2011学年院青协监察部工作设想

2011 学年院青协监察部工作设想 一 部门定位： 监察部作为院青协八大职能部门之一，肩负着“会员注册” “会员信息管理” “对志愿服务活动进行监督、评价、建议” 的重任。在历任部长的带领下，监察部的常规工作逐步制度化， “会员注册” “会员信息管理”两大版块操作迈向成熟。 新的阶段，新的要求。接下来，监察部将会在继续做好两 大版块的基础上，着重发展“对青协状况调研评估” 、 “优化优 秀分会的评选机制”与“对志愿服务活动作监督、评价、建议” 。 目前是青协上升时期，发展过程中必然存在不自觉的阻碍 因素与有待改善的地方。监察部应当扮演好一名“医生”角色， 密切关注组织发展动态，发现问题，提出建议，协助解决问题， 扫除障碍。评价各系的志愿服务活动，对不足地方给予诚恳建 议，努力促进活动质量提高。 二、工作开展 在未来一年，院青协监察部将会根据自身优势，承担更多责任。 重新整理部门工作内容，进一步优化部门职能。并且指导系监察部 工作开展，协助系监察部加快发挥自身效用，促进志愿活动质量的 全面提高。对于本学年的工作计划大致有以下几点： （一） 重新整理部门工作内容，优化部门职能 1. 服务手册整理。重新整理办公室的服务手册摆放柜，进一步 规范服务手册的填写、存取手续。 2. 重新制定会员注册手续，删繁就简，节省人力、物力，提高 工作效率 3. 修改各类工作表格格式，明确系监察每月上交的内容 4. 制定详细的部门规章制度： 活动监察的行为准则 (见附件 1.活动监察的行为准则) 服务活动的评分细则 制作监察部运作流程图（院监察与院青协、系监察的关系 图） 。部门运作一目了然，帮助干事更全面了解部门以及 与各方的联系 5. 设立投诉邮箱并作广泛宣传。 接受广大同学对青协的批评、建议并将信息整理后反馈给 组织一直是监察部的职能之一，但并未得到很好开展。接下 来，院监察部将会认真落实该职能：每日及时回复邮件，解 决问题，并请同学对效果打分。 （采用邮箱原因：1.管理便捷。 由于我们仍为在读学生，大部分时间在上课，未有专人接待 投诉电话的条件 2.有依有据。邮箱内存有原邮件，若出现纠 纷可用此判断是非，而投诉热线未能设置录音 3. 资源问题。 借助网络资源，可减少组织的经济负担。制作信箱于各宿舍 楼下需大量成本，且学生会已设立“学子之声”信箱，青协 再设立收效不大。 ） 随后，亦须对邮箱等一系列措施作大力宣传，以树立青协 敢于接受批评，全心全意建设来为同学服务的阳光形象。 （二） 部门的人文建设 1.人文关怀。帮助新成员了解学校、协会、部门，助其思想上、心 理上过渡到大学阶段。让其明白大学生活的意义：自主自立。 引领 其走出困惑，融入校园。学会生活、学会做人、学会做事。 （自由不等于懒散、 求学不等于死读书。 ） 2.让成员清晰了解部门工作的主旨，明白自己在监察部需要做什么、 为什么做、怎么做 3.营造一个热情、宽容、坦诚、公平、积极向上的部门氛围。让成 员产生强烈的归属感，荣誉感。倡导部门内部互相帮助、关爱、扶 持。 4.建立共同愿景。使思想统一，团队和谐。 5.建立一个能让成员展示自我的平台。让其知道部门的评比工作是 公开、公平、透明。部门鼓励成员充分发挥个人才能，追求理想， 实现人生价值。 6.提升内部成员的思想素质、文化修养。监察活动的主要部分是评 价活动成效，进行信息反馈。要懂得评价别人，首先自己必须有内 在素质，能正确认识事物，有一定思想高度，所以必须要求成员多 阅读、多思考，懂得反思，懂得不断提升个人能力。 7.每个月至少一次例会。在会议上纠正近期不良风气，嘉奖优秀成 员。