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文档简介
行 政 公 文 写 作 通州区委党校 赵淑芳 一、行政公文概论 二、行政公文写作 三、行政公文处理 四、撰稿人应具备素养及学习公文写作 途径 一、行政公文概况 n1.定义 行政机关的公文,是行政机关 在行政管理过程中形成的具有 法律 效力和规范体式 的文书,是依法行 政和进行公务活动的重要工具 n2.特点 ( 1) 具有法律效力 ( 制定机关和作者 的法定性 ) 一般以机关名义发布,作者不是 一般意义的作者,是 机关组织及其法 定负责人 ( 2) 具有规范体式 ( 文体的规范性; 格式的规范性 ) 我国现行行政公文 13种 n 3.作用 ( 1) 领导指导作用 (上级对下级工作的规范 性和原则性要求) ( 2) 规范准则作用 (公文法定权威性和行政 约束力的重要表现) ( 3) 宣传教育作用 (说明制定方针、政策的 依据) ( 4) 交流和知照作用 (机关之间公务联系的 桥梁和纽带) ( 5) 凭证记载作用 (机关公务活动的真实记 录) n 4.分类 ( 1)以公文 处理程序 划分 收文和发文 ( 2)以 内容涉及的秘密程度 划分 内部文件、公布性文件、保密文件 ( 3)以 对文件传递、处理的时限要求 划分 平件、急件、特急件 ( 4)以公文的 传递方向 划分 上行文、下行文、平行文 ( 5)以公文的 性质、作用 划分 指挥性公文 (命令、决定、批复、意见、指 示性通知) 报请性公文 (报告、请示、议案、求批函) 知照性公文 (公告、通告、通报、事项性通 知) 商洽性公文 (函) 记录性公文 (会议纪要 ) 二、行政公文写作 (一) 一般格式 1.眉首 :首页 红色反线以上 的各要素 秘密等级和保密期限 (机密 一年) 紧急程度(特急、急件) 发文机关标识 发文字号(发文机关代字、年份和序号) 签发人 2.主体 :首页 红色反线(不含)以下至主题 词(不含)以上 各要素 标题 (发文机关、事由和文种) 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 3.版记: 主题词以下的各要素 主体词 抄送机关 印发机关和日期 (二)公文的写作 n 通知 特点 : 应用广 (使用范围、内容涉及面,作用) 发布形式灵活 具有指令性、知照性 时效性 分类 : 批转、转发性通知;部署性通知;告知性通 知;发布性通知;任免通知 写作 格式的写作 标题: 不能只写通知;可 紧急通知 , 补充 通知 任免通知 : 北京市人民政府关于林 同志任职 (免职)的通知 北京市人民政府办公厅关于调整北京住房公积金 管理委员会组成人员的通知 批转性、转发性通知 : 国务院 批转 国家医药管理 局 关于 进一步加强中药工作的报告的 通知 国务院关于引发 国家行政机关公文处理办法 的 通知 主送机关 :必写,在新闻传媒公布的知照性 通知,可以免去主送机关 北京市人民政府办公厅 关于 2003年国庆节放假的 通知 正文的写作 : 一般由通知因由、通知事项 、执行要求 批转性、转发性通知 : 批转性通知由上级机关的 “ 批语 ” 和下级机 关的来文组成 转发性通知由发文机关所写 “ 按语 ” 和被批 转公文两部分 部署性通知: (工作性通知;指示性通知 ) 通知的 因由部分 之后常用 “ 现通知如下 ” 、 “ 望 按以下通知执行 ” 、 “ 现将有关 事项通知如下 ” 一类 习惯用语过渡 ,以承 启后文,引出 通知的事项 篇章形式有 3种 ( 1)段篇合一式(内容较少) ( 2)分条列项式(条理清晰、主次分明) ( 3)小标题式(主旨鲜明突出) 告知性通知 会议通知 :名称、目的、主持单位;内容和 任务,议程;时间、地点 ,日程;参加人员 范围和人数;有关注意事项(报道时间、 及地点,须携带的文件材料,会议筹备领 导小组,乘车路线及车次、航班,食宿安 排。