公文写作基本知识

公文写作基本知识 一、党政公文的文种 党政公文是指中国共产党各级领导机关和中华人民共和国国家各级行政机关正式使用 的公文。 经中共中央批准，中共中央办公厅 1996 年 5 月 3 日印发的中国共产党机关公文处理 条例规定，党的机关公文种类为 14 类（种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、 公报、请求、报告、批复、条例、规定、会议纪要、函。2000 年 8 月 24 日，国务院正式 发布的国家行政机关公文处理办法规定，行政机关公文种类为 13 类（种）：命令（令） 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。两 者比较，文种相同的有 9 类（种）：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、 会议纪要；不同的有 9 类（种）：党的机关公文中的决议、指示、公报、条例、规定，行 政机关公文中的命令（令） 、公告、通告、议案。所以，我国党政机关现行法定公文种类应 为 18 类（种） 。 二、党政公文的格式要求 应该说，党政机关公文的有关规定很多内容是相同或基本一对敌的。但是，党政机关 公文毕竟是各自独立的两个不同的公文系统，因此，除以上所述文种规定上有所不同之外， 其格式要求也不尽相同。明显区别主要有： 1、版头（发文机关标识） 。除党政机关公文统一由发文机构名称加“文件”二字组成 外，党的机关公文还有由发文机关名称加括号标明文种的版头；行政机关一些特写公文的 版头只标识发文机关名称，名称后没有加括号标明文种。此外，党的机关公文版头的红色 反线中间用“”断开；行政机关公文只有一条红色反线，中间没有“” ，不断开。 2、秘密等级和紧急程度。党的机关公文要求标识在公文首页左上角，份号之下；行政 机关公文却要求标识在公文首页右上角，秘密等级标识在第一行，紧急程度位于其下一行， 两字之间空一字。党的机关公文规定机密类公文才标识秘密等级，且一般不标识保密期限； 而行政机关秘密类公文就要求标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“” 隔开。 3、落款和成文日期。党的机关公文要求不论是单一机关，还是几个机关联合制发公文， 都要在落款处署发文机关全称或规范化简称。成文日期用阿拉伯数字标注。有特写版头的 普发性公文可以不加盖发文机关印章。行政机关公文却要求单一机关或两个机关联合制发 公文，在落款处不署发文机关名称，只加盖发文机关印章；三个或者三个以上的机关联合 行文，为防止出现空白印章，才将各发文机关名称（或规范化简称）排在成文日期和正文 之间且各加盖单位印章。成文日期用中文数字标注。 4、党政机关公文格式的差异，除前面所述外，在版记部分规定不同的还有： “抄送” 、 “印制版记”栏，党的机关公文要求顶格排印，而行政机关公文要求左右 各空 1 个字排印。 党的机关公文要求抄送机关间用顿号或逗号隔开，回行时与“抄送”冒号后的抄送 机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号；行政机关公文要求抄送机关间用逗号隔开，回 行时与“抄送”冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。 党的机关公文版记部分包括印发份数，规定右空 2 个字排印，用圆括号括起；行政 机关公文版记部分不包括印发份数。但在实际操作中，一般均参照党的机关公文的规定标 注。这些规定，以下均相同，眉首部分的差异将在“请示” 、 “报告”文种中加以介绍。 党的机关公文用纸按规定可用 16 开型（目前普遍使用）或 A4 型，行政机关公文则 规定用国际标准 A4 型。 “决定”中，如成文日期标注在标题之下作题注时，该文将没有落 款。否则，将成文日期标注在落款处，右空 4 个字，且标注发文机关名称或盖发文机关印 章。 5、党政机关公文眉首区格式规定的区别主要有： 党的机关公文版头（发文机关标识，信函格式除外，下同）有两种：一是发文机关 名称加“文件” ；二是发文机关名称后加括号，括号内标注文种。向上级“请示”或“报告” ，一般用第二种版头，根据行文需要，在括号内标注请示或报告文种。而行政机关公文发 文机关标识（版头）也有两种：一是发文机关名称加“文件” ；二是一些特定的公文只标注 发文机关名称。向上级“请示”或“报告”一般用第一种（即有“文件”二字）版头。 行政机关向上级的请示、报告性行文，格式要求在一般公文格式标准的基础上把眉 首区整体下移 55mm，保证发文机关名称距版心线上沿距离为 80 mm（一般公文为 25 mm） ， 以留出供上级领导批示和签署意见的空白区域。党的机关公文没有这方面的规定和要求。 党政机关上行公文也有相同的规定：上行文要求眉首区标注签发人和签发人姓名，把签发 人和签发人姓名放置在发文字号同一条水平线上，把发文字号位置由中间向左移到版心线 左边空 1 字的位置标注，把签发人和签发人姓名放置在右边空 1 字的位置标注。