电子档案管理与保护探究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 电子档案管理与保护探究 【摘要】信息时代的革命浪潮席 卷世界的每个角落，档案管理自然避不 开这样的环境。促使其由传统纸质化档 案管理向数字化档案管理D 变，能够 有效地改善之前档案管理中存在的种种 局限和不足，有利于促进档案管理效率 的提升。然而刚刚起步的电子档案在管 理和保护方面尚未健全制度，存在着很 多问题，本文将对电子档案的管理和保 护所面临的问题和解决途径进行探究。 中国论文网 /3/view-13004807.htm 【关键词】电子档案；管理与保 护；现状问题 一、档案及电子档案管理的简述 电子档案是指各级各类单位对本 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 单位在办公过程中由各种电子设备生成 的有保存和利用价值的声音、图像等归 档的电子文件。电子档案能够及时归档， 接受方便；能够较为齐全地进行归档， 但是所利用的存储空间却比普通档案小 的多，方便管理；由于电子档案通过电 子软件进行管理存储，方便共享；利用 网络信息技术能够释放档案工作人员的 双手，释放压力，提高效率。 二、电子档案建设的现状 （一）单位重视程度得不到提高。 据统计表明，至今仍有些单位没有设置 专门的电子档案管理场所。单位领导对 此虽然开始重视，但是由于资金支持投 入不够，难以满足信息时代改进电子档 案管理软件的需要。在日常工作中，员 工只能采用通用的档案管理软件。这不 仅影响了档案管理工作的工作进度和成 效，更使得工作人员对档案管理工作的 热情下降。由于缺乏一套完善的档案管 理制度，使得档案工作人员在工作过程 中缺乏规范化的借鉴，没有一个准确的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 指导，只能凭借一腔孤勇向前摸索。 （二）电子档案管理队伍质量需 随时代要求提高。目前，虽然大多数档 案管理工作人员是科班出身，工作与所 学专业实现了专业对口，保证了档案管 理工作能够有序进行，但是随着电子档 案的建立，部分工作人员对电子档案的 管理和保护不太熟悉，容易造成档案管 理工作的安全隐患，进而导致电子档案 管理工作的效率和成果落后。 （三）新媒体技术应用人才过少。 虽然现如今很多单位已经实现数字化的 档案管理，建立了电子档案。利用电子 档案进行归类管理和储存，改善了之前 档案管理中存在的种种局限和不足。但 是对电子档案管理的安全这方面，仍然 没有一套有效的管理方法。安全保密软 件仍然不够完善，加之工作人员对软件 应用的熟悉度不高，对计算机杀毒知识 了解较少，一旦计算机硬软件出现无法 预测的问题，就会造成电子文书档案的 丢失。这对单位管理建设来说，是一个 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 极大的隐患。 三、电子档案管理的新对策 （一）不断更新自我观念，加深 对电子档案的重视。电子档案管理是新 时期新形势下信息技术在档案管理系统 中的重要应用，推动了档案管理实际工 作效率的提升。单位领导对电子档案的 重视与认识，是档案管理质量提升的前 提。各级各类单位对档案管理的重要地 位有了初步认识，但是毕竟档案管理随 着档案数据的庞大而变得复杂。作为电 子档案管理人员，应该充分发挥其管理 职能，有必要向领导宣传档案对于单位 健康发展的重要性，从而引起单位领导 的高度关注。同时，加强对电子档案功 能的宣传，让大家共同参与、高度重视 电子档案管理与保护工作，让档案管理 工作向着规范化发展，让电子档案管理 工作得到长期健康的发展，不断为单位 事业发挥其应有的作用。 （二）协调好电子档案与纸质档 案的保存双套制。目前纸质档案数字化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 工作快速发展，国家层面上也进一步出 台了有关档案管理和保护的相关政策。 不难发现，档案的纸质保存与数字化保 存都是必须存在的。实际上纸质档案可 以长久的保存，科学维护下保存几百年 也不成问题，并且现在国家政府各个部 门并没有统一实行无纸化办公，这些直 接产生的纸质记录必须要保存的。而电 子档案的建立，则是为了安全备份，便 于查询和未来的开发利用。在单位的档 案建设与管理过程中应该协调好两者的 关系，共同促进档案管理质量的提高。 （三）完善归档制度，规范化收 集档案。每个单位的档案人员都应当掌 握电子档案的管理和保护工作，强化档 案管理与保护意识，学习了解关于档案 管理与保护的法律法规，结合本单位的 具体实际情况，对档案工作的管理与保 护做到具体问题具体分析，建立完善的 归档制度，从源头上做好档案的收集工 作。对各部门应归档的档案材料要按照 相关规定保证能按时、按量、按质归档， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 从而确保专职人员对档案管理工作的顺 利进行。档案室也应负起责任，认真保 存、接收档案，确保档案的完整性。要 对档案资料做到具体问题具体分析。 （四）加强档案管理队伍建设， 培养复合型人才。如今各单位最缺少的 就是复合型的电子档案管理人才，因此， 双管齐下培养电子档案管理人员的专业 素质和业务能力，为电子档案管理部门 拥有高精尖的电子档案管理人员而努力， 是相关领导与部门应该高度重视的。不 仅如此，由于电子档案工作的特殊性， 要求电子档案管理人员必须拥有高度的 责任心和使命感，以及相当高的耐心。 因此在培训过程中，应该注意陶冶电子 档案管理人员的情操，培养他们的思想 道德素质，打造一支德才兼备的高素质 管理队伍。 四、总结 新的社会与科技发展环境下，电 子档案的管理与建设进步已经成为一种 不可逆转的趋势，也是时代发展的必然 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 要求。电子档案管理就是推进档案信息 化建设，它不仅能够进一步为单位发展 作出贡献，更是满