加强企业外部监管完善内部控制制度

加强企业外部监管 完善内部控制制度 摘要 内部控制是企业健康有序发展的重要保障企业应建立健全内部控制制度加 大内控制度的执行力度并随着外部监督机制的健全不断促进企业发展。近年来 随着企业的联合重组生产规模的逐步扩大企业管理的内容也越来越丰富如何完 善企业内部控制制度企业又如何进行外部监管这是个值得认真探索的课题。笔 者认为两者应有效结合融为一体这样才能从根本上达到防范各种风险的目的。 关键词 外部监管 内控制度 内部审计 预算管理 人员素质 “中原之行哪里去 郑州亚细亚” 。中央电视台的广告宣传几乎成了一种“挡不住的诱惑”一时间郑 州亚细亚集团声名鹊起“亚细亚”现象令中国商界内外人士趋之若鹜甚至引起 了理论权威、政府高层的关注。确实亚细亚集团有许多值得学习的地方它走的 是一条与传统经商之道相悖的现代营销之路它采用的是先进的 CI 战略系统、别 具一格的公关手段、新颖而又温馨的广告宣传、半军事化的管理模式?。这 一切使得亚细亚集团在硝烟弥漫的“中原商战”中脱颖而出给同行带来了危机 感和紧迫感给计划经济体制下的商界吹来了一股清新的风。然而亚细亚集团却 从昔日辉煌的顶峰匆匆滑落下来效益猛降、债台高筑、官司缠身、集团瓦解。 曾经照亮中国商界的那一轮“亚细亚”太阳陨落了它那一抹残留的余晖给人们 以深深的思索。由“亚细亚”引发的思考完善企业内部控制制度严格进行外部 监管。由于亚细亚内部控制和外部监管存在问题必然最终走向倒闭之路。尽管 它只是我国企业的一个个案但这种现象却颇具普遍性。因此如何完善企业内部 控制制度如何进行企业外部监管将是我国企业面临的主要问题和难题。经济现 实迫切要求我国企业早日建立健全企业内部控制提高企业外部监管的效率和效 果。目前我国企业经营效益普遍较差会计造假行为严重财务报告严重失真企业 违法违规现象愈演愈烈进而成为普遍现象。造成这些现象的原因是多方面的但 内部控制的缺失与缺陷难逃其咎。问题还在于我国很多企业还未意识到内部控 制的重要性对内部控制还存有很多误解以为内部控制就是十堆堆的手册、文件 和制度或者认为内部控制就是内部成本控制、内部资产安全性控制等甚至对企 业内部控制根本没有概念。现状急需改变 良好的内部控制制度可以合理保证企 业合规经营、财务会计信息的真实可靠和企业经营效率的提高而合规经营、真 实的财务报告和有效率的经营也正是企业风险管理所应该达到的基本状态。从 这个角度出发内部控制是风险管理的必要环节内部控制的动力来自企业对风险 的认识和管理。相反如果没有良好的内部控制则往往会导致各种错误和舞弊的 产生甚至造成企业的破产倒闭从国内的亚细亚倒闭、巨人集团衰败、 “银广厦” 案到国外的巴林银行倒闭、 “安然事件”等无不是由于其内部控制缺损或失效所 致。因此内部控制是防范企业风险事件发生的一种长效机制。既然内部控制是 作为防范企业风险的机制而存在那么如何建立健全企业的内部控制制度 又如何 加强外部监管呢笔者认为必须做好以下几方面工作: 一、建立健全财务机构和 制度为企业监管做好准备 1 合理设置财会机构。目前一些企业将财务机构与会 计机构合并设置在一起这是同传统的管理模式相适应的。随着我国经济改革的 不断深入企业的财务活动发生了深刻变化特别是集团企业资产规模大资本链条 长、管理跨度宽、筹资渠道及方式多样化财务与会计职责不明的弊病越来越明 显。因此财务机构与会计机构分设就显得尤为必要。建立和落实财务监管工作 的责任机制是做好企业承包监管工作的根本保证。财会机构应在企业总会计师 的领导下开展工作。财务部门可分设财务处和会计处再根据工作内容下设专业 科。财务处的主要工作包括 1.筹措资金及跟踪管理 2.参与投资项目的可行性分 析及项目的跟踪管理 3.预算的编制、考核 4.利润分配 5.财务分析。会计处的 主要工作包括 1.按照会计准则、会计制度及企业内部控制制度的要求进行会计 核算出具会计凭证编制会计报表 2.根据企业管理者的要求编制内部会计报表 3. 负责纳税计算、申报 4.办理日常报销等。财务处与会计处分设可使各部门工作 目标及职责明确分别把关既可保证部门之间工作有章可循又能保证相关职责之 间的相互制约。 2 建立健全财务制度。