产品销售管理规程(参考)

1. 目的：为成品销售提供文件指导，确保已销售的成品均有记录可追查。 2. 范围：公司所有销售的产品。 3. 责任： 3.1 供销部（销售人员）： 负责产品销售意向的评审；负责销售信息和客户信息在公司内的有效传递与反馈，如 质量标准、包装要求、拟发货时间、中文或英文 COA、标签要求、唛头样张、是否 需要打包等。负责与销售部的沟通，编制与审核“ 定货通知单” ；负责发货通知单的 填写与传递；负责发货（含发样）登记；负责运输车辆的联系；负责与运输单位确定 发货产品的运输防护工作。 3.2 生产部：负责定货通知单的审核，评估有无现货，根据产品库存和销售计划制定生产 计划；本着先进先出原则和库存量与生产车间一起确定发货批号；负责客户加增加项 目的请验；下达产品分装、更换包装及更换标签的操作指令，并监督生产车间执行情 况；参与评估客户质量要求；负责 QC 检测用工作标准的自制等。 3.3 生产车间：根据生产计划完成销售计划外产品的生产交货任务；负责客户加测增加项 目的请验（送检） ；负责发货产品（含样品）的分装、更换包装及更换标签的操作并进 行记录，办理出入库手续等。 3.4QC：负责客户加测增加项目的取样、检验工作及时开具检测报告单；负责发货 COA 的签发；负责客户质量标准及分析方法的确认与验证等；负责检测用标准品的申购。 3.5QA：负责定货单传递过程的监督与协调；负责发货唛头的打印及审核；负责 COA 模 板的制作与审核；负责 COA 的审批；负责中间体、产成品、中试产品、验证批产品 的放行与风险放行；对发货过程进行监督检查。 3.6 仓储部：根据定货通知单上拟发货产品的批号，准备货物；复核与张贴唛头；负责产 品的打包及装箱作业；负责产品的搬运、装车；执行产品的防护相关制度；完成相关 的出库记录等。 3.7 研发部：涉及发研发样品时，负责样品的制取，包装，送检等，具体参照附件流程图。 4. 内容与程序： 4.1 产品销售意向的评审 4.1.1 对来自顾客的订货意向，不论来人、来函或电话、传真，业务员均应记录在 R-xxx- 1销售意向/合同记录与评审中，明确客户的要求。 4.1.2 对客户的要求要进行评审，内容包括：产品名称、标贴、订货数量、价格、质量要 求、包装、运输要求、交货要求及付款方式和期限等。 4.1.3 对客户的常规要求（是指客户要求的产品为公司已正常生产的品种及要求的价格在 规定的范围之内等）由业务员进行个人评审后签订合同，由指定人员复核后发送。 4.1.4 对客户的特殊要求，业务员应提请销售经理或总经理组织有关部门评审后，再签订 合同。 4.1.5 销售人员要做好评审记录，并将其与客户签订的合同附在一起做为一份合同记录， 组织实施合同。 4.2 对需求样品、船样及保留货物的操作 4.2.1 当客户提出需要样品或船样时，销售员填写 R-xxxxx-2定货通知单按 xxxx客 户需求样品管理规程进行操作。 4.2.2 已发船样确认，短时间内暂不发货的，或其它原因需保留的货物，供销部可凭“定 货通知单” ，向仓库办理货物保留手续，填写 R-xxxxx-5货物保留单 。货物保留 单上应列明保留到期日，货物到期前通知业务员，询问是否需要延期。如延期则在 保留单上填写延期日，需延期但未指明具体延期日时在延期栏中划“” 。 4.2.3 货物保留如无特殊要求最长期限不得超过 6 个月，到期后仓管员通知销售业务员， 待其同意后取消保留；对于取消合同的订单，仓库在收到取消通知后同时取消对应 批产品的货物保留。取消保留货物应在货物保留单中填写取消保留日期、取消 人并简单写明取消原因。 