医药批发企业计算机系统ksoa操作手册

合肥同致医药有限公司 批发分公司 KSOA 培训教程 目 录 一、基础资料维护 4 1、人员资料初装 _4 2、部门资料初装 _6 3、货位资料初装 _8 4、人员部门维护 _10 5、人员货位维护 _12 6、用户和角色的关系 _13 7、首营资料维护 _16 7.1 流程图 .16 7.2 录入商品资料 .16 7.3 新商品资料审核 .19 7.4 首营商品 .20 8、客商资料维护 _30 8.1 流程图 .30 8.2 供应商资料维护 .30 8.3 首营供应商管理 .36 8.4 销售客户资料维护 .44 8.5 首营客户管理 .50 二、业务流程 58 1、采购流程 _58 1.1 采购入库 .58 1.2 采购拒收 .67 1.3 采购退出 .72 1.4 采购退补价： .77 2、销售流程 _81 2.1 销售出库流程 .81 2.2 销售退回流程 .88 2.3 销售退补价 .96 三、仓库盘点 102 1.盘点 _102 1.1 流程图 .103 1.2 盘点票单填制 .103 1.3 录入实盘数据 .106 1.4 盘点审核 .108 1.4 盘点审核（财务） .109 1.5 实盘数据入账 .110 第 3 页 共 152 页 四、财务 112 1.预付款管理 _112 1.1 预付款申请登记 .112 1.2 业务审核 .114 1.3 财务审核 .115 1.4 分管领导审核 .116 1.5 预付款登记 .117 2.预收款 _119 2.1 预收款到财务登记 .119 2.2 预收款登记 .120 3.结算 .121 3.1 采购结算 _121 3.1.1 流程图 121 3.1.2 采购勾兑结算 122 3.1.3 结算计划审核 124 3.1.4 采购计划结算 125 五、养护 126 重点养护 _126 1.1 重点养护药品品种确定 .127 1.2 重点养护药品品种审核 .128 1.3 库存商品养护计划 .129 六、运输 131 1 承运单位信息维护 _131 1.1 承运单位信息录入 .131 1.2 承运单位信息审核 .133 2.运输单 _135 2.1 销售单运输确认 .135 2.2 普通（冷链）药品运输单 .136 七、附录 136 一、新版 GSP 软件更新及相关内容 _136 1、 信息部管理 .136 2、 权限控制 .137 3、 数据备份 .137 4、 计算机信息管理系统 .137 商品基础资料 .137 6、 供应商基础资料 .140 7、 客户基础资料 .143 8、 首营企业登记流程 .144 9、 采购入库流程 .145 10、销售出库流程 .146 11、采购退出流程 .147 12、销售退回流程 .147 13、库存养护 .148 14、药品停售、不合格品处理 .148 15、图片管理 .149 16、电子监管码管理 .150 17、车辆运输管理 .150 18、双人验收与复核 .151 19、发票管理 .151 20、制定公司岗位标准操作规程（SOP） 152 21、批发其他管控项目： .152 第 5 页 共 152 页 一、基础资料维护 1、人员资料初装 路径：信息中心职员资料职员资料维护，如图： 图 1：职员资料初装路径 操作说明： 第一步：打开上面路径，打开职员资料维护界面,如图： 图 2：职员资料维护界面 第二步：1】新增职员：点击增加 ，然后点击卡片 ，进入职员资料录入界面； 图 3：职员资料卡片 1、填写职员相关内容（职员名称、职员编号、职务、是否业务员、机构标识为必填项，其 余的为可填项） ；2、输入好信息后先点击关闭 ，然后点击保存 ； 2、删除职员：选中职员信息， ，点击删除 ， 如确定删除，点击确定就可以删除了； 3】修改职员资料：选中职员信息，点击卡片 ，修改相关信息，然后保存。 2、部门资料初装 路径：信息中心部门资料部门资料维护，如图： 第 7 页 共 152 页 图 4：部门资料初装路径 操作说明： 第一步：打开上面路径，打开部门资料维护界面,如图： 图 5：部门资料维护界面 第二步：1】新增部门：点击增加 ，然后点击卡片 ，进入部门资料录入界面； 图 6：部门资料卡片 1、 填写部门相关资料内容（部门编号、部门名称、机构标识为必填项，其余的为可填项） ； 2、输入好相关信息后，先点击关闭 ，然后点击保存 ； 2、删除部门：选中部门信息， ，点击删除 ，出现界面： 如确定删除，点击确定即可删除； 3】修改部门资料：选中部门信息，点击卡片 ，修改相关信息，然后保存。 