某集团公司管理手册

某集团公司管理手册目录一、 、管理思想、原则二、组织架构图三、中高层和部门职责1、董事长职责2、总裁职责3、常务副总裁职责4、财务总监职责5、工程总监职责6、营销总监职责7、行政管理部职责8、人力资源管理部职责9、资金管理部职责10、财务管理部职责11、销售策划部职责12、客户服务部职责13、合约采购部职责14、技术管理部职责15、预算部职责16、工程项目部职责17、项目公司各部门职责17.1、财务管理部职责17.2、行政管理部职责17.3、客户服务部职责17.4、工程部职责四、岗位设置及岗位职责1、公司各职能部门岗位设置及定员2、行政管理部岗位职责3、人力资源管理部岗位职责4、资金管理部岗位职责5、财务管理部岗位职责6、销售策划部岗位职责7、客户服务部岗位职责8、合约采购部岗位职责9、技术管理部岗位职责10、预算部岗位职责11、工程项目部岗位职责12、项目公司各部门岗位职责五、管理制度及流程1、行政管理制度2、人事管理制度3、财务管理制度第 3 页 共 65 页第 3 页 共 65 页4、建设管理制度4.1 立项制度4.2 方案制度4.3 招投标制度4.4 合同管理制度4.5 工程计划及用款制度4.6 工程结算制度4.7 工程变更及签证制度5、营销管理制度6 公司主要流程6.16 公司主要流程6.1 一般建设流程6.2 年度计划流程六、附则七、表格一、管理原则(一) 精简高效原则考虑房地产行业的特点，为提高运作效率，充分考虑房地产行业的风险主要集中在价值链前端的特点，组织设计时一方面要照顾专业化、精细化、重点管控的需要，另一方面也要在满足由组织目标所决定的业务活动需要的前提下，提升整体运作效率，更好地实现组织的目标。精简高效原则要求组织在设计时要考虑：1. 减少管理层次，尽可能使组织扁平化，以提高运作效率；2. 精简管理机构和人员，降低组织不必要的运行成本；3. 尽可能使关联度较大的职能集中在一个部门内或关联度较大的部门集中在一个系统内，以提高专业范围内的沟通、协作、运作的效率；4. 在部门、岗位的职能与职责设计上，追求清晰化和明确化，减少责任重叠，减少多头负责，避免职责的缺失；5. 注意信息技术的应用。(二) 有效管理幅度原则每一名管理人员有效地监督、指挥其直接下属的人数是有限的。有效管理幅度不存在一种普遍适用的固定的具体人数，它取决于多方面的因素，例如工作性质、所处层位层级、员工的能力与素质状况、企业的信息技术运用状况等。在进行组织分析与设计必须予以第 5 页 共 65 页第 5 页 共 65 页充分考虑。企业在规模一定的情况下，管理幅度与管理层次成反比关系，即管理幅度越大，层次越少，管理幅度越小，层次越多。因此，在进行组织设计时必须有效平衡房地产行业与公司自身的各种因素，设置合适的管理幅度，最终才能使企业在运行成本与运行效率上达到一个好的平衡。(三) 客户导向原则随着房地产行业的逐步成熟，房地产企业的经营运作模式将由产品导向转向客户、市场导向，因此，在组织管理模式设计上应强化客户导向原则。客户导向原则要求：1. 必须强化互为客户的理念，建立面向流程、客户驱动的互为客户式组织。互为客户即企业在外部以用户为客户，在内部各部门互为客户。部门间以服务外部客户的方式来服务内部客户，将部门之间的职能关系发展成互为客户式的服务关系；2. 以客户需求为起点，以满足客户需求为中心，使组织架构满足特定的内、外部客户的需求；3. 有效整合公司业务流程，强化客户服务机构与职责，使之与客户导向原则相匹配。(四) 专业分工和协作原则机构的设置、职能的分工应该是动态的，是在公司发展战略要求下对公司现有资源的不断整合、调整的过程，是公司规模由小到大、企业管理由粗放到精细的不断深入过程。分工是科学、协作是管理，而整合是艺术。