如何提高企业档案收集整理归档的效率及措施

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 如何提高企业档案收集整理归档的 效率及措施 中图分类号：G271 文献标识： A 文章编号： 1674-1145（2017）11- 000-01 中国论文网 /3/view-12943339.htm 摘 要 随着社会的不断发展，信 息技术在生活中的普及率越来越高，其 使档案在收集、整理、归档的过程中又 遇到了一些新题，对企业人员的工 作效率造成了一定的影响。本文将概括 提高档案收集整理归档工作效率的意义， 分析其所遇到的问题，并提出处理方法， 为企业在当下的工作中提供良好的助力。 关键词 企业 档案；收集；整理； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 归档 档案是指人们在各项社会活动中 直接形成的各种形式的具有保存价值的 原始记录。它详细记载着问题产生、发 展、解决的全过程，在当今社会的各企 业中占有重要位置。有效的收集整理文 书档案，使其发挥出最佳的社会服务效 果，是每一个企业档案管理员应尽的职 责，这充分证明了文书档案收集整理归 档的重要性。 一、提高档案收集整理归档效率 的意义 档案收集整理归档工作是企业处 理各项工作的基础，也是其关键所在， 是开展档案管理的主要内容。文书档案 记载了企业发展过程中的优秀成果，记 载着企业从创建，到发展过程中不断摸 索进步的成果，是企业在处理重大决策 时，作出科学分析，扬长避短，制定科 学合理规划的重要范本。提高档案收集 整理归档的效率，有利于使企业的有关 人员能够迅速掌握企业的发展状况，遇 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 到意外突发事件时，能够及时调整战略 战术以减少不必要的亏损，为企业的决 策管理提供支持性依据。 二、当前档案收集整理归档工作 遇到的问题 （一）企业对档案收集整理归档 力度不佳 目前，我国企业存在忽视对档案 文书收集整理的归档，导致档案管理方 面出现严重问题，具体问题如下： 一是，有些企业竟然出现文件档 案缺失现象，造成档案管理的断档，严 重影响了日常发展。二是，有些企业还 在采用传统落后的文字资料形式来收集 整理文书档案，而未能淘汰落后的工作 方式，改用先进的计算机电子信息技术 对文书档案进行有效整理，导致档案收 集整理的效率极为缓慢。三是，档案收 集整理的流程不规范，对文件资料的区 分不是很细致，导致档案管理出现混乱， 档案无法及时归档，影响企业的日常发 展。四是文书档案缺少可靠性，不能适 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 应企业的发展速度。 （二）档案管理人员对档案的管 理意识较差 当前，我国企业越来越重视档案 文书的收集整理归档工作，这也使广大 的档案管理人员的任务有所加重，要求 其越发重视对文书方案的收集与整理。 但从宏观上来说，企业的档案管理工作 仍然未能落到实处。主要原因是档案管 理人员的素质有待提高，无法与档案管 理工作资料多、任务大的特点相适应。 一是，档案管理人员受素质与能 力的限制，导致档案收集整理归档过程 中，出现档案收集不全面，整理不细致， 分类不明确等问题。这些问题得不到解 决，从而影响档案的查询。相关人员无 法迅速获取相关方面的有效信息，把时 间、精力浪费在对档案文书的查询工作 上，耽误了正常工作的有效进行，进而 影响日常工作。 二是，文书档案整理的可靠性较 差，部分企业的相关工作人员为了应付 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 上级的指示与安排，力图省事，以节省 时间、精力，伪造文书档案资料，导致 所收集归档的档案文书严重缺少可靠性 与真实性，对企业的各项工作的开展造 成严重损害。 三是，部分文书档案存在严重缺 失，资料缺页、断章的现象时有发生， 使文书档案出现空挡，不利于企业人事 方面的处理。 （三）档案收集整理方式与技术 较为落后 在社会不断发展的今天，部分企 业的档案收集整理工作还在采用传统的 人工笔录方式，这与现代高科技电子信 息技术显得极为不协调。如此一来，企 业出现档案收集管理工作的效率极为低 下与档案管理不到位的问题。随着我国 经济的发展与社会的进步，这就要求企 业应该改变传统，推陈出新，采用先进 的档案文书收集整理方式，提高行政效 率，促进日常工作的开展。 三、档案收集整理归档工作的解 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 决措施 （一）规范管理工作 由于企业存在忽视对档案文书收 集整理的归档，导致档案管理方面出现 严重问题，极易出现工作不到位的现象。 首先，我国企业应转变思想，充分认识 到档案收集管理工作对于企业发展的重 要性，建立健全档案收集管理制度。其 次，加强对所收集整理后的档案文书进 行不定期排查，检测出其中是否存在档 案缺失的现象。如果存在此现象，应与 相关人员进行有效沟通，将档案缺失部 分补充完好，确保档案管理工作的顺利 进行。再次，采用电子计算机技术，进 行档案收集整理，提高收集整理的效率。 最后，规范档案收集管理流程，注意档 案的区分，避免档案管理的混乱。 （二）增强人员培训 企业要增强对档案管理人员的训 练，提高其能力与知识素养，使档案收 集更加全面，整理更加细致，分类更加 明确，使相关人员迅速获取相关方面的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 有效信息。 档案管理人员应提高工作能力及 工作认真度，要对所收集的档案进行细 致的检测与鉴别，从而判断出所收集整 理的档案是否具有可靠性。认真检查档 案是否齐全、是否存在缺页少章的现象， 切忌为力图省事而应付了事，带来不可 预测的麻烦与后果。 （三）创新工作渠道 在新时代下，如何改变传统的档 案收集整理方式，对部分企业来讲，迫 在眉睫。企业应大胆创新，变革落后的 生产方式，以适应当前的社会发展。 一方面，要实现档案管理的电子 化、信息化，以取代传统的人工笔录的 落后方式。档案管理人员应保持一种创 新意识，采用先进的生产方式，提高行 政效率。如，把录音、录像、光盘等媒 介当做新的档案资源进行有效管理，虽 然需要对归档方式进行相应的转变，但 是必定会极大提高档案收集整理归档的 效率。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 另一方面，在文书档案收集整理 工作开展前，做好相应的宣传工作，引 导档案管理