会计外包公司业务处理存在问题及对策

会计外包服务公司业务处理存在的问题及对策 以 X 公司为例分析 内 容 摘 要 随着外包服务业的兴起与发展，及信息技术的强力地支持，会计外包这一 新型管理模式也逐渐得到企业管理者地青睐，通过这一模式企业将一些非核心 项目外包给专业的服务公司，使企业能够有效节约资源投入到核心业务创造利 润。目前，中国是会计外包服务的主要目标国之一，许多大型的外包服务公司 都开始在中国设立服务中心，中国的会计行业市场将迎来新的发展局面。适应 全球化的发展，从事于会计处理工作的人员需要在一定程度上了解认识会计外 包及会计外包公司的会计处理模式。本文首先介绍了会计外包的基础含义及在 国内外的发展，与传统会计的联系，进而从会计外包公司会计处理的角度，以 会计外包公司 X 公司为例进行分析，针对会计外包公司业务处理存在的几个问 题逐一分析并提出相关的解决对策。会计外包，在合理与及时地会计核算管理 下，能够发挥其多方的优势为企业创造利润，优化资源，在未来蕴含着巨大的 发展空间和潜力，是会计管理模式发展的必然趋势。 关键词 会计外包 业务处理 存在问题 解决对策 目录 一、会计外包现状 1 （一）会计外包概述 1 （二）会计外包在国内外的发展 1 （三）会计外包与传统会计处理，会计信息化的联系 2 二、以 X 公司为例分析会计外包公司会计处理的现状及问题 3 （一）X 公司基本情况的介绍 3 （二）X 公司进行会计处理的现状 3 1. 会计处理的基本流程框架 3 2. 会计处理工具的应用 4 3. 会计处理工作指标的介绍 5 （三）X 外包会计公司业务处理存在的问题 5 1. 会计流程分拆后整体协调性差 5 2. 会计信息安全度不足 6 3. 对会计信息处理系统的过度依赖 7 4. 会计处理人员的专业能力不足 8 5. 会计流程操作的不断重复 9 6. 会计问题的处理滞后缓慢 9 三、针对存在问题提出相关对策 9 （一）加强各会计流程处理的沟通联系 9 （二）完善会计外包服务公司的会计内部控制制度 10 （三）设置完善的系统应急处理措施 10 （四）为会计人员提供相关的专业培训 11 （五）优化会计处理流程，取代重复性工作 11 （六）加强对工作结果的检验与监督 12 四、总结与展望 12 参考文献 14 会计外包服务公司业务处理存在的问题及对策 以 X 公司为例分析 随着世界经济的不断发展，世界分工的不断深化，越来越多的人关注会计 外包，许多企业需要会计服务外包带来的专业化，低成本的服务，会计外包服 务公司的存在及发展是必然的，随着信息技术的不断发展，会计外包服务的内 容越来越广泛，会计外包服务推广为企业带来收益的同时也存在着一定的风险 和问题，会计外包服务公司应采取积极措施解决为客户提供服务时同时存在的 问题，为会计外包服务的发展努力，使会计外包服务公司及会计外包企业达到 双赢的局面。本文针对会计外包服务公司业务处理存在问题及对策进行相关分 析。 一、会计外包现状 （一）会计外包概述 会计外包是在公司企业把整个财务流程分割成若干段的基础上，把其中的 一段或多段会计业务流程交付给外部专业机构（即外包服务公司）处理，从而 为企业管理者节约时间精力，利用节省下的时间投放到能让公司增值的工作上 的会计战略管理模式。会计外包是有效利用公司资源，企业分工整合模式下帮 助企业控制减少成本的有效方式。根据会计外包的具体内容，会计外包也可以 划分为不同的层次。第一层次是将企业简单，风险性小的会计业务外包出去， 如总账的核算，应收应付账款的管理，员工薪酬的核算，固定资产的管理等。 第二层次则是企业要经过认真分析将可标准化的会计流程扩大范围外包出去， 如企业的成本的核算，业绩的评价，预算的管理等。第三层次则是进一步把对 财务数据的分析业务由外部公司来负责，企业投资融资所需要的财务分析支持 都由外包公司提供。第四层次外包公司可参与到企业重大的会计决策的规划与 制定，甚至将企业关于会计部分的整个软件处理模块都交到外包公司手中，企 业仅仅拥有软件的所有权。 （二）会计外包在国内外的发展 会计外包最早是在美国开始进行的，20 世纪 90 年代，外包公司埃森哲与 英国石油公司签订第一份会计外包协议开始，随着信息技术的不断发展，进入 21 世纪至今，国际会计外包进入快速发展阶段。许多大型企业认可会计外包是 提高竞争力的有力手段，并投身于当中。美国会计外包行业的发展，对会计从 业人员的需求急剧上升，供需失衡情况下，其会计人员的薪酬必然呈上升趋势， 在美公司会计业务上的成本上升，美国公司进而考虑将会计业务转移到成本较 低的发展中国家。而发展中国家中，印度与中国拥有较多优秀的底薪会计从业 人员，印度比中国更先一步地意识到包括美国在内发达国家会计人员的稀缺， 积极地争取会计业务外包市场。会计外包这一业务在我国的起步晚，发展较为 缓慢，但随着会计外包市场的发展，中国会计行业已意识到参与其中的重要性， 专门提供会计外包服务的公司将逐步在中国发展，中国将成为印度接收会计外 包业务的主要竞争国，也是发达国家会计业务外包的目标国。 目前在中国，提供会计外包服务的主要为会计师事务所，大型会计师事务 所，提供的会计外包服务逐渐往非审计服务发展，税务服务，会计服务的比重 逐渐增加，但审计服务仍占大比重。会计师事务所利用我国人力资源成本低的 优势，积极参与到会计外包市场的国际服务贸易。随着我国经济的发展，大力 发展非公有制经济，鼓励创业活动，新兴的许多中小型企业在我国将会是会计 外包服务的主要服务对象。我国政府对包括财务和会计外包服务在内的外包服 务产业采取大力扶持政策，政府将发展财务与会计外包服务的外包产业作为产 业政策的重点，会计外包服务的发展在中国有良好的政策环境。 （三）会计外包与传统会计处理，会计信息化的联系 传统的会计处理与会计信息化，在会计处理流程上差异并不显著，都离不 开对会计科目的设置，对会计凭证的审核，登记账簿，成本核算，编制报表等 内容，都是体现财务会计信息对一个企业管理的重要性。只是随着网络信息的 不断发展，经济活动在发达的网络世界中可以瞬间完成，网络环境给会计处理 带来的改变，拓展了传统会计的基本假设，会计主体假设限定了会计服务的空 间，典型的会计主体是一个独立核算的企业，而在发达网络中可能出现多主体 的网络合作体，会计主体依附的空间越来越大。企业运用网络媒体，某些经营 活动具有快速短暂性，企业的介入退出更为迅速，持续经营假设对这类经济活 动的适应性较差。信息化的发展加快了国际资本的流动，币值受汇率变动的影 响很难保持货币计量假设中隐含的币值稳定。从传统会计到会计信息化，会计 发展的空间在不断地扩大，会计外包是会计信息化发展的一种体现，会计信息 化的发展是会计外包存在的条件，企业运用信息技术建立信息共享中心，企业 与外包公司在会计模块上可以实现信息共享，集中管理，将会计业务外包给会 计服务外包公司，企业本身不必为信息化的基础设施投入太多，而直接由外包 公司处理，信息的维护问题也由外包公司代为解决，会计数据可以从企业内部 到外部进行实时采集，提高了企业整体的会计处理的效率，加强了企业的会计 控制。 二、以 X 公司为例分析会计外包公司会计处理的现状及问题 （一）X 公司基本情况的介绍 X 公司是一家全球性的外包服务供应商，而在中国最大的业务是业务流程 外包，公司通过与客户签订协同管理关系协议，向客户提供供应链，财务，行 政，人力资源及客户关系业务流程外包服务，其中会计外包为一大重要业务模 块。X 公司服务的行业侧重于能源，公共事业和化工行业，工程建筑行业，金 融服务业和制造及零售业四大重点行业。客户大部分为大型上市企业，据调查 世界 500 强 60%为 X 公司的客户。公司根据客户独特的业务需求，从传统的优 化结构到增值的转型布局，为客户提供最大化的利润增值。具体到会计外包业 务服务中，主要分为应付账款，应收账款，总账三大模块的流程外包服务。 （二）X 公司进行会计处理的现状 1. 