第 9 页 共 152 页 3、货位资料初装 路径：信息中心货位资料货位资料维护，如图： 图 7：货位资料初装路径 操作说明： 第一步：打开上面路径，打开货位资料维护界面,如图： 图 8：货位资料维护界面 第二步：1】新增货位：点击增加 ，然后点击卡片 ，进入货位资料录入界面； 图 9：货位资料卡片 1、填写货位相关资料内容（货位编号、货位名称、是否管理批号、是否拦截负库存、机构 标识为必填项，其余的为可填项） ； 2、输入好相关信息后，先点击关闭 ，然后点击保存 ； 2、 删除货位：选中货位信息， ，点击删除 ，出现界面 如确定删除，点击确定即可删除； 3、 修改货位资料：选中货位信息，点击卡片 ，修改相关信息，然后保存。 第 11 页 共 152 页 4、人员部门维护 路径：信息中心职员资料人员部门维护，如图： 图 10：人员部门维护路径 操作说明： 打开上面路径，打开人员部门维护界面,如图： 图 11：人员部门维护界面 1、 选择按机构页面，选择好对应部门；点击增加人员 ，出现界面 ，双击选择该部门的人员；（选中为红色） 3、点击保存 ， 出现界面： ，则表示保存成功； 第 13 页 共 152 页 5、人员货位维护 路径：信息中心职员资料人员货位关系维护，如图： 图 12：人员货位维护路径 操作说明： 打开上面路径，打开人员货位维护界面,如图： 图 13：人员货位维护界面 1、选择对应人员，勾选该人员相对应的货位，之后点击选择完毕 ，之后选择的货位编 号就在左边的人员货位关系中显示； 2、点击保存 ；提示保存成功； 6、用户和角色的关系 路径：系统控制台 中 ； 1、用户： 图 14：用户权限维护 选中要维护的用户，双击打开维护界面，选择功能权限 图 15：用户的功能权限 根据业务和岗位职责需要，勾选相应的权限。 第 15 页 共 152 页 2、 角色： 单击角色分类下的机构，选中要维护的角色权限。 图 16：角色的功能权限 注意：先建立角色，后把用户分配到角色中（相同的用户添加到同一个角色中） ；先设置角 色的功能权限，之后对用户分配单独的权限；用户的功能权限少于等于角色的功能权限； 特殊权限是设置不显示字段的。 7、首营资料维护 7.1 流程图 首营品种流程 基础资料出装 首营资料登记 业务审核 质管审核 质量负责人 审核 质管部经理 质量负责人 采购部经理采购员 首营品种 Y N N N 业务流程 Y 资料初装 首营资料登记 业务审核 质管审核 质量负责人 审核 新商品资料审核 非首营品种 Y 登记完成 7.2 录入商品资料 路径：信息中心商品资料初装按货位录入商品资料 第 17 页 共 152 页 1、 打开按货位录入商品资料（b/s）：选择商品分类树，选择机构名称，点击 增加（首次录入时） 第二次录入商品，直接点击自动生成最大编号 图 17：按货位录入商品资料页面 2、自动生成最大编号后，点击卡片进行资料初装 图 18：商品资料卡片维护界面 3、按要求填写卡片信息：其中通用名，商品规格、产地、批号类别、有效期、 包装单位、剂型、委托人、储存区域、生产厂家为必填项 输入完毕，点击确定，回到资料初装页面 点击保存，成功后进入首营审核环节 第 19 页 共 152 页 7.3 新商品资料审核 路径：信息中心新资料初装审核新商品资料审核 1、 打开路径，进入新商品资料审核页面 图 19：新商品资料审核页面 2、选中需要审核的商品（选中为红色） ，商品如为首营，点击首营品种审核通 过。之后进入首营环节。 （不是首营，则选择非首营品种审核通过。 ）之后进入 首营商品登记及审核环节。 7.4 首营商品 流程：GSP 管理中心 首营商品管理 首营药品登记表 首营品种审批表（业务质管 质量负责人） 第 21 页 共 152 页 7.31、首营商品登记 路径：GSP 管理中心 首营商品管理 首营药品登记表 打开首营品种登记表页面 图 20：首营品种登记页面 双击商品编号，弹出商品选择对话框，选择需要登记的商品 填写主要成分 功能主治与不良反应，附件名称，申请原因 填写完毕后，点击存盘，并进入审批环节 第 23 页 共 152 页 7.32、 首营品种审批表（业务） 路径：GSP 管理中心 首营商品管理 首营药品审批表（业务） 根据上面的路径，打开首营审批业务审批页面 图 21：首营品种审批表业务审核页面 点击查询，出现登记过的品种，选中后，点击审批字段 弹出审核页面，业务负责人填写审批意见 填写完毕后，点击卡片上的审批 