浅谈信息时代档案管理工作的创新探究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈信息时代档案管理工作的创新 探究 摘要：档案是国家机构、社会组 织和个人在社会活动中形成的，保存备 查的文字、图象、声音及其他各种形式 的原始记录。医院档案管理主要包括两 个方面的内容：一是对医院档案资源的 管理，也称档案实体管理；二是对医院 档案中所包含的信息的管理，称档案信 息组织。本文通过对医院档案管理工作 的论述，提出了医院档案管理的新思路。 中国论文网 /8/view-13001446.htm 关键词：信息时代；档案管理工 作；创新探究 进入 21 世纪以来，由于现代信 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 息化技术得到突飞猛进的发展，对于科 技档案管理而言，不再只停留在保存原 有资料的功能上，更重要的是依靠现代 信息、网络等高新技术和资源，利用信 息化网络和计算机技术构成崭新平台， 从而提高企业的综合运作能力，增强企 业的核心竞争能力。由此可见，信息化 是科技档案管理的必由之路。作为企业 的档案管理者，务必要树立起强烈的职 业创新意识，以信息化建设推动科技档 案管理工作，把建立企业档案信息网络， 实现馆藏科技档案数字化、资源共享、 服务对象与需求扩大化，当成义不容辞 的职责。如何在网络环境下如何做好档 案管理工作，浅谈几点做法： 一、重视档案信息服务观念的创 新 档案信息利用与传播面临着商品 经济和信息社会的双重打冷战，档案部 门必须从解放思想、更新观念入手，勇 于改革，善于创新，进一步强化档案信 息开发与利用的地位。更多地关注和开 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 展多层次、多渠道的档案信息开发与利 用，使其创造更大的经济效益；同时， 还要注重宣传档案信息，淡档案信息开 发与利用创造良好的外部环境，更好地 为档案信息开发与利用服务。 在国民经济和社会信息化发展的 宏观背景下，档案管理部门应该顺应时 代发展的需要，以档案信息化建设为契 机，认真分析信息化建设对传统档案管 理模式带来的冲击，充分认识信息化建 设所引发的理论与方法的突破与变革； 积极应用实践；利用档案资源共享政策 与环境，实现档案资源的合理配置。目 前，社会公众不再以档案管理部门所提 供的传统性档案利用方式方法为满足， 而是要求在更大的范围、更高程度上实 现档案资源的社会共享。为此，档案部 门要在不断提高档案管理与利用现代化 水平的同时，具体研究我国档案信息利 用服务的现状，客观分析影响档案利用 与信息共享的诸多因素，深入研究利用 者及其利用利用需求特点，寻求适应档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 案利用需求实际的服务模式，促进档案 资源共享的实现。 二、强化档案信息服务体系的构 建 首先，攀升档案信息资源体系。 一是建立行业档案信息资源体系，集中 本待业档案资料，对档案信息进行整体 开发、综合管理，形成档案信息关头产 品，为某一待业服务。二是建立地区综 合档案信息资源体系，以地市级综合为 中心，辐射各县、市、区，形成资源共 享的格局，体现经济的区域性，以利用 档案信息的整体开发，统一运用。三是 建立国家档案信息资源体系，形成全国 信息开发利用网络，以利于提高档案信 息开发国际问题的经济效益和社会效益。 其次，建立档案数据库，打造信 息开发利用的基础数据，并开展档案咨 询服务。 建立档案馆（室）网页，开展网 上利用服务。随着档案馆（室）内部局 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 域网的建立，档案部门将充分利用企事 业单位的网站制作自己的网页，积极组 织上网数据和信息，使档案管理服务系 统联上企事业单位网站，实现档案信息 的网上检索，为用户提供更好的服务。 国内许多单位档案馆（室）利用互联网 开展的网上服务，已成为为社会和单位 提供档案利用服务的 1 种重要形式。档 案工作者要以网站为基础，进 1 步加快 档案信息资源数据库建设，尤其是文件 全文数据库建设，在网站上实现电子文 件的实时管理与利用，实现档案信息资 源数字化、数据库化，档案信息服务利 用网络化，档案管理工作自动化，档案 信息管理法制化。如：输入目录管理数 据库，在网上公开部分档案目录，方便 查询检索；档案棺（室）与宣传部门密 切配合，可以将本单位重大活动中形成 的新闻录像档案数字化并及时归档，建 立数字化视频档案数据库，以便于宣传 和利用。 建立“ 电子文件（档案）数据管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 理中心”。档案馆（室）与企事业单位 信息管理部门可加强密切配合，建立 “电子文件（档案）数据管理中心” 。该 中心设在企事业单位档案馆（室） ，是 企事业单位信息资源库的重要组成部分。 电子文件（档案）数据管理中心集中管 理网站内各单位的归档电子文件，并在 网站上提供有限制性或非保密电子文件 查询、利用服务，实现电子文件信息资 源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利 用率高。 再次，运用现代信息技术手段进 行档案信息开发。这是提高档案信息开 发和利用质量的重要手段，使档案工作 者从繁重的手工劳动中解脱出来，为大 力开发、科学管理和有效利用信息资源 尤为现实提供技术支持。 开展在线服务。传统的档案利用 方式，如到档案部门利用档案、参加档 案展览、阅读档案复制件或公布件，特 别是到档案部门利用档案原件的方式， 在信息化里必然要发生变化，至少是部 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 分变化。社会的全面信息化改变了人们 工作、和生活的环境，使人们更注重信 息的时效性，希望通过信息系统、信息 网络及时准确地获得多种信息。因此， 被动的、手工式的档案提供利用方式必 然逐步被主动的、现代化的档案服务方 式所代替。 档案部门可以在网页上通过汇编 相应的专题、提供数据库查询、电子信 箱等服务方式，让利用者与档案馆（室） 利用电子邮件在网上进行快速通讯，进 行信息交流，回答服务对象对档案材料 真实性与保存价值的咨询，提供查询和 资信服务。 三、完善网络化信息服务的环境 建设 目前，档案信息的安全问题及档 案信息软件的兼容性问题日益突出。 档案法规定：“ 档案部门，档案工 作者的基本职能和历史使命是维护档案 的完整和安全，方便社会各方面的利用。 ”在方便利用和维护档案安全两者之间， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 档案的安全更为重要。对于各种破坏因 素，我们可以采取“ 防火墙 ”技术、网络 安全、检测、加密技术、电子身份认证、 防改写措施等来保证网络安全，但都很 难达到彻底的安全。因此，在档案网络 化的管理中，利用与安全是一对矛盾， 但同样是机遇和挑战，档案部门与档案 工作人员只有在不断的实践过程中来提 高档案利用与传播过程中的安全性，才 能保证档案信息网络化建设顺利实施。 1、积极引进最新技术。计算机 在工作过程中要同时结合多种措施，而 规避风险的最好的办法就是引进新的技 术，新技术对可以使电子信息档案更加 安全可靠。其中一个很重要的方法就是 设置密码，这是现代操作系统最常运用 的方式，在对电子信息档案实施密码设 置后，要积极的训练一些计算机技术人 员来实施管理控制，避免信息资源被一 些外界因素干扰。 2、制定一些制度。为了保证信 息资源的安全性，那么必要的管理制度 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 是必不可少的，所以企业要主动制定一 些有针对性的制度来进行预防，也可以 根据需要授权档案管理人员自己制定制 度，例如：可以规定只有管理人员才能 进行相关的系统操控，而无关的人员没 有权利操作系统等。 3、及时消除风险。为了确保信 息档案数据的安全性，