2012年物业管理部组织架构设置模式

2012 年物业管理部组织架构设置 根据物业管理行业特点，以及物业管理所涉及的各专业，物业管 理企业组织架构设置都分为：安全保卫部、品质部、工程部、环境部、 行政部、人事部、财务 部，各部 门在物业管理活 动中各司其职，各部门 都有其专业知识面，并对物业管理服务中心的各项物业管理活动进行 监督指导，保 证其服务行为规范，服务质量符合 ISO9001 质量管理体 系标准。 2012 年，武汉华侨城地产进入收获期，物业管理也面临大面积物 业接管，年中纯水岸东湖高尚住宅小区 A1、A2 地块将正式入伙， A3、A4 地块也将进入接管准备之中，宿舍楼办公楼也全面入驻。为 了展现出物业服务的专业水准，行为规范标准，实施高标准物业服务， 结合武汉华侨城物业与武汉项目公司的合作模式，并根据深圳市华侨 城物业管理有限公司分支机构管理办法，物业管理部应设置以下机构。 1、组织架构图 物业管理部（前期） 、华侨城物业武汉分公司 品质工程部 安全保卫部行政人事部 武汉华侨城实业发展有限公司深圳市华侨城物业服务有限公司 天 樾 一 期 服 务 中 心 天 屿 一 期 服 务 中 心 财务室 后 勤 物 业 服 务 中 心 商 业 物 业 服 务 中 心 天 屿 二 期 服 务 中 心 B 地 块 物 业 服 务 中 心 三 期 物 业 服 务 中 心 二、物业管理部（分公司）机构设置及工作职责： 职能部门 职责 岗位 配置 经理 1 人 行政人力资源 1、辅助决策。深入调查研究，广泛联系群众，及时、全面、准确地 发现新问题、新情况，本着实事求是的原则，及时向领导提出解 决问题的意见和建议，为领导 决策提供参考，当好 领导的参 谋； 2、督促检查。协助公司领导对重大决策、会议决议、重要工作以 及公司领导批办件的执行情况进行督办，抓好落 实，保 证政令 畅 通； 3、综合协调。做好公司领导活动周程的安排；组织重要会议 和各 种重大活动；做好与上级部门、兄弟 单位和外单位的协调工作； 统 筹协调公司各异地分支机构、 职能部门和中心的工作；负责 公司 后勤管理工作； 4、会议管理。组织公司办公会议及公司领导召开的其他专项 会议， 做好会议记录，整理重要的会 议纪要，做好会 议决定的传达工作； 5、建章立制。协助公司领导组织拟定章程和制度；建立和健全各 项规章制度，实行科学管理；负责检查 各项规章制度的落实 与实 施； 6、公文管理。负责起草行政方面的综合性文件；负责公文拟稿、 核稿、缮印；公司请示、报告、重大事项汇报的书面及办公网上送 批、送阅；负责上级单位、兄弟单位来文的处理工作； 7、事务管理。负责公司领导的公务活动安排；负责对外接待、假 期值班安排、大事记编写、公司领导办公用品配备等日常工作； 8、机要保密。做好上级和公司机密文件、资料、 领导核心会议有 关内容的保密工作； 9、信息信访。负责书报信函的收发工作；负责总经理信箱的信息 处理与回复； 10、档案管理。负责公司档案的收集、整理、保管、统计和提供利 用等工作；协助公司内部各部门和中心建立相应的档案管理制度； 11、印章管理。负责保管公司印章，办理对外介绍信及证明；负责 公司各部门和中心公章的刻制、启用、收缴工作； 12、设施管理。负责公司办公室各种设施、会议室和车辆管理； 13、品牌建设。负责公司品牌建设工作，品牌策划、品牌 VI 制度 管理和 VI 手册的 设计；企业文化和社区文化建 设、宣传；负责品 牌危机公关管理，制定相应的危机公关管理制度； 14、党群工作。负责公司党务、 团委和工会工作。 