联系人及联系电话等),附件(登记 表) 事项性通知: 通知因由和告知事项 内容单一,则因由与事项连贯写,不分段; 内容较多,则需分段说明 发布性通知: 发布规章,产生法定效力, 正文简短 ( 1) 一句话 写明发规章的名称和执行要求 ( 2)简要交代发规章的依据,提出实施要求 ,进一步强调发文重要意义,提醒有关方 予以重视。 写法简洁,点到为止,不做过多解释 任免通知 关于任职、免职通知:时间、依据、任职( 或免职)人员姓名及职务;先写任职再写 免职 关于调整某机构组成成员的通知:分段表述 ( 1)任免时间或依据 ( 2)任免人员姓名及职务,任免人员名单 写作要求 : ( 1)使用慎重,严肃(文种特点、隶属关系 ) ( 2)内容清楚、明确(多样,把握分寸) ( 3)行文要及时 (时效) n 意见 ( 2001年新增文种) 特点 : 指导性 (必须执行;在原则范围内可因实际 情况执行) 见解的原则性 (对带有全局性的问题) 处理办法的具体性 (为下级机关所遵循) 分类 : 按行文方式:转发性意见;直发性意见 按性质、内容:指示性意见和计划性意见 写作 格式的写作 标题 :常省略发文机关名称,如:关于进一 步做好失业调控工作的意见 文种名称前常加 “ 若干 ” 主送机关 :批转下发的意见,主送机关已标 注在批转通知中,无需再标; 直接下发的意见,需要标注(下属单位 较多,主送机关也是多个) 发文机关落款 :直接下发意见,在文后落机 关的款;由上级批转的意见,将发文机关 名称置于标题下面 成文日期 : ( 1)标注在标题之下,外加圆括号 ( 2)标于文后 正文的写作 1.前言 (问题;工作的意义和重要性;意见 的目的;意见的依据),前言结束的地方 一般有 “ 现就 问题提出如下意见 ” 或 “ 为 现提出以下意见 ” 惯用语过渡 。 也可不用惯用语 2.主体部分 指示性意见 :意见具体内容,一般采用分层 、分段、分条前加序号的写法 常见划分层次的方法有两种: ( 1)按照所提出的工作措施划分层次 ( 2)采用归类说明的方法划分层次 计划性意见 :写明工作计划的目标、措施、 步骤三项内容 3.结尾: (1)自然收尾; (2)结尾段落,提出希望、号召、督查要求或 做必要的补充 写作要求: 1.要掌握政策 (原则性) 2.要充分了解下情 (针对性) 3.要具有可行性 (实事求是、符合下情;要求 不能过高过死 ;忌 “ 一刀切 ” ,允许因地制 宜,灵活掌握) n 函 (比较重要的具体事项,其格式正规完 整) 特点 : 1.使用范围的广泛性 2.行文的多向性 ( 不相隶属的机关之间 ) 3.功能的多用性 (凡事不宜用其他文种的) 4.写作的灵活性 (形式多样,写法灵活 ) 分类 按行文方向可分文:致函和复函 按内容和用途的角度划分:商洽函;询问和 答复函;求批与审批函;告知函 写作 格式的写作 标题 :(发文机关)、事由和文种名称(函 或复函) ; 也有四项式(主送机关名称) 主送机关 :多为一个,也有的是多个(邀请 函、告知函),普发性的告知函可以用统 称 正文的写作 致函 : 开头直接提出问题 (原委 ),以简洁的 语言将需要商洽、联系、询问、告知的 事 项清楚明了地表达出来 。 可 一气呵成 ,也可 分条列项 ,结尾一般用惯 用语 请求批准函正文包括 求批理由 (充分)和 求 批事项 (符合政策和客观实际,并拿出可 供参考的具体意见), 文尾多以 “ 请批准 ”“ 请大力协助 ” “ 望 能同意 ” 惯用语结束 复函 开头 要 引叙来文 (日期、发文字号等 )后,可 用 “ 经研究,函复如下 ”“ 关于 问题答 复如下 ” 一类话 过渡 ,然后针对问题给予 明确的答复。 