办公自动化系统在供电企业的开发与应用.docx

办公自动化系统在供电企业的开发与应用 (呼和浩特供电局，内蒙古 呼和浩特 010000) 摘 要：在阐述建设供电企业办公自动化系统必要性的 基 础上，针对办公自动化子系统的增高而出现的许多亟待 解决的问题，提出了对策及建议。 关键词：办公自动化系统；开发；应用 中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：H TK10076921(XX)16005902 信息技术的兴起与迅猛发展给传统的电力行业带来了 机遇和挑战，以信息化来带动生产自动 化和管理现代化已 是促进电力行业发展的主要途径。供电企业在信息化和建 设一流企业的过 程中，相继建起了具有一定规模和共享基 础的管理信息系统、办公自动化系统、地理信息系统、 营 销管理信息系统、负荷管理系统、调度自动化等多个信息 系 统，且系统实用化运行积累了大量的数据信息，这些子 系统基本上覆盖了供电企业的主要业 务过程业务活动，在 生产、经营、管理等方面发挥着重要的作用，也为建立企 业数据仓储并 走向信息一体化管理提供了有利的数据基础。 但随着网络技术的发展集约化管理模式的逐步 渗入，原有 系统中分散管理、信息源头不唯一、接口不规范等各自为 政所造成信息共享不足 的弊端日益突出，已越来越不适应 集约化经济管理的要求。笔者作为一名多年从事信息管理 的工作人员，对子自动化系统信息谈以下几点： 1 建设供电企业办公自动化系统的必要性 办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起 来 的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常 活跃和具有很强生命力的技术应用领 域，是信息化社会的 产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点 协同工作。通 过 OA 系统所实施的交换式网络应用，使信 息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公 手段， 实现了办公的高效率。 过去，计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人 工作的效率，帮助您文字处理、电 子报表，以及进行简单 的劳资人事管理、财务管理等。而现在所说的办公自动化， 应该是以 网络为依托，在企业内部进行畅通的信息交流。 在这种模式下，企业成为一个大办公室，它 下面的财务、 人事、行政、营销业务等部门都成为企业信息流中的一个 环节，而不再是一个 一个的信息孤岛。依靠这种模式，企 业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基 础 上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而 决策层可以迅速综合来自各个方 面的信息，并以此为依据 制定企业的战略决策。 信息化是当今世界经济社会发展的大趋势，对照于社 会的整体信息化程度，目前我们还 相当落后，虽然供电企 业所有单位购置有计算机、个别单位并建有局域网，但由 于没有建立 公共平台和联网，无法实现办公自动化流转。 因此这些硬件设施还没有被充分利用，仅停留 在打字及游 戏上，办公自动化还没有被多数人员应用起来，管理效率 还比较落后。又浪费大 量纸张，增加成本，这不利于我局 的进一步发展。实现办公自动化，就是要充分利用网络技 术和信息技术，改进传统的管理方式和工作方法，理顺内 外管理程序，提高内外管理水平和 工作效率，一方面适应 社会发展，另一方面对外树立务实、廉洁、高效的供电形 象。同时减 轻我们的工作压力。实现办公自动化后，我们 可以在网上办公,我们的工作任务可以在计算 机上得到提 示。另外，我们还可以通过手提电脑或在家里办公。