公司行政部内部管理机制研究

内容提要大家乐集团始创于 1968 年，1986 年于香港股票市场上市。大家乐集团是目前全球最大的中式快餐集团。近年来，随着餐饮店市场的日益加剧，尤其是快餐业的蓬勃发展，对该餐饮店的行政支援管理起到尤为重要的组成部分。因此，其行政管理现状存在哪些问题，如何解决这些问题，以及如何能更好地进行行政管理，把握是行政管理的重点，也是实现长远发展目标的前提。本文就是在把其行政管理过程中存在的问题找出来，通过分析，了解到其管理存在的原因，进而制定加强大家乐饮食有限公司行政部内部管理机制的措施、希望通过实施内部管理机制，达到促进行政总部建立强大专业的队伍，更有效地为对外部门进行支援。本论文共由四部分构成，主要结构如下:第一部分是引出时代背景，论述论文的研究意义，交代论文的结构及提出研究方法,这是论文的导论部分。第二部分对大家乐餐饮有限公司进行概述，阐述公司的整体概况、部门职能及行政部的构成。第三部分提出大家乐饮食有限公司华南区行政部内部管理存在的问题及原因。第四部分是针对大家乐饮食有限公司华南区行政部内部管理存在的问题提出加强规范的措施。关键词: 大家乐饮食有限公司，行政部，内部管理机制目 录1 绪论. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31.1 题目背景及目的. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31.2 国内外研究状况. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31.3 题目研究方法. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41.4 论文构成及研究内容. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 大家乐饮食有限公司简介. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52.1 公司整体概况. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52.2 华南区各部门职能. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52.3 华南区行政部组成. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 大家乐饮食有限公司华南区行政部内部管理存在的问题及产生原因. . . . 83.1 大家乐华南区行政部现行管理机制. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83.2 大家乐华南区行政部管理存在的问题. . . . . . . . . . . . . . . . . . .83.2.1 各职能部门分工模糊. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93.2.2 各部门人员结构及分配不合理. . . . . . . . . . . . . . . . . . .93.2.3 管理欠缺沟通. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93.2.4 行政内部与其他部门合作制度不完善. . . . . . . . . . . . . . .94 加强规范大家乐行政内部管理机制的措施. . . . . . . . . . . . . . . . . . .104.1 划分清楚各职能部门的功能职责. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124.2 根据业务所需整理各部门人员架构. . . . . . . . . . . . . . . . . . .134.3 分配制度的变革. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134.4 做好管理人员的责任分配. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144.5 完善行政内部各职能部门间及对外合作的制度. . . . . . . . . . . . .144.5.1 完善行政内部各职能部门间合作的制度. . . . . . . . . . . . .154.5.2 完善行政总部对外合作的制度. . . . . . . . . . . . . . . . . .15结论. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16参考文献. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17致谢. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181 绪论近年来，随着人们生活水平的不断提高，到餐厅吃饭喝东西，已经成了人们生活中的一部分。单独的或者亲朋好友结伴到餐厅消费甚至可以说是一种生活享受。从整体市场经济上看，现代企业的竞争，归根到底是人才及管理的竞争。科学合理的管理机制是企业吸引、激励、留住人才的重要手段之一，专业人才为企业提供科学合理的管理机制。现在沿着企业管理的方向，探讨一下这个在背后支援着对外运作的行政内部是如何进行管理的。1.1 题目背景及目的对于目前整体市场来说，餐饮业可算是最基本的服务行业及零售行业，而且受外部市场景气的影响相对较小，近几年很多连锁式餐厅都迅速发展起来，俨然已成为现今最蓬发的最具代表性的产业。常言道：食在广州，由于生活水平的提高，广州越来越多各式各类的餐厅，竞争愈来愈激烈，餐厅和顾客双方对服务质量都更加重视。大家乐饮食有限公司在外面对市场各方的注目，这个中式连锁快餐巨头又是怎么进行内部管理和对外支援的。撰写本文旨在于希望通过分析大家乐饮食有限公司的内部管理机制，探讨其重要性，以及在实施内部管理的过程中出现的问题来寻求解决方法，制定管理范本，更好地实施内部各种管理，为支援对外部门提供更坚实的后盾。1.2 国内外研究状况如何完善公司的行政内部管理机制，在不同的国家，对此都进行了各种的研究和探讨。1887 年，美国学者威尔逊发表行政学研究一文，认为“执行宪法比制定宪法更艰难” ， 1这篇文章被认为是行政管理科学的开始。作为一所上市企业，制定的管理机制在整家企业建立运行以及开拓上，都有着举足轻重的地位，而这正正式一家企业立足于市场的基础和开始。古立克的管理科学论文集中，一篇由英国管理学家厄威克的行政职能 （The Function of Administration）中提到著名的管理七职能说，即管理活动过程中计划、组织、用人、指挥、协调、报告和预算这七种职能。 2行政管理学一书中提到，行政与管理有着密切的关系。 3行政是为达到共同目的时合作的集体行动。行政管理理论不仅适用于政府机关，而且也适用于公私企业、军队和宗教组织。有学者认为，管理是一种经济资源， “科学、技术、管理”是现代文明社会的三鼎足，因此，管理工作也是不可忽视的重要一环，探索行政管理高效率无疑意义深远。 41.3 题目研究方法本课题所采用的研究方法有观察法、调查法等，主要采用了观察法进行研究。本人在大家乐饮食有限公司华南区行政部实习了一段时间，作为前台文员及行政助理，在行政内部不同的部门和不同职责的员工接触和交流中，不断去观察和收集各个部门相关的信息资料，进而对其分析研究，总结出有关大家乐饮食有限公司华南区行政总部内部管理机制的情况，以及发现行政内部管理机制仍然存在的问题，并提出有利于大家乐饮食有限公司华南区行政部内部管理发展的相关建议。1.4 论文的构成及研究内容本论文介绍了关于大家乐饮食有限公司华南区行政部现行的内部管理机制，从各功能部门的职能、管理责任与管理模式、人员架构、分配制度、业务流程以及内部人员责任等方面，从而对大家乐饮食有限公司华南区行政部目前的内部管理机制中存在的问题进行探讨，并结合实际，提出了如何加强规范大家乐饮食有限公司华南区行政部内部管理机制的相应建议。2 大家乐饮食有限公司的简介大家乐集团始创于 1968 年，1986 年于香港股票市场上市，是第一家于香港股票市场上市的餐饮业公司。随着经济发展，大家乐集团成为目前全球最大的中式快餐集团。作为中式餐饮业巨头的大家乐饮食有限公司有着自身的优势和管理特点，通过分析大家乐集团现行管理模式所存在的问题，对完善大家乐饮食有限公司华南区行政部内部管理机制有十分重要的作用。2.1 公司整体概况大家乐集团于 1992 年进驻中国内地，公司业务以拓展大家乐餐厅为主。主要分布于澳门、广州、珠海、深圳、东莞、中山、江门、佛山等地。现在业务遍及港澳、内地、美国加州及加拿大等地。经营的项目有快餐、机构饮食、特色餐厅、 食品产制、分销及海外的餐饮业务等。2.2 华南区各部门职能大家乐集团华南区拥有包括业务单位在内的 10 个大体部门，包括南中国快餐、南中国意粉屋、中国饮食机构、大家乐（华南）培训中心、大家乐食品实业、食品产销（中国） 、华南区业务部、华南区拓展部、华南区营售部以及华南区行政部。南中国快餐，即大家乐餐厅，业务单位分布深圳 15 间、东莞 9 间、中山 7间、江门 3 间、珠海 6 间、澳门 2 间、广州 20 间、佛山 10 间、肇庆 1 间及惠州 2 间，共 75 间大家乐中式快餐餐厅，经营范围是：经营中、西式快餐，提供管理技术咨询服务（法律法规禁止经营的不得经营，涉及许可证的凭许可证经营。