基于专业分工和协作原则，公司在进行部门的设置与划分、业务的归口时，应兼顾专业分工及协作配合的需要。基于地产行业市场化运作、整体性竞争、专业化生存、精细化发展的认识，在前期多年房地产开发运作的基础上，公司一方面必须进一步强化专业化分工，使设计、工程、销售等内部运作水平与专业能力进一步提升；另一方面鉴于设计、工程、项目管理等方面人才资源的有限性、紧缺性，要求这些资源必须在分工的基础上进行跨部门协作，共同完成如项目设计、招标等工作。第 7 页 共 65 页第 7 页 共 65 页二、机构图董事长总裁常务副总裁战略委员会监察委员会董事会办公室招投标委员会专业委员会总监 总监总监财务管理部资金管理部人力资源部行政管理部合约采购部营销策划部客户服务部预结算部技术管理部工程项目部法务部项目公司项目公司财务管理部项目公司行政管理部项目公司客户服务部项目司工程部说明：项目公司各部门人员可从集团公司相关部门抽调或另行招聘；运行管理由项目公司负责，没有设置部门的业务由集团负责完成。三、公司中总高层及部门职责1、董事长工作职责1.1 召集组织董事会会议1.2 检查董事会决议的执行情况1.3 签署由董事长签署的文件1.4 处理公司其它重要事务1.5 董事会授权的其它职责1.6 要决定重大问题时，有一票否决权2、总裁工作职责2.1 按照董事会的授权，全面主持公司的经营管理工作，对董事长负责；2.2 组织好人力、物力、财力以及其他有效资源，确保完成董事会下达的经营目标；2.3 组织制订房地产业务的发展规划、项目开发实施计划并负责贯彻落实；2.4 对公司业务的日常财务开支签字审批；2.5 组织财务人员做好资金的筹集、分配和使用，确保资金按工程进度需要及时到位；第 9 页 共 65 页第 9 页 共 65 页2.6 组织各部门、各环节加强成本控制，降低开发成本；2.7 严格实行预结算控制，堵塞漏洞，避免损失；2.8 负责组织、协调各部门、施工单位、监理单位的工作，确保施工进度、施工质量按计划进行；2.9 负责公司除董事会任命以外员工的人事任免；2.10 实施规范化的企业管理；2.11 负责对外社会关系的处理；2.12 负责对突发事件的处理；2.13 负责对大额合同的把关工作；1.14 完成董事长交办的其他事务.3、常务副总裁工作职责3.1 在总裁直接领导下，对总裁和董事会负责，协助总裁对公司的经营活动进行全面管理。3.2 在日常经营管理中，直接领导工程总监、营销总监和行政部、人事部、合约采购部的工作，对总裁负责；3.3 领导组织有关部门做好项目的考察、调研及项目的报批工作。领导制定项目开发计划、编制项目预算；3.4 组织规划建筑设计方案、建筑施工方案、项目合作单位、工程合同的审定；3.5 监控大宗原主材料和设备、设施的采购、使用；3.6 审查开发项目的预、决算工作，督促公司各项目标计划的实施；3.7 领导指挥营销方案的制定和组织实施工作；3.8 完成领导临时交办的其他工作。4、财务总监工作职责4.1 在总经理和常务副总经理的领导下开展工作,是公司财务总负责人,对总经理和董事会负责；4.2 财务总监的具体工作职责参见财务管理制度中的“财务机构、会计人员、工作职责” 。5、工程总监工作职责5.1 在总裁和常务副总裁的领导下，主管预算部、技术管理部、工程项目部的工作，是公司工程总负责人；5.2 参与项目的考察、分析、论证；5.3 参与审查开发项目的预算、决算工作；5.4 组织项目规划设计方案的审查、审定施工设计方案；5.5 组织制定施工计划、审查施工方案；5.6 组织检查施工质量和施工进度；5.7 负责与施工单位、监理单位的沟通与协调，促进相互关系与配合；5.8 主管安全文明施工工作；5.9 施工过程中工程设计方案、施工方案、技术方案的调整和修改；5.10 及时组织开发项目的单项工程验收和工程竣工、综合验收工作；5.11 负责工程、技术档案监管5.12 负责对工程招投标、材料、设备的采购提供技术方案；5.13 负责对工程事故的处理；5.14 负责对工程技术人员的选聘、录用。