结构 一段到底或列为若干条目,结尾用 惯用语 “ 特此函复 ”“ 特此回复 ”“ 此复 ” 审批函结尾惯用语可参照一般复函,不能 “ 此复 ” ,如持否定意见,还应说明理由 。 写作要求 1.内容集中单一, 一文一事 ,文字尽量简省 ,以体现简便快捷的特点 2.函的结尾通常都用相应的 惯用语收束 ,有 时也不用,即直接落款 3.函多数用于 不相隶属的机关之间 ,属于平 行文。因此语言要得体,做到态度诚恳, 语气谦和 4.函在行文时必须用 函的格式 ,而不能用一 般文种使用的格式 n 求批函与请示的区别 功能一样,不同是 各有使用范围 请示用于有隶属关系的机关之间,求批函则 用于不相隶属的机关之间 n 审批函与批复的区别 功能一样,不同是 各有使用范围 批复用于有隶属关系的上下级之间,针对请 示行文;审批函用于不相隶属的机关之间 ,针对着求批函行文,即 批复对请示,函 对函 n 会议纪要 特点 : 纪实性 (客观、真实、准确地记载) 提要性 (概貌、主要的议决事、基本精神等 ) 多功能性 (记载;传达;具有汇报、指挥、 知照交流功能) 分类 : 根据反映会议情况的侧重点不同: 综合型会议纪要;决议型会议纪要;记言型 会议纪要 根据会议类型角度: 日常行政工作会议纪要;专业性、专题性会议纪要 写作 1.写会议纪要之前的准备工作 ( 1)正确理解会议的 主旨 (目的、指导思想、基本 精神) 领导交谈或参加筹备会了解会议组织着者的意图 研究会议召开的背景以明确会议的针对性; 研究会议的内容情况,抓住中心议题; 了解会议在那些问题取得一直意见,形成什么结论 。 ( 2)注意收集 原始材料 (会议记录,亲自参加会议 ) 2.格式的写作 标题 :一般 会议名称 +文种名称 (全称,并注明会议类 型) 全国城市经济体质改革试点工作 座谈会 纪要 也可 双标题 (主标题、副标题) 增强服务意识繁荣社会主义文艺 学习 在延安文 艺座谈会上的讲话 座谈会纪要 3.正文的写作 开头 :( 1) 介绍会议 概括(繁简两种), 自然情况 + 动因、根据或基本内容和重要活动或会议结果、评 价 ( 2)交代会议召开的 背景 ,或提出有待解决的 问题 主体 综合性会议纪要 ( 1)对会议的基本精神、重要原则、主要内容、议 定事项以及执行要求加以 归纳总结 ,分 几个问题 来写 ( 2)根据需要从会议的最基本环节(主要议程,中 心议题、讨论情况、决议事项、分歧意见、重要 活动)中,选取 几个环节 来写 结构上 一般就所选择的内容 分几个大的层次 (下可 有若干小的层次)。 表述方式 上共同的观点以会议或与会人员名义提出 “ 会议认为 ” , “ 会议强调 ”“ 与会同志指出 ” 等 决议型会议纪要 :把会议形成的一致意见 按内容的性质进行 归纳分类 ,概括为若干 问题,按照一定顺序逐次写出来 日常行政工作会议纪要常采用 自然段 +序号 记言型会议纪要 ( 1)按照实际发言顺序排列 ( 2)按照讨论的问题归类,同一问题的各种 观点排列在一起,作为一个层次 ( 3)按照发言观点归类,属于同一观点的发 言排列在一起 结尾 :最后一个问题写完就打住,没有结尾 的结尾;专段收束结尾(希望、号召、评 价、补充说明、执行会议精神的要求 ) 写作要求 1.突出会议的主旨和基本精神 (纪要性;围 绕中心议题取舍材料) 2.真实准确地反映会议情况 (调查研究) 会议纪要与会议记录的区别 ( 1) 所记内容与方式不同 记录, 全部情况 ,不加取舍、不分巨细地逐 项而记;纪要,以会议材料为基础,进行 整理、加工、提炼、择其大要而成分 ( 2) 两者的目的和功用不同 记录,为机关内部 积累资料 ;纪要为 通报情 况 ,宣传贯彻会议精神,它是 公文 ( 3) 所采用的结构方式不同 记录,按时间顺序安排材料,采用的是与会 议过程同步的 纵式结构 ; 会议纪要,从总体上是总分式结构,其主体 部分多采用 横式的并列结构 另 :凡正式会议都要做记录,但并不一定都 要会议纪要。 