会计处理的基本流程框架 X 公司与客户签订合作协议后，X 公司需要派遣相关的专业人员（一般是 一个会计处理小团队）到客户公司进行一定时间的知识移交，既记录客户原有 的既定的会计处理流程，并运用专业人员本身的专业能力通过学习后能做出一 定的总结处理，优化转换成外包公司的会计处理步骤，规范。而在学习的过程 中针对一些外包后可能发生的问题及时向客户提出，协商制定解决方案。当外 遣人员学习后回到公司，一方面要保持与客户的沟通，以满足客户服务的需求， 另一方面根据业务的需求将优化好的会计处理步骤，方案规范转授于公司其他 相关的同事。由于会计处理不同流程的拆分，X 公司将拆分后的不同内容分派 给公司不同区域的处理中心，会计流程控制中心和会计流程应用处理中心。目 前，X 公司在中国主要设置的是会计流程应用处理中心。从客户采购部门发出 订货单，订货单即保留一份在相应的信息系统中，客户的供货商发出货物，一 旦客户验收货物后登记收货，相关记录也会出现在相关系统中，X 公司应用处 理中心会计人员要根据相关订货单，收货登记，在信息系统中对付款期将到的 订单进行基础处理，而控制中心的同事会进一步进行审核，最终在系统中对相 关订单发出付款指令。若客户售出货物，当收到订单时，信息系统马上会有单 据凭证留存，当买方收货付款，银行收到付款凭证，凭证也会显示在信息系统 中，应用处理中心的会计处理人员即可依据凭证，在系统中将账款与原来的订 单记录进行匹配核销，控制中心的工作人员即可确认收款，而一旦买方出现少 付款或多付款，反映到系统中，控制中心的会计人员会直接与买方联系了解原 因，促进账目合理的清付。图 1 例举应收账款外包票据处理的流程框架：图 1： 创建差额 保存到未偿付项 目下等待处理 附上缺失的 付款凭证 提出客户密码 箱资料报告 银行 SAP 系统自动 核销 处理完全未加 工票据 错误核销 恢复打印银行客户 密码箱资料 检索收据信息 分配收据到 信息平台 处理系统自动 核销遗漏差额 处理半加工票 据 处理在相应客 户账户下的票 据 确定无法处理 单据原因 错误核销重 新处理 分配票据批次 到会计处理人 员 检查是否 错误核销 是否整笔款 项可被分配是否需要汇款明细 清偿欠款 是 否 是 是 否 否 浏览凭证 2. 会计处理工具的应用 X 公司进行会计外包服务的基础是一个能将企业的财务，采购，生产，销 售，库存和其他业务功能整合到一个信息管理平台上的企业资源计划系统 （ERP 系统） SAP。X 公司与技术服务商 SAP, Oracle 等建立了合作伙伴关系和 全球联盟。会计外包主要运用 SAP 系统的财务模块，具体又分为总账模块，应 收模块，应付模块和资产模块。鉴于本人在 X 公司主要参与的是会计外包的应 收模块，将具体以应收模块为例介绍。应收模块重点在于处理销售发票，客户 还款等相关的应收，收入，税金类会计业务。应收模块一般会包括应收模块基 础信息管理，客 户管理，发票管理，收款管理，月末结账等业务。基础信息模块中会包含客户 的信息，事务处理信息，收款信息，税收信息，销售区域信息等。模块中的每 一部 分在会计处理过程中都会不同程度的运用到，信息模块取代了手工纸质的报表。 X 公司的会计处理人员每日都在不同的信息模块对相应的会计事项进行处理， 为客户提供服务。除 SAP 外，还必须配备相关的文件储藏系统，计费账目系统， 全球性的区域网络以便于登陆客户银行网站获取财务票据信息。 3. 会计处理工作指标的介绍 X 公司进行会计外包服务受客户所认可的一个强大的保证就是明确数据化 的工作指标。自公司于客户确立合作关系时会有相应的操作级别协议（OLA） 和服务水平协议(SLA)的签订，对于每一个会计处理团队，每一个会计处理人员 都有一套明确具体化的关键业绩指标（KPI） 。 （三）X 外包会计公司业务处理存在的问题 在初步介绍 X 外包会计公司进行会计处理的基本现状后，尽管会计外包在 一定程度上为客户节省下一定精力时间投入到其竞争性业务中，但在会计外包 的过程中，还是不可避免地存在一些普遍可见的问题： 1. 