科技档案管理系统运行问题的解决方案

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 科技档案管理系统运行问题的解决 方案 摘 要 科技档案主要记录了科学 活动的开展情况，因而有效的管理科技 档案不仅有助于后期参考，同时也有助 于记录科技的发展情况。对社会中每一 个部门而言，科技档案管理工作都是十 分有必要的。在科技迅速发展的背景下， 科技档案越来越多，科技档案管理系统 进行数据保护、更新、备份、还原时， 出现了一系列问题，这不仅影响了科技 档案管理的效率，同时也影响了科技档 案的全面性与真实性。基于此，本文重 点针对科技档案管理系统运行存在的问 题提出几点解决方案。 中国论文网 /3/view-12940652.htm -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 关键词 科技档案 管理系统 解 决方案 一、前言 随着计算机的广泛普及，当前各 单位积极使用计算机进行业务设计，在 一定程度上也使用计算机开展科学活动。 随着我国现代化建设进程的逐渐推 M，社会中科技建设项目越来越多，造 成科技档案数量越来越多、种类越来越 繁杂，传统使用的手工档案管理手段无 法满足社会需求，因而建立了管理系统， 借助自动化、数字化、网络化的档案系 统进行科技档案管理。本文结合当前该 管理系统的应用现状，详细分析了该管 理系统运行问题的解决方法，这有助于 社会发展。 二、科技档案概述 科技档案是科学技术档案的简称， 它主要是指在基本建设自然科学研究以 及生产技术等活动中形成的证书、图表、 图纸、声像资料、文字材料以及计算材 料等。这些资料不仅是我国进行相关科 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 学活动的有效记载，同时也是众多科学 技术人员智慧的结晶以及劳动的成果， 是我国开展有效经济建设的主要依据。 任何一项技术的发展都离不开对原有科 技活动的分析，只有全面地记录科技档 案、有效地管理科技档案，才能使其为 我国经济建设以及科技水平的发展提供 有力支持。1从当前社会的发展情况来 看，各科学技术研究部门工作量越来越 大，且当前研究手段越来越多，研究结 果所能够呈现出的形式也实现了多样化。 基于此，要想更有效地保存和管理有价 值的科技档案，相关单位就需要加强对 科技档案管理工作的重视，建立完善的 科技档案管理系统。 三、科技档案管理方式的发展历 程 科技档案管理方式主要经历了三 个发展历程：一是手工管理方式。这种 方式是当前使用时间最长的一种科技档 案管理方式，但是该种方式具有管理效 率低、管理消耗成本大、不易检索与维 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 护的缺点，它主要是通过借助科技档案 管理人员的力量，在了解每一项档案的 实际内容后，将档案进行分类，同时对 档案的主题进行记录，并将档案进行有 效的管理。2由于手工方式管理的档案 为纸质版档案，不便于保存以及备份， 特别是当档案出现丢失情况时，纸质版 档案无法有效找回，因而管理效率相对 较低。二是计算机中心管理。该种方式 有效地结合计算机管理方式与手工管理 方式，通常相关部门会将科技档案管理 工作分配给专人，使其运用计算机进行 档案的单机管理，因此该种管理方式也 被称为信息孤岛式管理方式。虽然该种 管理方式与手工管理方式相比，具有检 索方便的优势，但是同时也具有安全性 低、共享性差、管理效率低的缺点。三 是分步自助式计算机档案管理方式。为 了有效地弥补以上两种方式的不足，在 科学技术水平不断提高的基础上，人们 提出了分步自助式计算机档案管理方式， 使用该种方式可以借助专门的档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 软件，实现对科技档案的集中管理。它 不仅拥有共享性强、安全性高的特点， 同时还能够节省档案的管理时间，提高 科技档案的管理效率。 