会议纪要写于会议结束之时或以后,而 会议记录与会同始终 n 会议纪要与会议简报的区别 ( 1) 两者所承担的任务不同 。共同点都有通 报会议情况的作用;但会议纪要还具有行 政约束力,会议简报没有 ( 2) 两者的容量和所反映的方面不同 。会议 简报以简短为特点,一个会议可编发多期 ;纪要着眼于会议全局,抓住会议主要问 题和重大方面来写。不受篇幅的限制,可 长可短、 ( 3) 简报在会议当中编写 ,随编随写,不止 一期; 纪要择在会后形成 ,一会议只一个 纪要 n 报告 特点 : 汇报性 (下情上达) 陈述性 (叙述和说明) 分类 : 工作报告 情况报告 答复报告 报送报告 正文的写作 工作报告 开头 :简短的 前言 (动因、目的和必要性; 或一句话概括基本内容),以 “ 现将 报告如下 ” 一类惯用语加 冒号 结束。或有 的直接用惯用语来领起。 主体 : 综合工作报告: ( 1)基本情况,主要体会和今后意见 ( 2)按照工作的各个方面划分成若干部分等 专题工作报告: 基本情况,主要体会,今后意见 结尾 : “特此报 ”“以上报告,请审阅 ”“以上报告 如有不妥,请指示 ”等 惯用语收束 。 独立成 段,单占一行 情况报告 开头 :简短的 前言 (背景材料或概括提示报 告内容),以 “先将情况汇报如下 ”过渡。或 开头直接介绍情况 主体 :介绍情况、分析情况和处理意见 答复报告:与一般工作报告、情况报告没 有明显的区别 报送报告:只用一两句话把所报文件的 名 称、件数说清, 以 “ 请审阅 ”“ 请收阅 ”“ 经核查 ”“ 请查收 ” 等 惯用语收束 。 直接把文件负在后面。 工作报告与工作总结的区别 ( 1) 报告代表发文机关的意见,直接 具有行 政效力 。总结不经有关机关或会议批准, 不用公文形式发表,也不具备行政效能 ( 2)报告将回顾过去工作 与部署今后工作连 在一起 ;总结重在回顾工作情况,总结具 经验教训, 体现与计划的密切联系 n 请示 特点 : 请求性(对上级机关) 先行性(事前行文) 专向性(只能发往有隶属关系的上级机关) 分类 : 请求指示的请示; 请求批准的请示; 请求解决问题的请示; 写作 请求指示的请示 : 引述 在理解、执行上有 疑难的有关政策条文;摆出在理解、执行 有关政策当中的 疑难问题 ;说明自己的认 识,对疑难问题 试做解答 ;文尾用 “ 当否 ,请指示 ” 一类惯用语收束 请求批准和请求解决问题的请示: 请求 事由 :(合情合理,具体充分,清楚明 白) 请求 事项 :事项单一,用一两句话表述清楚; 事项复杂,归纳几个方面,按顺序逐项写 下去,可以加上序码分段写,也可连贯起 来成为一段 结束语 :一般单独占一行。常用惯用语。 请示与报告的区别 ( 1)行文目的不同 。汇报工作、反映工作中的情况 ;请求上级机关指示、批准或批转 ( 2)行文时间不同 。报告多是事后行文;请示只能 事前行文 ( 3)上级机关的处理方式不同 。 “ 批复 ” 作答;以 “ 阅存 ” 处理 ( 4)内容含量不同。 请示是 “ 一事一请示 ” ;报告 内容含量大于请示,篇幅较长 ( 5)文末的结束语不同。 请示要求上级表示明确的 态度,用 “ 请指示 ”“ 请批复 ” 要求;报告不能 这样要求,一般用 “ 专此报告 ”“ 请审阅 ” 一类 的说法。 