这一规定 是下行文和平行文所没有的。上行请示文件还要求注明联系人和联系电话，以方便上级机 关在办文中及时联系。 三、常用公文的基本写作方法 1、决定 （一）决定的含义 决定是用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关人员，变更或者撤销下级机 关不适当的决定事项的下行公文。 （二）决定的写作要求 注意把握内容结构。一般来说，知照性决定，由于是解决具体问题的，内容单一， 文字简短，所以，大都是一气呵成，不分段落，多采用“篇段合一”的结构形式。部署指 挥性决定，主要是传达部署对某一具体重要工作或行动的决策意见，往往要交代一下决策 的背景与依据，所以，在篇头处做文字撮要表达，然后再写决策的具体内容与要求，为了 表达清楚和便于执行，多采用分条列述的写法，条与条之间是并列的逻辑关系，这样的结 构形式叫做“撮要分条式” 。法规政策性决定的结构形式主要有两种：一是“分部分”的结 构形式，即把全文划分为几个大的层次，层次与层次并列，各自相对独立，涉及重大问题、 确定大政方针的决定，大都采用这种结构；二是“分条列项”的结构形式，即把全文分成 若干条，一条为一个独立的内容，分条列项，与法律、法规的写法很相似，适用于规范人 们社会行为的决定。表彰或处分性决定，一般是采用“段落表述”的结构形式，先用一段 文字介绍被表彰或受处分对象的基本情况，再用一段或数段文字写明表彰或处分的依据， 然后写表彰或处分的决定，并就此提出希望、要求或发出号召。 注意详略得当。决策知照性决定一般用较多的笔墨去写缘由，而决定事项部分文字 所占的比重较少。反之，法规政策性、部署指挥性决定却用较少的文字去写缘由，而用大 量文字说明决定事项的内容。 掌握恰当的表达方式。写法规政策性、部署指挥性决定，由于内容比较复杂，在表 达方式上应以说明为主，适当结合议论，说明文字用来表达决定的具体内容、事项与要求， 而议论文字通常写于全文和每一部分、每一层次、每一段落之首，用来明确篇旨和段旨， 起到亮明观点、点出主旨的作用。表彰或处分性决定，更多的是使用说明文字，议论性文 字使用得较少，只有在讲到事情的性质、意义或影响时才涉及议论文字。这里需要说明的 是，公文中讲的议论，主要指包含一些议论性的表达成分，这种成分在具体表达上，只是 原则地表述事理，不做多方面、多层次、多角度的完整论证，在手法上是直接加以议论， 即一针见血、一语道破，有时只是一两句结论性的话，是直接说明的简单逻辑论证方法。 语言表述力求准确、简洁、庄重。用好规范性或习惯用语，如“会议决定” 、 “大会 同意” 、 “大会要求”等，一是表明决定由领导成员集体研究或经会讨论决定；二是强调决 定具有法定的权威性，必须遵照执行。 2、通知 （一）通知的含义 通知是一种用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要 求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项的传达性、指示性和部署性文种，同 时还适用于人事任免。 （二）通知的写作要求 忌滥发通知。通知具有使用范围广、使用频率高、种类繁多等特点，使用方便，但 并不表明可以滥发、乱发。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，目的在 于指导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布通知的必要性，讲求实效，严格控 制，严禁逢事必发“通知” 。 忌越俎代庖。通知具有多功能的特点，但其使用也有界限，不能越俎代庖，包办代 替。在实践中，有些公文，按其内容性质及发文的目的要求，本来应用“函” 、 “指示” 、 “意见”或“通告”文种印发，却以“通知”代替，甚至有些本来应用“启事” 、 “声明” 之类事务性文书印发，也用“通知”行文。出现类似情况，是拟文者对“通知”文种的含 义、作用、特点等缺乏了解，同时又是对公文写作极不认真、不负责的体现。 忌含糊不清。 “通知”的写作要做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，明白无误，令 人一目了然。同时，在内容上必须既符合党和国家的方针政策以及上级机关的指示精神， 又合乎本地区、本部门的实际情况。 3、通报 （一）通报的含义 通报是用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或交流重要情况的知照性下行公文。 （二）通报的写作要求 注意典型的真实性。由于发布通报的目的在于用典型事实对广大干部和群众进行引 导、教育，既可以是正面典型，也可以是反面典型，因此，写进通报中的内容必须是具有 广泛的代表性或者是反映当前社会上某种错误倾向、具有反面教育意义的人或事，以及能 给人以启迪、警示作用的事件。同时，要特别注意其真实性，决不可人为地拔高或贬损。 要向深处挖掘。