金蝶K3-ERP系统作业流程-ERP系统岗位责任规定

K/3 ERP 系 统作 业 流 程 及 岗 位 责 任 管 理 制 度第 一 章 总 则第 一 条 为 规 范 公 司 企 业 资 源 规 划 （ 以 下 简 称 K/3 ERP） 系 统 的 管 理 ， 特 制 定 本 制 度 。 第 二 条 K/3 ERP 系 统 各 岗 位 人 员 的 职 责 管 理 除 有 公 司 有 特 殊 规 定 外 ， 皆 按 本 制 度 执 行 。 第 三 条 K/3 ERP 系 统 各 岗 位 的 考 核 将 以 本 制 度 为 依 据 ， 纳 入 公 司 KPI（ KPI： 关 键 绩 效 指 标法 ） 目 标 考 核 体 系 。 第 四 条 我 司 ERP 系 统 分 为 系 统 设 置 管 理 、 销 售 管 理 、 采 购 管 理 、 仓 存 管 理 、 车 间 生 产 管 理 、计 划 管 理 、 财 务 管 理 七 大 类 模 块 ， 每 个 模 块 对 应 一 个 部 门 主 管 ， 为 该 模 块 总 负 责 人 。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：模块 职能部门 关键用户 数据输入员 数据审核员系统设置管理 工程部 工程部经理 资料组文员 资料组组长销售管理 生管部 生管部主管 销售数据处理员 生管部主管采购管理 采购部 采购部主管 采购单据处理员 采购部主管仓存管理 物流部 物流部主管 仓库数据管理员 物流部主管车间管理 生产部 生产部经理 生产流程控制员 生产部经理计划管理员计划管理 生管部 生管部主管任务管理员 生管部主管总账管理员成本管理员存货核算员应收管理员应付管理员财务管理 财务部 财务部主管固定资产管理员财务部主管系统维护 IT 部 IT 部经理/系统工程师第 五 条 ERP 项 目 实 施 小 组 由 各 模 块 部 门 数 据 输 入 及 审 核 人 员 、 主 管 、 ERP 系 统 工 程 师 及 公司 领 导 层 组 成 ， 对 整 个 ERP 项 目 的 实 施 负 总 责 。 其 中 项 目 领 导 小 组 由 副 总 经 理 任 组长 ， 各 部 门 经 理 组 成 项 目 领 导 小 组 ， 对 项 目 的 实 施 负 领 导 责 任 ， 通 过 调 配 和 协 调 各 项资 源 为 系 统 实 施 成 功 提 供 保 障 。 ERP 系 统 工 程 师 （ 项 目 经 理 ） 负 责 协 调 解 决 各 模 块 运作 过 程 中 遇 到 的 各 种 问 题 ， 为 项 目 的 实 施 提 供 技 术 支 持 和 保 障 ， 提 供 系 统 二 次 开 发 ；第 六 条 各 部 门 主 管 是 本 模 块 的 部 门 负 责 人 ， 负 责 联 络 ERP 系 统 工 程 师 解 决 本 模 块 最 终 操 作用 户 提 出 的 与 系 统 有 关 的 所 有 问 题 。第 七 条 各 部 门 主 管 必 须 结 合 本 部 门 情 况 组 织 制 定 出 本 模 块 操 作 规 范 ， 说 明 本 模 块 主 要 业 务流 程 、 各 流 程 操 作 步 骤 、 各 进 程 操 作 方 法 、 以 及 操 作 注 意 事 项 和 常 见 问 题 解 答 ， 用 于各 岗 位 操 作 参 考 书 和 培 训 新 进 员 工 ， 并 在 使 用 过 程 中 使 系 统 不 断 趋 向 完 善 。第 八 条 最 终 用 户 在 操 作 过 程 中 如 遇 到 问 题 应 先 查 询 操 作 手 册 ， 如 不 能 解 决 ， 再 联 系 部 门 主管 和 系 统 工 程 师 解 决 ， 解 决 问 题 后 将 新 的 问 题 和 解 决 方 法 加 入 操 作 手 册 。第 九 条 ERP 系 统 是 一 项 管 理 的 系 统 工 程 ， 具 有 高 度 上 下 级 的 关 联 性 ， ERP 系 统 各 岗 位 人 员 都 同 时 是 上 层 数 据 的 使 用 者 又 是 下 层 数 据 的 提 供 者 。 对 上 层 数 据 ， 如 发 现 错 误 必 须 向 相 关 人 员 报 告 并 暂 停 与 此 有 关 的 工 作 ， 并 跟 踪 问 题 解 决 情 况 ， 直 至 数 据 正 确 ； 同 时 做 好 自 己 这 部 分 数 据 ， 为 下 层 操 作 人 员 提 供 服 务 ， 解 答 下 层 数 据 使 用 者 提 出 的 质 疑 ， 确 保 数 据 正 确 。 所 有 人 员 如 发 现 错 误 不 能 知 错 不 报 、 将 错 就 错 ， 使 错 误 扩 散 。 如 发 现 自 身 操 作 失 误 应 及 时 通 知 受 影 响 部 门 ， 并 采 取 相 应 措 施 及 时 纠 正 ；第 十 条 ERP 系 统 各 岗 位 人 员 应 保 管 好 自 己 的 权 限 ， 如 因 帐 号 和 密 码 被 人 盗 用 造 成 数 据 错 误 的 ， 所 造 成 的 后 果 由 本 人 承 当 。