第 11 页 共 65 页第 11 页 共 65 页5.15 完成领导临时交办的其他工作。6 销售总监职责6.1 全面负责销售管理工作；6.2 负责销售人招聘的初选工作；6.3 负责销售员工的营销培训工作；6.4 负责收集、整理分析市场信息，为公司营销做出战略计划提供依据；6.5 负责公司开发项目营销策划及整合推广工作，同时负责对营销策划及整合推广工作组织实施及落实；6.6 负责开发项目的全程销售工作，并组织实施及落实，保证公司项目按照计划实施销售；6.7 负责组织制定销售计划，并根据市场对销售计划进行调整；7 资金管理部职责7.18 财务管理部职责8.11 在董事长的直接领导下，负责公司财务、会计工作，确保公司资产、资金的安全、完整。2 熟悉并及时掌握国家财经、税收等政策，结合公司具体情况，制订或协助制订公司相应的管理办法、补充规定和实施细则，加强公司财务工作；3负责建立健全公司财务会计制度体系，制定公司统一的会计核算办法、财务管理制度等内部控制制度，并监督执行，保证财务信息对外披露的质量和正常进行；4 遵守国家财经纪律，监督和指导公司各项财务制度的执行，抵制不合理开支，及时发现并制止公司违反国家财经法律、法规和公司财务、会计、审计制度的行为；5负责公司全面预算的组织、审核与监督工作，对公司年度预算进行总体控制，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况，并提出修改调整意见，确保完成公司财务目标；6 负责公司税收整体的筹划、组织、指导与监督管理，监督按时完成税务申报以及年度审计工作；7负责与财政、税务、银行、证券等相关政府部门及会计师事务所、资产资产评估事务所等相关中介机构的联络、沟通、对接。8 负责审核薪酬发放表，确保准确及时地发放公司职工的工资、资金，并监督公司及时、准确解缴公司各种社会保险等工作；9负责审核报销原始凭证的合法性、真实性、完整性，对不符合要求的予以退回，要求补充或更正；10 依照国家会计制度和会计准则，根据内部核算办法，负责对符合记账要求的原始凭证制作记账凭证；11负责公司会计凭证的录入、审核、记账和结账工作，确保公司账物、账实、账证、账账、账表相符；12 负责定期按时编制公司月、季、年的期间财务报表、报表说明、报表附注及其他相关资料；13 负责制定本部门周、月、年度工作计划，并按时编制工作总结；14 及时向公司领导汇报本部门工作情况和问题，并提出解决问题的建议，供公司领导参考；15参与公司各项经济合同的审定，严格执行合同的收付款或结算要求，做好各类应收、应付款项的收支监督、跟踪等工作。16 按照公司财务相关管理规定，负责督促公司经办部门限期内须完成索回各项先付款后开具的发票；17负责监督、执行公司的财务审批制度，按规定的开支范围和标准核报一切费用，审核各类税、费的计提、计缴情况；18 负责公司固定资产的账务管理、分类，并审核其使用年限和折旧等是否符合公司财务制度，定期和实物管理部门进行盘点固定资产；19负责审核公司工程进度款、物资采购和其他费用支出的支付结算单，并督促和跟踪经办人完成其审批流程；20 负责公司的会计档案及其他业务资料（包括电子档案）的建立、装订、备份、保管和移交工作，按照公司档案管理的有关规定,督促有关人员做好本部门档案的立卷、保管、归档工作；21 负责公司内外的债权债务对账、清理工作，防止发生呆账坏账；22 负责编制部门岗位体系，明确部门人员编制，定岗定编，监督各岗位职责执行情况；23负责部门员工思想教育和业务培训，使各岗位员工熟练掌握本岗位的业务知识、规范、程序、做法、环节，能独立工作，并基本了解本部门其他岗位的业务环节；24 负责按公司规定保管和使用公司财务专用印鉴和其他财务用章；25 除日常的财务管理外，负责公司与此有关的咨询、解释工作；26 配合公司其他职能部门完成相关工作；27 接受上级领导的检查和考核；28 完成公司领导安排的其他工作。