涉证项目仅限按卫生许可证核定的许可项目经营中式快餐，西式快餐，不含糕点，沙律加工） 。南中国快餐（大家乐餐厅）主要肩负起大家乐集团在南中国大家乐饮食有限公司的很重要的对外服务及形象的角色。南中国意粉屋，业务单位分布深圳 3 间、广州 2 间、珠海及佛山各 1 间，共 7 间意粉屋特色西餐厅，经营范围是：经营西式餐饮食品及相关服务，提供餐饮企业管理技术咨询（法律法规禁止经营的不得经营，涉及许可证的凭许可证经营。涉证项目仅限按卫生许可证所核定的许可范围制售西餐（不含裱花蛋糕） ，定型包装食品（不含保健食品） 。南中国意粉屋作为大家乐集团除大家乐餐厅外，在南中国驻足的，不同于大家乐餐厅中式经营方式的特色餐厅。中国饮食机构，即餐饮管理及饭堂，提供对大家乐餐厅即意粉屋餐厅各业务单位的餐饮管理及饭堂。大家乐（华南）培训中心主要是负责内部全部员工的培训及增值。大家乐食品实业主要是负责对业务单位产品的加工及分配。华南区业务部主要负责华南区各业务单位的物理环境及人员环境的管理。华南区拓展部主要负责华南区业务单位网点的的拓展业务。华南区行政部则是本次论文的重点讨论对象，主要负责华南区总部的行政性质事宜。2.3 华南区行政部组成为了配合大家乐集团未来发展需要，以及在中国市场的发展战略，发挥更有效之管理机制，华南区行政部起到了尤为重要的支援及管理角色。大家乐饮食有限公司华南区行政部包括财务及会计、行政、管核、人事、资讯科技五大职能部门。各功能部门负责范畴如下：1、中国行政部财务及会计：财务及会计工作以管理会计、财务会计、付款核算、销售管理、成本核算、资金及资产管理六大功能组别的形式支援各业务单位。2、中国行政部行政：行政工作主要负责组织架构、制度建设、团队建设、安全管理、总务管理、文控体系建设等，将专注于想南中国各业务单位提供专业性的咨询及服务工作。3、中国行政部管核：管核工作主要负责门店运作支援、管核文员管理、政策管理、系统管理等。4、中国行政部人事：人事工作主要负责人力资源规划、人才培训发展、薪酬绩效管理、企业文化管理等。5、中国行政部资讯科技：资讯科技工作主要负责规划集团中国资讯科技资源的分配与维护。3 大家乐饮食有限公司华南区行政部内部管理存在的问题及产生原因3.1 大家乐华南区行政部现行管理机制大家乐饮食有限公司华南区行政部主要执行部门负责管理制度。这种管理机制，是指行政总部的日常事务由各部门经理负责，重大问题由部门经理上报行政财务总监（中国）并举行会议研究，最后由总监及部门经理决策，其他职能部门基本不参与内部管理。这种部门负责管理模式的优点是：集体智慧得到有效发挥，不容易导致决策失误，而且职能部门的凝聚力较强。缺点是：管理决策慢，工作效率得不到提高。同时由于部门经理要同时顾及较多事情，可能会出现不能及时将事件或问题批核下来，导致部门属下未能按时解决，这样必定会严重影响华南区行政部或对外负责的业务单位的部分工作。3.2 大家乐华南区行政部管理存在的问题经过这次的实习工作，本人发现了从目前大家乐饮食有限公司华南区行政总部在内部管理现状上来看，尽管经过整个行政部组织架构的调整和人员调动，在内部管理上起到了一定的规范和推动作用。但客观地、不粉饰太平地说，就目前华南区行政总部的内部管理现状而言，距离成为能独立运作及支援对外业务单位及部门的目标，还是有一定差距的。具体而言，主要存在着以下问题：3.2.1 各职能部门分工模糊如上文所说，大家乐饮食有限公司华南区行政总部共分五大职能部门，各职能部门所负责的工作必定各有不同，但往往出现部门工作与部门职责错乱的情况。例如，公司证照的整理和归档、牌照续期、公章等，应该由行政总部中的行政部负责处理，然而目前却是有财务及会计部负责；每月华南区各部门员工工资薪金，应该由人事部负责计算，再递交到财务及会计部负责核对，但是现在大家乐饮食有限公司华南区员工的工资却是一直由财务及会计部单独负责；管核部负责驻店的管核文员应该负责支援业务分店的日常运作外，也要扮演人事部的合作伙伴，收集每月分店入离职及人事调动资料，上交至人事部，但目前只有人事部一方主动负责。上述例子对于一间规模较小，人员及人员流动量较少的公司来说，可能在实际工作上不会带来太大问题，然而大家乐饮食有限公司作为上市企业大家乐集团在中国华南区的主导公司，其行政总部如果继续如此发展下去，必定会增加行政总部同事的不合理工作量，甚至严重的话，可能会使行政总部因分工模糊而陷入内部管理混乱的局面。3.2.2 各部门人员结构及分配不合理大家乐集团作为香港上市集团，在中国开拓业务需要大量的后援力量。现时，大家乐餐饮有限公司华南区行政总部分别在香港、深圳及广州设立行政写字楼，分别针对中国华南区业务单位进行行政支援。目前大家乐餐饮有限公司