动态的办公室管理.docx

动态的办公室管理 办公室作为企业一个重要部门，办公室所承担的管理工作 是企业必须夯实的一项基础性工作，也是企业整体运作过 程中的重要环节。 传统的办公室管理工作主要承担着上传下达、办公物 品管理、档案管理、制度实施过程中的监督以及其它事务 办理等工作，虽然不是企业的核心工作，但工作内容千头 万绪，工作效果如何至关紧要。 从维护企业运作的稳定性和规章制度的严肃性的角度 来看，“按章办事”是办公室工作的主要立足点，原则性 极强，必须不偏不倚地执行企业高层管理意图。基于办公 室工作的这一特点，办公室工作人员的工作方式一般表现 为变通性不强、灵活性不足，有时甚至会表现出静态化乃 至是机械化的特性。 然而，随着企业管理水平的全面提高，办公室管理工 作的静态化特征已经越来越不能适应现代化企业发展的需 要。尤其是随着企业规模的不断扩大、各类事务的增多， 企业在发展初级阶段可以暂时将其忽略的很多问题，在这 时都必须顺次地被提上企业的工作日程上来，而在企业暂 时还没有或根本不准备增设新的部门的情况下，企业办公 室就成了一个缓冲地带，无形中会被注入很多新的职能， 比如执行企业文化、人力资源管理、成本核算等任务。为 了适应企业发展阶段性转变的需要，企业办公室必须慎重 审视自己的新增职能，并在具体的管理活动中逐步走出静 态化管理的惯例，逐步向动态化管理的方向转化。 企业医院所实行的动态化管理模式，是一个涉及到医 疗、护理、行政、后勤、管理等多个部门的繁杂工程，相 比之下办公室工作的动态化管理要单纯一些，可简单地分 为“事后动态管理”和“事中动态管理”两类。 所谓事后动态管理，可以理解为采用一定的方法或模 型，经常性地对以往的留存下来的资料记录进行梳理，找 出隐含在这些资料中的规律性的东西，并为以后更好的管 理提供一定的依据。例如在医院的会议管理上，现在采取 的管理方法是每周由各科室提出会议申请，然后做下记录， 以此合理的进行会议安排。这种管理手法如果仅仅是为了 防止会议安排上的冲突，显然达不到进行深度管理的目的 各科室所提出的会议申请十分必要，但所请外院专家 时间上发生冲突很显然，这种监管手法的本身就存在 问题，因为计划缺少相对合理性，致使我们不知道究竟要 安排哪个会议比较合适，无法进行精确控制，只能实行 “半放任”式的模糊管理。不仅仅是会议管理，包括用车 管理、用餐管理等，都或多或少地存在这样的问题。 从动态管理的立场出发，对于任何一项经常性工作， 办公室必须进行这样的一项安排，即把近几个月来的工作 排序出来，根据医院的实际情况，对临床科室是否有益及 国家、企业的临时性重要会议等情况结合起来看，合理的 安排参会人员及会议地点。这样一来，有效地避免以往办 公室管理工作中过多专注于“合法性”而忽视其“合理性” 的弊端。 事后动态管理也对办公室工作人员的传统工作方法提 出了质疑。在日常工作中，办公室工作人员能够对各种物 品的发放进行详细的登记，只能说明他是一位合格的办公 室工作人员。要成为优秀的办公室工作人员，就要把日常 的这些零碎的片断式的资料和纪录，以一种系统的形式而 不是流水账的形式，呈报给企业高层管理者，从而为他们 进行成本控制和人力资源管理提供更有价值的信息资料。 所谓事中动态管理，是指办公室在日常管理工作中， 不仅仅是机械地履行严格监督的职能，还应在事态发展的 过程当中，适时主动地介入到事件中去。 比如在考勤制度的执行上，现在实行的是划卡机划卡 的做法，办公室只能适时修改单项数据，对每天、每星期 的考勤情况无法总览。只有等到满月之后，办公室才能从 划卡机中调出所有员工的考勤记录呈报给公司的财务部门， 然后由财务部门从工资单上对员工该扣的扣、该罚的罚。 这种方法虽然能很好地促使员工严格遵守考勤纪律， 但同时也应看到，严格的考勤制度是为了保证井然有序的 工作秩序，只是手段，不是最终目的，但传统的静态式的 考勤管理方法，显然带有很强的“秋后算总账”的味道。 从动态管理的角度来看，一旦员工考勤情况出现异常， 办公室就应该立即介入进来，主动告知该员工，提醒他在 接下来的考勤日内重视该问题。同时办公室还应适时分析 情况，可采用与之谈心等方式，了解该员工近来是否过于 疲惫，或是心境不佳，甚至是有不满或对抗的情绪等。然 而对症下药，或做其思想工作，或帮助其解决困难，在有 必要的情况甚至可以调整自己的管理尺度。 动态化考勤制度的监管方法，不仅可以有效地避免制 度执行上的“不教而诛”，还可以为员工缓解长期郁结在 自己内心中的压力找到一个出口，从而体现出企业文化 “刚柔相济”的特征。应该说，企业文化正是通过这些具 体的能够体现企业人文关怀的小事件，才能最终落到实处， 溶入每一位员工的心底。 再譬如在车辆管理上，办公室目前采用的是必须填写 派车单的方法对其实行管理，但派车单上有关车辆行驶里 程等数据，则由驾驶员自己填写、一月一报。这种静态的 管理方法显然缺少事中监督，时间跨度过大，给当事人留 下了过多的弹性空间。从动态监控的角度来看，较为合理 的办法是相关数据必须是在办公室的监督下，由驾驶员和 用车人共同填写，一事一报或一天一报，从而有效的发挥 出办公室在适时监管过程中的作用。 可以预见，随着企业规模的进一步扩大，企业文化重 要性的日益凸现，办公室管理工作的动态化程度越来越重 要。 办公室管理工作从静态管理向动态管理转变，不仅仅 管理方法的转变，更是一种观念的转变，要