4.3 合同实施 4.3.1 定货单的填写规范：业务员签订合同后，均应填写“定货通知单” ，如果是需分批 发货的，则在定货单填写合同号时，分开填写，即按需发货次数分别写上合同号+ 发货次数，如 xx2014S0001-2，则表示本公司 2014 年第一票合同的第二次发货。定 货通知单内容一定要详细、准确。如质量标准：可填写对应的药典或对应的检验规 程标准号，如是客户要求，则写清客户要求或附产品质量分析单样张；包装要求则 要写明内、外包装的物料名称及代号，要求使用托盘的还应写明托盘尺寸、材质、 适用国别等信息， 如无代号的则尽量写清尺寸大小及材质要求。如还有其它额外 要求的则在“其它要求”项下一一列明。填好定货单后供销部留一联备查，其它联 一并送到生产部。 4.3.2 生产部确认：需确认有无现货，如无现货，则确认是否已有生产计划，如无计划， 则做出生产计划、确定生产完成时间，并在定货单上记录该时间， 确认后签名并 留一联备查，其它联转送到相关生产车间。 4.3.3 生产车间定批号：本着先产先出的原则，根据定货单要求确定产品批号、生产日期 及数量，签名后留一联，其它联转送 QC。 4.3.4 QC 检测及开 COA：接到定货单后按要求检测并开检测报告单给生产车间，如果 合格，则开具出厂产品 COA 并且在定货单上填写 COA 质检号及检测合格结论，填 写者签名后，留一联备查，其它联与 COA 一起送到 QA。如果待发产品尚未包装， 车间则负责待发产品的包装和入库。 注：出厂产品 COA 管理执行文件 xxxxx 产品出厂质量分析单的管理制度 。 如果 QC 的检测结果不合格，则开具不合格报告单，并且将该定货单的所有联与不 合格报告单一起返还到生产车间，由生产车间按记录修改要求划去原来批号、数量 及生产车间等内容并签名，然后在下面空格内再填写另外确定的批号后再送 xxxx 有限公司质量体系文件 主题 产品销售管理规程 编号 xxxx 起草者/日期： 复核者/日期： QA 审核/日期： 修订 号/版次 xx /xx 质量负责人批准/日期： 执行日期： 页码 3 OF 5 起草：xxx 分发：xxx 分发号 QC，QC 同样按上述的规定操作。 4.3.5 QA 审核与放行： 接到定货单和 COA 后，核对相关记录的正确性并确认产品是否 可放行，核对无误后则在定货单和 COA 上分别签名，然后留一联定货单和一份 COA，其它联与 COA 一起送供销部。 注：如 QA 认为某些批次产品不能放行时(如未完成加速稳定性考察的验证批)，且 无其他合格批次时，QA 需立即通知销售员，由销售员与客户沟通，客户同意后才 能批准放行。 4.3.6 销售员接到 QA 送来的 COA 和定货单后即可通知仓库，仓库管理员核对定货单上 的所有项目与发货一致后即可打包、贴唛、准备发货。 4.3.7 如果在定货单执行过程中销售员要临时取消该定单，则在供销部所留一联的“定货 通知单”中“本订单取消通知” 项下签名后，分别通知相关部门，并请他们在销 售留底联中签字。 4.3.8 发货 4.3.8.1 销售单证员根据定货通知单/销售合同于发货前填写 R-xxxxx-3发货通知单 ，一 式多联，填写时必须用力，尽量不要在不明显处重描。 4.3.8.2 通知成品库发货并签字确认。发货后，供销部、成品仓库、门卫(作为出门证)、财 务、生产统计员各留底一联。 4.3.8.3 成品库人员按客户包装要求对要发运的产品进行标贴和打包，同时核对批号，数 量等信息。 4.3.8.4 仓库人员按 xxxxx成品出库、打包、贴唛头管理规程办理出库手续，并在合同 规定期限内发出产品。 4.4 销售记录 4.4.1 分内销、外销分别登记，销售员应于订立合同时开始在 R-xxxxx-4销售记录上 登记，并由专人每月进行核对。 4.4.2 销售记录由供销部统一收集、装订，并归档保存。 