2012年xx区档案馆档案安全专项督查自查报告

2012 年 XX 区档案馆 档案安全专项督查 自查报告 为了迎接省档案局将于 6 至 7 月开展 2012 年全省综合档案 馆档案安全专项督查活动，我馆认真对照督查内容进行自查自纠， 现将情况汇报如下： 一档案安全责任制建立落实情况： 我局于去年执行广东省各级各类档案局（馆）档案安全问责 试行办法中，成立了档案安全领导小组，由局长担任组长，副局 长任副组长，馆库的工作人员任组员。局长作为我局档案安全第 一责任人，与管理编研股签订了档案安全责任书，在日常工作中， 不定期对馆库干部、职工进行安全责任教育，经常过问馆库的安 全、保密、保卫情况。 我馆一直以来都建立较为完善的档案安全制度，如：档案保管、 保密、库房管理、档案借阅利用等制度，同时根据工作的需求，适 时建立相应的安全制度，如：突发事件应急预案制度。在日常工 作中，坚持做好馆库的温湿度记录、库房安全检查记录、统计台 帐，对 新进馆的档案、资料在入库前进行消毒、杀虫处理，借阅利 用档案有登记，对库房内档案一年进行两次检查，对有字迹褪色 的进行登记，并复印或扫描，开放档案与未开放档案，无论是电 子版目录或纸质目录，都做到标注清晰，方便查找利用。 二档案馆舍建设情况： 我馆舍由于多方面的原因，一直未能按档案馆建设标准进 行建馆，但我局积极争取上级部门、区委区政府的支持，克服 资金困难，争取在下半年完成馆舍扩建任务力争达到 1200。 三安全设施设备建设情况： 由于我馆舍未扩建，因而档案库房未装火灾自动报警系统， 消防系统采用手提式的灭火器，并按时更换干粉，确保灭火器在 有效期内。馆库的温湿度我馆通过空调和抽湿机按照国家规定进 行调控，音像档案、电子档案等特殊载体档案有专门的防磁柜保 管。 四档案安全保管情况 1 档案实体安全 （1）案卷目录及档案实体相符情况：案卷目录与库房档案实体 是相符的，档案卷内目录与卷内实际的件、页没有缺件、缺页现 象，卷内目录标题与卷内文件实际标题吻合。 （2）目录数据库建设情况：馆藏档案文件级目录数字化达到 100%。 （3）纸质档案数字化情况：我馆对重点全宗（区委、区府两办） 的文书档案及利用率较高的婚姻档案进行扫描，文书档案 11 万 页，婚姻档案 10 万页。此项数字化工程我们是外包珠海泰坦系 统有限公司负责，并与其签订安全保密协议，规定其不得下载、 留存、持有和使用档案馆的任何档案信息，标有密级且未经解密 的涉密档案，不交由外包公司整理、数字化。档案数字化任务完 成后，我馆将其公司所用设备进行清除信息并作安全技术处理， 确保档案安全，未发生泄密事件。 （4）照片、录音、录像等档案保护： 2 档案信息安全 （1）数据备份：目录数据库、全文数据库、接收的电子文件通 过泰坦软件系统备份、另用移动硬盘备份保存，全文数据库用光 盘刻录，每年定期检查备份数据。 （2）网络安全： 五档案安全利用情况 为应对档案利用安全，我馆成立了档案利用工作领导小组， 制定了茂南区档案馆档案借阅办法等开放利用制度，并通过网 站、宣传册的形式向利用者公开档案资料利用规定和手续，配备 有工具书、笔、墨等服务用品供利用者无偿使用，同时禁止利用 者自带照相机等复制工具进行查阅。在利用中我馆严格档案利用 登记制度和手续，一直以来做好查阅利用登记，认真仔细审查利 用者的有效身份证件，对不符合手续的利用者一律不予办理，并 向他们耐心解释以求理解。近年来，我馆严格把关未开放档案的 查阅手续，未开放的重要档案都经过馆长审批，我馆对档案借阅 制定了更为严格的审批手续，档案未经馆长同意，一律不准外借。 在提供利用时尽量以复制件代替原件利用，延长档案的使用寿命。 提供利用复制件占已复制档案的 100%。2011 年，共接待