会计流程分拆后整体协调性差 首先，会计外包的基础就是企业会将会计流程分拆成不同的部分，并将其中的 一部分交给会计外包服务公司处理，在外包服务发展并未十分完善的现阶段， 会计外包服务公司目前承包的多为企业总账的核算，应收应付账款的管理等会 计业务，而成本核算，编制报表，业绩评价等业务仍由原企业完成。外包的业 务虽为比较基础的会计业务但对企业的会计工作管理也具有重要的影响。外包 公司的服务质量直接影响到原企业的经济效益。而目前会计外包服务公司存在 的首要问题是服务公司基于客观原因将承包的会计流程进行再分拆处理所带来 的整体工作不协调问题。基于会计信息共享平台，对会计信息跨空间地域的处 理成为可能，会计外包的兴起在美国英国等经济发达国家，会计外包服务公司 也是在这些国家首先出现的，而在这些国家的会计人员早已供不应求，所以就 算是会计外包服务公司，为了保证承包的会计流程能够顺利完成，逐渐来到印 度，中国等服务外包目标国设置业务外包处理中心，将其业务逐步转移过来， 在转移的过程中即出现工作上的协调问题。当会计流程外包给 X 公司后，X 公 司再次将流程再次分拆，一部分由控制中心负责，另一部分应用处理中心操作， 两个工作中心分布在全球不同区域，当客户一笔交易发生后，需要共同协作的 至少有三方以上，三方区域不同，语言不同，文化存在差异，整体的协作能力 必然受到一定的影响。举例分析：美国客户 A 公司将其应收账款和应付账款都 交付给 X 公司完成，X 公司起初为客户 A 提供会计处理服务的中心设置在波兰， 从对票据凭证的审核，到对会计信息的处理都是由该中心人员完成，而随着客 户经济业务量的增加，X 公司开始将部分会计业务逐步向发展中国家转移，在 中国设置了交付中心，客户 A 应收票据的处理分为三大类： PAID BY CK;PAID BY WIER 及 COLLECTION，目前第一类支票支付的已完全在交付中心进行会 计处理，而第二类在线支付的会计处理正在进行移交中，第三类托收支付的仍 保留在波兰进行处理，而全部应收票据的处理检核工作与客户的联系工作仍由 波兰的工作人员负责，如此会计人员的工作职能明确但同时也显示出波兰与中 国两大处理中心的联系是十分紧密的，两大中心的协调性对工作是否顺利完成 具重要作用，而实践说明流程的在分拆在目前来说是存在协调性不足的问题的。 客户 A 收到一笔支票支付的款项，但由于缺乏付款明细无法进行凭证处理，中 国的处理团队需要向波兰的团队反映，然后由波兰团队向客户索取明细后通知 中国的团队，在双向沟通过程中曾出现过误解，最终仍把客户的应收账款放置 到错误账户的情况。一旦入账错误，A 公司本应清偿的账目仍存在，会不断向 相应客户追债，而放置错的账户又存在了一笔不知名的款项，需要花费大量人 力去进行确认。A 公司下一步的会计处理必然会受到影响，同时也会造成 A 公 司与其客户的矛盾，最终，A 公司是否能够继续与 X 公司合作，将其会计流程 外包都成为问题。图 2 显示 X 公司下为 A 公司提供会计外包服务控制中心与交 付中心的架构： 2. 会计信息安全度不足 客户将会计流程外包给外包会计公司，会将其原本不透明的内部会计信息 带到外包公司中，主要例如材料供应商，客户，及企业成本信息等透露，作为 会计外包服务公司，能否保证在为客户提供服务的同时，保护好客户的重要会 计信息防止在过程中丢失遗漏是一个十分重要的问题，这也是会计流程外包后， 给企业及外包服务公司带来的一大风险及问题。同样由于信息技术的发达，储 存财务数据，票据凭证的方式多样化，会计信息的共享平台越来越开阔，会计 信息的管理保存就更具挑战性，细致到每一个数据输出输入端口，每一个会计 人员使用的计算机，大范围到网络世界的跨地域跨空间的输送途径，都有可能 是数据丢失遗漏的漏洞。会计外包服务公司建立相关的质量管理体系，内部控 制制度后，控制权责是否分配合理也成为影响内部控制效果好坏的重要因素。 