这非 常方便，既节约纸张， 降低行政成本，提高效率，又方便 快捷。从贯彻落实科学的发展观的角度看，把信息化建设 工作提高到重要议事日程。加快实现办公自动化已经是我 局实现持续快速发展迫切的内在要 求。 实施供电局办公自动化可以理顺办公程序，分清工作 责任，规范管理方法，充分利用网 络信息化技术，降低行 政成本，提高办公效率以及管理水平，减少暗箱操作提高 办事透明度 。实现办公自动化对于我局各项事业的全面发 展具有十分重要的意义。要进一步转变职能 ，改进管理方 式，推行电子政务，提高效率，降低成本，形成行为规范、 运转协调、公正透 明、廉洁高效的管理体制，办公自动化 是前提，是基础。目前，有很多单位都不同程度地实 现了 电子办公，在周边的一些兄弟城市已经开始了办公自动化 的应用或试行工作。随着信息 技术和网络技术的高速发展， 世界各国都在推行以流转电子文件为主的办公自动化，以 及推 行以交流电子信息为主的电子政务，人类社会正在宣 告向电子信息、电子文件时代迈进。要 适应时代发展潮流， 在我局推广应用办公自动化系统势在必行,毫无选择余地。 实现办公自动化不仅是工作方式的变革，也是人们思 想观念的更新，推行办公自动化涉及从 决策层到操作层全 体干部职工，只要办公自动化得到顺利实施，一方面可以 说明全员已 树立了正确的实行管理信息化的思想观念，另 一方面也为实施推进信息化举措进一步树立信 心。因此， 实现办公自动化，对于供电企业全面实现信息化至关重要。 办公自动化是信息化建设的基础工程，是评价信息化 建设水平的重要依据和指标。我们 许多人已经习惯了传统 的办公方式，对新的办公方式一时不能适应。实现办公自 动化，不仅 是办公方式的改变，从某种意义上说，它带给 大家的是一种现代办公理念，或者说是一种现 代办公意识。 它首先是对我们思想观念的一次革命，然后才是工作方式 的革命。实现办公自 动化，是提高干部职工素质的需要， 是提高管理水平的需要。 2 供电企业办公自动化系统信息共享现状 为了更好地适应计算机通信技术的发展和改善电力供 应的管理水平，局领导高瞻远瞩，制定 了局的信息建设总 体规划并使该规划得到了实施。供电企业大规模的信息化 建设大体分三个 方面。 2.1 解决网络建设的基础问题 改善办公条件，大力提倡和支持计算机办公。供电 局在 一年多的时间内几乎达到了“人手一机”的办公条件； 加强职工的计算机知识教育，努 力提高干部职工的计算 机应用水平，目的在于在建立了高水平的计算机网络后能 做到充分的 应用。以人为本，科技的进步离不开人员的操 作和使用，只有大力提高人员的计算机应用技 术，才能有 效地开展各项工作。 2.2 建立供电局的计算机网络通道 高效稳定的计算机信息网络，离不开高速稳定的网 络 通道。多年来主要靠电信部门的有线电话和不稳定的无线 通讯方式，给供电企业的生产和 经营等活动形成了很大的 制约，不能完善各种生产和经营的管理机制。 随着科技的进步，光通信工程和宽带接入工程这种通 讯方式越来越走到了通讯领域的主 导地位，它高速、稳定、 应用方便，并且投资呈逐步下降趋势。因此，为了适应电 力企业现 代化发展的需要，提高公司电网系统的科技水平， 为供电局计算机信息网络建设和发展打下 了坚实的基础。 2.3 开发建立应用软件系统 在网络建成后立即着手建立适应局网络平台的系统软 件。在局领导的支持下，经过局信 息主管部门和各相关部 门的共同努力，建立了涉及局电力生产、经营等多层面的 多个管理系 统。 供电办公自动化系统 Poweroffice200 v5.0(简称 Pov5)是 在 Lotus Domino/Notes 的平台 上开发的，全 WEB 方式运 行的一套通用办公自动化系统，其服务器端运行在 Domino 服务器平 台基础上，按照呼和浩特供电局的实际办公流程 需求，以实现高效率、快节奏的协调办公与 信息共享为目 的而制定的综合办公自动化管理系统，它有简洁、明了、 易学易用的图形窗口 操作界面，方便快捷的全文检索功能， 以及强大的信息共享与严格的权限控制，周密、多层 次的 安全机制等特点，极大地提高了办公效率，节省了人力资 源，在更高程度上实现了相关 人员之间的协同办公与信息 共享。