4.4.3 合同更改时，按合同更改的程序处理。 4.5 订单的定期核查： 4.5.1 季度核查：销售人员每季度末对本季度的订单执行情况进行核查，对于本季度内 没有执行并且确定需要取消的订单，按 4.3.7 项下执行。 4.5.2 半年度核查：销售人员每年 6 月份、12 月份再对订单执行情况进行半年度核查，对 于季度核查中有疏漏或当时不确定的订单而没有执行的，现确定需要取消的订单， 按 4.3.7 项下执行。 4.5.3 年度核查：销售人员每年 1 月份再对上年度订单执行情况核查，并按以上程序执行。 4.6 所有取消的订单均应在销售记录中注明取消。 5. 文件修订历史 序 号 替代/ 修订 原文件名 原文件编号 修订号/版 本号 执行日期 主要页和修改内 容 01 口替代 口修订 / / / / 新制订 附：产品销售流程图 市场调研 采购合同评审 合同实施 国内外客户及市场调研 供销部（销售） 公司领导及相关部门 传递发货信息及唛头信息 编制定货通知单；填写发货通知单； 打印唛头；联系运输车辆等 研发样品 QA 生产部 生产车间 评估有无现货；制定生产计划；下达 分装、更换包装/标签指令 QC 选定发货批号；加测标准的请验；分 装、更换包装、入库等 取样、检查开具报告单和发货 COA； 留样等 委托打印唛头；审核唛头、COA、相 关记录；出厂放行；发货监督等 供销部( 销售) 仓库 发货 销售记录 归档 研发部 少量样品 xxxx 有限公司质量体系文件 主题 产品销售管理规程 编号 xxxx 起草者/日期： 复核者/日期： QA 审核/日期： 修订 号/版次 xx /xx 质量负责人批准/日期： 执行日期： 页码 5 OF 5 起草：xxx 分发：xxx 分发号 销售记录归档 注：发 1kg 以下样品(含研发样品、对照品 /工作标准品、免费样品等)可在分装不用再次办理入库手续， 经 QA 确认后销售业务员直接发货，否则需再次办理入库，从仓库发出。 xxxxx 有限公司 R-xxxxx-1 销售意向/合同记录与评审 xx/xx No. 联系人 电话 传真 顾客名称及地址： e-mail 记录日期： 意向形式：口头 书面 记录人： 记录项目 评 审 评审人员 评审日期 1. 产品 确认 2. 数量 确认 3. 规格 确认 4. 价格 确认 5. 交货期 确认 6. 付款方式及期限 确认 7. 其他 确认 本销售意向已于 年 月 日订立合同，合同号： 一般 特殊 订立人： 批准人： 附：往来传真 其它： 价格核算 运输费用: 保险费用: 银行费用: 佣金: 其它费用: 每公斤实收单价: 审核结论: 合格 不合格 审核者: 备注： xxxxxxxxxx 有限公司 R-xxxxx-2 定货通知单 x/x 合同号： No. 产品名称： 拟发货日期： 数量： 包装要求： 质量要求： 分析单要求： 备注： 销售业务员/日期： 口有现货 口无现货，安排 车间，计划生产完成日期： 生产部签名/日期： 批号 数量/kg 生产日期 COA 质检号 其它说明 放行确认 其它说明 生产车间签名/日期： QC 签名/ 日期： QA 签名/日期： 供销部收单者签名/日期： 仓库核对者/日期： 供销部通知者/日期： 生产部签名/日期： 生产车间签名/日期： 本订单取消 通知 QC 签名/ 日期： QA 签名/日期： 仓库签名/日期： 说明：本单一式五联(销售联-白，生产联-浅蓝，QC-浅黄，QA-浅红，仓库-浅绿) 。 xxxxxxxxxx 有限公司 R-xxxxx-3 发货通知单 x/x No. 填单日期： 年 月 日 发货日期: 年 月 日 合同号: 品名: 净重: 批号: 件数: 单位: 包装: 收货地址: 收货人确认: 收货时间: 备注: 说明：本单一式五联，供销部