第 25 页 共 152 页 存盘成功后，自动进入质量审批环节 7.33、首营品种审批表（质管） 路径：GSP 管理中心首营商品管理首营药品审批表（质管） 根据路径打开质管审批页面，开始审批 图 22：首营品种审批质管部审核页面 点击查询，出现业务审批成功的品种，选中该品种，单击审批，弹出质管审批 资料卡片 第 27 页 共 152 页 填写质管部意见后，选择相应的负责人，点击审批，进入质量负责人审批环节 7.34、首营品种审批表（质量负责人） 路径：GSP 管理中心 首营商品管理 首营药品审批表（质量负责人） 打开首营品种审批表质量负责人审批页面 点击查询按钮，选中需要审批的品种，点击审批，弹出审批卡片 填写质量负责人意见和质量负责人信息 第 29 页 共 152 页 审批成功，则结束首营品种的登记流程。进入业务环节。不通过则自动返回上 一环节。 8、客商资料维护 8.1 流程图 首营企业流程 基础资料出装 首营资料登记 业务审核 质管审核 质量负责人 审核 质管部经理 质量负责人 采购部经理采购员 首营企业 Y Y 首营资料问题 首营资料问题 基础资料问题 业务流程 Y 资料初装 首营资料登记 业务审核 质管审核 质量负责人 审核 业务审核 非首营企业 登记完成 8.2 供应商资料维护 路径：供应商资料初装 （信息中心单位资料初装供应商资料初装） 第 31 页 共 152 页 打开供应商资料初装页面 图 23：供应商资料维护界面 选择分类树，点击增加，单位编号自动生成。 点击卡片按钮，弹出供应商资料维护卡片 填写卡片内容，其中单位编号、单位名称、许可证号、营业至有效期、药品许 可证有效期、GSP 认证范围、经营范围为必填项。其他则根据实际需要选填。 第 33 页 共 152 页 填写完毕后、点击确定 再次点击存盘 一级卡片维护成功后，进行二级单位维护。单击二级单位维护按钮 弹出二级资料维护界面 点击新增，弹出二级供应商初装维护界面。 填写二级单位信息 第 35 页 共 152 页 点击确定后，进行存盘 存盘成功，进入审核环节 新单位资料审核（供应商） 路径：信息中心新资料片初装审核新单位资料审核 打开新单位资料审核页面 图 24：新单位资料审核 点击查询，选中需要审核的单位，如需首营，则点击首营审核通过。 （不需要首 营的，则点击非首营审核通过按钮就可）审核通过进行首营登记。 8.3 首营供应商管理 流程：GSP 管理中心首营管理首营供应商管理首营企业资料登记首营 企业审批（业务质管质量负责人） 第 37 页 共 152 页 根据路径打开首营企业资料登记页面 图 25：首营企业登记卡片 双击单位编号，选择审核通过的单位资料 点击存盘，并进入首营流程 首营企业业务审批 路径：GSP 管理中心 首营管理首营供应商管理首营企业审批（业务） 第 39 页 共 152 页 根据路径，打开首营企业审批业务审批页面 图 26：首营企业业务审批 点击查询，选中需要审批的单位，进行审批审批 点击审批按钮，弹出审批卡片，填写相关业务负责人及其意见 填写完毕，点击审批，进入质管审批环节 首营企业审批质管审核 路径：GSP 管理中心 首营管理首营供应商管理首营企业审批（质管） 第 41 页 共 152 页 打开审批页面，点击查询，选中需要审批的单位 图 27：首营企业审批（质管）审批页面 点击审批，弹出审批卡片，填写相关质管负责人的意见 点击审批 进入质量负责人审批环节 打开首营企业审批质量负责人页面，点击查询，选中需要审核的单位 图 28：首营企业质量负责人审批 第 43 页 共 152 页 点击审批按钮，弹出审批卡片，填写质量负责人意见 点击审批 首营企业登记流程结束 8.4 销售客户资料维护 路径：供应商资料初装 （信息中心单位资料初装销售客户资料初装） 根据路径，打开销售客户资料初装页面 图 28：销售客户资料初装 第 45 页 共 152 页 选择分类树，点击增加按钮，自动生成单位编号 点击卡片，弹出客户资料卡片 图 29：销售客户资料卡片 填写需要填写的内容：其中单位编号，单位名称、助记码、企业类型、许可证 号、许可证有效期、营业执照有效期、GSP 证书有效期、经营范围为必填项。 