第 十 一 条 ERP 系 统 各 岗 位 人 员 离 开 工 作 岗 位 时 ， 必 须 及 时 退 出 系 统 ， 避 免 占 用 系 统 模 块 站 点 ， 同 时 避 免 账 号 被 他 人 使 用 。 如 因 此 而 造 成 数 据 错 误 ， 视 为 其 本 人 失 误 ， 并 承 当 一 切 后 果 。第 十 二 条 ERP 系 统 各 级 相 关 人 员 ， 均 应 严 格 遵 守 本 规 则 各 项 规 定 。第 二 章 岗 位 说 明第 十 三 条 系 统设置管理模块（工程部）（一）系统设置管理模块工程部经理 主 要 职 责：1、 负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；2、 审核并签字确认本模块所有作为 K/3 系统输入依据的基础文件，包括物料编码文 件、物料数据文件、物料 BOM 文件 、单位换算系统文件等；3、 负 责 制 定 、 完 善 物 料 数 据 和 物 料 清 单 数 据 的 修 改 增 加 操 作 流 程 ， 编 写 流 程 图 ， 并 发 放 到 部 门 各 岗 位 执 行 ， 包 括 物 料 编 码 的 增 加 处 理 流 程 、 换 算 系 数 的 改 变 处 理 流 程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品 BOM 处理流程等；4、 对于物料数据表中的物料属性 （自制、 外购） 、 缺省仓库、 财务科目、 提前期、 生 产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料 BOM 表中损耗率、工序属 性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；5、 分 配 、 指 导 、 监 督 物 料 系 统 数 据 管 理 员 的 工 作 ， 检 查 物 料 数 据 和 物 料 清 单 数 据 的 正确性，发现错误及时指导纠正；6、 协助做好 KPI 考核工作；（二） 、系统 设置数据-资料组组长1、 负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM 层次 设置方案和工艺路线、 生产损耗，并提供给系统设置数据管理员执行；2、 负 责 在 有 新 产 品 、 新 材 料 或 须 修 改 数 据 时 ， 必 须 在 一 个 工 作 日 内 收 集 数 据 并 提 供 给系统数据管理员输入、修改数据；（三） 、系统 设置管理-资料组文员 主 要 职 责：1、 负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件， 部门主管签发的物料数据重要属性 的设置方案， 以及其他用户确认的物料数据文件， 输入、 修改系统各项物料数据及 其属性，并保证录入无误；2、 负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、 修改各项物料不同单位间 的换算系数；3、 不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；4、 保证数据的及时性、 准确性， 当有新的编码以及换算系统改变时， 及时通知采购部、 生产部、销售部等各相关部门；5、 当收到采购部、 生产部、 生管部的物料数据错误置疑通知 （邮件、 书 面） 后， 应 在 提出置疑部门要求的时间内查清情况， 如确有错误， 应及时纠正， 如无误， 应通知 各部门，并说明情况；6、 负 责 根 据 系统 数 据 提 供员 签 发 的 BOM 层 次 设 置方 案 和 工 艺路 线 文 件 ，设 置 物 料 清 单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代； ；7、 保证物料 BOM 与实际工艺 清单的一致性， 在收到清单或工艺修改书面通知后， 及时 修 改 物 料 清 单 并 以 系 统 中 改 变 后 的 物 料 清 单 签 字 确 认 后 发 放 到 生 产 部 和 仓 库 等 相 关部门；8、 负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、 工艺路线、工序等工艺数据；9、 新产品的完整父 BOM 和 子 BOM 在接 到数据提供员提供的完整数据后， 必须在四个小 时内完成录入确认工作，并列印受控；K/3 工 作流 程：1、 收 到 系 统 数 据 提 供 员 提 供 的 各 类 基 础 数 据 录 入 K/3 系统 本 人 检 查 确 认 反馈给数据提供人员审核确认列印受控2、 系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、 物料名称、 详 细的物料 规格、 物料属性、 物料所属仓库、 自制件来源、 提前期、 物料的生产类型、 物料的 工艺路线、检验方式、检验方案等；3、 系统提供员提供的物料 BOM 单必须结 构完整， 最底 层子项物料必须为外购件， 自制件物料必须有一个或以上 BOM 存在 ，物料父 BOM 和子 BOM 相 嵌套.