浅谈新时期高职院校档案信息工作的机遇与挑战

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈新时期高职院校档案信息工作 的机遇与挑战 摘 要当今职业教育飞速发展， 如何建立融知识、技能、文化一体的适 合中国国情的职业教育，成为了职教发 展的重彩。记录职教发展痕迹、建立职 教文化、提升职教管理水平是高职教育 人才培养模式转变的重要依据和航标。 高职院校的档案管理工作是为职教记录 成长，传承文化和积累经验的基础工作， 也是高职院校向着健康、稳定发展的重 要基石。高职院校办学规模的扩大、办 学模式的多样性促使高校档案工作的创 新和发展。本文首先分析现阶段我国职 业教育档案管理工作的问题；其次在网 络化和信息技术飞速发展的今天，对职 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 业院校档案管理工作创新提出新的要求； 最后应抓住机遇，让高职院校的档案工 作充满活力，成为职教发展史的见证者。 中国论文网 /3/view-12962752.htm 关键词 高职院校；档案；机遇； 挑战 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.100 中图分类号G271 文献标识码 A 文章编号1673-0194（ 2017）12-0-02 近年来，随着“ 中国制造 ”再次将 中国职业教育推到风口浪尖。中国高等 职业教育在新时期得到迅猛发展，但是 在职业院校的教育规模、体系、质量和 文化上均不够完善，还处于摸索阶段。 同时，高职院校在很多省份如雨后春笋 成立了不同行业领域的教育机构，一些 中职院校的整合和高等专业职业院校的 扩招等使职业教育红遍中国大地。如何 正确引导中国职业院校的发展，总结适 合中国国情的职业教育经验和文化，良 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 好的档案管理是解决这一问题必经路径。 高职院校的档案管理是满足社会档案信 息和高职院校常态健康发展的必然要求。 职教高架桥的搭建和信息技术的发展为 高职院校档案管理带来了机遇和挑战。 1 新时期高职院校档案管理的瓶 颈 1.1 学校对档案工作的重视度不 够，导致不能可持续发展 部分高职院校的档案管理工作仍 停留在原始的“ 归档” 工作中，档案管理 人员将工作职责固守于库管员的层面， 这是院校领导的重视程度不够所导致。 院校领导对档案管理不重视主要来源于 两个方面，一是近年来国家高度重视职 业院校的人才培养素质，而对其相应的 文化基础建设和其它配套建设监测甚少， 尤其对高职院校档案管理方面几乎没有 涉猎到。在高职院校人才培养评估和国 家监测指标中均没有涉及到学校档案管 理相应内容，这是导致学校领导对其重 视度偏低的重要原因。二是档案管理思 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 路狭窄技术落后也是导致学校对档案工 作重视程度不够的重要原因。现有的高 职院校档案管理工作中，管理仍停滞在 立卷、归档和保管的层面。而对档案资 源的开发和利用几乎为零，处于被动的 提供服务阶段，更没有主拥靥峁 校发展和个性化的档案服务，这是导致 领导对其关注度不高的根本原因。 1.2 档案信息化建设缓慢，导致 档案信息挖掘处于停滞状态 大数据时代的到来，促进了档案 数字化的进程。大多数高等职业院校引 入了现代化信息技术进行档案管理，但 确停留在档案的收集、整理和保管，对 于进一步的信息技术改造却鲜有人为。 如老旧档案的数字化、档案的电子借阅、 档案数据信息的挖掘、档案网站建设等 等，这些对于高职院校的档案信息化建 设始终没有推进和发展，这也是导致档 案信息挖掘处于停滞状态的重要原因。 再有就是档案管理人员业务素质不高， 是制约档案信息化建设缓慢的直接因素。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 1.3 管理人员能力有待提升，导 致档案开发利用过于被动 档案管理人员工作能力不高，是 制约高职院校档案开发利用的直接原因。 高职院校对档案工作的人员配备较为随 意，有些管理人员缺乏系统的知识素养， 甚至未经过任何培训直接上岗。经本省 调查，现有高职高专类学校 23 所，其 中没有一所学校独立设置档案馆，档案 管理岗位配备专业人员的学校只有两所， 仅占 8.9%。省级教育机构近十年没有 进行高校档案人员的专项培训，可想而 知对于正在蓬勃发展中的高等职业院校 档案人员素质和档案的进一步开发利用 是如何被动。 