其他则根据业务需要选填 填写完毕，点击确定 点击存盘 点击二级单位维护 第 47 页 共 152 页 点击新增 填写卡片信息 点击保存，存盘 新单位资料审核 第 49 页 共 152 页 点击查询 选中单位，点击首营审核通过 8.5 首营客户管理 流程：GSP 管理中心首营客户管理客户资质审核登记客户资质审批 （业务质管质量负责人） 客户资质登记路径：GSP 管理中心 首营客户管理客户资质审核登记 打开客户资质审核登记页面 图 29：客户资质登记卡片 第 51 页 共 152 页 双击选择单位编号，选择需要登记的客户资料 点击存盘 存盘成功，进入客户资质审批表（业务） 打开业务审批页面 点击查询，选中通过业务审批的客户 点击审核，弹出审批卡片，填写相关业务负责人及其意见 第 53 页 共 152 页 填写完毕，点击审批 进入客户资质质管审批环节 打开质管审批页面，点击查询，选择需要审批的单位 图 30：客户资质审批表（质管） 点击审批填写相关质管负责人意见 第 55 页 共 152 页 填写完毕，点击审批 成功后，进入客户资质质量负责人审批环节 打开质量负责人审批表页面 图 31：客户资质审批表（质量负责人） 点击查询，选择需要审批的单位，点击审批，弹出卡片 第 57 页 共 152 页 填写质量负责人意见，总经理签名 点击审批 二、业务流程 1、采购流程 1.1 采购入库 流程：采购订单采购收货采购验收 采购入库 1.1.1 流程图 采购流程 采购订单 采购收货 采购验收 验收单入库 保管员验收员收货员采购员 订单完成 采购验收单 采购收货 采购订单 采购入库 采购订单审核 Y 1.1.2 采购订单 路径：业务管理中心-采购订单 -采购订单填制 第 59 页 共 152 页 打开采购订单页面 图 32：采购订单开票 填写单位助记码，可以输入助记码或者双击进行调取，如下图 选择好单位后，选择相应的核算单位，部门等信息 单据抬头选择完毕，填写商品助记码或者双击调取商品， 第 61 页 共 152 页 填写数量，含税价。 填写完毕，进行存盘，进入审核环节 采购订单审核 路径：业务审核中心-采购单据审核 -采购订单审核 选择订单审核，审核相应订单。 双击要审核的单据，选择审核通过，进入收货环节 1.1.3 采购收货 路径：业务管理中心-采购订单 -采购收货管理 第 63 页 共 152 页 点击采购收货，进入收货页面 图 33：采购收货 双击计划单号提取采购订单。选择相应的单据号。选择对方开票日期，对方发货日期，随 货同行单，如果是冷藏药品，请勾选是否冷藏，选择运输方式，填写对应的信息，之后存 盘。 其中随货同行和印章印模为必须上传的图片，在此处点击查看。 收货完毕后，进行验收。 1.1.4 采购验收单 路径：业务管理中心采购验收采购验收单 打开采购验收单。在辅助功能里面提取采购订单进行验收。填写批号，有效期，生产日期。 第 65 页 共 152 页 双击质量状况。选择验收结论。存盘。 1.1.4 采购入库 路径：仓库管理中心-入库仓库管理-采购入库管理 点击采购入库单。辅助功能中选择相应的单据号 双击票单编号，提取单据，后点击 ，入库流程结束。 第 67 页 共 152 页 1.2 采购拒收 流程：采购收货拒收（填写拒收数量，存盘自动弹出拒收单）拒收审核（业 务质管） 1.2.1 流程图 拒收流程 收货 、 验收 拒收登记 采购验收 验收单入库 质管部业务部经理收货员 、 验收员 订单完成 登记拒收单 收货 Y 验收 填写拒收数 量 业务经理审核 质管部审核 结束 Y 收货拒收路径：业务管理中心采购订单采购收货管理 1.2.2 拒收单 打开收货界面，提取相应的订单，填写拒收数量，点击存盘，自动弹出拒收单 在药品拒收报告单页面，点击拒收卡片，弹出拒收卡片，填写相关的批号，批准文号内容， 质量标准和质量问题内容，完毕后点击确定 第 69 页 共 152 页 点击存盘，回到采购收货单页面 再次存盘，进入审核环节 打开业务审批页面 1.2.3 药品拒收单业务审核 路径：业务审核中心药品拒收审核药品拒收报告审核（业务） 根据路径找到审批页面，点击查询，选中要审批的拒收单，填写业务部门意见。点击审批， 完成业务审批，单据自动进入质管审核环节 第 71 页 共 152 页 1.2.4 药品拒收质管审核 路径：业务审核中心药品拒收审核药品拒收报告审核（质管） 打开质管审核页面，点击查询按钮，选中要进行审核的单据，弹出审批页面，填写相关意 见后，点击审批按钮，结束拒收。 1.3 采购退出 流程：采购退出通知单采购退出票单采购退出审核采购退出 出库 1.3.1 流程图 采购退回出库 采购退回入库 采购部审核 采购退回出库 采购员 采购部主管 仓库采购员 通知完成 采购退回通知单 单据审核 采购退回出库 Y 采购退回开票 Y 第 73 页 共 152 页 1.3.2 采购退出通知单 路径：业务管理中心采购退出采购退出通知单 辅助功能中，提取采购入库单进行退货 点击采购退出通知单。