就 X 会计外包服务公司为例，目前公司已制定了公司内部的安全管理体系，将 客户的会计信息划分安全等级进行分级管理，并设立相关工作部门负责信息安 全管理的监督工作。但仍无法将会计信息安全度达到一个满意的水平。例如 X 公司所有的会计工作流程仍无法达到完全的无纸化操作，客户的许多付款信息， 票据凭证，月结报告等都会以纸质形式保存，部分凭证需要再将纸质资料扫描 保存到相关的信息平台中。同时，由于会计处理需要上述的不同方面的工作人 员合作完成，日常会计处理的票据，账户信息等资料大部分以数据形式保存在 信息平台的共享区域，以方便各方工作人员调用处理。为 A 公司提供服务的一 个团队，每个月单是打印出来的 A 公司的纸质单据凭证超过一万张，重要的文 件会由工作人员作相关保管，但有些废弃过期单据经常会被直接丢弃，无意间 会将 A 公司的一些财务信息泄露。而负责监督管理的部门经常无法保证检查的 及时性与有效性，X 公司负责安全信息管理的部门目前实行的是对全公司各地 域会计处理中心进行定期检查，在检查期内的信息安全度相对提高，而检查期 过后，各部门的信息安全保护意识又随之松懈下来。 3. 对会计处理工具的过度依赖 X 公司所运用的会计处理工具在上文做出了相关的介绍，SAP 系统，文件储 藏系统，通畅的工作网络条件是 X 公司进行会计外包的基础条件，各类系统都 需要专业的人才进行相关的维护保证其正常运作，然而一旦处理工具中的任何 一个系统出现问题就需要投入大量时间人力进行维修，同时所有会计处理都会 停摆，而假若网络出现问题，所有系统工作也会完全无法处理。举例分析：为 A 公司提供服务的支付团队早上上班发现 SAP 系统无法正常运行，首先由支付 中心 IT 工作人员检查该中心的设置，假若不是支付中心问题，由于时间差原因， 通知波兰的控制中心要在下午三点后才能得到回复，并且还无法确保系统的恢 复。意味着这一天 A 公司所有的交易的账务信息都不能及时的反馈到信息系统 中，外包的会计服务无法完成目标。 图 2： 应 付 账 款 外 包 应收账款外包/托收 会计外包 客户A (控制中心) 问题解决中心 重整 测试与评估 约定会计劳务检查 产商关系处理 商务专员处理 托收 应 付 账 款 外 包 应收账款外包 会计外包- 客户A （交付中心） 发票处理 检查中心 支持中心- 现金应用操作 支持中心- 现金应用操作支持中心 -发票管理 托收 检查中心 核对票据 波兰 4. 会计处理人员的专业能力不足 会计外包服务公司随着业务的不断拓展，对会计人员的需求也在不断提高， 而且对专业性高，综合能力强的会计人员是紧缺的，由于会计外包刚进入中国 会计行业市场不久，专业的会计人才无法看到其前景，经验丰富的会计人员更 愿意留在愿意提供更好待遇的原企业服务。X 公司在中国的支付中心，进行会 计外包的票据处理的工作人员更多招聘的是刚走出校园的应届毕业生，应届毕 业生接受新事物的可能性与可塑性相对较强，而毕业生毕竟缺少会计处理实操 的经验，致使其进行单据处理仅仅按照其规定的固有的流程进行，甚至完全无 法理解每个处理步骤在相关会计工作上的反馈及对应内容。硬生生地把会计处 理工作变成了工厂式的流水作业。再则，X 公司也并非仅在对口专业的学生中 挑选人才，会计外包基础工作人员囊括了各个专业的应届毕业生，目的首先满 足其工作量需求和低成本要求，却忽略了无限制的招聘应届生在工作中所可能 带来的问题。举例分析：X 公司为 A 公司提供外包服务的团队中的工作人员会 计专业的人员占了不足百分之三十，剩下的百分之七十有商务英语专业的，有 统计学专业，信息技术处理专业，甚至有旅游管理专业。据了解，百分之八十 中国 的工作人员不觉得她们在进行相关的会计处理，她们只不过按流程为客户处理 会计数据。在对数据的处理上完全不把数据作为账目考虑，使整体工作的严谨 性大幅降低。 5. 