建立健全财务制度具体包括五项内容一 是资金监管方面包括筹资管理、资本金管理、消费资金管理、运营资金管理等 各项制度二是资产监管方面包括损失的核销、固定资产折旧方法和年限等重要 会计政策对外担保、对外投资的审批制度损失及固定资产报废制度等三是成本 费用监管方面包括业务招待费的开支办法和标准、递延资产的计列、固定资产 的竣工入账、待摊和预提费用的处理等各项制度四是收入、利润及其分配的监 管等制度五是严肃财务报告及其监管制度。 3 制定严密的内部牵制制度。新 会计法明确规定各单位应当建立本单位内部会计监督制度这为研究制定单 位内部牵制制度提供了法律依据。企业有大量资产和经营活动都在运行企业要 加强对其财务监控就必须制定并实行严密的内部牵制制度这有利于进一步规范 企业会计行为控制经营风险提高会计信息质量。制定企业内部牵制制度首先必 须明确控制目标要找到控制点即容易产生错弊而需要控制防范的环节如审批、 核对、审签、结算、记账等等以达到纵向即在同一部门内不同岗位、上下级之 间的相互牵制与横向即企业的一切经济活动应由不同部门分别处理使一个部门 的记录受到另一个部门的牵制的有机结合。其次要实行企业重大经济活动联签 制度。企业在明晰产权关系后应明确各级所有者与经营者的责任与权利建立健 全集体决策机制特别是企业重大的贸易、投资活动必须有财务人员、审计人员 参加经集体研究分头把关。再次加强企业内部稽核工作。内部稽核从广义上讲 应该包括内部审计机构对整个企业经济活动的审查及财务部门内部的日常审核。 二、构建严密的企业内部控制体系建立配套的奖惩制度 1 构建严密的企业内 部控制体系具体包括以下三个层次一在企业设立委派财务总监进行事前监督。 企业应明确财务总监的职责当好领导的参谋在其任期内常驻企业对资金实施全 面监控尤其大额资金运用应实行双签制由财务总监及企业负责人共同签字。至 于大额、小额资金划分由企业根据具体情况确定。二“供产销”全过程中应融 入相互牵制、相互制约的制度建立以防为主的监控防线进行事中控制。有关人 员在处理业务时应明确处理权限和应承担的责任。大宗业务应由部门负责人及 企业负责人双签还必须有多家单位至少是三家单位的报价经手人员报经部门负 责人及企业负责人签字同意购进零星小额由部门负责人负责审查但应由企业负 责人授权。禁止一人独自处理业务的全过程。三设立事后监督即根据会计部门 提供的核算资料对各部门各项业务进行定期或日常检查。事后监督可由财务总 监负责将监督的过程和结果直接反馈给企业负责人及各部门负责人提出自己的 改进意见提交企业负责人。 2 建立配套的奖惩制度企业必须定期对内部控制制 度的执行情况进行检查和考核对出现的问题及时解决在执行中逐步完善内控制 度对不执行或执行不力引起恶果的应进行严惩。 三、建立和完善内部审计制度 促使企业的经营管理正常进行。 内部审计是企业对其内部各项经济活动和管理 制度是否合理、合规、有效所进行的监督和评价它可以说是其他内部控制的再 控制。内部审计有助于企业发现经营管理中存在的问题对于促进企业依法经营 提高会计信息质量有十分重要的作用。 1 建立健全内部审计机制。建立由上级 审计部门或本级审计委员会直接领导的内审体制内审不受管理层制约独立客观 地开展工作。明确内审的宗旨、职能和地位、权限以及内审范围、程序、方法 等。内审机制要有畅通的报告关系能直接向内部管理层之外的阶层报告。内审 与外审、上一级审计与下一级审计相结合多层次开展内部审计工作。由于客观 地位的局限性内审无法对本企业领导者和同级管理层进行审计为弥补这一控制 的薄弱环节应该会同社会审计或上级内审部门负责对下级管理层的审计对各级 管理层进行有效的监督和控制充分发挥内审的作用。 2 加强对内部控制系统的 监督与评价。通过一般性的财务收支审计发现内部管理方面的漏洞提出改进措 施防止或减少风险事件的发生促进企业提高效益。 3 抓好经济责任和效益的审 计。市场经济条件下企业领导的素质和管理行为将直接决定企业的兴衰搞好企 业领导任期经济责任审计是投资者和管理者对经营者监管的共同要求这就必须 使领导任期经济责任审计成为一种制度。同时要加大对企业效益的审计力度审 查其核算是否合规准确有无虚报盈亏的情况保证会计信息的真实可靠变企业短 期行为为长期行为。 四、实行科学的、全面的预算管理为企业监管提供检验标 准和考核依据 “凡事预则立不预则废”企业经营也不例外必须实行有效的预算 管理。预算管理是指企业为达到既定目标而编制的经营、资本、财务等年度收 支计划这是企业管理现代化的重要标志。