辅助功能提取采购入库单 选择对应的采购入库单。双击退货原因，选择退货原因，之后点击 。 通知单完毕后，填写开票单 1.3.2 采购退出票单 路径：业务管理中心采购退出采购退出开票单 点击采购退出开票单。 点击提取进货退回通知单，选择对应单据，后点击 第 75 页 共 152 页 进入下一步。 点击采购退出票单审核。 双击单据，点击 。进入下一步 .13.4 采购退出出库单 路径：仓储管理中心入库单仓库管理采购退出出库单 选择采购退出出库单，点击提取进货退出票单，选择对应单据，点击 。 第 77 页 共 152 页 1.4 采购退补价： 1.4.1 流程图 采购退补价 采购部审核 采购员执行 采购部经理 采购员采购员 采购退补价开票 采购退补价执行 单据审核 Y 流程：采购退补填制采购退补价审核采购退补价执行 1.4.2 采购退补价填制 路径：业务管理中心采购退补价采购退补价票单填制 点击采购退补价票单填制， 先敲出要退补价入库单相应的供应商，后在辅助功能中选择相应的入库单。 选择好单据后，选择相应的明细 填写新含税价，填写申请原因， 后点击存盘记账 第 79 页 共 152 页 进入下一步骤 1.4.3 采购退补价审核 路径：业务审核中心退补价单据审核采购退补价审核（采购） 选择采购退补价审核，双击对应单据 点击 。之后进入执行步骤 1.4.4 进货退补价执行单 路径：往来管理中心退补价执行进货退补价执行单 点击进货退补价执行单。辅助功能里点击提取进货退补价，提取单据。 提取单据后，点击 。流程完成！ 第 81 页 共 152 页 2、销售流程 销售出库流程： 【销售开票】【销售开票单据审核】【销售出库单财务审核】【销售出库复核单】 2.1 销售出库流程 2.1.1 流程图 销售出库流程 销售开票 销售开票审核 财务审核 出库复核 财务结算 复核员业务审核开票员 业务审核 销售开票 销售出库复核 打印完成 销售出库单财务审核 2.1.2 销售开票 【路径】 业务管理中心销售开票销售开票单 上述路径进入销售开票单 界面 在对应的部门，业务员处可以双击选择部门和开票业务员， 在对应的单位编号处选择相应的销往单位(此处可以通过输入单位的助记码，名称，单位编 号进行快速检索)； 第 83 页 共 152 页 同选择单位相同，在商品名称处输入助记码，会弹出相关的商品信息， 选择好商品后，会出现选择货位数量的对话框。货位数量处能够看到当前商品的可销数量， 选择完成后录入本次开票的的开票数量和单价。 录入完成后点击存盘完成销售开票单的填制。 2.1.3 销售开票单据审核 【路径】业务审核中心销售单据审核销售开票单据审核 上述路径进入销售开票单据审核界面，对当前的销售开票单进行审核操作 在上部单据抬头处双击选中需要审核的单据（选中后整条记录会变成蓝色） ，在明细项处能 够浏览当前单据的销售明细。确认订单后点击审核确定或者审核不通过完成对该笔订单的 审核。 第 85 页 共 152 页 2.1.4 销售出库单财务审核 【路径】仓储管理中心出库单仓库管理销售出库单财务审核 上述路径进入财务审核界面 点击抬头提取销售开票单，选择相应的票单。 选择完毕，确认无误后，点击记账 2.1.5 销售出库复核单 【路径】 仓储管理中心出库单仓库管理销售出库复核单 第 87 页 共 152 页 上图路径进入销售出库复核界面 复核通过后，提取“销售开票单”或者“销售出库财务审核”生成“销售出库复核”单， 记账生成商品账和往来账等账务。 在弹出的提取财务审核后单据复核界面中双击选择需要出库复核的订单进行出库复核 在对应的发货员，复核员栏位上双击选择本次出库的确认的发货员与复核员。完成后点击 记账完成出库操作。 2.2 销售退回流程 2.2.1 流程图 【销售退回申请单填制】【销售退回票单审核】【销售退回收货单】 【销售退回验收单】【销售退回入库单】 第 89 页 共 152 页 销售退回流程 申请单审核 销售退回收货 销售退回验收 仓库记账 验收员 保管员收货员业务部门审核业务员 销售退回申请单 销售退回入库 申请单单据审核 Y 销售退回收货 销售退回验收 Y 2.2.2 销售退回开票 【路径】业务管理中心销售退回申请销售退回申请单填制 上图路径进入小退退回申请单填制界面 在单据的抬头部分首先确定退货的单位信息（输入助记码查找单位信息）确定退货单位之 后点击辅助功能下的提取销售出库单-单据检索历史销往该单位的票单信息 双击选择需要退货的票单；出现明细选择界面 在具体的推互明细中选择退货的数量，单价，双击选择退货的原因， 完成上述操作后点击存盘完成对销售退回申请票单的填制。 