会计流程操作的不断重复 传统的会计处理在明细账的高度汇总上会导致账目的重复储蓄，而外包公 司的会计处理转为系统的流程处理，在发展初期也无法避免的出现会计流程操 作的重复性，也保证其服务目标设置了反复检查的工作内容，同一项内容经常 由不同的部门重复地进行处理检验。举例分析：由上附的为 A 公司提供外包应 收账款票据处理的流程及 X 公司下交付中心和控制中心的构架图可见，在两个 中心明显地重复地设置了具同等职能的部门，并且在控制中心下检查测试评估 的部门比例反超实际的会计处理部门，检查测试的内容不外乎对已处理好的会 计账目再次重新校对以保证无错误出现。而流程图中，也不断地需对系统错误 核销的单据重新恢复重新处理。而在日常的票据处理工作中，对于票据凭证储 蓄系统无法识别的，也需花费大量人力物力进行再录入。 6. 会计问题的处理滞后缓慢 会计外包公司一旦在处理过程中遇到问题，发现客户有款项一直未得到清 偿或者有进款但却无法明确是因何付款等等问题，会计处理人员非客户本公司 员工，对客户的许多交易都无法了解，只能辗转通过邮件，电话沟通询问。而 会计处理完全通过信息平台系统，有时未清偿款项就一直保存在未清偿项下无 人问津，直至客户方面发现问题再一层层追溯原因，问题处理十分滞后缓慢。 举例：A 公司售货与其客户，客户某一子公司在付款期内将货款清偿，因其子 公司为新收购的公司，X 公司交付中心员工处理这笔账款时无法辨识是 A 公司 的哪一客户的付款即将货款放置到错误的账户中，A 公司另一方面一直向其客 户索要货款，直至几个月后客户总公司强调其货款早由其子公司清偿，A 公司 一直追溯才发现货款早已收到。 三、针对存在问题提出相关对策 （一）统一会计流程处理的区域，加强区域间沟通 会计流程的分拆是会计外包公司提供服务的基础，分拆后带来的区域合作 不协调必须加以克服，才能达到其提高客户公司效益的目的。作为会计外包服 务公司，合理地规划会计处理的区域安排是必要的，将会计处理的两个工作中 心分拆在两个区域只能作为初期发展和过渡阶段的一项措施，只有在不断发展 中明确两个工作中心的职能从而进行整合，争取将客户整个外包的流程放在同 一个地理区域处理，避免在文化，知识方面的差异所带来的负面影响。 例如为 A 公司提供服务的团队，可以将在波兰的控制中心转至中国，由同一个 区域的工作人员全程负责，控制中心与交付中心间同事意见的传递也更为直接 和快速。控制中心的转移不是一件简单的事情，公司将控制中心设置在波兰原 因是波兰的同事基于语言上的优势可以更好地理解美国客户 A 公司在会计处理 上的一些需求，要将中心转移到中国，首先中国地区的同事要加强与波兰同事 的沟通与交流，进行一个完善的知识交接。 （二）完善会计外包服务公司的会计内部控制制度 针对会计外包服务公司存在会计信息安全度不足的问题，最强而有效地方 法就是加强外包服务公司的内部控制管理。结合外包公司的业务特点与要求， 建立健全其内部会计控制制度，客户将其会计流程外包时更有信心与保障。内 部控制首先要做到全面控制，从业务合作协议达成到为客户提供服务的全过程， 都要做好全面的监督，防止客户会计信息的无意泄露。其次要加大强度对重要 业务及高风险项目进行重点控制管理，划分会计信息安全级别，对不同级别的 事项进行特殊的处理控制。第三，对控制监督的机构要明确权责分配，最好能 达到相互制约，相互监督，同时保证工作效率的效果。第四，随着公司承接业 务的改变，控制政策要随着变化与调整，保证最好地保护客户会计信息。具体 措施可以有：会计信息安全规范设置必须明确到每个会计处理人员的工作职责， 对工作环境配备防止信息遗失泄露的相关设备。针对会计票据凭证的打印纸张， 每日必须对无需再用的废纸用碎纸机进行粉碎，对于重要的纸质文件应按日期 分文别类，装订并锁进储物室。对整个办公环境要设置安全门禁，每个会计处 理人员凭电子卡记录进入办公，对于外来人员均进行相关的登记处理。对公司 内部所有信息资料进行安全级别分类，除完全可共享资料外的所有信息要进行 有效的加密保护。 （三）设置完善的系统应急处理措施 对会计信息系统的应用是未来会计工作的大趋势，为了更好发挥信息系统 的优势，提高会计工作的工作效率，会计外包公司应同时意识到信息系统故障 所可能带来的风险，做好风险应对策略。当出现系统故障时，除了及时寻求专 业技术人员进行维修外，设置应急处理工作中心确保服务工作的及时有效完成 是必要的。举例分析：为 A 公司服务的团队为避免系统故障导致当日账款无法 及时核销，除了交付中心正常的办公地点，设置了应急工作地点在 A 公司在交 付中心周边的生产工厂，一旦系统出现无法及时处理的故障时，会直接安排工 作人员到工厂的临时工作地点，运用 A 公司的网络信息系统完成本应在外包公 司完成的会计工作。 （四）为会计人员提供相关的专业培训 由于对熟悉会计系统的专业会计人员的需求的增加，会计外包公司难以招 聘到满足其需求的专业人员，又同时要考虑到成本和利益因素，招聘应届毕业 生对会计公司会有一定的好处，但是会计公司必须意识到非专业人员在工作中 所存在的不足，在可能条件下提供机会提升公司职员的各方面能力。首先，作 为会计外包公司，对专业会计知识的掌握是必然的，对于非会计专业的职员， 公司提供基础的会计培训，鼓励员工在工作之余自我充实，通过各类学习途径 努力掌握会计信息化管理的知识。其次，公司面对的是全球的客户，语言技能 也将成为未来会计人员的一项要求，能够熟练处理全球普遍通用的财务票据， 能顺畅地与不同地域的客户或同事进行很好地沟通与交流。最后，工作人员甚 至要掌握一定的信息技术方面的知识，对信息系统平台出现的一些普通基础的 问题能够自行进行解决处理。X 公司在目前准备了专项的培训资金支持员工参 加有利于提升工作技能的相关培训，每个员工每两年培训费报销最高可达 6000 元。X 公司也为全球员工提供网络学习网站，让员工可以在公司的相关领域与 有经验的专业员工交流意见，相互学习。X 公司在公司总部投资建立了一所专 门为员工提升自我的员工大学，每个工作中心的优秀员工都可获得到该大学全 日制进修的机会。 （五）优化会计处理流程，取代重复性工作 针对会计信息平台上的信息重复操作处理，首先可能是会计处理人员分工 不明确的原因，会计职能的交叉必然导致工作上的重复操作。再则初步审核票 据凭证的人员专业知识不足，导致后期工作频繁出现问题，需再次投入大量人 力进行复核检查。最后不可避免地存在技术性上的流程重复。针对各层次问题， 明确分工，对同一职能的工作部门不要重复设置，如图 2 与图 3 的比较，对存 在控制中心，支付中心重复职能的部门进行合理重置和取缔，将各个中心的职 责明确化。提高会计人员的专业能力在上文已提及，初步处理的工作人员工作 质量的提高将为后期复检的同事减少一定的工作量，减少在检核上花费的时间 和精力。而针对一些不可避免的技术流程重复，如输入发票号码，日期等操作， 可寻求信息技术专业人员编写相关程序采用系统自动输入处理，取代人工输入 的重复工作。 （六）对工作结果实施有效的自我检验与监督 运用六西格玛的管理学内容，核心要追求零缺陷的生产及服务，防范责任 风险，注重服务质量，检验和监督是一项有效的措施，然而好的服务并不意味 着不断重复地检查和测试，过度的投入在复核环节会使整体的工作效率下降。 检验和监督必须是要有效和及时的，要将重点放在出现问题的根本原因上，从 根源解决存在的问题并及时解决，而不是等到对最终结果的检验发现问题再重 新追溯问题的出现的原因。例如 A 公司的应收账款录入时放置了错误的账户， 要一直等到客户 A 公司在催账时才发现问题再追溯回原因，过程缓慢且最终将 问题的负面影响扩大化，假如 X 公司会计人员在初次进行票据处理后，有及时 合理的检验流程及时发现问题，就可以避免后期所出现的问题。要努力在外包 公司内部形成良好的有效检核机制，如图 3 所示，由控制中心专职进行检核处 理，一旦发现问题可双向进行及时合理地处理。 图 3： 复 核 部 门 问题处理 会计外包 客户A (控制中心) 问题解决中心 重整 测试与评估 约