要求干事在例会上汇报本月工作情况，对所监察活动谈个人感 想，锻炼干事表达能力，鼓励其畅谈个人见解。 （三） 部门内部培训 1. 调查问卷培训 本学期监察部将深层次地开展调查活动，主要方式为调查问 卷。由于规模较大，方案必须严谨、可实操性强，调查的问 题与数据分析都需要较系统的学习。从调查的目的、如何设 置问题答案、问题答案是否科学，有无毛病，是否围绕中心 思想、采取何种方式派发问卷、数据的录入、分析等等都会 一一教授。 数据分析将会使用 SPSS 软件。因此，要求部长与副部在暑假 时先自学，如有机会，也会邀请外部同学进行教授。 培训时间：2011 年 10 月 培训将会结合调查活动一同开展，让干事在做中学，做中练 2. 策划书培训 无论是哪个部门都需要掌握策划书的编写技巧，其优点就不 再详讲。监察部亦有调查问卷活动、每年的志愿者招募会、 年末的表彰大会等涉及范围较大活动，十分需要干事有清晰 的逻辑思维与全方位的思考能力。 策划书培训将分成 2 个阶段进行： 第一阶段，2011 年 11 月末初次练习，只给大致格式，让 干事们自由发挥。随后部长，副部对策划讲评，包括格式、 要求、注意事项、心得等。通过二者对比，让干事们留下深 刻印象。 2011 年 12 月中旬再次练习。此次限定题材，并对格式、封面 等作出要求，策划内容除创意外更注重实操性。随后再次讲 评，目的要让干事较好掌握写策划的思维 第二阶段，2011 学年下学期，把策划书内容落实到位， 让干事们亲身感受所策活动的可行性，趣味性与现实意义。并 在实践中发现不足，这比理论上的指导更完善，更具立体感。 形式：以自由组合的小组为单位，策划一次部门内部春游或联 谊活动。并让策划者对其策划进行介绍、演说，众成员 投票决定最终方案。春季活动由胜出小组负责。 意义： 提高成员策划兴趣，进行策划书的学习与指导 提供一个演说的平台，锻炼成员的表达与说服能力 提供一次领导机会，让成员充分发挥其组织、领导、 协调能力 通过举办共同志愿的活动，成员们相互协作，让其 更熟悉彼此，增强部门凝聚力 同时在活动过程中发掘成员的各方面特长 （四） 品牌活动之：青年志愿者协会发展状况年度调查 初拟时间：2011 年 10 月末（各分会纳新后，招募会召开前） 调查将采用问卷调查方式，调查对象为 09、10 级的会员。 样本数量将会根据各系的会员数严格计算并随机抽取。 该大型的调查问卷需要每两至三年举行一次，目的是为了了 解现时的发展状况、存在的潜在问题和潜在机遇、把组织判 断和调查结果作对比分析、为未来的青协留下历史依据和研 究资料。希望能作为青协的一个延续性资料。 由于本学期是首届调查，将会遇到许多未知难题和阻力，需 经多方讨论，暂不列出方案。 （五） 品牌活动之：吉林大学珠海学院青年志愿者招募会 本次是第二届大型志愿者公开招募，有上一届的经历，我们 有信心会办得更加出色。此外，将对方案作出调整，也就是 提高志愿者的准入门槛。 一直以来，吉林大学青年志愿者志愿服务大队都秉承着“尽 己所能、不计报酬、帮助他人、服务社会”的理念开展工作， 也全心全意地创新，尽心尽力地办好每一个服务活动，但仍 未能或许“珠海市优秀志愿服务大队”称号。这由于本学院 会员活动参与率较低。原因有二：1、会员人数众多，目前志 愿活动数量未能满足需求，出现品牌活动一学期甚至一学年 才能轮上一次的状况。打击会员积极性 2、之前的准入门槛 过低，使部分会员没体会到作为志愿者的光荣性和使命性， 出现长期不作为现象。 因此，从资源的分配、志愿者素质提高、服务大队评优等多 方面考虑，院监察部决定对志愿者的申请作审批，挑选真正 有爱心勇于付出的同学，面试合格者方能通过。 