第 91 页 共 152 页 2.2.3 销售退回收货 路径：业务管理中心销售退回申请销售退回收货单 打开页面后，点击销售退回申请单或者原单号处双击获得相应的单据号 双击，或者填写助记码获取收货人 填写完毕，选择运输方式，其中是否冷藏如果勾上，温度项必须填写。同时随货同行单必 填 填写完毕后，保存 第 93 页 共 152 页 2.2.4 销售退回验收 路径：业务管理中心销售退回验收销售退回验收单 进入销售退回验收环节 点击辅助功能，选择相应的单据， 确定后，存盘，进入 2.2.5 销售退回入库 【路径】仓储管理中心出库单仓库管理销售退回入库审核 第 95 页 共 152 页 上图路径进入销售退回入库界面 点击提取销售退回验收单，提取退回验收单据进行最后的入库确认 确认退回信息无误后点击记账 完成最终退回操作。 2.3 销售退补价 销售退补价流程 【销售退补价申请单】【销售退补价审核（销售） 】【销售退补价执行单】 第 97 页 共 152 页 2.3.1 流程图 销售退补价 财务部审核 财务部执行 销售部经理 开票员业务员 销售退补价开票 销售退补价执行 单据审核 Y 2.3.2 销售退补价申请单填制 【路径】业务管理中心销售退补价销售退补价申请单填制 上述路径进入销售退补价单填制界面 首先确定退补价单位（可以通过助记码，单位名称以及单位编号快速查找） ； 然后点击辅助功能下的提取销售出库单选择退补价单据； 最后在明细中选择相应的明细 第 99 页 共 152 页 确定该商品的最新含税价，退补原因，在差价栏中系统会自动计算退补价差额， 点击存盘。 2.3.3 销售退补价审核（销售） 【路径】业务审核中心 退补价单据审核 销售退补价审核（销售） 在上部单据抬头处双击选中需要审核的单据（选中后整条记录会变成蓝色） ， 在明细项处能够浏览当前单据的销售明细。 第 101 页 共 152 页 确认订单后点击审核确定或者审核不通过完成对该笔订单的审核。 2.3.4 销售退补价执行单 【路径】往来管理中心 退补价执行 销售退补价执行单 上图路径进入销售退补价执行单界面 点击辅助功能下提取退补价开票单 选择审批后的申请单核对信息后点击记账， 生成商品账和往来账等账务。 三、仓库盘点 1.盘点 流程：盘点票单填制实盘数据录入盘点审核 实盘数据入账 第 103 页 共 152 页 1.1 流程图 盘点流程 生成盘点表 实盘数据录入 仓储部审核 财务审核 实盘数据入账 财务经理 保管员养护员保管员 仓储主任 实盘数据录入 生成盘点表 待处理审批 实盘数据入账 待处理审批 1.2 盘点票单填制 路径：仓储管理中心存货盘点盘点票单填制 打开页面 双击选择盘点货位 然后点击辅助功能中的提取货位明细商品， 在出现的对话框中，选择盘点表 双击单据号，点击确定，进入选择商品页面 第 105 页 共 152 页 双击商品，或者右键进行相应的过滤，选择完毕点击确定 确定信息后，点击保存，进入下一环节 1.3 录入实盘数据 路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据录入 打开单据页面进行相关盘点工作，此处可以直接点击确定，直接跳到盘点页面 第 107 页 共 152 页 或者选择放弃，进入录入实盘单据页面，在辅助功能中选择提取盘点单据 之后，在库存实盘表页面进行实盘数据录入，注意录入实盘数量后，敲回车，会自动生成 实盘金额，盘损数量和盘损金额的内容。盘点后的商品栏为黄色。 盘点数据录入完毕后，点击记账，进入盘点审核 1.4 盘点审核 路径：业务审核中心库管单据审核盘点审核（仓库财务） 打开盘点审核仓库审核页面，选择相应的单据，进行审核 审核确定 第 109 页 共 152 页 进入财务审核 1.4 盘点审核（财务） 打开财务审核页面，进行二次审核 审核完毕后，进行盘点记账 1.5 实盘数据入账 路径：仓储管理中心存货盘点实盘数据入账 第 111 页 共 152 页 选择确定进入记账页面，或者选择放弃，进入记账页面，在辅助功能中，提取相应的单据 点击确定后，记账即可。 四、财务 1.