握销售终端资源。 8企业一般都会通过销售人员与商家相关人员建立良好的关系。如果销售人员不反馈终端资源的相应信息，甚至把利用企业资源建立的关系转化成私人的关系，借此掌握这些销售终端资源，那么企业营销政策的执行力难免会大打折扣，如果销售人员离开公司，则会造成客户资源的流失。2.2 权利和职责分配不合理A 集团由于公司小、人手少，公司管理者为了能够尽量地节约人力成本，在设置岗位时，常常是一人身兼多职，而对人员的岗位安排往往由老板说了算，人事部并不能很好地发挥其工作职能。从内部控制管理的角度来看，A 集团的权利和职责的分配没有遵循不相容职务相分离的原则，主要存在以下问题：1、工作职能重叠从销售部经理、销售主管岗位责任描述中我们可以看到，销售经理与销售主管及销售人员的工北京林业大学成人本科毕业论文（设计）第 5 页作上有所交叉，而且销售经理的职能上也有同销售主管重叠之处，作为销售部经理应负责销售部门的管理工作，而不是具体地负责某一区域的销售工作，A 集团的销售部经理既是整个部门的经理同时也是深圳及周边地区客户市场的主要负责人，这样的工作安排，不仅造成销售经理与销售主管的工作内容重叠，而且还会出现销售部经理利用职务之便进行不公平竞争的机率。虽然 A 集团也设立了销售部经理、销售主管等相应职位，由于公司内权力过于集中，往往是总经理“一句话”说了算，销售人员在遇到工作困难时，往往会直接找到总经理本人解决， 9这样，销售经理并未真正承担自己的责任，却得到了相应的职务报酬，而且，销售各小组之间缺乏有效的地沟通，小组内有职能重复的地方，导致企业内部控制环境弱化，公司在运行中产生大量内耗，员工工作效率低下，责任心不强，增加了企业的经营成本。2、不相容职务没有相分离在 A 集团，往来账款环节应适当分离的职位没有进行分离，例如：销售部主管接受客户订单的人员同时是负责最后向客户追款和对账的人员之一；发货通知单的编制人员同时负责货款的收取、产品的包装和托运工作；填制发票的财务部会计同时担任发票的复核工作；应收账款的记账与核实同时为一人；出纳既经手货币资立又负责与对账单的制作与处理，这些都极其严重的内部控制漏洞，很容易造成货币资金的舞弊、销售收入做假账等行为。若要对这些相关环节进行有效监督与管理，解决的方法就是多设置人员岗位，增加办事环节和程序，但是在 A 集团，内部控制并没有得到公司高层的重视，他们认为内部控制就是不相容会计岗位的分离，理解得很狭义，甚至认为加强内部控制，束缚了手脚，影响办事效率，是对自己人的不信任，容易造成内部矛盾等。这些重要的岗位没有进行有效分离，对员工的工作不能实施有效的监督与管理，很容易造成工作人员因为工作失误造成的差错或利用职务之便贪赃舞弊。2.3 销售价格不合理A 集团至今为止没有一个完整的价格体系，只有一个由公司主管销售工作的总经理参考了产品的成本及市场价后制定出来的一个A 集团产品销售指导价 ，该销售指导价格只是对公司各个产品由公司管理层定出的一个根据产品成本价加适合利润后的一个销售指导价。公司规定，在公司设定的销售底价的基础上，销售人员有下浮 8%及上浮 50%的权力，而且销售提成系数与销售利润率挂钩。显而易见，公司的此项规定完全是鼓励销售人员在销售产品时以利润为导向，而且-8%50%区间很大，给了销售人员太大的自由度，销售人员在报价时，考虑不同客户购买力的差异、竞争程度的差异、企业投入的促销费用的差异、运输费用等方面的差异，因而对不同的客户采取不同的价格。这种价格策略在使用公司产品的客户量少的区域，在一定程度上增强产品在各个目标市场上的竞争能力， 10但是，这样的价格策略则对客户量大的上海等华东片区市场、深圳及周边区域市场秩序产生重大影响，销售人员对不同的客户的销售价格不一样，会产生以下结果:其一，有些客户则可能利用这些不同地区的价格差，将产品从低价格地区转移到高价格地区销售，进行“窜货” 。其二，当某一客户或经销商发现其他客户或经销商的供货价格更低，则会对销北京林业大学成人本科毕业论文（设计）第 6 页售人员失去信任感，影响日后的合作。其三，客户或经销商如果提出要求平等享受最低价格的权利，企业很难提出强有力的理由加以拒绝。目前 A 集团出现的对客户差别对待，已引起部分被高价供货的客户的不满。由于价格体系的混乱，曾经造成公司销售人员以批发价甚至以出厂价向最终消费者出售商品、使得经销商的价格根本就没有竞争力，最终不得不放弃经营该产品。尤其 2007 年出现 BD 公司这一强有力的竞争对手后，A 集团为了维持客户，保有原有的客户市场，与 BD 公司进行恶性的降价竞争将产品销售出去，这样你降价我也降价，其结果必定是导致价格体系的混乱，恶性竞争将两家公司都拉入无底的低价战的黑洞中。根据 A 集团的具体销售情况，针对不同的目标市场制定不同的价格是必要的，但是公司现在欠缺一个市场环境、供求关系相吻合的定价政策，这一定价政策应该掌握一个基本原则，即不同地区的价格差异不足以对市场价格体系造成混乱。价格差异的幅度应该控制在不能让客户利用这种价格差在不同地区市场上窜货的范围内。2.4 应收账款控制不严A 集团同样有着其他小型民营企业的 “强销售、弱财务”的特征，A 集团