第 13 页 共 65 页第 13 页 共 65 页9 行政管理部职责9.1 行政管理部部门职责（一）职责概要负责集团日常行政管理、文秘档案管理、公关宣传、信息化建设等工作，为集团的平稳运营提供有力的支持和保障。（二）工作职责职责概述 职责内容制度建设 1. 建立和完善集团行政和后勤管理制度及相关流程，并组织实施；2. 负责的日常行政管理工作；3. 负责行政命令上传下达；4. 负责日常办公用品的采购和租用，负责集团车辆管理工作；5. 负责来电来客接待、信件、传真接收和传达、报刊订阅；6. 负责固定资产的盘点等工作；行政工作7. 负责日常的公关工作，包括对外联络、合作单位和来宾接待、外事手续办理等；8. 负责集团文件和制度的编号、整理、归档、流转、销毁等日常管理；文件档案管理 9. 负责集团档案的分类、编号、整理、借阅、销毁等日常管理；10. 制定集团品牌管理策略、设定 CI 管理计划并组织实施和维护等；品牌宣传11. 负责集团的宣传工作，包括对外宣传、协调对外新闻发布和媒体接待等；12. 负责集团各种经营资质的管理，包括工商执照、企业代码证、开发资质等；资质及印鉴管理 13. 负责集团印鉴管理；信息化建设14. 负责集团的网络及信息化建设，包括办公系统和计算机设备的运行和维护、网站建设管理；15. 负责集团管理信息系统建设和集团信息保密管理等工作；16. 指导下属项目公司开展行政管理工作；17. 配合其他部门完成相关工作；18. 完成领导交办的其他任务。10 人力资源管理部职责10.1 人力资源部部门职责（一）职责概要根据国家相关法规和企业经营管理要求，建立和完善集团人力资源管理体系，确保人力资源满足集团现状和未来发展需要。（二）工作职责职责概述 职责内容制度建设 1. 制订、完善和组织执行集团人力资源管理制度及相关流程；2. 根据整体发展战略编制和执行集团人力资源规划；人力资源规划 3. 根据业务需要，提出设置或调整组织架构建议和定岗定编方案；4. 编制和实施年度招聘计划；招聘管理5. 负责集团及项目公司中层以上员工的招聘、异动和辞退工作；6. 根据公司战略发展需要，制定相应的薪酬策略；7. 组织外部薪酬调查，保持公司薪酬水平的竞争力；薪酬管理8. 完善集团薪酬福利体系并组织实施；9. 建立和完善绩效考核体系，并组织考核实施；绩效管理10. 对集团的绩效考核过程进行监控，并审核绩效考核结果；11. 建立集团培训体系，指导各部门组织各项培训；12. 制定并组织实施培训计划；人力资源开发13. 负责员工职业发展工作、干部队伍建设和人才梯队培养工作；14. 建立和完善人力资源数据库系统；15. 负责办理员工劳动合同、人事档案和户口等人事手续；16. 负责处理员工劳动争议和劳动纠纷；人事管理17. 负责员工职称申报、评定，各类专家的申报、推荐工作；第 15 页 共 65 页第 15 页 共 65 页18. 负责组织提炼集团文化理念和文化建设，推动全体员工学习、认同、遵行集团倡导的基本价值理念和行为准则；企业文化建设 19. 组织丰富多彩的文体活动，促进多向沟通和增进员工归属感；20. 指导下属项目公司开展人力资源工作；21. 配合其他部门完成相关工作；其他工作22. 完成领导交办的其他任务。11 合约采购部职责11.1技术管理部职责（一）职责概要根据集团经营管理的要求，负责组织完成项目的前期规划、报批报建、设计优化和设计变更管理工作，并在项目过程中对项目公司提供必要的技术指导，从而保证项目的高质量完成和经营目标的实现。