四、科技档案管理系统运行问题 的解决方案 （一）明确并满足社会对科技档 案管理系统的需求 虽然当前在使用专业性强的科技 档案管理软件后，与以往相比，管理效 率得到了有效提高，档案安全性也得到 了提高。但是在各科技部门工作量逐渐 增加、科技活动越来越多的基础上，科 技档案管理系统无法有力支持档案管理 工作，因而需要加以改善。笔者在分析 当前使用的科技档案管理系统后，建议 要想使其能够得到更有效的利用，首先 就要明确社会对科技档案管理系统的需 求，并在此基础上找出满足社会需求的 方法。 现阶段社会对档案管理系统的需 求主要包括以下几方面：一是需要严格 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 按照国家档案管理条例及相关规定进行 分类，并对档案中所包含的数据进行有 效的分析；二是科技档案数据需要提交 给相关的技术质量处理部门，在其进行 审核编排以后，才能将档案资料传至科 技档案数据库，以完成档案数据的输入 工作；三是在档案录入数据库完成归档 前，科技档案管理系统需要明确该档案 是否全面，保证科技档案的全面性，促 使后期能够得到有效的利用；四是明确 划分档案每一个级别的名称，提高后期 检索的效率；五是完善数据统计功能， 使档案文件数目、档案数据量大小以及 档案使用频率可以得到体现；六是适合 的科技档案交互界面，使其能够满足相 关人员的使用需求。 （二）优化科技档案管理系统模 块以及功能设计 在分析当前所使用的科技档案管 理系统后，笔者建议需要优化科技档案 管理系统中以下几个模块：一是基本模 块，该模块主要负责档案浏览以及系统 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 设置工作，在优化该模块时，需要全面 分析当前其存在的程序化不足问题，从 而明确档案管理人员以及用户在使用过 程中拥有的权限，促使其可以为科技档 案管理人员提供有力的管理支持，同时 也为科技档案使用者提供有效的检测环 境；二是科技档案归档模块，只有将档 案进行有效的归档才能保证后期的使用 效率，因此系统完善人员需要使用户能 够在自身档案提交客户端上完成数据归 档工作，促使科技档案归类更加准确； 三是数据统计模块，该模块主要是档案 管理部门使用，通过这个模块可以更加 了解各档案的使用情况，从而做好科技 档案的统计工作；四是借阅模块，保存 档案的主要目的不仅是记录当时的科技 活动，更是为后期工作提供有力的资料 支持，因此需要完善当前借阅管理模块， 使用户可以借助该系统完成档案借阅以 及归还操作，同时也使档案管理人员借 助该模块可以查看到借阅信息。在完善 以上模块后，科技档案管理系统优化人 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 员还需要结合每一个模块的功能做好其 功能设计工作，促使该系统能够发挥出 更大的作用。 （三）做好科技档案管理系统数 据库的设计与维护工作 通过上文的分析，我们能够了解 到当前所使用科技档案管理系统时，其 存在的最严重问题为科技档案管理系统 数据库不够完善，现阶段科技档案数量 越来越多，相关技术人员在完善系统时 需要强化对数据库的设计，一方面需要 扩大当前所拥有的数据库，另一方面需 要做好数据库的维护工作。在完成数据 库设计与维护后，信息系统需要拥有更 强的数据分析能力，促使数据库能够更 有效地包含相关单位所提供的科技档案 信息。除此以外，由于当前科技档案所 存在的形式相对较多，因此为了保证科 技档案管理系统能够更有效地打开所有 形式的档案，并对其进行分析与数据处 理，这就要求科技档案管理人员以及用 户需要拥有浏览其他格式文件的软件。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 建立完善的科技档案管理系统数 据库，有助于档案管理系统更有效地运 行，其能够为使用人员提供更有效地保 管与查询服务。只有高效地做好档案管 理统计工作，才能为科学技术的发展作 出贡献。 五、结语 要想解决当前科技档案管理系统 不完善之处，相关工作人员就需要全面 了解社会对科技档案管理系统的需求， 从而有针对性地完善科技档案管理系统。 在完善系