内容包 括：版 本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等；4、 系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能， 因系统数据提供员的资料不 完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担；系 统 业 务功能 名 称 ： 基 础资料物料、计量单位、BOM 维 护、工程变更 合 作 部 门：生管计划部、生产部、物流部、品质部、财务部第 十 四 条 销 售管理模块（ 生 产 管理部 ）（一） 、销售 管理模块生管部主管 主 要 职 责：1、负责制定客户编码、操作人员的工作分配；2、制定、 发布、 完善销售管理基础数据， 增加修改流程、 正常销售处理流程、 销售退 货处理流程、编写处理流程图；3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件， 包括客户编码、 客户资 料、运输提前期文件等；4、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售订单处理员；5、指导、 监督销售数据管理员、 销售订单处理员的工作， 检查销售基础数据的正确性， 销售订单的正确性；6、跟踪销售订单执行情况，如有错误及时指导纠正；（二） 、销售 数据管理员 主 要 职 责：1、 负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料的输入、更新；2、 根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销售订单；3、 每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部， 不能因自己的工作延误影响财务的 出货对帐；4、 如发现物料数据、 客户资料不正确或有疑问， 应及时通知相关人员要求在限期内处 理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；5、 保证数据的及时性、 准确性， 所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行， 并将 修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；6、 跟踪订单执行情况， 监督、 催促下游环节及时处理订单， 以免延误， 并及时将情况 反馈给部主管；K/3 工 作流 程：1、 收到部门主管提供的销售单销售订单 K/3 系统录入本人检查确认反 馈给部门主管审核确认列印交财务通知下层用户；2、 审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控人员处理；系 统 业 务功能 名 称 ： 基 础资料客户、销售订单处理合 作 部 门：工程部、财务部 第 十 五条 计 划管理模块 （ 生 产 管理 部 ）（一） 、计划 数据管理员() 主 要 职 责 ：1、负责计划 运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统设定；2、负责检查 计划物料 BOM、关键物料清单的完整性、准确性；3、 负责依据 部门主管签发的月生产计划、 产品生产的优先顺序、 物料库存情况制定合 理的采购申请单，并在当天通知采购部门；4、 负责定期 运行 MRP 物 料需求运算， 可以每两个工作日进行一次， 计算前应检查销售 订单、 物料 BOM 是否有遗 漏或错误的， 如发现问题必须马上向工程部门、 销售数据 管理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进行 MRP 运 算；5、 计划有变动时， 及时调整并维护、 重运行 MRP 物料需求计 划， 并将调整结果向下游 用户作正式的文字通知；6、 当收到下 游采购部、 生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后， 有义务在第 一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；系 统 业 务 功 能 名 称 ： 物料 需 求 计划 方 案设置 、 物 料需求 计 划 MRP 计 算、 采购 管理采购申请；合 作 部 门：工程部、物流部、采购部（二） 、生产 任务管理员； （） 主 要 职 责：1、 根据计划数据管理员 MRP 计算生成的 生产任务单， 负责对任务单调整及完善,在确 定无误后下达生产任务单；2、 当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；3、 负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作；4、 发现上游 MRP 生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相 