（二）工作职责职责概述 职责内容制度建设 1. 负责制定和完善设计、报建管理制度及流程，并组织实施；2. 协助招投标委员会进行设计单位招标工作，负责推荐设计单位、审核设计单位资质、技术评标等工作；3. 负责设计院定标后的设计委托事宜，设计进行过程监控与协调；4. 负责组织设计单位完成项目方案设计，包括设计过程中各阶段性会审；5. 负责组织设计单位进行施工图设计，对设计院的设计工作进度、质量进行控制，包括设计图纸确认过程的阶段性会审、研究论证和专家咨询；6. 负责项目设计优化工作，并及时与设计单位进行沟通；设计管理7. 对设计变更进行管理，负责与设计院就设计变更事宜进行沟通协调，参加由于设计变更所造成的合同价变更的谈判；8. 为项目公司在施工工程中提供必要的设计规划方面的技术支持；9. 负责公司专家组的组织管理工作，围绕公司开发项目提供各种技术支持、政策咨询、专家研讨、专家技术调研、考察等活动；10. 参与集团开发项目的前期考察、论证及投资分析的审查工作，提供有效的技术分析参数和必要的技术支持；技术支持11. 按照集团程序，依据项目进度参加工程、材料设备的招投标考察工作，并提供相应的技术参数，参与相应技术标评定工作；12. 收集行业最新产品信息及客户需求，进行产品研发工作；13. 负责新产品、新材料、新技术、新工艺的推广应用工作，确定重要技术专题并完成相应的调研报告；技术研发工作14. 负责组织对项目公司的共性问题、专题难点技术、重大技术问题进行研究；15. 在房地产项目的开发过程中，负责完成面向政府相关管理部门的项目投标、立项、报批、报审及报验等工作，并与各部门保持良好的沟通关系；报批报建16. 关注和收集目标城市土地市场交易信息和土地招、拍、挂情况，并与土地供应单位保持良好的沟通关系；17. 配合其他部门开展工作；其他工作18. 完成领导交办的其他任务第 17 页 共 65 页第 17 页 共 65 页成本合约部部门职责（一）职责概要根据集团经营管理的要求，负责集团项目的工程预决算管理，配合相关部门对项目开发过程各项支出进行有效控制，降低项目开发成本。（二）工作职责职责概述 职责内容制度建设 1. 负责编制和完善工程预决算管理制度及相关流程，并组织实施；2. 负责组织对拟开发项目的成本分析与研究，完成项目的前期经济估算；3. 负责组织编制项目预算，并监督预算执行；4. 负责组织编制项目决算；预决算5. 了解市场信息、掌握国家有关政策，熟悉工程收费标准及各项定额；6. 负责非招标情况下工程造价咨询机构选择，或协助招投标委员会组织工程造价咨询机构招标工作，推荐候选机构，审核资质，并负责技术评标；7. 配合招投标委员会拟定总包合同、单项分包合同、甲供材料合同和设备采购合同等，并参与合同条款的关键条款组织评审和会签；8. 配合招投标委员会进行市场询价，组织编制招标标底（包括总包招标、单项分包招标和甲供材料设备采购招标） ；招标工作9. 按照集团程序，参加集团招标委员会（包括总包招标、单项分包招标和甲供材料设备采购招标）的开标、评标、定标工作；10.对方案设计和施工图设计等各环节的方案和图纸进行审核，就有违成本控制方案的图纸设计问题及时与相关部门进行沟通解决；11.参加由于设计变更和施工方案变更所造成的合同价变更的谈判；12.参与洽商、签证的合理性评价并提出意见；成本管理13.负责审核工程进度款支付报告、设计变更及工程签证，对合同付款情况进行跟踪；14.协助配合其他部门的相关工作；其他工作15.完成领导交办的其他工作。工程项目管理部部门职责（一）职责概要根据集团经营管理发展的要求，建立和完善集团工程管理体系，对于项目施工管理、竣工验收管理和集团工程技术管理等环节进行统筹规划，从而保证各项目标的达成。（二）工作职责职责概述 职责内容制度建设 1. 