形式：11 月初的某周三周四为院系青协的宣传与派发申请表 日。派发申请表时各分会告知申请人面试的时间地点。 紧接着的周六周日为各分会面试会员日，面试的人员 安排由各分会负责。 11 月中旬为各系监察部对会员的资料录入 （在此暂不提供招募会的具体策划） （六） 品牌活动之：吉林大学珠海学院青年志愿者协会及各系分会 总结暨表彰大会 总结暨表彰大会中监察部将会担任计分工作，此外监察部对 各分会的平时评价也占 15%的成绩。 优秀分会评选是一项激励制度，奖励优秀者，鼓舞后续者去 争取。机制公平、透明；评选数据齐全非常重要。因为那一 面旗帜里包含着一个分会的成员一年的努力、辛酸以及他们 对未来的争取、信心。同时表彰大会里院青协作为主办方， 更是不容有失。 监察部的评选材料积累： 1. 每月初获取各系本月志愿服务活动列表，选择有代表性的活 动进行监察。 （监察活动数=该系月总活动数*35% ） 2. 活动后监察人员为本次活动评分，并随机抽查 5 名服务对象、 5 名志愿者评分。得分应立即记录在案，以防丢失。 3. 学期末将按照评选方案把材料重新整理，以供答疑 （七） 关于对系监察部工作指导 系监察部成立时间较短，职能尚未完善，院监察部将会根据自 身经验，为系监察部提供建议。同时院监察将会利用院系监察的紧 密联系关系，作出工作上的不同侧重，以此共同努力，提高志愿活 动质量。 在活动的监察上，院监察将更注重抽检活动，对活动进行评分， 为优秀分会的评选作准备。系监察将更注重分析活动存在的优缺， 为活动负责人提建议。如此分工，建议将能更有效地反馈到系里， 各有侧重避免职能重复造成浪费。也通过系监察引导各分会进行自 我的检查与提高，自己提升自己，形成良性循环。 具体措施：1、每月初与各系监察部长开会，布置本月任务。将 院青协的通知发放到各系，同时聆听各系意见，进行信息沟通。对 于上月出现的不良现象给予批评指正。优秀行为给予表扬，树典型。 2、引导各系对监察二字有更深刻的认识。让各部长清楚了解为 什么要设立监察部、监察部有什么权力能发挥什么样的作用、监察 部需要发挥出什么样的影响力 3、经验分享。由各系分享自己管理部门的好方法，对于有效措 施给予推广，让系监察间相互学习。毕竟院系监察部的分工有所不 同，系里的经验更具实践性。 4、分会每月推荐一份活动监察心得，内容为所监察活动的简介、 优缺、个人感受。以此督促系监察落实好活动监察这个环节，也检 验各系工作的开展情况。 刘硕欣 附件 1. 活动监察的行为准则 1.在出席活动或工作时，必须佩带工作证，并带好笔记本以及相关 资料，要随时做好记录。做事要严谨，不懂就要问，不可以想当然。 2.电话礼仪，在联系分会的时候，难免会要电话联系。应注意一下 几点： A、 时间要适宜，选择对方方便的时间。若非紧急情况不宜 在早晨 8:00 以前、吃饭时间、午睡时间和晚上 11:00 后 打电话。 B、 内容要限定，打电话之前要确定内容，明确目标，并言 简意赅的加以说明。要适可而止，不要再三絮叨，否则 会让人觉得做事拖拖拉拉，缺少素养。 C、 要注意自己的语言文明、态度、举止，要有耐心。 3.注意自己的仪容仪表。 A下分会和跟活动时的穿着要尽量休闲，不要穿的太花枝招展， 也不要浓妆艳抹，若否则会让人觉得你是来显摆的，让人觉得 你的态度不够端正。 B.如若出席正式场合，则应该穿正装出席，女生应淡妆或裸妆， 显示出对此次活动的重视程度。 C.工作期间不可以穿拖鞋，着装要整齐，态度要端正。 4、在与分会沟通、下分会和跟活动的