15、负责公司组织机构各项人事管理事宜； 16、研究制订组织方案，明确各部门及各层级的权责划分； 17、各分支机构的人力资源管理的 监督、 检查； 18、拟订、解释及推行公司各项人事政策；制定、推进薪酬体系、 绩效考核、培训、招聘和激励等制度； 19、储备和选拨人才（含调动、辞退、辞职、退休），促进公司与员 工共同向前发展的和谐关系； 20、负责办理公司员工全员劳动 合同制的各项管理工作及人力 资 文员 1 人 3 源档案资料库； 21、负责做好公司员工的薪酬管理和养老保 险工作及各项统计 工 作； 22、负责拟订公司管理骨干的年度考核制度并 组织实施，考察、 聘用和任免等具体工作。 1、负责安保部的日常工作，执行落实各项安全管理决策和事宜， 对公司安委会主任负责； 2、对公司各部门和单位的安全生 产管理工作履行综合监管、协调 和服务职能； 3、落实公司安全生产管理责任制，检查公司安全生产管理制度、 安全操作规程的执行情况； 4、组织消防安全检查，对各部门和单位的各类安全检查工作 进行 跟踪落实，及时协调解决各类 安全生产问题，消除安全 隐患； 5、督促各单位建立突发事件应 急队伍，制 订应急预案，组织应急 演练，切实提高公司应对突发 事件的应急处置能力； 6、收集、总结、上报安全管理月报表，并及 时跟踪落实； 7、配合人力资源部组织实施公司各 类安全培训教育，督促各部门 做好部门级和岗位级的安全培训工作； 8、大力宣贯国家安全生产方针 、政策及法律法 规，采取多种形式 积极开展安全知识宣传活动； 9、对公司年度安全生产管理工作 进行总结，制 订下一年度安全工 作计划，审计计划并提交安委会 审查； 10、做好与项目公司、公安消防部门等上级部门的沟通协调 工作， 及时传达上级安全文件精神，上 报安全管理信息； 11、完成公司安委会及领导交 办的其它安全管理任务。 经理 1 人 安全保卫 1、负责依照制定的培训计划 对护管人员进行入职培训、晋升培训 等具体培训工作的实施，并依照 规定做好培训的记录、考核、存 档等工作； 2、负责对护管岗位的工作现场进 行督导、 纠正，并做好相关记录 和处理跟进工作； 3、负责对部门管辖区域内的消防 设备、 设施进行巡查，发现问题 及时进行处理； 4、负责对部门管辖区域内的安全 隐患进行排查， 发现问题及时进 行处理； 5、负责对安保物资保管、发放、回收登记等工作的实施； 6、负责对护管宿舍内务管理的督 导与纠正，按照上 级安排对护管 宿舍内务管理工作的评比工作进行具体实施； 7、负责各类安全管理数据的 统计和汇报； 8、负责护管日常资料的整理与 归档工作 培训督 导员 2 人 1、分析汇报各管理服务中心品质运营数据，上 报分公司 领导； 2、安排品质督导活动，现场 指导品质管理工作； 3、指导重大物业服务活动，如：接管 项目招投标，物业收 费价格备案，集中入伙、社区文化活动等方案策划、审批 等。 4、招投标文案编写，审定； 5、管理服务中心服务模式定位、管理方案 编写和指 导实 施。 6、负责维护和持续改进公司 ISO9001、ISO14001 一体化 质量管理体系； 7、负责新项目的管理方案、 项目投标书等对外品质 文件 及对管理制度、运行标准所作适宜性修订的审核备案； 8、负责公司行业动态及发展趋势的调研、跟踪及研究； 9、负责公司法律诉讼处理；合同审核；新颁业务相关法律 研究和宣传、培训； 10、负责公司客户意见工作指导、培 训，客户意见调查 和 统计分析； 经理 （在编） 1 人 品质、工程 1、熟知城区市政环境分布和相关 责任方情况； 2、负责监督检查市政绿化的管理、养护、病虫防治和市政清洁、 管道疏通、垃圾清运等工作； 3、负责相关责任方的合同管理和月 检记录的保管等工作； 4、定期和不定期对市政绿化管养、清洁卫生进行检查，并做好记 录； 5、负责市政绿化管养、清洁、管道疏通、消 杀和垃圾清运等分包 方的评定考核； 6、负责市政环境质量检测的登 记、 统计工作； 环境工 程师 1 人 5 7、负责市政清洁绿化设施改造 项目的申报，参加 项目实施中的 监 管和验收； 8、对巡查员记录的绿化管养、清洁、管道疏通和垃圾清运等问题 逐项落实，责成相关分包方限 时整改； 9、检查巡查员当天的巡查记录 ，对巡查员记录的问题进行核 实和 汇总，重大问题及时向主任汇报 ； 10、完成上级交办的其它任务 。 