预付款管理 流程：预付款申请登记预付款申请登记审核（业务财务分管领导）预付款登记 1.1 预付款申请登记 路径：往来管理中心预付管理预付款申请登记 第 113 页 共 152 页 打开页面，打开辅助功能，提取相关的单据 选择完毕后，填写结算信息，付款方式等内容 点击保存，进入审核 1.2 业务审核 路径：业务审核中心预付款申请审核预付款计划审核（业务财务分管领导） 打开页面，双击要选择的单据 操作人，可点击单据再现，进行单据明细内容查看，确实是否审核通过 第 115 页 共 152 页 确定可以通过，点击审核通过，否则审核不通过，返回上一流程 1.3 财务审核 路径：路径：业务审核中心预付款申请审核预付款计划审核（业务财务分管领导） 打开财务审核页面，双击选择要审核的单据 同样，可以通过单据再现，进行明细查看，确定审核通过与否，点击通过，则进入下一环 节，不通过，返回业务审核环节 1.4 分管领导审核 路径：业务审核中心预付款申请审核预付款计划审核（业务财务分管领导） 第 117 页 共 152 页 打开审核页面，双击确定要审核的单据 如确定可以通过，则进入登记环节。不通过，则返回财务审核环节。 1.5 预付款登记 路径：往来管理中心预付管理预付款登记单 打开登记页面，填写单位助记码，找到登记的单位，之后点击辅助功能中的提取预付款计 划 选择要登记的单据，并双击确定 之后记账，登记环节结束 第 119 页 共 152 页 2.预收款 流程：预收款到财务登记预收款登记单 2.1 预收款到财务登记 路径：往来管理中心预收管理预收款到财务登记 财务登记页面 填写相应的内容，点击存盘 进入登记页面 2.2 预收款登记 路径：往来管理中心预收管理预收款登记单 根据路径打开预收登记页面 辅助功能提取预收计划单，选择要登记的单据，核对信息，并点击入账 第 121 页 共 152 页 至此，预收登记环节结束 3.结算 3.1 采购结算 3.1.1 流程图 流程：采购勾兑结算采购勾兑结算审核（业务财务分管领导出纳） 采购结算计划流程 生成盘点表 采购结算计划审核 结算 财务分管领导 出纳业务部门采购员 财务部门 采购结算计划填制 Y 财务审核 执行结算计划 分管领导审核 业务审核 出纳审核 N N N N 3.1.2 采购勾兑结算 路径：往来管理中心采购结算采购勾兑结算 根据路径找到采购勾兑结算页面，打开 在单位编号敲助记码，找到需要勾兑的单位，之后在辅助功能选择相应的勾兑方式 选择开始和结束日期，选择需要结算的单据，在结清字段勾选（也可选择下面全部结清按 钮） 。注意：如果一张单据一次不全部结清，可以勾选结清字段按钮后，在结算金额填写要 结算的金额，在下次结算时选取单位继续进行结算 第 123 页 共 152 页 选择完毕，填写相应的账簿名称，可直接双击获取 确定后，填写部门，业务员信息后，点击记账，进入审核环节 3.1.3 结算计划审核 路径：业务审核中心结算计划审核进货结算进货审核（业务财务分管领导 出纳） 根据路径打开业务审核页面 选择要审核的单据，查看单据明细，根据相关意见，选择审核通过或者不通过 通过则进入财务审核页面（不通过，则返回上一步） 打开审核页面 第 125 页 共 152 页 财务相关负责人对相应的单据进行审核，通过进入下一步。 （不通过则返回最初结算状态） 打开分管领导审核页面，由相应的负责人进行单据审核，通过则点击审核通过进入出纳审 核。审核不通过则返回最初结算状态 出纳审核页面 进入页面，进入结算审核最后一个环节，由出纳进行审核。通过则结束结算环节，不通过 则返回最初状态，重新进行审核步骤 3.1.4 采购计划结算 路径：往来管理中心采购结算采购勾兑结算 打开如下：先选择结算单位结算勾兑调用结算方案 五、养护 库房养护：重点养护药品品种确定表-重点养护药品品种审核- 药品在库养护计划 重点养护 路径：仓储管理中心库房养护重点养护药品品种确定表 第 127 页 共 152 页 打开进入重点养护界面 1.1 重点养护药品品种确定 在辅助功能里根据所希望的方式选出养护品种 双击选取所需要维护的品种（选中后为红色） ，完毕后，点击确定 选取维护的时间范围，部门，养护员等信息后，点击保存，进入审核条件 1.2 重点养护药品品种审核 路径：仓储管理中心库房养护重点养护药品品种审核 第 129 页 共 152 页 打开进入审核页面，选中需要审核的品种，填上审核意见 ，确定无误，点击审核通过按钮，进入养护计划维护 1.3 库存商品养护计划 路径：仓储管理中心库房养护药品在库养护计划 进入该页面 如重点养护品种，则勾选是否重点养护，并点击提取养护计划记录 选中要养护的商品，并勾选相应的养护措施，填写结果 之后存盘即可。 