预算是控制的基础只有在预算体系正 确完整的基础上才能谈得上完善的内部控制。 1 预算的内容。凡是与企业经营 活动有关的内容如采购、销售、成本费用、固定资产投资、人员流动、现金流 量等都应纳入预算管理范畴但应以营业收入、成本费用、现金流量作为预算重 点以利润目标为预算起点实行有效监控。营业收入是企业生存和发展的基础营 业收入预算是否得当关系到整个预算的合理性和可行性。成本费用预算是支出 预算的重点既要考虑经营性支出更要对资本性支出项目实行“量入为出”的预 算管理杜绝没有资金来源或负债风险过大的资本预算。现金流量则是企业在预 算期内进行正常经营管理活动的保证没有先进的现金流量预算整体预算管理将 成为无米之炊。 2 预算的编制和执行。全面预算是一项集体性工作需要企业的 各部门和员工的积极参与但无论采用自上而下还是自下而上的编制方法决策权 都应该落实在内部管理的最高层如成立由厂长、经理层及各部门主管组成的预 算管理委员会并由其进行决策、指挥和协调整个预算工作。预算调整或追加实 行逐项申报、审批制各部门不得擅自调整预算。预算的执行由各预算单位组织 实施并辅之以对等的责任、权利与义务关系。 3 预算的监控与考核。预算管理 的核心是监控监控有序可以确保预算目标的完成。内部审计部门将经营活动同 企业的预算目标相联系随时根据预算目标对预算执行情况进行监督并向管理层 报告。预算期终了时将其作为监控预算执行情况及对预算执行者执行预算效益 实绩的考核依据预算的实际执行必须与预算相符并将其作为考核预算制定者制 定预算效益实绩的标准。 五、建立良好的信息沟通系统提高企业内部控制效果 加强各部门的信息沟通提高企业内部控制效果。企业的内部控制主体是人如果 相关人员不配合内部控制制度就会失效经营风险、会计风险就会加大因而应加 强人员沟通共同把内部控制工作做好。企业应利用现代网络技术建立起覆盖的 网络系统特别是财务部门应使用设置了严密稽核系统并经有关部门批准的统一 的财务网络软件。在网络环境下企业财务活动可以进行远程处理进行实时监控 同时也可实现财务与业务的协同大大提高财务、经营等各方面信息的传播、处 理、反馈速度以提供给决策层最新、最全面的相关数据资料使其所做出的决策 更具实效性、准确性产生最优的决策方案。 当然网络技术的应用也将使企业承 受一定的财务风险。电子商务、网上银行、网上投资、网上结算、网上报税等 业务的发展直接将会计核算及财务监控带入一个更广阔的领域如果有效监督机 制跟不上就会给经济犯罪打开方便之门将严重威胁到企业财务安全因此企业必 须采取相关内控制度加以防范。 六、改进人力资源管理机制提高企业人员素质。 企业文化是一个企业在长期经营实践中所凝结起来的一种文化氛围、企业价值 观、企业精神、经营境界和广大员工所认同的道德规范和行为方式。良好的企 业文化氛围能为内部控制程序的执行创造良好的人文环境。一个企业的人力资 源政策直接影响到企业中每一个人的表现和业绩。良好的人力资源政策对培养 企业人员提高企业人员的素质更好地贯彻和执行企业内部控制有很大的帮助。 因此企业应面向人才市场引入竞争机制合理配置企业人力资源形成任人唯贤、 优胜劣汰的用人机制。企业经营管理者的素质直接影响到企业的行为进而影响 到企业内部控制的效率和效果。因此企业应加强对企业经营者的学习教育从知 识、技能到职业道德、经营理念等方面提高其素质逐步形成学习型企业从而提 高内部控制的效率。在进行人员控制时应做好以下几方面工作 1、加强企业文 化建设提高人员素质。随着社会经济的快速发展企业必须面对新环境培育新的 企业文化将适应时代特色的新管理理念、管理风格灌输给企业的各管理阶层和 普通员工提高员工的综合素质和对企业的忠诚度增强员工对企业目标的认同感 以顺利实现企业的各项目标。同时还要建立行之有效的培训机制不断提高员工 素质。 2、推行财务总监委派制。财务总监委派制是世界各大跨国公司进行财 务集权管理的基本方式之一因其具有事前控制性、审计经常性、反馈及时性、 高度专业性和独立性等特点可帮助企业进行有效的财务控制。具体施行时可按 上级部门与下级部门之间的隶属关系、管理权限逐级委派各级财务总监。 3、 加强对内部人的管理。一是加强对企业负责人的内部控制监督建立企业重大决 策集体审批等制度以杜绝个别负责人独断专行胡作非为二是加强对职能部门的 控制监督建立部门之间相互牵制的制度