浅议办公自动化的系统设计和实现

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅议办公自动化的系统设计和实现 摘要：随着世界经济的不断发展， 全球发展已经进入了网络化、数字化、 信息化的高速发展时期。现代化企业不 断面临着来自市场、消费者以及自身发 展的严峻挑战。办公自动化作为现代化 企业生存发展的重要保障力量正受到越 来越多企业领导者与管理者的高度重视。 办公自动化不仅能够大幅度提升企业生 产经营工作效率，而且能够最大限度的 降低企业经营运作过程中的各项成本开 支。目前基于 OA 系统的办公自动化产 品也受到众多企业的热力追捧，各行各 业也都将更多的精力放在了如何开发与 研究更适合自身发展的办公自动化系统。 该文着重探讨办公自动化系统的设计与 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 实现问题，以供参考。 中国论文网 /8/view-12792853.htm 关键词：企业管理；办公系统； 办公自动化 中图分类号：TP311 文献标识码： A 文章编号： 1009-3044（2013）11- 2747-02 所谓 OA，就是 office automation 的英文缩写，其本意是企业或个人利用 现代化的技术手段来提升日常办公效率， 从而实现办公自动化的目标。OA 采用 互联网技术，实现组织内部工作人员更 加快捷高效的信息交互及共享需求，一 改传统办公的效率低、错误高、速度慢 的手工办公模式，用全面便捷高速化的 信息处理进行全面替代。OA 办公系统 兴起于二十世纪七十年代中期，OA 技 术是一门综合性计算机网络技术，OA 系统的推广与普及一方面给现代企业的 生产运作带来全新体验，同时也为企业 想要实现现代化管理升级带来了一系列 的新问题与新挑战，如计算机操作技术 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 的掌握、网络技术的学习以及数据库技 术的跟进等等。在当今社会，在办公自 动化系统逐步成为企业管理工作的主流 模式的今天，办公自动化水平的高低已 经成为衡量企业管理水平高低的重要标 准。企业想要在激烈的市场竞争中获得 一席之地，想要最大限度提升企业自身 的综合竞争实力，办公自动化的系统设 计与实现就成为了必须加以重视的重要 课题。 1 办公自动化系统设计与实现的 意义 在 OA 系统普及之前，还出现过 诸如 Lotus1-2-3 以及 MS Office 之类的 用以提升办公效率的相关软件或者程序， 但是以上两种系统都有一个共同的问题， 那就是无法实现群体办公的效率提升， 如果仅仅是提升个人办公的工作效率， 对于现代化企业管理及相关工作的完成 而言，意义也不会太大。因为现代企业 办公环境的最大特点就是群体性，需要 个体与个体之间的相互协作，需要群体 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 行动的规模效应，所以不管是 Lotus1-2- 3 还是 MS Office，都存在着无法完全迎 合现代化企业办公需求的地方。 办公自动化系统虽然普遍应用于 各行各业的企业当中，但是由于不同行 业有不同行业的生产运作特点，企业与 企业之间也存在着千差万别的不同，所 以办公自动化虽然普遍存在于各个企业， 但对于具体企业而言，办公自动化系统 却不是随便拿来一个就可以很好的使用 的。一家具备长远发展眼光的企业在进 行自己的自动化系统选择过程中，都会 将其与自身的各项业务紧密结合，有条 件的企业甚至会专门寻找技术人员为自 己量身定制。虽然量身制定的办公自动 化系统成本会更加昂贵，但是却也可以 在信息收集、信息及数据查询、企业各 项数据信息的统计以及各项具体业务运 作过程中让系统更加贴近自身的运作实 际，操作人员能够更好更快的获取符合 自己企业的各项数据及结果，从而提升 企业的管理效率及决策正确性。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 基于 OA 的办公自动化系统能够 帮助企业更好的取得与世界的各项联系， 企业与企业之间能够通过畅通无阻的网 络沟通渠道进行联系。OA 办公自动化 系统不仅能够帮助企业员工在 Internet 上进行相关数据信息、技术资料的查询 工作、市场咨询的及时跟进、潜在客户 的搜寻、合作伙伴的寻求等，而且还可 以让更多的企业了解我们的相关信息， 如企业项目介绍、产品介绍、服务项目 介绍、生产经营历史、业务种类及范围 等等。能够在不花费更多成本支出的基 础之上为企业更好的进行全方位的形象 宣传。办公自动化系统的广泛普及以及 卓越功效已经得到了几乎是全世界的共 识，越来越多希望在现代化市场中获得 稳定发展的企业都投入了更大的精力、 时间以及金钱来建设自己的办公自动化 系统。 