11、负责对各消杀小组的消杀质 量进行检查指导； 12、负责根据不同季节及气候情况做好消 杀工作的安排； 13、负责中心消杀设备、车辆的维修与保养，保证设备正常运行； 14、负责消杀药物使用、配制的管理与指导； 15、负责消杀员业务培训，提高消杀员整体消杀技能，确保业主 满意和城区良好的居住环境； 16、负责向各甲方单位做好消 杀专业技术解释； 17、完成上级交办的其它工作。 18、负责环境监控和测量 1、组织制定公司小区机电管理、房屋管理等标准，并组织实施、 监督、检查、指导； 2、审批各管理服务中心工程项 目申报；监督检查各工程的 进度、 质量，审核工程验收； 3、负责公司各类工程合同、工程的投标、中标单位进行商务谈判； 4、组织工程施工和设备设施维 保等分包方资质与信用的评 定； 5、负责计量器具的校准或检定； 6、协助新项目接管验收小组进 行房屋本体、共用部分、共用 设施 和机电设备的验收查验及保修期满物业的移交验收工作； 7、负责组织污染治理项目方案的 设计及落实； 8、负责有利于环境保护的新技 术、新方法、新材料、新项目的引 进和应用。 工程 （在编） 1 人 1、负责公司管理范围内公共设 施设备的各专业技术管理以及保 养维修计划的审核和实施过程中的检查督导； 2、负责统筹组织公共设施设备 的各专业技术改造；相关维 修工程 计划、方案的审核、指导中心工程的计划、方案编制和组织实施、 合同拟定、竣工验收、完工资料归档； 3、负责组织公共设施设备的各 专业 CRM 系统工程模块的技 术管 理及各中心应用情况的指导、检查、考核工作； 4、负责新物业接管验收的组织协调 、新建工程的 资料移交以及保 修期满的验收组织工作； 5、参加公司招投标文件的编写、开标、评标工作。整理招标前后 的所有文档，并按公司档案管理要求归档； 6、评定、监督和管理各专业的维修施工分包方； 7、参加公司组织的品质督导工作； 8、负责维修工招聘考核工作； 电气工 程师 1 人 二、管理服务中心设置 三、2012 年物业分公司整体人员配置需求（初步估算 205 人） 1、物业分公司本部办公职能管理部门人员 11 人（含公司领导）。 2、管理服务中心： 1）办公楼、宿舍楼管理服务中心 48 人。 2）营销中心物业服务人员 52 人（含样板房服务人员）。 3）“纯水岸 东湖”一期管理服务中心 74 人。 9、完成上级交办的其他任务。 序 号 管理服务中心 工作范围 人员配备 1 后勤管理服务中心 宿舍楼、办公楼物业管理服务工作 见宿舍、办公 楼服务方案 2 营销中心管理服务中心 营销中心物业管理、配合营销礼宾 接待服务工作等 见营销中心 服务方案 3 纯水岸 东湖一期管理服务 中心 一期低密度高端住宅物业管理 见纯水岸东 湖 A1A2 地 块服务方案 4 运动会所管理中心 会所管理经营 见附件 7 会所管理中心 20 人。 武汉分公司 二 0 一二年二月二十一日 附件： 一、会所管理部架构图 二、各岗位职责： 1、经理 职责描述 负责制定本部门经营管理目标和经营管理预算，并 严格执 行； 职责一 工作任务 1、根据公司经营目标及部门历 史经营情况，制定本 门经营预 算、管 理成本预算、经营目标、管理目标和工作计划，并严格执行； 2、根据年度经营目标和工作计 划，确立季度、月度经营目标及工作 计划，并对比进行分析和总结 ，每年度 进行年度总结与分析； 职责描述 负责本门日常管理及经营管理品质的提升； 职责二 工作任务 1、负责保证会所正常有序运作，认真收集客户、商家、 