保险公司2012年财务费用报销管理办法

*保险公司 2012 年财务费用报销管理办 法 机关各部门、各支公司、营销服务部： 为进一步配合*分公司财务管理中心账务处理的实效性， 根据*分公司的预算指导意见以及结合各公司业务经营情况，*分 公司对 2012 年费用报销管理做如下安排： 一、费用报销时间安排： *支公司：每月 8 日至 25 日期间的星期一； *支公司：每月 8 日至 25 日期间的星期二； *支公司：每月 8 日至 25 日期间的星期三； *支公司：每月 8 日至 25 日期间的星期四； *支公司：每月 8 日至 25 日期间的星期五。 城区各家支公司及机关各部门： 每月 15 日25 日（如与县级公 司在同一时间段，县级公司优先进行费用报销）。 二、报账要求 （一）报销原始凭证不得涂改，必须字迹工整、签字齐全、发票项目 合规、付款人名称完整、 发票盖有发票专用章。 （二）各公司会计将所报销单据录入费用报销系统，待系统出现已 过账后再到财务进行报销处理。 （三）现金支票须在两日内领取，不得跨月，转账支票五日内转到 对方账户，如因此月末产生的未达账项，次月 1 号财务将对未达支票 进行作废处理，产生后果由经办人及相关领导负责。 (四 )请各家会 计牢记自己的报账时间进行费用报销，逾期未报或 重录、漏报及不需要报的费用月末前必须进行冲账处理。 (五) 电费 、水费、电话费不受时间约束，随时打电话进行电汇及转 账付费，会 计收到发票后及时进行费用报销（滞纳金、罚款不得报账）， 不得跨月。 (六) 各 项津 贴、 奖励等附加佣金付款截止日期为费用报销后三天， 即每月 23-25 日。 （七）机打发票日期必须是决算月后的，比如 7 月 1 日后不得使用 7 月之前日期的发票进行报销；定额发票（国税、地税）2011 年之前印刷 批次和日期的一律不得报账。 （八）检查原始凭证的合规性，按照费用报销会计审核要点（详见 附件 3）审查支持性文件的完整性。 （九）对于已经发生或部分发生的支出事项，尚未取得发票或未进行 结算，支出（ 归口）部门应当在年底结账期内对支出金额进行估算，并 提供相应支持材料，递交省级分公司财务管理中心按照财务报销流程 进行预提处理。 （十）对于未按（报账要求九）要求办理年度预提的财务报销申请， 应提交省级分公司负责人审批，并作为前期差 错在“其他业务支出- 以 前年度损益” 科目核算， 纳入各部门本年度预 算考核范 围。 （十一）公司员工因公出差、举办会议、业务招待或采购办公用品 等预算内支出项目，可根据财务规定借支款项。借款经办人必须是公 司签订劳动合同人员。 （十二）借款管理应坚持“谁借款、谁负责”的原则，借款事项经办 部门对借款事项的真实性负责，具体操作和管理要求应当符合其他 应收应付款项管理暂行规定的有关规定。 三、权限管理要求： （一）城区支公司在预算额度内，经济事项完毕后，各部门应当及 时办理报销手续（原则上应在经济事项发生后的 5 个工作日）。 部门经办人整理纸质报销凭证，签字确认后，向预算管理员提交；由 预算管理员提交费用申请，如需要动支申请，先提交动支申请，经城 区支公司负责人、城区支公司上级公司分管领导（渠道负责人）、城区 支公司上级公司负责人（如需）依次审批通过后，方可执行。 （二）县支公司支出（归口）部门在预算额度内，经济事项完毕后， 支出（归口）部门应当及时办理报销手续（原则上应在经济事项发 生后的 5 个工作日）。