n 批复 特点 : 专向性 (批复专对着请示行文) 指令性 (下级机关必须执行) 政策性 (以党和国家的政策为依据) 分类 : 审批法规的批复 阐释政策的批复 审批事项的批复 写作 格式的写作 :发文机关、事由、(主送机关 )和文种 国务院关于调整珠海经济特区范围的批复 国务院关于同意河北省地市体制改革调整行 政区划 给河北省人民政府 的批复 国务院中央军委关于 同意 空军锦州机场实行 军民合用的批复 正文的写作 引叙来文 :下级来文的标题、发文字号、日 期或以一句话概况来内内容,并以 “ 悉 ”“ 收悉 ” 字样表明已经收到 批复意见: 审批法规的批复:一句话表明同意 阐释政策的批复:篇幅较长,批复意见要独立出来 ,可以是一个较长的段落,也可以是几个自然段 审批事项的批复:简单的审批事项,表明同意态度 ,多与引叙来文和在一起;复杂的审批事项,多 采用分条列项的写法 执行要求: 意见简单,文字简短的可合并与批复意 见;内容复杂,文字较多可独立一段或一个层次 ;有些批复没有这一部分 结束语: 正文说完 自然结束 ,直接落款。也可用 “特 此批复 ”“此复 ”等 惯用语收束 。 n 批复与批转通知的区别 ( 1)批复具有 专向性 ,主送机关一般只有一 个。而批转性同志多是 普法性文件 ,具有 广泛的指导意义 ( 2)从文件结构来看,批复直接对请示机关 行文,不涉及其他单位,没必要再付请示 原件;批转性通知针对的单位不只一个, 因此必须将所批文件作为 附件置于批语之 后 n命令 特点 : 最高的权威性 (发布机关级别规格高,一般 以发令机关的领导人名义署名发布) 极大的强制性 (无条件执行) 内容严肃端庄 (重大事项) 分类 :发布令、行政令、嘉奖令 写作 格式的写作 发文字号 : ( 1)机关代字、年份、序号组成 ( 2)令号 标题: ( 1) 发文机关和文种 (令) ( 2) 发文机关、事由和文种 (命令 ) 正文的写作 发布令 :篇段合一的写法 行政令 : ( 1)发布命令的原因、依据或目的( “ 现决 定 ” 引出) ( 2)事项部分(分条列项的表述) ( 3)落款 嘉奖令 :分段表述的方法 嘉奖因由;对事迹的评价;奖励的方式;提 出希望或发出号召 n 决定 特点 极高的权威性、法规性 较强的政策性 具有一定的周知性 分类 ( 1)对重要事项作出安排(法规性、知照性 ) ( 2)对重大行动作出安排部署的决定 ( 3)奖惩性决定(表彰性、惩戒性) 写作 格式的写作 标题 :发文机关、事由和文种( 如国务院关 于全面推行依法行政的决定 ) 主送机关: 有特定下发单位,要写主送机关名称 普法性的决定,不写,结尾不用署发文机关 名称 成文日期: ( 1)在正文之后右下方,同一般公文 ( 2)在标题下面的括号内 正文的写作 告知性公告 :内容事项单一,因由部分与 事项部分采用篇段合一式 法规性公告 :内容较多,分条阐述 因由部分,独立成段; 事由部分,分相表述 结语 :提出希望;也用 “特此公告 ”, “现予公 告 ”;或省略结语部分 n 通告 特点 ( 1) 公开性 (面向社会各有关方面) ( 2) 广泛性 (有关政策;具体事项) ( 3) 针对性 (针对某一地区、某一领域) ( 4) 具有法规性 (一定的强制性) 分类 法规性通告; 周知性通告 写作 格式的写作 标题 :三项标题;省略了发文机关或事由的 两项标题;只用文种 “ 通告 ” 成文日期 :写在正文后面;写在标题下面正 中央;连续发布的通告,可单独编顺序号 ( 年 日) 主送机关 :对象是社会公众,不写受文机关 名称;对象是下属机构,则写上主送机关 正文的写作 告知性通告 : 通告 因由: 简短原因、目的或法规依据之后 ,常用 “现通告如下 ”, “特通告如下 ”, “特将 有关事项通告如下 ”等习惯用语引出下文的 事项 通告 事项 : 事项单一、内容单一,采取篇段合一; 事项复杂、内容较多,采取分段分条的表述 方式 法规性通告 通告 因由 : ( 1)简要说明通告目的、法规依据,然后用 “ 通告如下 ” 引出下文 ( 2)概述发通告的背景,强调重要意义,重 点是为了阐述有关政策,篇幅较长 通告 事项 :分条列项 通告 结语 :强调意义或提出希望;也可是执 行通告的要求或实施说明;或以 “ 此告 ” , “ 特此通告 ” 等作为结束语 n 公告和通告的差别 ( 1) 内容有差别 (重大事项或法定事项,篇 幅单一;一般事务性的事项,篇幅较长) ( 2) 发文机关级别不同 (国家行政领导机关 或政府职能部门;各级行政机关、有关部 门) ( 3) 使用的范围不同 (广,国内国外;一定 范围内,针对某一领域、某一地区的事项 ) ( 4) 发布形式不同 (登报、电台、电视台; 张贴,文件) ( 5) 写作要求不同 (严肃庄重,篇段合一; 通俗易懂,条文式写法) n 通报 特点 : 针对性强 (典型意义的事件或普遍意义的重 要情况) 以事明理 (叙述事实为主,辅以议论) 具有教育性 (启发性,具有指导性,强制性 不大) 分类 :表扬性通报;批评性通报;情况通报 写作 格式的写作 标题: 国务院办公厅 关于 表彰奖励中国女子足球队 的通报 国务院办公厅 关于 处理浙江省 违反国家规定 收购春蚕问题 的通报 中共中央办公厅国务院办公厅 关于 福建、湖 南、山东、江苏、海南省 农村基层干部粗 暴对待群众典型案例的 情况 通报 正文的写作 表扬性通报 表扬先进人物的通报(主要事迹;意义;表 扬奖励办法;提出希望要求) 表彰先进单位的通报(单位名称和主要事实 ;经验和意义;表彰方式;提出希望要求 ) 批评错误倾向的通报 (概括错误事实;评论错误性质;宣布处理 意见;提出告诫、要求、希望或重申纪律 情况通报 传达重要情况的通报 ( 1)通报的 因由 。(背景情况,必要的评论 ,意见、希望、要求) ( 2)概述主要 事实情况 。一般 分条列项 写法 传达主要精神情况 n 议案 特点: 程序的法定性、单向性 (在法律规定之内; 各级人民政府对同级的人大或人大常务委 员会) 内容的严肃性、提请性、特定性 (宪法规定 的监督权、人事人民权和重大决定权) 很强的时限性 (交付表决后,议案作用完成 ) 分类 :提请审议立法的议案;提请审议设立 机构的议案;提请审议重大事项的议案; 提请审议批准对外条约的议案 写作 格式的写作 标题 : 国务院关于 提请审议 中华人民共和 国消费者权益保护法( 草案 )的议案 发文字号 : 国函 【 1994】 124号 主送机关和署名 :同级人大或人大常务委员 会,只写一个;签署机关的名称和机关最 高领导人职务、姓名 (国务院总理温家宝) 正文的写作 提请审议的 案由 (案据),提前审议的 事项 (方案)和 结语 组成 提请审议立法的议案:篇段合一式 提请审议设立机构的议案:事由部分相对 较长,事项部分提出建议 提请批准对外条约的议案:案由部分较长 提请审议重大事项的议案: 内容单一,案由和事项部分合一; 内容较多,案由部分重要(基本情况),事 项部分写明所提问题的态度及具体建议 (三)行文规则 1.行文关系 :上行文、下行文、平行文 行文方式 : 纵向 的行文方式(逐级行文、 越级行文、多级行文、普发行文、通行行 文), 横向 的行文方式(函) 2.行文规则 的具体内容 ( 1)行文应当确有必要,注重实效(严格控 制数量和范围) ( 2)行文关系根据隶属关系和职权范围确定 ( 3)一般不越级请示和报告(特殊情况除外 ) 4.关于部门行文 ( 1)政府各部门依据部门可以相互正式行文,如 公 安部与教育部 ( 2)政府各部门依据部门知趣可以向下一级政府的 相关业务部门行文,如 教育部向各省、自治区的 教委正式行文 ( 3) 政府各职能部门一般不得向下一级政府正式行 文 。只能用 函 的形式商洽工作 ( 4)须经政府审批的事项,经政府同意也可由政府 部门行文,文中应注明经政府
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