浅析信息时代的电子档案安全管理问题

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析信息时代的电子档案安全管理 问题 【摘要】本文结合信息时代下电 子档案的发展情况，从多个角度探讨了 信息时代电子档案的安全隐患问题，并 据此提出具有针对性的信息时代电子档 案的管理策略，希望对于今后的电子档 案安全管理发展具有一定帮助。 中国论文网 /3/view-13004756.htm 【关键词】信息时代；电子档案； 安全管理；管理策略 对于电子档案来说，就是利用计 算机信息系统，来处理和保存相关社会 实践过程中具有一定保存价值的材料。 相比于纸质档案管理，电子档案具有其 自身的独特特点，这无疑也会带给档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 管理工作不小的挑战。当前的信息技术 发展非常之快，呈现出大量信息共享的 特点，在档案信息公开的背景下，电子 档案安全管理问题成为各方关注的焦点 问题，应该引起足够的重视。 一、信息时代电子档案的安全隐 患 （一）电子档案的信息安全隐患。 由于电子档案不受时间、空间的限制， 并不具备传统的纸质档案的物理特性， 很难摆脱计算机的依附性。所以说，脱 离计算机系统的电子档案则不现实，主 要表现在物理性实体状态的缺失方面， 所以，电子档案则具有更为严峻的信息 安全管理方面的问题。比如，互联网中 的黑客入侵、病毒攻击，这些都给电子 档案的传输、获取、共享带来了很大的 风险。同时，电子档案还存在容易被篡 改的问题，使得信息完整性、真实性受 到挑战，互联网所具备的共享特点也不 利于实现电子档案的保密性要求，当出 现网络瘫痪或者故障的情况下，则面临 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 着很大的危机。 （二）电子档案的载体安全隐患。 分析信息时代电子档案管理，其正朝着 实体控制向智能控制的发展趋势，增加 了电子档案管理中的载体安全性问题。 计算机数字技术则是电子档案出现的基 础，只有保证依存环境下的智能载体安 全，才可能实现电子档案的可利用性。 同时，部分电子档案管理的环节还存在 一定的安全隐患问题，比如，相关的办 公环境、计算机机房、档案信息库房等 场所，没有按照国家电子档案管理的要 求进行配置，缺乏相应的监控系统，具 有不完善的防火防水设备，特别是没有 配置电磁信息辐射泄漏防护设备、抗电 磁干扰保护设备等，这些都会造成电子 档案安全性受到很大影响。另外，部分 管理人员并不了解电子档案光盘材质性 能，不能为其提供良好的保存环境，产 生氧化反应则会影响其使用寿命。 （三）电子档案的制度安全隐患。 电子档案的社会化服务具有比较广泛的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 内容，具体包括，档案外借制度，档案 信息浏览制度以及档案复制制度等方面。 当前，针对电子档案管理的对外服务方 面还存在很多不完善的内容，服务制度 还有待于进一步完善，比如，电子档案 的使用权限、电子档案借阅权限，相应 的内容加密处理、严禁拷贝措施等方面， 存在较为模糊的管理分类问题。同时， 内部管理人员的档案应用权限也存在一 定的问题，没有全面的控制和监督体系 结构，主要表现为：一是，内部人员非 法外传电子文档的问责落实不到位。二 是，在进行调用电子档案的过程中，无 法有效实施有效的监督管理。 二、信息时代电子档案的管理策 略 （一）进一步提升电子档案存储 保管工作，确保电子档案载体的安全性， 应将核心工作落实在电子档案的存储保 护中。一方面，应该重视电子档案的外 部存储环境的保护问题，并根据规范标 准要求，做好相关的有害物质检测分析 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 工作，调试适宜的温度湿度，重视磁场 电场的干扰问题，防止电子档案由于机 械冲击力而受到损坏的可能，结合国家 标准条件来规范储存条件。另一方面， 从存储光盘材质本身考虑，管理人员应 该具有高度的责任感，为避免意外擦伤 情况出现，或者造成不必要的触摸与挤 压痕迹，应及时检测和拷贝电子档案信 息，以期实现其长期可读性要求。 （二）进一步加强管理人员专业 信息素养的提升。为了保障电子档案信 息安全，管理人员应该具有足够的信息 化专业素养，应该有处理必要的信息技 术的能力，结合实际的管理要求，应该 重视以下几各方面：一是信息数据备份， 这是电子档案安全管理的重要环节，对 于防止信息失真、丢失则是非常关键的 环节。二是信息加密，结合非授权用户 的窃听和破坏行为情况，在非公开档案 的传输过程中，应该应用必要的加密处 理。三是访问权限控制问题，获得有效 的控制访问权限也是网络安全的重要策 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 略方针，保证实现具有权限的用户的合 法操作。四是重视病毒防护，管理人员 应该重视网络病毒的发展情况，积极采 用有效的杀毒防毒措施，保证档案信息 库不受病毒侵害。 （三）结合实际逐步完善电子档 案使用监督体制。在档案信息化管理的 背景下，由于其管理职能向社会服务职 能过渡中存在安全隐患问题，应进一步 完善电子档案的监督体制。首先，对于 电子档案的密级划分标准进一步完善， 结合不同密级要求采用相应数据库进行 存储，保证其满足规范化、秩序化的要 求。其次，结合电子档案的内部管理人 员、外部应用人员的不同使用情况，设 置不同的安全密级保护，这样能独立监 控他们操作的合法性。再次，结合档案 的保密登记情况，对于系统开放情况以 及用户范围进行明确，杜绝出现跨级服 务情况。最后，实施电子档案管理则是 为了进一步提升电子档案的应用率，提 升电子档案信息交流的便捷性、高效性。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 三、结语 结合快速发展的信息技术背景， 电子档