它的具体功能有以下几种：公文管理；档案管 理； 行政管理；电子邮件；电子论坛；公共信息； 公用通讯录；公共栏；个人事务 ；其他事务。 供电企业努力进行信息化建设的结果，给该局带来了 良好的社会效益和经济效益。工作 效率大幅度提高，办公 费用和用电管理费用大幅度下降，而且在很大程度上提高 了工农业生 产和人民生活的用电可靠性以及办公效率，节 省了人力资源，在更高程度上实现了相关人员 之间的协同 办公与信息共享。虽然供电局办公自动化系统给企业带来 了效益，但是也存在好 多弊端。 3 做好企业办公自动化系统信息的对策 办公自动化系统的实施工作关键在于各单位的领导， 重点在于落实。各单位主要 负责人就是本单位 OA 系统实 施应用的第一责任人，要高度重视，体现三带头：带头推 行、带 头学习、带头应用。如果不这样，办公自动化说得 再好，喊得再高，也是一句空话。因此， 各单位要制定本 部门办公自动化推进方案，主要领导要亲自挂帅，职能部 门具体负责，配合 局信息中心做好本部门联网的各项工作， 指定专人负责，确保办公自动化工作的推进落实。 3.1 做好办公自动化系统软件的应用培训 信息中心要分层次做好系统软件应用的培训工作。 要做好中层以上领导干部的操作培训 。做好普通干部职 工的技术培训。做好公文处理特殊岗位的人员培训，如 发文审稿 、文件收发等相关岗位。这几个培训工作一定抓 紧做好，只要全体干部职工尽快掌握技术要 领，熟练操作， “办公自动化”才能尽快地得到推广应用。 3.2 要积极推进，坚持应用办公自动化系统。在办公 自动化试运行期间，我们将采取电子公文和纸质公文并行 使用的工作方式，前期势必 会增大工作量。我们不能因为 工作量一时增大了就抵制、就埋怨，出现抵制情绪，而是 要认 真按要求去试运行，尽快适应和理顺 OA 系统的应用， 尽快缩短这个过渡期。在试运行过程中 ，局办、党办要严 格监督 OA 系统的应用，及时提醒督促办公室在递交纸质文 稿的同时使用 OA 系统流转电子文稿。而且文印人员将不再 根据纸质文稿在电子文档上进行修改，而是直接根 据 OA 系统中的文稿进行排版印制。各级领导要积极推进，坚持 使用 OA 系统，成为日常办公的 伙伴和工具，决不能半途 而废，要负责不断完善 OA 系统的建设，使 OA 系统更为先 进，使用操 作更为方便，更为有利于公文的运转，有利于 工作效率的提高。 3.3 组织管理的难点与对策 3.3.1 供电企业信息一体化整合对企业来说是一项庞 大的系统工程，由于涉及整个企业 信息一 体化建设。信 息的规范整合，而每一个部门都有其各自原有的系统，所 以只有形成一把手工 程，从统一数据源及数据接口标准出 发，强行更新一些运行系统，才能逐步形成基础数据仓 储。 3.3.2 进行信息系统一体化规划与建设，应由 IT 部门 为统管部门，加强管理职能作用， 充分考 虑各部门间的 内在联系。所有新上系统及更新系统必须经过统一规划审 核并协调好数据规约 才能进行开发，避免人才浪费。可以 这样说，信息系统的一体化建设首先要求 IT 部门必须走 上企业数据建设的最高管理地位。 3.3.3 信息系统一体化规划与建设由于涉及整个公司 的业务流程重组，进一步发展向管 理层和监控层提供企业 资源信息，必然涉及多方面的利益和来自传统工作方式及 习惯的冲击 ，且管理新思路的深度体现，必定带来企业内 部管理的革新。因此，系统的建设应以解放思 想、立足建 立现代化企业管理体系为前提。 3.3.4 信息一体化建设是一项长期而持久的基础工作 与现代化管理相结合的工作，决不 是急功近利的演示系统。 因此，作为领导及职工只有站在全局的现代化管理的高度， 树立起 扎扎实实的工作作风才能稳中有进地完成系统建设。 3.4 技术难点及对策 技术上的难点主要是异地数据库同步技术。由于电力 行业覆盖面较大，尤其是营销系统，营 业站众多且分布