员工投诉及建议和领导指示，并及时处理与反 馈； 2、负责经营管理品质的监督、检查、改进与提升； 职责描述 负责团队建设及人才培养； 工 作 职 责 职责三 工作任务 1、负责团队精神和责任意识的 锻炼，提高 团队凝聚力和战 斗力； 2、负责明确员工工作的职责、规范、流程，并 进行指导、培训、考核， 维修工领班/救生员场务助理收款员 经 理 业 务 主 管 工 程 主 管 领班/ 前台文员 培养管理人才，提高整体员工工作技能和工作素养； 3、配合人力资源组做好本部门员 工的配备、甄 选、录用； 职责描述 负责会所的市场拓展及产品销售； 职责四 工作任务 1、负责会所产品的创新与推广，定期组织员工召开研讨会； 2、负责营销活动的策划与开展，大力宣传与推广，不断开拓市场； 职责描述 负责经营管理目标的细分，并按 时顺利完成经营管理目标 ； 职责五 工作任务 1、根据部门经营管理目标，细化员工工作分工，为每个员工确立经 营目标和管理目标； 2、为员工提供各方面资源支持，根据员工目标达成情况，制定有效 的奖惩激励措施，提高员工工作 积极性，促成 经营管理目标 的实现； 职责描述 负责保证会所准时、安全、有序运营； 职责六 工作任务 1、负责本部门设施设备维保、清洁绿化卫生以及商家的监 督管理； 2、负责本部门客户和员工身心安全，设施设备和固定资产 的安全； 职责七 职责描述 负责严格执行公司规章制度和分管领导及总经理交办的其他工作； 2、救生员： 职责一 职责描述 负责为泳客提供安全、优质的服 务； 工作任务 1、负责提供优质、安全的游泳环境，并保证泳客的游泳安全；2、负责客户的迎送服务，并提示泳客注意安全，观察泳客游泳状况； 职责二 职责描述 负责会所产品的推介与销售服务； 工作任务 1、负责向泳客推介、销售会所产品，并提供咨询服务；2、负责向泳客介绍集团、会所公司； 职责三 职责描述 负责泳客投诉的记录、解答与反 馈； 工作任务 1、负责随时随地记录任何泳客的投 诉意见及建议，并在解决范围内 认真解答； 2、负责向前台、主管反映客户投诉意见及建议，并做好结果反馈； 职责四 职责描述 负责泳池突发事件的处理及报告； 工作任务 1、负责泳池突发事件的紧急处 理，并及 时、准确的向会所主管报告；2、负责对出现安全事故的泳客 实施急救，并及 时、准确报告； 职责五 职责描述 负责游泳池区域内经营环境的维护； 工作任务 1、负责游泳池范围内设施设备 的报修、清 洁绿化卫生的监 督与维护； 2、负责游泳池范围内客户的人身、财产安全； 3、负责游泳池区域内物品的规 范摆放； 工 作 职 责 职责六 职责描述 负责会所主管及会所经理交办的其他工作； 3、前台接待： 职责描述 负责提供优质的预定、咨询服 务； 职责一 工作任务 1、负责为客户提供产品预定、产品介绍，并记录客户基本信息； 2、负责为客户提供产品与服务 咨询、会所公司与集 团介绍 ； 职责描述 负责提供接待与收银服务； 职责二 工作任务 1、负责接待客户，并为客户提供与预定一致的服务； 2、负责办理客户的入场登记、消费扣费、余额查询、消费查询； 工 作 职 责 职责三 职责描述 负责收集、解答、汇报客户的投诉及建议； 9 工作任务 1、负责客户投诉及建议的登记 、整理，并在解决范围内予以解答；2、负责及时汇报客户投诉及建 议，并予以跟 进和反馈； 职责描述 负责产品销售及客户资料登记、录入； 职责四 工作任务 1、负责向访客推销会所产品，向会员推销新产品； 2、负责客户资料的登记、录入、备份，并定期整理、 统计与分析； 职责描述 负责会所前台范围内经营环境的维护； 职责五 工作任务 1、负责前台范围内设施设备的 报修、清 洁绿化卫生的监督与 维护； 2、负责前台范围内客户的人身、财产安全； 职责描述 负责会所