关人员提出，并要求在限期内配合解决5、 因产品 BOM 错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必须通知工程 部门在一个小时内立即更新；系 统 业 务功能 名 称 ： 生 产任务管理生产任务单、生产任务管理生产投料单 合 作 部 门：工程部、生产管理部K/3 工 作流 程：1、 每个工作日检查上游销售订单及对应物料 BOM 是否正确，然后对其作 MRP 运算调整审核生成的采购申请单通知采购部门；2、 检 查 生 成的生 产 任 务单 调 整并下 达 生 产任务 单 维护 审 核 生产投 料 单 列印生产投料单通知物流部门备料； 第 十 六 条 采 购管理模块（ 采 购 部）（一） 、采购 管理模块-采购部主管 主 要 职 责：1、 负责制定 采购合同、委外加工合同、以及供应商编码原则；2、 审核 并签 字 确 认本模 块 所 有作为 系 统 输入依 据 的 基础文 件 ， 包括供 应 商 编码 、 供 应商资料等；3、 负责 制定 、 完 善本模 块 各 项业务 操 作 流程， 包 括 正常采 购 、 采购退 货 ， 编写 流 程 图；4、 提供 供应 商 编 码文件 给 采 购订单 处 理 员，供 应 商 编码、 税 率 等发生 改 变 时， 应 及 时通知采购订单处理员。5、 分配 、指 导 、 监督采 购 订 单处理 员 的 工作， 检 查 供应商 数 据 、采购 订 单 、委 外 加 工单的正确性，发现错误及时指导纠正；6、 追踪采购 订单执行情况，发现问题及时指导纠正；7、 协助做 好 KPI 考核 工作。（二） 、采购 订单处理员 主 要 职 责：1、 负责根据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据；2、 对于新增加供应商应根据编码原则进行编码，确保编码的一致性、统一性；3、 负责根据采购申请确定的采购订单输入、修改、列印、以及传送物流财务部门；4、 当日交采购 订单、委外 加工单给物 流出入库控 制员，不能 因自己的延 误影响物 流 物料的收发；5、 跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和委外加工单应及时关闭；6、 如发现上层 采购申请单 不正确或有 疑问，应及 时通知生产 管理配合解 决，如没 有 得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；7、 如发现本层采购订单、 委外加工单有错误， 马上更正并以书面通知物流及财务部； K/3 工 作流 程：1、 收到签发采购申请单录入 K/3 采 购订单审核列印订单传送物流财务；2、 根据生产管理部 MRP 生 成的委外加工单调整并下达委外加工单； 系 统 业 务功能 名 称 ： 采 购管理订单处理、采购管理采购申请，委外加工管理 合 作 部门：生产管理部、物流部、财务部第 十 七 条 仓 库管理模块（ 物 流 部）（一） 、仓存 管理模块物流部主管 主 要 职 责：1、 负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；2、 负责制定、 完善仓储数据增加修改流程， 出入库控制流程， 库存事务处理流程， 仓 库盘点流程，库存数据分析管理规则，编写、发布、更新流程图；3、 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件， 包括仓库资料、 库存调 整原因、库存事务处理权限文件等；4、 确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；5、 负责分配、 指导、 监督仓储数据管理员的工作， 确保库存数据的准确、 确保出入库 控制的及时性和准确性；6、 协助做好 KPI 考核工作。（二） 、仓库 数据管理员 主 要 职 责：1、 根 据 部 门 主 管 签 发 的 仓 库 资 料 文 件 ， 输 入 、 更 新 系 统 仓 库 基 础 数 据 ， 当 仓 库 基 础 数据发生改变时，应及时通知各相关部门；2、 在 接 到 采 购 部 门 签 字 确 认 后 的 采 购 订 单 ， 物 流 收 料 、 退 料 通 知 单 和 送 货 单 位 送 货 单 后 ， 当 天 输 入 采 购 收 货 数 量 完 成 （ 蓝 字 、 红 字 ） 外 购 入 库 单 及 其 他 入 库 单 ， 并 确认审核、列印交财务部；3、 在 接 到 物 流 收 料 通 知 单 和 加 工 单 位 送 货 单 后 ， 当 日 完 成 委 外 加 工 物 料 入 库 ， 并 确 认审核、列印交财务部门；4、 在接到经生产或其他使用部门签字确认的生产投料单、 退料单、 物料领用通知后， 当日输入完成（蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；5、 接 到 生 产 管 理 部 门 签 发 的 发 货 通 知 单 后 ， 一 个 小 时 内 输 入 销 售 出 库 单 ， 并 确 认 审 