浅谈速记在秘书工作中的应用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈速记在秘书工作中的应用 摘 要 随着社会的进步和发展， 信息在信息时代的地位越来越重要，成 为这个世纪快速发展的元素。速记是一 名优秀的秘书应当具备的基本技能。因 此，越来越多的学者对速记在秘书工作 中的应用做了研究。本文笔者从速记在 秘书工作中的体现以及速记在秘书工作 中的作用两个方面对速记在秘书工作中 的应用进行陈述。 中国论文网 /3/view-12939803.htm 关键词 速记 秘书工作 应用 一、引言 目前，速记在秘书工作中的应用 在很多的发达国家都非常普遍。对于从 事秘书工作的人员而言，速记是他们必 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 须掌握的一项基本技能。据研究表明， 美国每年的秘书从业人员大约 30 万人， 而速记技能是他们首先也是必须拥有且 熟练运用的基本职业技能。在我国的香 港地区，对于秘书工作的速记要求是每 分钟 100 字。速记作为快速记录文字语 言、思维的一种科学方法，从事秘书工 作的人员掌握了速记技能，书写的速度 可以大幅度提升，其办事效率也将得到 极大提高。有人也因此将速记比喻成为 “音落书成”“追及思维的飞笔”，称速记 为“现代化书写的利器 ”。时间就好比金 钱，而效率就好比是生命，只有提高秘 书工作人员的速记能力，才可以更有效 地提高其工作质量以及工作效率。 二、速记在秘书工作中的体现 （一）口授记录 口授记录，即秘书工作人员对领 导口授的指示与意见进行及时的记录等。 众所周知，遵旨行事是秘书工作的重要 特征，所以能够正确领会领导的意思是 秘书工作人员实现参谋、助手作用的基 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 础与前提，是对秘书工作人员的基本要 求，对秘书工作的日常工作极为重要， 也是有效提高秘书人员工作质量与效率 的保障。在工作中，常常有领导把一些 工作指示或者对上级的请示报告以及会 议通知内容进行口述，讲话快速而且不 重复。对于这种情况，秘书工作人员就 可以将重要信息进行速记，而后再整理。 如果秘书工作人员没有速记技能，就很 容易出现工作失误。 （二）会议记录 日常会议的记录是秘书工作人员 的一项基本工作，是会议过程与内容的 依据和凭证，是对会议的基本状况最全 面、最真实、最直接的反映。所以，秘 书工作人员要切实记录好会议，为后面 抒写相关材料及研究分析提供素材及有 效依据。如果发言速度每分钟在 120180 字，而普通文字书写的速度为 每分钟 40 字左右，因此利用普通书写 方式准确、完全地记录会议内容是不现 实的。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 而速记则可以准确、快速地记录 会议内容。特别是当陈述者的语速较快 的时候，普通记录显得捉襟见肘，只能 勉为其难地记录大概意思时，速记则能 有效地发挥其优势，可以准确、快速地 进行记录。 （三）文稿起草 拟写文稿是一项重要的秘书工作。 由于秘书工作具有较强的时效性，需要 秘书工作人员有快速的写作技能。秘书 在日常工作中起草各种文书，如请示、 会议纪要、通告、通知等，特别是对于 大型文书的起草任务，如长期规划或者 工作总结等，这时候选择普通文字书写， 则较费时费力，而使用速记则可以利用 简单的符号进行文书起草，事半功倍。 三、速在秘书工作中的作用 （一）提升书写与记录的速度， 提高工作质量与效率 秘书工作在对领导的口授意见、 来信、接打电话、收集整理资料等日常 工作中，合理利用速记技能，灵活运用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 速记符号，就能高效、快速地将领导的 意见、讲话内容、摘抄素材等准确地记 录下来。秘书工作人员掌握并熟练地将 速记技巧运用于工作中，在确保准确、 完整记录的同时，还可以有效地提高办 事效率，起到事半功倍的效果。 （二）简捷经济，迅速且及时 当前，全部为机关办公室置办现 代录音设备并不现实。所以，速记技能 又显示出其快速、及时、准确的优越性， 而且简捷经济，因为速记不需要昂贵的 辅助仪器，也不需要与之有关的保养措 施及辅助工具。速记工作只需要简单的 笔和纸，并无过多的其他准备，可以实 时记录，走到哪儿便记录到哪儿。例如， 在记录会议时，了解与调查情况的记录、 摘抄材料、记写电文、陪同领导巡视等， 特别是去资料与情报室、图书馆等索取 领导需要的资料，且在资料不能复印， 不能外借的情况下，速记技巧的优越性 就更加明显，在减轻秘书工作人员的书 写负担的同时，又可以实现快速及时的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 记录。 （三）独特的保密功能 保密性是秘书部门一项基本的工 作要求。秘书在工作中使用速记技能可 以起到保密的作用。哲学家洛克曾经说 过：“速记这种艺术 它一则使人记 下要记的东西，二则可以使人把不愿公 开的事情隐藏起来。 ”这段话表明，如果 要保守党与国家的秘密，除了利用特殊 的保密方法与措施外，速记技能也可以 起到保密功效。因此，速记技能也可以 当作秘书工作人员的一种特有保密手段。 不怕一万，只怕万一，如果真将机密文 件丢失，也很难被别人破译。因此，在 秘书工作中使用速记技能可以有效防止 泄密。 （四）秘书工作人员可以赢得时 间 在现代化管理中，从事秘书工作 的工作人员需进一步扩充知识，而速记 是秘书工作人员有效、快速地获得知识 的重要途径。有很多的考古学家、史学 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 家、文学家、科学家等都将速记运用到 工作中。例如郭沫若，他有很多学习卡 片与笔记内容都是使用速记技巧记录与 书写的，可见速记技能可以帮助人们节 约收集、积累资料与素材的时间，以增 长更多的知识等。 （五）反制约能力较稳固 从事秘书工作的人员使用速记技 巧，在排除外界的环境干扰的同时还能 避免周围的条件限制。例如，在利用录 音机进行会议记录时，有时候会出现某 些故障。但速记却不会出现这种想象， 相当稳固。 （六）培养高效率，锻炼思维 秘书工作人员伴随在领导者身边， 政事繁忙，往往是复杂劳动与简单劳动 的结合，速记亦如此，当运用速记技巧 时，就需要脑、手、眼、耳等器官的合 理协调。此时，身上的器官处于兴奋状 态，即在领导者发言的瞬间用符号将有 效的信息快速而及时地记录下来。所以， 在速记的过程中，对秘书工作者而言， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 其反应能力、思维敏捷程度、追及思维 的能力、捕捉语言、组合文字的本领， 都在经受考验。所以，秘书工作者常常 使用速记技能，可以加强对自身思维的 锻炼，有利于培养追求效率与专心致志 的工作作风。与此同时，还可以建立时 间观、速度观等。长此以往，能够逐渐 提升个人的能力素质。 四、结语 虽然秘书工作并不全部由速记技 巧来完成，但不可否认的是速记本身的 优点、特点为秘书工作所带来的便利。 速记作为快速记录语言、文字的一种技 巧，是快速书写的利器，在秘书工作中 发挥