支出（归口）部门经办人整理纸质报销凭证， 签字确认后，向预算管理员提交；由预算管理员提交费用申请，如需 要动支申请，先提交动支申请，经部门负责人、支出（归口）部门分管 领导（渠道负责人）、县支公司上级分管领导、县支公司上级公司负责 人（如需）依次审批通过后，方可执行。 （三）客户服务中心在预算额度内，经办人应当及时办理报销手续 （原则上应在经济事项发生后的 5 个工作日）。经办人整理纸质 报销凭证， 签字确认后，向预算管理员提交；由预算管理员提交动支 申请， 经客 户服务中心负责人、客户服务中心上级分管领导依次审批 通过后，方可 执行。 （四）根据*分公司的预算指导意见以及结合各公司业务经营 情况，纸制 单据 2000 元以下费用由财务人员根据各支公司预算指标 情况进行审批通过（见附表 1）， 各支公司 2000-5000 元（不含 5000 元）之间费用有财务经理审批，机关费用统一由*分公司财务处理中 心审核后财务经理审批方可报销。5000 元（含 5000 元）以上费用需填 写大额费用支出申请表并需要动支申请方可报销（见附表 2）。请各 县级支公司及营销服务部预算员认真核对。 四、财务报销审批方式及影像管理 （一）对于职工薪酬（包括工资、五险一金、企业年金计划等），财务 报销采取纸质审批方式。 （二）对于营业税金及附加、业务及管理费中的一般税费支出项目 （除零星账簿贴花外），财务报销采取纸质审批方式。所有的 纳税凭证 全部由财务处理叫主税务管理岗审批后列支。 （三）对于手续费及佣金支出（不包括附加佣金的教育培训支出和 业务推动支出）、营业外支出、分保业务支出项 目，财务报销采取纸质 审批方式。 （四）对于资本性支出及资产租赁项目，财务报销采取纸质审批方 式。 （五）除上述之外的支出项目，均纳入费用报销系统进行财务报销 审批流程管理，通过费用报销系统进行电子审 批和审核。需动支申请 的，应在费用报销系统提交动支申请，取得原始 纸质报销凭证后，制 作影像文件上传费用报销系统进行电子报销审 批，纸质报销凭证按照 本规定的有关要求进行传递。 （六）地市分公司本级、各县级支公司及客服中心纸质报销凭证，应 当提交地市财务部门统一归集后递送至省级公司 财务管理中心进行 审核。 （七）收到纸质报销凭证后，预算管理员初审通过后按照下列要求 制作影像文件： 1、资料拆分：去掉纸质报销凭证中存在的订书针、大头针和回形 针等金属物；注意保持纸质报销凭证资料整齐，不得存在资料内容混 乱、页面折 皱不平、漏页、倒 页等情况；保持原始纸质报销凭证的页码 排放顺序。 2、影像扫描：预算管理员运用影像设备对纸质报销凭证进行扫描， 采用费用报销系统支持的格式进行存储，并建立影像文件页码顺序。 对于一页双面的纸质报销凭证，需对其正反面资料分别进行影像化处 理；对于页数较多的纸质报销凭证，需采取连续扫描方式制作影像文 件。 纸质凭证扫描的标准尺寸为 A4 幅面，大于 A4 的纸质凭证，应 先缩放至 A4 大小，再进行扫描；小于 A4 的纸质凭证必须按要求平铺 粘贴在 A4 纸上，再进行扫描。纸质粘贴单上 应填写所附票据的金额、 张数、经手人等要素。除小额交通、通 讯等报销 票据可采用覆盖式粘 贴外，其他 财务报销票据原则上均要平铺粘贴。 3、影像质检：纸质财务报销凭证扫描后，预算管理员需对已扫描 的影像文件进行逐份审核： （1） 影像文件应与纸质报销凭证一一对应，顺序一致，没有漏页、 倒页、重页 的现象。 （2） 影像文件应准确完整地反映纸质凭证的信息，内容完整，要 素齐全，影像上无非原件信息，不能出现金额、签名、公章等重要信息 在影像文件中缺失等情况。 （3） 影像文件文字清楚、图片清