第 131 页 共 152 页 备注：重点养护品种必须要有库存才能提取到。如是普通药品养护计划，直接做养护计划 即可。 六、运输 1 承运单位信息维护 1.1 承运单位信息录入 打开承运单位运输页面，点击增加按钮，然后点击卡片。填写相关承运单位内容 填写完毕，点击确定，并存盘 进入相关部门审核环节 第 133 页 共 152 页 1.2 承运单位信息审核 承运单位审核（业务） 打开审核页面，可单据在线内容，进行审核 填写审核意见，双击双中要审核的单位，点击审核通过，进入下一部门审核环节 质管部审核 质管部审核路径 打开审核页面，选中要审核的单位，填写意见， 点击审核通过 质量负责人意见 打开审核页面，选中要审核的单位，填写意见， 点击审核通过 第 135 页 共 152 页 2.运输单 2.1 销售单运输确认 委托单位信息审核完毕后，首先确认车辆配送的单据 销售单运输确认单 打开页面，单击查询按钮，选中要确认的单据 如果确认无误，点 2.2 普通（冷链）药品运输单 步骤 1、选择启运时间、业务员 2、辅助功能提取出库单 ，或明显中双击 按上述条件检索出已复核、并确认运输的出口库单 3、选择发货方式，并按对应方式补充信息，或双击提取或直接输入 七、附录 一、新版 GSP 软件更新及相关内容 1、 信息部管理 1)有至少一名专职的系统维护人员 2)需建立软件安装手册 、 日常培训记录 、 日常维护记录 、 权限分配记录等。 3)做好企业内部异常,例如：系统中毒、断网、断电、服务器宕机、硬盘损坏等。形成紧急情况应急处理机 制。 第 137 页 共 152 页 2、 权限控制 1)角色权限设置 2)人员角色关系对应 3)人员权限的新增修改需通过纸质审核 4)人员登录账户一一对应，不允许互相借用 5)人员登录密码要求 4 位以上，并定期修改。 6)人员操作日志需要完整 7)人员离职后，及时进行信息停用。 3、 数据备份 1)服务器设置自动备份任务，每天晚上 10 点完整备份一次，每两小时增量备份一次。 2)完整备份记录保存一周以上，定期清理硬盘空间，保障自动备份顺利进行 3)备份自动转存到数据存储中 4)每天定时把数据备份文件转存到备用服务器上。 5)做好备份记录的异地存储。 4、 计算机信息管理系统 1)：系统中的记录报表必须记录各岗位的操作员姓名、操作日期、时间，操作员姓名、 操作日期、时间必须由系统根据用户登录名自动生成，不得采用手工编辑、菜单选 择等方式录入 2)：系统操作日志需无时间缺项 3)：系统的单据录入过程中，各流程中单据的日期和时间需按照服务器时间生成，不能 修改。 5、商品基础资料 1) 商品资料的类别控制，与经营范围挂钩（左图为商品类别，右图为单位的经营范围） 实例：当单位的经营范围未和类别挂钩的时候，开票会自动提示类似的报错 2) 剂型字段与生产企业的 GMP 范围挂钩 实例：当生产范围和剂型不一致的时候，开票会自动提示 第 139 页 共 152 页 3) 批准文号及批准文号有效期字段的控制 4) 质量标准字段。 5)增加库房信息字段 6)增加养护类别字段 7)是否电子监管品种字段 8)是否禁用字段 9)商品基础资料变更记录（原则上，基础资料是不允许进行修改的） 6、 供应商基础资料 1)单位 GSP、许可证、营业执照证照效期控制 2)供应商经营范围控制 3)器械许可证效期，到期后器械不能经营 第 141 页 共 152 页 4 保健食品许可证效期，到期后保健食品不能经营 5) 蛋白同化批件有效期，到期后蛋白同化制剂不能经营 6) 是否印章印模备案（图片管理上传展示功能，下图为测试，无上传图片） 7)是否随货同行联样式备案（图片管理上传展示功能） 8)开户银行、税号、账号字段控制 9)地理区域控制 10) 单位委托人控制：委托人电话、委托人身份证号、委托书效期、委托销售品种、委 托区域、委托人质保协议效期 第 143 页 共 152 页 11) 生产企业 GMP 证书控制 12) 供应商资料变更记录 7、 客户基础资料 1)客户经营范围控制 2)采购人控制。采购人电话、采购人身份证号、采购人身份证号有效期等 实例：（当采购人信息为空，存盘自动提示，见上图） 3)收货人、提货人字段核对控制 4)地理区域控制 5)销售信贷期、信贷额控制 7) 单位收货地址 8) 医疗机构控制医疗机构执业许可证效期 9) 客户资料变更记录 8、 首营企业登记流程 1)实现首营企业审批流程跟踪。 2)实现首营企业登记表打印。 第 145 页 共 152 页 3)实现首营企业的电子口令审