论企业档案管理工作的系统性

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 论企业档案管理工作的系统性 摘 要 档案管理是个系统性的工 作，首先要做好制度建设，完善管理架 构，明确档案管理部门的责任和职责。 管理的流程要清晰明了，明确资料归档 的范围，对归档时间、程序、销毁的监 督和管理都是档案管理重要的节点和关 键。良好的档案管理系统能更好地服务 于企业的发展。 中国论文网 /3/view-12940750.htm 关键词 档案归集 销毁 系统性 企业档案管理是很重要的一项工 作，系统性很强，企业档案包括很多种 类型，有公文类档案、技术类档案、财 务类档案等。档案类的法规及财经类法 规都对档案管理有相应的规定。首先， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 要规划好档案管理的架构，其中制度排 在第一位置，要根据国家的档案管理制 度，制定本单位的档案管理制度。其次， 要有管理的流程，流程很重要。再者， 要有过程的监控和执行检查等等。本文 从以下几个方面来论述档案管理工作的 系统性问题。 一、健全档案管理的制度和组织 架构 系统建立在制度的基础上，档案 管理有很强的制度要求。2011 年，人大 修订的档案法对档案管理有明确的 要求。财务档案管理是比较特殊的一种， 会计法规定：“ 各单位对会计凭证、 会计账簿、财务会计报告和其他会计资 料应当建立档案，妥善保管。 ”财政部的 档案局也制定了会计档案管理办法，对 各类财务凭证保管期限都有具体的相关 规定。因此，企业制定档案管理制度至 少要明确部门职责、流程、保管期限、 销毁、监控、惩罚等内容。 档案管理组织架构是系统管理的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 重要内容。一般来讲，具体单位都设有 档案管理机构，有的单位综合办公室是 档案管理的职能部门，但也有企业技术 部门是档案管理的职能部门，主要是技 术部门的档案文件较多。档案管理综合 部门的职责主要有负责安排和协调档案 部门工作，配备与任务相适应的专职档 案人员。同时，有档案储存的各有关部 门及企业分厂设相应的兼职档案员，业 务受档案部门指导，按时完成档案部门 所交办的有关档案工作。 二、完善档案管理部门的工作内 容和责任 做好档案管理的系统性工作，要 明确相关部门的工作内容和责任。企业 档案工作坚持实行集中统一管理的原则。 承担负责档案管理的职能部门要负责本 单位及所属各单位文件材料归档工作的 指导、监督和检查。企业要设置档案室， 档案室的专职档案人员负责企业档案材 料的收集、整理、归档、立卷工作。财 务会计类档案的管理有其独特的地方， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 会计类档案按会计档案的归档范围进行 归档，财务部门负责整理，立卷装订成 册，在年度终了后，一般由财务部保管 一年后，再编造清册，归集到专门的档 案室。财务档案、资料的贮存基地和利 用必须严格执行国家有关档案工作的法 规、法令和政策，维护档案的完整与安 全。 对于档案管理人员来讲，职责和 责任很重要，档案工作是企业管理基础 工作的重要组成部分，是维护企业经济 利益、合法权益和历史真实面貌的一项 重要工作。搞好档案工作是档案人员的 首要任务，应列入档案工作的职责范围， 并有相应的经济责任制作保证。同时要 不断提高档案人员的素质，积极开展业 务培训。 三、完善档案归集的流程 档案管理的流程非常重要，首先 要确定哪些是档案w 集的范围，就是 说什么样的文件材料才可以作为档案归 集。一般说来有本企业财务凭证、报表、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 其他财务相关资料；本企业内部形成的 文件材料有利用或保存价值的；本企业 引进项目、外购设备等带来的文件材料； 本企业参与的合作项目，合作单位按要 求应向本企业提交的文件材料并有保存 和使用价值的；本企业执行、办理的外 来文件材料并有保存和使用价值的等。 档案归档的文件材料主要包括纸质、光 盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等 各种载体形式。分类是可以设置二级分 类科目，二级科目可以按时间进行分类。 对于档案归档时间，不同企业有 不同的要求，主要根据档案的时效性来 确定归档时间，比如科研技改和课题类 的资料可以完成 12 月后归集；文书 类、管理性的文件可以在第二年进行归 档；财务类的档案一般在下一年再进行 归档；有些工艺变更、新品鉴定等时间 性很强的资料可以随时归档；基建项目 文件材料一般在其项目鉴定、竣工后或 财务决算后三个月内归档，周期长的可 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 分阶段、单项归档。档案归档手续一般 要简洁并且完备，一般来讲，归档资料 的收集工作由单位内部各部门的兼职档 案员负责。凡属应归档的各类文件材料， 材料必须完整、正确、统一。 财务类的资料比较特殊，做好财 务档案管理工作必须对财务档案做合理 的分类，从财务角度来讲，可以分为会 计凭证、账簿、报表报告、其他资料等。 档案部门接收保管的会计类档案，原则 上应保持原卷册的封装，如果发现需要 重新装订时，一般应当会同财务部和经 办人共同拆封整理，以分清责任。 四、细化档案的使用、复制及销 毁管理 资料归集后，调取和使用是经常 发生的事情，特别是经常要复制一些图 纸和复制财务数据和资料，这种情况下， 应由申请部门填写申请单，经有关部门 负责人审核后方能复制，需出档案库房 复制的文件应由责任档案管理员负责监 督复制。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 档案保管期限的确定和销毁环节 也很重要。原则上讲，对企业有长远利 用价值的档案应永久保存，对企业在一 定时期内有利用价值的档案，分别为长 期或短期保存。一般管理类、科技类、 人事类、特殊载体类档案保管期限定为 永久、定期两种，定期实行标时制，可 分 3 年、5 年、10 年、20 年等期限。各 种会计档案的保存期限，分为永久和定 期保管，按国家规定定期保管可分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五种， 各种会计档案的保管期限，从会计年度 终了后的第一天算起。 档案的销毁要有专门的流程，必 要时要成立鉴定小组，对保管期限已满， 并确定无保存价值的档案，经过鉴定小 组鉴定写出鉴定报告，由公司负责人批 准后，即可销毁。 确定销毁的档案，要编制销毁清 单，在档案目录上注明注销并报送档案 部门备案。销毁工作由档案管理人员执 行，销毁时应指定专人（一般两人以上） -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 销毁和监督，以防发生意外。会计档案 的销毁按会计档案管理制度执行。 其他方面，企业要对档案要经常 检查、清理，并做好统计工作，确保档 案完整、齐全。档案保管房间要保持整 洁、通风，积极做好“ 八防 ”工作：防火、 防盗、防尘、防光、防高温、防潮、防 有害生物和防污染等。下班前要切断电 源，关好门窗，确保档案管理房间的安 全。 总之，档案管理是个系统性的工 作，要做好制度建设，完善管理架构， 明确档案管理部门的责任和职责。管理 的流程要清晰明了，明确资料归档的范 围