会计电算化应用中存在的问题

会计电算化应用中存在的问题、对策及发展趋势 张菊萍 摘要: 会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计业务中 的简称,会计电算化的应用，能为企业提供及时、准确和完整的财务信息，从而增强决策 有用性，提高企业管理效率和经济效益，不断提升企业在市场中的核心竞争力。但由于财 会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化软件缺乏兼容性,工作缺乏统一的规划和组织 协调，内部控制制度不完善，存在着许多问题，笔者就围绕这些问题及会计电算化的发展 趋势展开探讨。 关键词：会计电算化 问题 对策 发展趋势 Abstract : Accountant the computerization is applies accountant bythe electronic accounting machine primarily present age electronictechnology and the information technology in the service theabbreviation, accountant the computerization application, can providefor the enterprise prompt, is accurate and the integrity financialinformation, thus enhancement decision-making usefulness, enhances thebusiness management efficiency and the economic efficiency,unceasingly promotes the enterprise in the market core competitiveability. But because the finance and accounting works owncharacteristic, present stage our country accountant computerizationsoftware lacks the compatibility, the work lacks the unification theplan and the organization coordinates, the internal control system isimperfect, has many problems, the author revolves these questions andaccountant the computerization development tendency launches thediscussion. Key word : Accountant computerization; Question; Countermeasure;Development tendency 会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计业务中的简称 。从 20 世纪 70 年代末开始，在市场经济瞬息万变的形势下，会计电算化的应用，能为企 业提供及时、准确和完整的财务信息，从而增强决策有用性，提高企业管理效率和经济效 益，不断提升企业在市场中的核发竞争力。但会计电算化系统不同于一般的应用软件，他 是会计信息系统与企业管理、业务流程有机结合。一个大型现代化会计电算化系统的实施 过程，同时也是企业管理理念、管理模式、业务流程、会计核算、财务管理等方面提炼和 改选的过程 。但由于财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化软件缺乏兼容性,工作 缺乏统一的规划和组织协调，内部控制制度不完善，存在着许多问题，严重阻碍了我国会 - 2 - 计电算化向更深的发展。因此在发展和应用过程中，或多或少地出现了一些不可忽视的问 题，急需解决。本文就会计电算化的现状、对策及发展趋势进行探讨。 一、 现阶段会计电算化应用中存在的几个问题 （一）缺乏对传统手工模式的改造，对会计信息系统设置调整不够 在手工会计信息系统中，会计数据处理全部或主要是靠人工操作,突出弱点是管理效率低下、 信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等问题，一些企业在实施会计电算化时，没有对 手工系统进行分析，这样就不能减少中间环节和合并 、调整简单重复的业务流程，无法 按照计算机管理的特点重新规划业务流程。同时，不同的企业有不同的管理要求和运行模 式，但企业没有对会计信息系统做个性化的调整和设置。而在实际工作中只有两方面结合 起来，才能找到最佳的人机结合方式，即以最小的成本，重新确定业务的处理流程，哪些 环节应完全由计算机代替，为适应处理，又需增加哪些环节。 （二）重视财务功能，忽视管理功能 一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算 复杂而很难进行。实行会计电算化，无疑可以使广人财会人员从繁重的手工核算中解脱出 来，减轻劳动强度，使财会人员有更多的时间和精力参与经营管理。然而，我国实行会计 电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核 算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以 及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能也不健 全，限制了其管理功能，没有充公发挥会计电算化对加强财务管理的功能。 （三）缺乏兼容性和协调性 在会计电算化开发应用中，由于各个系统都是在不同的操作平台和支持软件下自行开 发的,数据格式、结构、类型千差万别,编程风格各异,各软件公司技术保密,相互缺乏交流和 沟通,没有业界的协议,自然也就没有统一的数据接口,很难实现数据共享、信息交流。