oa系统落地管理制度

OA 系统使用管理规定 1目的：为加强 OA 系统的管理，提高公司工作效率，加快公司信息化建 设，推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，特制定本规定。 2适用范围：集团公司各部、室以及集团下属各子公司。 3管理职责 3.1 集团企管中心设 OA 系统管理员，负责集团 OA 系统建设、维护和服务 支撑，以及 OA 系统服务器管理和数据备份工作，集团下属各子公司设子公司 OA 系统管理员，负责子公司内 OA 系统维护和服务支撑工作。 3.2 集团及下属子公司各部、室设兼职 OA 系统管理员，负责本部门行政流 程的梳理、修改及通知、公告的发起工作。 3.3 集团及下属子公司人力资源部兼职 OA 系统管理员，负责各部门用户及 新增用户的审核，将员工变更及注销信息反馈给 OA 系统管理员。 4管理规定 4.1 系统所有用户至少在每个工作日上午、下午上班后一个小时内，上午 和下午下班前一个小时内分别进入系统一次，以保证公文系统的正常流转和信 息的及时传送。 4.2 每位 OA 用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密 码，禁止将账号信息提供给他人，以防他人盗用账户，特殊情况需他人代替办 理时，需进行纸面交接，并事后及时更换密码，由于密码泄漏造成的损失由用 户名所有人负责。 4.3 各 OA 用户要保证在 OA 系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完 整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在 OA 系统中的意见和审批与原 书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守，不得以各种理由 推诿。 4.4 工作流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过一 个工作日。如有因长期外出、请假、调休等原因无法使用 OA 系统的，必须将所 有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。 4.5 工作流程上级审批人在接收到发起人的申请后应及时审批，若拒绝申 请可不进行提交，但必须反馈拒办理由并保存反馈，发起人在接收到回退指令 后，应认真查阅回退理由，以重新调整和更改流程。 4.6 已为各用户在 OA 系统中绑定了企业邮箱，用户应定期检索收件箱，以 查收和处理邮件。为了提升企业形象，对外邮件必须通过 OA 邮箱进行发送。 4.7 员工每周应对邮件和内部消息进行清理工作，以免长时间积累影响服 务器性能和处理速度。 4.8 OA 系统实施前两周，企业内行政类、人力类流程需纸质方式及 OA 中 流转并行，并行两周后，停用纸质方式。 5.安全保密 5.1 为保证公司的网络畅通，严禁使用 BT、电驴、迅雷、pplive 等占用网 络带宽高的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬 件进行非法操作。 5.2 OA 系统的所有用户，不得利用 OA 系统从事危害国家、集体和他人利 益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造 和输入计算机病毒以及其他危害系统数据的安全。 5.3 OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不 得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 5.4 未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查 看 OA 系统中的内容，更不许下载受控的内容。 6.电子印章的使用和管理 6.1 高层领导审批需使用电子印章，电子印章是在电子公文及流程审批上 盖章用的签名印章，对电子公文进行电子签名，在打印公文及办公审批流程前， 需要验证公文电子签名的合法性，通过验证并按规定方式打印而成的纸质公文 具有法律效力。 6.2 各级领导使用电子印章，需提供印章模版，由企管中心行政部统一制 作。电子印章需变更或销毁时，需由印章使用者本人向行政部提交申请备案， 由行政部统一变更、销毁。 6.3 电子印章视同使用人签字，使用者必须严密保管印章密钥，密钥丢失 后必须及时报备企管中心行政部，进行变更、销毁。因电子印章管理不善而发 生的责任由使用者本人承担。 7.运行维护 7.1 为确保系统的正常运行，全体员工都有维护 OA 系统的义务。 7.2 公司 OA 管理员是公司 OA 系统栏目、版面变更唯一的指定人。 7.3 禁止在 OA 系统上传带有病毒的文件、图片等。 7.4 未经许可，不得私自改变 OA 系统的桌面内容，不得对网络运行进行人 为设限。 8. 应急措施 8.1 对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同 时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。 8.2 公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。 8.3 OA 管理员对 OA 系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进 行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。 9.奖惩 9.1 对长期不使用 OA 系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不 准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行 100 元的经济处罚。 9.2 对不遵守规定，影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照 有关规定追究相关人员和领导的责任