2 新时期高职院校档案信息工作 面临的挑战 在职业院校的深化改革和发展的 今天，档案信息管理工作在服务学校发 展中起着重要地位。同时也为档案信息 工作提出了严峻的考验，档案信息的收 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 集、整理、开发和利用面临着一系列的 挑战。首先，高职院校档案信息如何服 务于院校的改革和发展，变被动为主动， 提升档案工作的地位；其次，深化社会 和师生服务深度和广度。不能只停留在 提供最为原始的档案查询服务，要进一 步深化服务的维度。如名人档案、成绩 翻译等；最后，做好档案的开发和编撰 工作。除以往所沿袭的组织机构沿革、 大事记外，应该扩大档案开发外延，如： 校史编写、校史馆建设、年鉴编写、重 要文件汇编、人物传记等。在高职教育 转型和发展的今天，如何凸显档案工作 的重要性，完全取决于档案信息的服务 深度和广度。 3 高职院校档案信息工作在新时 期的创新举措 3.1 加大档案的宣传和开放力度 提高高职院校师生的档案意识， 是做好档案工作的基础和必要条件。第 一加大档案知识宣传。抓时机、抓重点、 抓服务在不同角度宣传档案信息工作的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 重要性和每个人的密切关系。抓时机主 要是借助国际档案日、学生毕业教育、 教职工聘任等重要时点，以会议、宣传 栏、校报、校园网等进行宣传和教育。 第二向社会开放一些具有历史价值的档 案信息。配合学校的发展和建设，开展 不同主题的档案开放日活动，宣传学校 的发展历史和文化。第三提高档案管理 人员的素质，由单一型人才向复合型人 才转变。提供专职档案人员可持续提升 的学习机会，提高专业和计算机技术应 用能力，创造更多的档案培训和交流的 机会，开拓档案管理人员视野。对兼职 档案员要做好业务培训和指导，实施岗 前培训和考核的管理机制。 3.2 创新高职院校的档案信息管 理体系 现有高职院校大部分是由中职院 校合并升格而成，也有部分为新创建院 校，院校的管理和机构的设置尚未完善。 而于高职院校的档案管理体系必然存在 诸多问题，例如：在档案管理部门的设 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 置上，吉林省的高职高专院校几乎没有 单独设立专门的部门，绝大多数综合档 案工作设在校长办公室，学生档案归口 到学生管理部门，教职工人事档案归口 于人事管理部门，没有一个统筹的管理 机构和专职人员，这样严重制约了档案 信息的发展。创新档案管理体系最重要 的一项任务就是实现档案管理的可持续 化发展，只有将档案工作从其他部门分 离出来，独立成立档案馆（室） ，使之 变成专门档案管理的职能部门，实现管 理模式的发展和创新；档案管理体系的 创建另一个基础就是建立、健全档案管 理的各项规章制度。制度建设是做好档 案工作的基础，是实现档案分类科学、 归档齐全、使用安全的必然条件。档案 信息的管理体系是一项全方位的工作， 应该是人员素质的培养、制度体系的建 设、工作标准的考核等方面进一步搭建。 3.3 推进档案信息数字化建设 大数据和信息化时代的到来，档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 案数字化和网络共享平台建设成为了档 案发展的必然之路。推进档案信息化建 设的根本目的在于实现档案的安全保管 和提升档案管理效率，更好地实现档案 资源的开发利用。以往提到档案信息化 建设，首先考虑到的是计算机、复印机、 扫描仪等硬件设置，这只是档案信息化 建设的基本保证条件。新时期下档案信 息化主要是文档数字化检索、档案网络 平台建设、档案信息远程共享平台、档 案库数字化管理等一系列现代化的管理 手段。一方面，建立档案信息网络平台。 很多高职院校正处于信息化建设的基础 阶段，构建校园的信息化网络建设，逐 步搭建办公自动化系统、教务系统、人 事管理系统、学籍管理系统和财务管理 系统，有效的链接构建学校整理的信息 化建设平台。另一方面，选择适合职业 院校发展的档案管理系统。新时期职业 院校档案的繁杂和信息化的滞后，使得 很多职业院校档案管理仍停留在人工进 行收集、整理、归档、检索和借阅层面， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 这种方法耗费人力、物力效率低下，严 重阻碍了档案信息的开发和利用。而一 些高校根据自身的特点开发了适合高校 的档案管理体系和系统，针对高校育人 和科研开发等特点的档案信息管理平台。 高职院校不同于普通院校，他应