核、打印交财务部门，不能因延误影响销售出库；6、 如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；7、 所 有 操 作 须 在 接 到 通 知 后 半 日 内 执 行 ， 不 能 影 响 各 项 出 入 库 业 务 ， 造 成 公 司 经 济 损失；8、 如 发 现 仓 储 基 础 数 据 、 物 料 基 础 数 据 、 发 货 通 知 单 、 采 购 订 单 、 生 产 投 料 单 、 生 产 物 料 报 废 单 不 正 确 或 有 疑 问 ， 应 及 时 通 知 相 关 人 员 ， 如 没 有 得 到 解 决 ， 应 书 面 向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。9、 在 接 到 经 各 有 关 部 门 签 字 确 认 的 车 间 成 品 入 库 单 后 ， 作 库 存 转 移 ， 将 成 品 从 收 货 仓调入成品库，样品散数调入样品库，操作及时准确；10、以上各 项操作要谨慎，否则会影响系统各项库存的准确性；11、负责每月月初核对 实际库存与 系统库存， 发现错误应 根据库存历 史数据管理 员 提供的上月库存历史数据和仓管员提供的仓库进出资料， 找出原因记录备案并报告 部门主管；12、 照 各 个 物 料的 盘 点 周 期， 仓 库 管 理员 定 期 对 各仓 库 进 行 盘点 ， 仓 库 数据 管 理 员 在 遵 照 系 统 盘点 作 业 流 程盘 点 前 审 核所 有 仓 存 单据 备 份 帐 存数 据 ， 列 印盘 点 表 交 仓 管员物料盘点；系 统 业 务功能 名 称 ： 仓 存管理入库、出库、调拨、盘点 合 作 部 门：生产部、采购部、生产管理部、财务部第 十 八 条 车 间管理模块 （ 生 产 部）（一） 、生产 管理模块生产部经理 主 要 职 责：1、 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的资源清单、生产工序、工作中心， 工艺流程文件等基础数据；2、 负责制定、 完善基础数据增加修改处理流程、 工序计划流程， 编写、 发布、 更新流 程图；3、 传送经计划管理员确认的生产任务单至生产工序派工单，并跟踪派工计划执行情 况，发现错误及时与计划部沟通，共同解决指导纠正；4、 确认和传送半成品、成品的生产任务至工序汇报单，并跟踪执行情况；5、 分配、 指导、 监督、 生产流程控制员的工作及工作结果， 包括生产订单、 原材料领 用、成品入库的正确性和及时性；6、 协助做好 KPI 考核工作。（二） 、生产 流程控制员 主 要 职 责：1、 负责根据生产管理部门签发的生产任务单进行工序排程；2、 根据成品入库交接单输入产品入库数量， 报告完成生产任务单， 完成系统产品入库；3、 在生产任务单报告完成后，反冲原材料；4、 以上操作应及时进行、 准确， 不能因自身的延误影响产品库存、 产品入库和销售发货；5、 定时对比车间实际库存与系统库存， 发现错误及时报告部门主管， 必要时申请库存 事务盘点处理；6、 在执行过程中如发现物料清单、 物料编码、 仓库、 库存等有问题时应及时上报部门 主管，或及时通知相关部门，如发现没有得到及时解决应上报项目组采取措施；7、 每天及时校对材料领用数量、 成品入库数量、 工序派工单执行进度情况， 如发现错 误应及时找出原因记录备案，并及时纠正。（三） 、车间 数据管理员主要 职责 ：1、 负责根据生产任务单输入、更新工序计划单，并正派或倒排计划单后审核确认；2、 根据排产的计划单录入工序派工单，审核下发工序派工给相关工作中心；3、 在派工序计划执行完毕后提供工序汇报给生产流程控制员， 根据实际使用情况， 完 成物料退库；4、 如发现物料基础数据、 仓储基础数据不正确或有疑问， 应及时通知相关人员， 如没 有得到解决， 应书面向项目组反应， 不能知错不报、 将错就错， 进一步造成下层结 果错误；5、 定期提供派工执行进度表、 工序汇报明细表、 工序在制品统计表、 月工序执行统计 表给生产部门主管，便于生产主管控制整个生产进度；6、 所有操作要及时、准确，不能影响原料库存、原材料领用、生产活动。 系 统 业 务功 能 名 称 ： 车 间管理、生产任务管理、仓库管理 合 作 部 门：生产技术部、物流部、生产管理部第 十 九 条 财 务管理模块 （ 财 务 部）（一） 、总账 管理员财务部主管 主 要 职 责：1、 负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；2、 检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3、 结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4、 指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和 IT 部相关人员 解决问题；5、 提出财务管理报表规划；6、 针对实施过程中出现的问题， 结合 K/3 的特点 ， 提出合适的