负责制定和完善集团工程管理制度及流程，并组织实施；2. 参与项目前期的可行性研究论证；3. 指导和督促项目公司前期人员办理项目前期各项证照和手续项目前期工作 4. 协助集团采购合约部组织总包单位、单项分包单位、监理单位、甲供材料和设备等招标工作，推荐候选机构，审核资质，并负责技术评标；5. 负责指导、监督、检查项目公司工程施工过程中的工程进度、成本、质量、技术和安全工作；6. 配合项目公司进行施工现场各单位的协调工作；7. 负责对项目公司施工期间的专业工程提供技术支持及指导；8. 审核项目公司施工现场洽商和工程变更等签证工作，并对相关技术文档进行把关，组织由于设计变更和施工方案变更所造成的合同价变更的谈判；9. 指导和监督项目公司项目过程中的工程验收工作；10. 参与项目竣工内部综合验收；工程管理11. 收集项目成本、工程进度、质量等各种信息，配合计划管理部对项目公司进行经营目标执行情况分析；12. 协助集团档案管理部门负责规范工程技术资料、技术档案的管理工作；档案管理13. 负责监督项目公司的工程技术资料的管理工作；14协助配合其他部门的相关工作；其他工作15完成领导交办的其他工作。第 19 页 共 65 页第 19 页 共 65 页四、岗位设置及岗位职责1、各职能部门岗位设置及定员1.1 资金管理部：1.2 财务管理部：1.3 人力资源部：经理 1 人，人资主管 1 人，人资专员 1 人，培训专员 1 人。1.4 行政管理部：经理 1 人（兼） ，行政主管 1 人，行政专员 1 人，前台文员 1 人，网络管理员 1 人，档案管理员 1 人，司机队长 1 人，司机 2 人，厨师 1 人，保洁 1 人。1.5 合约采购部：1.6 营销策划部：1.7 客户服务部：1.8 预算部：经理 1 人，土建预结算主管 1 人，水电安装预结算主管1 人1.9 技术管理部：经理 1 人，建筑结构 1 人，水电安装 1 人，市政园林装修 1 人，报建主管 1 人，报建员 1 人1.10 工程项目部：经理 1 人，副经理 1 人，土建工程师 1 人，水电工程师 1 人1.11 项目公司：五、管理制度及流程1、行政管理制度1.1 总则1.2 公文使用管理1.3 印章管理公司的印章是公司职权和责任的标志，在各项社会经济活动中起着标志、凭信的重要作用。为切实加强公司印章的使用管理，规范使用公司印章，避免由于用章不慎造成的企业风险发生，特制定本管理规定。一、印章的分类公司的印章包括公司行政公章、财务专用章、合同专用章、部门印章、董事长印章（法人代表印章） 、总经理印章（法人代表印章）等。二、印章的刻制和启用1、公司所有印章均由公司统一刻制。凡冠有本公司字样的各类印章由公司办公室负责审批、刻制、颁发和启用。2、新组建的内部机构或机构更名需刻制行政印章的，由该部门根据成立机构或机构更名的公司文件向公司办公室递交刻章申请，经公司办公室主任审批后递交公司董事长或总经理审核签字后，由公司办公室派专人办理刻章手续及颁发启用事宜。3、各部门刻制冠有本公司字样的印章，由该部门向公司办公室提出刻章申请，并提供印章模式，经公司办公室主任审批后递交公司董事长或总经理审核签字同意后，由公司办公室派专人办理刻章手续及颁发启用事宜。第 21 页 共 65 页第 21 页 共 65 页4、董事长、总经理等公司负责人的公用印章，须经其本人同意后，由公司办公室派专人办理刻章手续。三、 公章的使用范围1、公司正式公文、重要函件，向有关政府主管部门报送的报表，落款公司名称的要盖公司行政公章。2、对外联系业务、签订合同，盖业务专用章或合同专用章。3、各部室或分公司发文、函件等，盖部室章或分公司印章。4、需要加盖法人代表印章的要盖法人代表印章。