通报的写作，特别是表彰性和批评性通报的写作，往往要在叙述事 实的基础上作出进一步的分析和评价，挖掘事件或事故发生的根本原因和责任归属，据以 提示问题的实质，概括出可资借鉴的经验和应当吸取的教训。要注意触及事件的本质，向 思想和灵魂深处发掘，切中要害，一针见血，使人从中受到茅塞顿开的启迪和深刻的教育。 明确发布方式，在表达方法上有所侧重。根据通报发布方式的不同，可将其分为直 述式与转述式两种类型。其中前者是以领导机关名义直接下发，后者则是对下级来文加写 按语后予批转。一个是单体行文，一个是复体行文。因此，写作时表达方式就各不相同。 直述式通报侧重于叙事，加以必要的说明；而转述式通报侧重于议论，属评价性文字。但 这种评价性文字不是对下级来文内容的重复，而是在下级来文的基础上提炼与升华，抓住 重点，把握关键，突出实质，起到画龙点睛的作用，以指导下级机关的行动。 4、报告 （一）报告的含义 报告是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性上行公文。 （二）报告的写作要求 把握“报告”的写作规则。 “报告”写作结构通常采用“三段式” 。但“三段式”不 是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变的形态： A、情况做法问题（意见） ； B、情况（做法）问题今后意见； C、情况问题今后意见； D、情况原因（责任）下一步的做法； E、情况原因责任及处理意见； F、情况问题建议等。 切实掌握“三段式”的基本要求，对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。同 时， “三段式”也只是一个基本写法，并非所有报告都必须使用“三段式” 。有的专题工作 报告也可采取“情况做法”的“两段式” 。 注重时效，情况真实。注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及 时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及对决策的反馈作用，上级机关要通 过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说，报 告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议等，如果不注重时效性，就可 能影响决策的及时性和科学性。时效性并不否定情况的真实性。向上级汇报工作、反映情 况要实事求是，真实可靠，把实际工作中遇到的困难和问题客观地反映出来，有一说一， 给上级决策提供参考。 语言简洁，篇幅短小。要控制“报告”的篇幅，就要充分运用概述和突出重点的表 达方法， “避繁就简” 。这里讲的“繁”主要是指现象拼凑，事实罗列，面面俱到，也就是 通常讲的记“流水帐” 。这里讲的“简”是指注意综合分析，寻求规律，抓住主要矛盾，讲 究提炼，显示本质。还应当坚持厚积薄发，所谓“厚积”是指充分收集材料，这样写起 “报告”来可避免“巧妇难为无米之炊” 。而“薄发”是指对材料进行精选，选典型，选特 色，选新颖， “以一当十” ，一语中的，增强说服力。最后，要“舍得删削” ，把那些可用可 不用的字、词和句子删掉；要“脱靴摘帽” ，削减开头的套话和结尾的空话；力求字斟句酌， 言简意赅。同时，坚持一事一报，报告中不夹带请示事项，通过“专”控制篇幅。 5、请示 （一）请示的含义 请示是用于向上级机关请求指示、批准的呈请性上行公文。请示要事前行文， “请示” 文件不能抄送下级单位。 （二）请示的写作要求 准确理解“请示”的行文对象。 “请示”的行文对象必须是有领导或指导关系的直属 上级，比如一个县的教育局，县政府与它是领导与被领导关系，市教育局与它是指导与被 指导关系，县委与县教育局党组又是领导与被领导关系。但是，在实际工作中，我们常看 到以下两种情形：一是县里的某一个局，需要一笔经费，它在给县财政局行文时用了“请 示” ；二是某县的县委，就县委学习中心组领导成员调整一事行文给市宣传部，也使用了 “请示” 。这两种情况因单位之间不是上下级关系，应使用函，而不是请示。所以，必须严 格确定“请示”的行文对象，不可把“请示”与“申请函” 、 “告知函”混用，更不要把上 级机关里的一些职能部门与上级机关等同。 把握“请示”的内在逻辑。一份“请示”不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什 么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示” ，通常包括请示的依 据、背景和缘由；所谓“请示什么问题” ，即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解 决这些问题。 坚持一文一事。即一份“请示”只能向上级请示一个问题，以便上级机关及时、专 一地进行处理。否则，如果一个文件请示几个问题，上级机关要花更多的时间去研究，难 以及时答复。如果因其中一件事情未解决好而连及其他可以解决的事情也被搁置，更会贻 误工作。 “请示”的主送机关只能是一个，不能多头和越级请示。多头请示容易使主办与协 办机关之间责任不清，相互推诿、扯皮，延误审批时间，或由于两个上级机关的批示意见 不一致，使下级无所适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这 一问题就主送给谁，可将另一个级单位列为抄送，以便了解或支持。请示不直接报送领导 者个人。 做好协调工作。请示的事项如果涉及其他部门业务的，应当经协商取得一致意见后 上报。未能取得一致意见时，应在“请示”中说明，提请上级机关研究审定。几个机关有 同一件事需请示，要联合行文，会签印报。 6、意见 （一）意见的含义 意见是用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。 （二）意见的写作要求 明确内涵。把它与近似的“请示” 、 “指示性的通知”及“函”区别开来。 A、向上行文，凡属于要钱、要物、要机构、要编制、要出境出国等问题的，用“请示” 而不能用“意见” 。 “意见”与“请示”本质差别在于它向上级要的不是“人、财、物”等 硬件，而是要“政策” 、 “办法”等软件。 B、向下行文，凡属阐明工作指导原则，而不较多地讲道理、教办法时，应用“指示” 而不用“意见” ；虽为工作中的重要问题，但不需作较多理论分析，且对下级规定性较强、 要求很具体的，应用“指示性通知”而不用“意见” 。 C、不相隶属机关之间相互行文，对涉及某一重要问题提出见解和处理办法，如属供对 方参考而不需要回复的，应用“意见” ，反之，则用“函” 。 把握内在规律。写“意见”不同于写“请示” 、 “情况报告” 、 “周知性通知”与“函” ， 特别是下行的“意见” ，不仅要“提出问题” ，而且要对问题作出深刻的分析，并在分析的 基础上，有针对性地提出解决问题的完整想法。也就是说“意见”的内在结构必须是“提 出问题分析问题解决问题”三个层次，缺少其中任何一个层次，都不符合“意见” 写作的内在规律。而有的“请示”和“通知” ，基本是“提出问题解决问题”的单一结 构形式；一些“情况报告” ，往往是“提出与分析问题” ，而没有解决问题的内容。 讲究用语。由于“意见”的行文方向不同，其用语也截然不同。上行的“意见” ，要 使用下级对上级汇报见解、陈述办法的语气，如“我们考虑” 、 “我们认为” 、 “我们建议” 、 “我们要求” 、 “我们意见”等；下行的“意见” ，则较多地使用一些带有祈使语气表示肯定 或带有禁止语气以示否定的指令性语气；平行的“意见” ，要使用平等协商的语言，多用商 量、谦恭的语句，以争得对方的理解与支持。 7、函 （一）函的含义 函是用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项的 公文。是党政机关公文中最常用的一个文种。 （二）函的写作要求 叙事清楚，说理有节。要使受“函”方理解、接受和支持。首先，叙事要清楚、明 白；其次，就要说理有节，令人信服。而要做到这两点，一是善于思索，整理好思路，占 有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表达，避免使用命令和过分感激词语；三是提出 的意见、办法、请求符合对方的实际情况。 入木三分，用语平和。即使遇到纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，也要注意 掌握分寸，做到叙事入木三分， “外柔内刚” ，以理服人。 短小精悍，注意技法。 “短小精悍”是指写“函”不必详叙过程，不必大发议论，要 求文约意丰。 “注意技法”是指撰写公函应根据具体内容，判断对方见“函”后的心理特征， 采用不同的写法。以答复函为例，假若属于肯定性的，开头就可以将答复的内容提出，然 后再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也促进单位间的密切合作关 系。假若属于否定性的，开头就不宜将否定的内容提出，而是先简明、恳切地说明理由， 最后表明否定的态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和 反感。 8、会议纪要 （一）会议纪要的含义 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的综合性公文。 （二）会议纪要的写作要求 巧设布忆、结构合理。综合性会议纪要，在结构上，就整篇布局而言，除会议的自 然情况外，内容多采用“三大块”的结构形式，包括对过去工作的回顾、对当前工作形势 的分析、对今后工作的打算等。具体到每一“块” ，特别是第三部分，可以采用“梳辫子” 的方法，归纳成几个问题并列说明，这是“横式”结构，也可以采用一环套一环、层层递 进的“纵式”结构。专题性或专业性会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或 “分条列项”的结构形式。 “撮要分条” ，即在开头讲完会议的自然情况