2 设计分析 在办公自动化系统设计以及需求 实现之前，首先就必须对设计工作进行 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 一个必要而充分的前期分析工作。系统 分析应该包括对网上办公系统的需求分 析，如对网站功能的需求分析、对系统 运行的需求分析以及对系统各种安全性 能的需求分析等。 1）网站功能需求分析 一个较为完善的办公自动化系统 应该包括许多方面的功能，首先是企业 内部职员注册、登陆及退出功能、企业 客户注册、登陆及退出功能、后台管理 人员注册、登陆及退出功能等。其次是 企业各项信息的录入与更新功能，如企 业基本信息更新、企业职员制度更新、 企业相关资料借阅制度等。再次是企业 绩效公布功能，企业员工的个人绩效以 及部门组织的工作绩效等，都应该设置 相关查询权限有条件开放。同时还应该 具备客户对企业历史业务及服务情况的 查询功能。 2）系统运行需求分析 在系统运行过程中也有许多需求 是我们应该注意和重视的。因为系统是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 人机对话的介质，如果系统运行方面出 现问题，那么操作人员在操作过程中也 会感觉不适，从而无法发挥出系统的真 正功效。运行需求方面，首先应该重视 用户界面的设计，应该遵循人性化的界 面设计原则，要有简介易懂的操作提示， 要有美好的视觉感受。在硬件接口部分， 应根据是否需要进行外部扩充或辅助的 实际需求设计或者不设计硬件接口。在 软件接口方面，目前大多数电脑用户的 系统已经普遍为 windowsXP 或者 windows7，所以软件接口也要进行与系 统相适应的设计和调整。再次，系统在 运行过程中难免因为人为操作或者机械 原因而出现运行故障，所以自动化办公 系统也要针对这一问题提出自己的解决 方案，如尝试修改数据库配置文件等进 行补救。总之，系统运行需求分析的原 则就是要更好的了解运行是所需要和所 必须具备的功能，从而更好地进行系统 设计，促使设计能够真正得以运作和实 现。最后，也是最为重要的一点，就是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 要进行安全需求的分析。安全需求包括 了系统安全分析、系统容错性分析以及 系统封闭性分析三个方面。系统安全性 分析要针对重要数据的密码保护强度及 实用性进行分析，要达到基本安全标准。 系统容错性分析，是当操作人员进行了 错误的操作或者输入了错误的数据时， 系统能够及时辨认并且给出提示信息， 这样能够帮助操作人员更好的完成操作 以及减少系统损伤。系统封闭性分析是 指能够让操作人员在一个相对封闭不受 其他信息干扰的条件下输入数据，系统 能够根据操作人员的具体操作目的给出 相应的提示信息。 3 办公自动 化系统具体设计及实现 1）数据库设计与实现 在数据库的设计过程当中，首先 需要根据本次系统所使用的后来数据库 类型来进行相应的数据库创建工作，比 如后来数据库是 MySQL 5.0，那么就需 要创建 db_office 数据库。然后是要进 行数据库相关数据表以及功能的设计。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 在数据库当中，一般应该包含以下功能， 公司的基本信息以及基本制度表格、管 理员以及超级管理员表格、企业内部各 部门表格、企业内部员工个人信息表格、 企业生产经营活动内容表格、企业产品 推介表格、企业客户相关信息表格等。 在功能确定之后，需要进行数据库的实 现，这就需要进行代码创建，如公司基 本信息及基本制度用代码 （tb_company ）表示，就要将 tb_company 写入代码程序中进行创建。 2）系统功能设计 首先是企业信息设计，在企业信 息功能模块，企业管理者与职员都能够 对公司的各项信息进行查阅，管理人员 还能够对公司的各项规章制度进行修改、 新增和删减等。在企业绩效模块，所有 工作人员能够对自己的工作绩效进行查 询或输入新的内容，管理者能够通过信 息检索功能搜寻绩效卓越或进步较大的 企业员工。人士消息模块，能够查询企 业近期人事变动情况，人事经理或者总 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 经理能够对相关信息进行修改。审核批 示模块，凡企业内部需要审核批示的内 容都会由相关负责人员在这一模块当中 进行录入，主管人员在查阅审核内容之 后给予及时的回复，申请人员能够随时 跟踪了解所申请事项的审核进度。 3）后台管理功能设计 OA 办公自动化系统的后台管理 工作属于较高权限的操作范围，只有专 门的后台管理人员才能够进行操作，后 台管理功能的设计质量也直接影响着整 个办公自动化系统是否能够有序运行。 后台管理人员通过专门的管理人员登陆 窗口进行，不仅能够全面查询系统中的 所有资料和数据，同时能够对所有功能 分区、模块以及系统中所有用户的权限 进行调整。入添加部门信息、添加新部 门、更改某些用户的用户权限、重新设 定具体