5、公司所有印章原则上不得带离办公室使用，确需外带使用时必须办理公司印章使用申请和外带印章手续，经总经理签批后，办公室要安排专人陪同方能外带公司印章使用。四、印章使用签批权限1、公司公章：公司正式文件、重要函件、报表等用章，由董事长或总经理、分管副总经理、公司其他领导在董事长授权的范围内签批使用。2、业务专用章或合同专用章：由董事长或总经理、分管副总经理、公司其他领导在董事长授权的范围内签批使用，其他人员未经董事长授权一律不得擅自使用业务专用章或合同专用章。3、公司部门印章：由公司各部门主管签批使用。 4、公司负责人公用名章或法人代表印章：经公司负责人本人或法人代表授权后由办公室专人负责使用。五、印章管理1、各类印章由公司管理中心指定专人负责保管，印章保管人员必须忠于职守、诚实可靠、原则性强，印章保管人员调换岗位时应办理正式交接手续。2、使用公司印章一律要填写印章使用申请单，经有权领导签批同意后方能盖章，印章使用申请单由办公室留存备查。3、严禁印章保管人员越权用印或未经授权将印章转交他人保管使用，违反者将按相关规定处罚，后果严重的要负法律责任。4、原则上盖章一般由办公室印章专管人员负责，专管人员不在由办公室主任负责。5、凡是涉及公司合同、协议等文件资料用章时，必须出具经法务主管审查证明的书面材料方可盖章。严禁在空白介绍信、空白信笺和白纸上盖章，否则后果自负。6、机构更名，启用新章时必须将旧印章交回办公室。分支机构或部室撤销时，自撤销之日起，必须将作废印章交回办公室，由办公室登记造册，存档备查，然后统一组织销毁。严禁任何部门和个人自行保存和销毁废旧印章。六、公司分支机构的印章使用管理办法参照本规定执行。七、本规定经董事长办公会讨论通过，自 2010 年 4 月 1 日起实施。1.4 档案管理1.5 会议管理为了加强集团各公司、各部门之间的沟通与交流，充分体现公司第 23 页 共 65 页第 23 页 共 65 页经营管理群策群力、团结协作的精神，确保公司经营目标顺利实现，特制定本制度。一、公司会议的分类：公司会议制度分为：周工作例会、月度工作例会、季度工作例会、年中工作例会、年度工作例会、经营分析会、专题会议、总经理工作会议、董事长工作会议、公司监事会、公司董事会、股东会议、员工大会。二、会议的内容和要求（一）周工作例会：1、集团中高层管理人员周工作列会，在每周一上午 10 点召开，重点分析上周工作完成情况并作出相应工作安排。会议由集团总裁或行政副总裁主持。2、员工周工作例会定为每周五下午 5 时召开，由办公室主任负责主持。周工作例会内容主要为各部门员工总结本周工作情况、分析工作中存在的问题、提出意见及建议、计划下周工作的安排等。会议内容必须形成会议纪要，参会者在会议纪要上签名。3、资金部、财务部的周工作例会由主管部门组织召开，工作总结及计划、会议纪要由主管人员向董事长提交。（二）月度工作例会：1、月度工作例会定为每月末工作日的下午召开，由办公室主任负责组织，有关人员负责形成会议记要，参会者在会议纪要上签名。2、月度工作例会内容主要为各部门对本月主要工作的总结及下月主要工作的安排，分析遇到的问题及解决办法，提出有利于工作开展的意见和建议；公司对各部门员工当月工作表现进行绩效考评；董事长对各部门的工作要求和安排等。3、办公室主任必须在下月的 3 号前将公司对员工绩效考评的奖惩情况提交给董事长审批，董事长在 5 号前予以批复。（三）季度工作例会：1、内容：各部门主管分析解决上季度未完成事宜，讨论落实本季度具体工作；董事长或总经理下达本季度重点工作任务。2、要求：（1）各部室主管汇报上季度工作总结和本季度工作计划，并采取有效措施，落实各项工作，确保公司各项工作能够顺利开展。 （2）各部室之间要加强沟通与交流，增进部门之间的合作与协作，善于总结经验，扬长避短。 （3）每季度第一个月初开会，公司董事长、总经理、分公司领导以及各部室主管按时参加公司季度例会。（四）年中工作例会：1、内容：各部门主管分析解决上半年未完成事宜，讨论落实下半年具体工作任务；董事长或总经理下达下半年重点工作任务。2、要求：（1）各部室主管汇报上半年工作总结和下半年工作计划，并采取有效措施，落实各项工作，确保公司各项工作能够顺利开展。 （2）各部室之间要加强沟通与交流，增进部门之间的合作与协作，善于总结经验，分析不足，扬长避短。 （3）每年七月初开会，公司董事长、总经理、分公司领导以及各部室主管按时参加公司年中例会。（五）年度工作例会：第 25 页 共 65 页第 25 页 共 65 页1、内容：各部门主管分析解决本年底未完成事宜，讨论落实下一年度的具体工作计划；董事长或总经理下达下一年度的重点工作任务。2、要求：（1）各部室主管汇报本年度工作总结和下一年度的工作计划，并采取有效措施，落实各项工作，确保公司各项工作能够顺利开展。 （2）各部室之间要加强沟通与交流，增进部门之间的合作与协作，善于总结经验，分析不足，扬长避短。 （3）每年 12月底开会，公司中高级管理人员按时参加公司年度例会。（六）经营分析会：1、内容：重点分析集团经营计划完成情况、经营及项目计划调整及重要举措、市场发展趋势和营销策略、资金运用及财务状况情况分析和调整、根据战略发展要求及市场变化分析组织结构、人员、绩效的调整等。2、要求：参会部门及人员要对有关情况进行充分准备，原则上为每半年（每季度）召开一次。（七）专题会议：1、内容：针对工作中遇到的问题及解决的办法而专题召开的会议。2、要求：会议可以由主办部门提出召开申请，主管领导及相关部门人员参加参加；也可由公司领导主持召开，相关部门人员参加。（八）总经理工作会议：1、内容：总经理根据工作需要可以临时召开工作会议。2、要求：（1）参会人员准时参加并准备好相关资料。 （2）办公室负责做好会议记录，并形成会议纪要保存。（九）董事长工作会议：1、内容：董事长根据工作需要可以临时召开工作会议。2、要求：（1）参会人员准时参加并准备好相关资料。 （2）办公室负责做好会议记录，并形成会议纪要保存。（十）公司监事会议：1、内容：讨论、提出公司经营管理存在的问题，检查监督公司财务、董事和董事会高级管理人员执行法律法规和公司章程以及股东会议决策等。2、要求：按照公司章程的规定召开。（十一）公司董事会议：1、内容：讨论、提出公司经营管理的重大问题，如财务管理、资本运作、项目投资等等。2、要求：按照公司章程的规定召开。（十二）股东会议：1、内容：讨论、提出公司经营管理的重大问题，决定公司经营管理的重大决策，如财务管理、资本运作、项目投资等等。2、要求：（1）原则上公司股东会议每年至少召开两次，其他紧急情况也可临时召开。 （2）股东会议应做好会议记录，并形成会议纪要保存。（十三）员工大会：1、内容：公司年度工作总结汇报及下年度工作计划布置会。2、要求：（1）原则上公司员工大会每年至少召开一次。（2 ）员工大会要求全体员工参加。 （3 ）公司年度工作总结和计划要形成文件下发。三、相关保障规定：1、以上会议均由公司管理中心办公室负责组织安排和落实，积极做好各项会务工作。第 27 页 共 65 页第 27 页 共 65 页2、要求与会人员准时参加，做好考勤登记记录，不得无故迟到、早退、缺席，否则，每迟到、早退一次扣罚 50 元，无故缺席一次扣罚一天的工资，当月累计三次，加重处理或做辞退处理。3、要求与会人员必须会前准备好所有相关资料，确保会议能够顺利进行，并做好会议记录并形成会议纪要存档。4、与会人员在会议进行过程中要严格遵守会场纪律，不要随意走动离开会场；同时要将手机关闭或者调到震动状态，非紧急工作事项不能接听电话。四、附则：本制度经董事长办公会讨论通过，自 2010 年 4 月 1 日起实