因为 缺乏统一的规划和组织协调，各单位间信息交流相对很少，有限的人力、财力并没有充分 发挥作用，一些单位对过电算化生成的会计信息资料不系统、不完整，口径不一致，难以 被单位领导和主管部门以及外界单位有效利用。 （四）应用会计电算化后，会计制度不能适应 现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础了，应用会计电算化后，从账户设置、 账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织工作、会计系统设计、内部控制的方式和 会计档案和保存方法都发生了变化，因此必须根据会计电算化的特点，财务会计制度做出 相应的修改。由于会计电算化 的运用是近几年才开始的，大多数单位把主要精力放在软 件使用上，财务会计制度的滞后影响了会计电算化的发展。 （五）会计电算化档案管理制度不完善 - 3 - 由于许多单位实行会计电算化时间短，对会计电算化 档案的组成内容不甚了解，缺 乏管理经验，造成存储会计档案和磁盘和资料未能及时归档，已经归档的内容不完整。没 有及时制定相应的会计电算化 档案保管人员职责，从而造成会计档案被人破坏和自然损 坏，甚至单位信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化 后，应及时 备份硬盘数据，并且每次备份不少于两份，按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过 期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出 现故障，会计数据将无法恢复。 (六) 数据保密性、安全性差 很多时候,财务上的数据,是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展, 但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件认 真研究过数据的保密问题。例如成都某公司计算机被盗,内存价值百万元的资料而无任何 加密防范措施,该公司的损失已远远超出了计算机本身的价值。而有些软件所谓的加密,也 无非是对软件本身的加密,防止盗版,不能真正起到数据的保密作用,安全性上,更是难如人 意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难恢复原来的数据。 二、计电算化的应用提出的几点见意 （一）提高对会计电算化的认识 当前，从已实施会计电算化工作的企业来看主要有以下认识偏差：一是认为会计电算 化只是会计核算工具的改变，甚至有的认为会计电算化只是用计算机代替人工，打出的账 比手工记的账整齐一些，搞不搞无所谓，看不到其对会计职能、企业管理方法和管理流程 的深刻影响，因此对会计电算化工作一味求简；二是许多企业领导对会计电算化存在片面 认识，仅把会计电算化认为是企业现代化管理的标志，当作树立企业形象的一种手段，把 计算机作为主要因素，把财会人员作为次要因素，只重视机的因素，不重视人的因素，不 重视人员的培训；三是部分财务人员错误地认为实行会计电算化只是一个形式，较为方便， 没有意识到实现会计电算化的重大意义，在实际操作中对于会计软件的使用只局限在核算 上，对于其他作用、功能不加以使用推行，以至于有些单位花钱买了软件却没有真正使用。 （二）培养会计电算化综合性人才 现阶段不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，虽然他们 有丰富的会计经验，但他们在使用计算机处理业务时，只是局限在财务软件的使用上，一 旦计算机出现故障或者与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件 时都作了系统的培训，但对于那些从未接触过计算机的会计人员而言，在上机时仍不能灵 活地运用软件满足工作需要。对于遇到超出范围的问题，也只能找软件的维护人员，而维 护人员又基本上是计算机专业出身，对财务知识知之较少，双方不能很好地配合，并且在 上机时一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重 - 4 - 的还会导致系统崩溃，此外即使有一部分会计人员通过了会计电算化的考试，也只是掌握 一些基本应用，不能灵活运用软件处理会计数据，进行财务信息的加工和分析，满足各方 对财务信息的需求。因此会计电算化的应用，对会计人员提出了更高的要求。既要求会计 人员要掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机知识，财务软件的使用技术、保养 和维护、管理等多方面的专业知识。所以要积极推进会计电算化进程，就必须大力加强人 才培训的力度，提高会计人员综合业务素质。在培训的内容上要切合实际工作需要，及时 更新培训内容，学了就能用得上，完善会计人员会计电算化知识结构体系。对会计人员、 系统维护人员、系统管理人员应按不同内容、不同要求进行培训，培养会计电算化骨干力 量，建立良好的培训机制，落实培训效果，造就一大批既能够精通计算机信息技术，又专 于财务管理知识，能够熟练地进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息的需求的 复合型人才，为促进会计电算化的顺利发展打下良好的基石。 （三）加强技术方面和网络安全方面的控制 在 ERP 业界流行一句话：“三分软件，七分组织，十二分数据”，这充分体现了会计 信息数据的重要性。网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之 中，这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范 能力，我们可以建立用户身份验证及权限管理控制制度、系统管理多重控制制度、业务申 请处理流程控制制度、预算管理流程控制制度、内控制度实施情况的审计和检查制度等。 例如可采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、数据签名技术、隧道 技术等措施。 （四）运用科学的理论和方法做好系统实施工作 在确定系统目标与规模的基础上，编制实施策略和方案，制定具体规划、实施的步骤 与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等，对手工模式下的业 务流程进行调整和优化，制定解决方案，对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和 职责做出规划。从而提高实施的成功率，充分体现现代化信息技术的力量。 （五）会计人员工作能力的提高和职能的有效控制 ERP 环境下的会计信息系统已经不是一个与企业的其他部门相隔离的信息孤岛，而是不同 的信息相互融合、集成的信息系统。会计人员不仅是会计信息的提供者，他们所完成的也 不是一种受托责任。会计人员已经与企业的日常管理活动紧密相连。因此，企业应立足于 国际标准，培养或聘用一批高级技术人才，他们能够掌握国际先进技术，精通信息技术， 熟练应用会计电算化，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。 各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行， 掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位建立高效的会计信息系统创造条件。 （六）加强会计信息系统的安全与保密 对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管 理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。加强必 - 5 - 要的内部控制。在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可 能造成会计信息的不安全性，因此建立内部控制制度是必要的。第一，实行用户权限分级 授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二，建立健全对病毒、电脑黑客的安 全防范措施。第三，建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备 份。加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等 检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在 芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。加强磁介质载 体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管， 并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。 （七）改善和提高会计软件功能，向财务管理方面过渡 现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲，模块不能适应 管理需求，要真正充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，必须将其纳入管理信息 系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。 （八）建立一致的会计电算化协议,加强软件兼容性 应由相关的上级组织部门协调各单位情况，提供一个适应大多数单位情况的会计电算 化协议，各单位遵照执行，使各单位有共同的工作方式。同时，企业管理电算化软件的良 好运行，不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效应用系统，还需要生产技术人员、企 业管理人员以及企业高层领导参与和配合，特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机 衔接，以保证数据的共享。 三、会计电算化发展的趋势 经过近 20 年的实践、探索，我国会计电算化事业取得了很大的发展。我国加入了世 界贸易组织说明我国的改革开放将进一步深化，我国和世界的联系将更加紧密，我国是真 正地融入了世界经济一体化的潮流。所有的这些主要体现在外国市场进一步的汇入和中国 市场进一步的走出，就在这外入内出的时候，中国民族经济受到的影响将是巨大的，其间 有机遇也有挑战，中国的民族会计市场也是如此。会计电算化随着电子计算机技术的产生 而产生，也必将随着电子计算机技术的发展而逐步完善和发展。可以预见，电算化会计将 出现或可能出现以下发展趋势。 （一）会计电算化与管理会计系统相结合，促进企业管理信息系统的建立和完善 目前，我国会计电算化还处于会计核算电算化的水平，或者说，现在仅仅实现了财务 会计的电算化。财务会计电算化还不是完整意义的会计电算化。因为，企业会计包括财务 会计和成本与管理会计两大分支。所以，完整意义的会计电算化应该是财务会计和管理会 计的全面电算化。电算化会计信息处理的代码化、数据共享和自动化，为两个子系统的结 合提供了条件和可能。况且，如果电算化一直停留在财务会计子系统，而不涉及管理会计 子系统的预测、决策、规划和分析，企业经济活动与效益的评估，内部责任会计和业绩评 - 6 - 价等，那么也就限制和失去了发展电算化的意义。我们不能因为目前管理会计在企业应用 还不普及或者有困难而停止不前。笔者认为，管理会计在企业推广困难的原因尽管很多， 但重要原因之一是其规范性和可操作性不如财务会计。因此，管理会计软件商品化通用化 比较困难，只能有针对性地开发研究。但是，管理会计电算化是以财务会计电算化为基础 的，因为它们的数据同源，财务会计电算化能为管理会计电算化提供所需的财会信息。因 此，企业应在实现财务会计电算化的基础上不失时机地推进管理会计电算化，解决管理会 计手工操作难的问题，这里应特别强调会计电算化不是简单的财务会计电算化加管理会计 电算化，而应该是财务会计与管理会计结合后的电算化，即企业应同时建立两个子系统并 予以有机结合，以便运用财务会计资料，建立适应管理需要的会计模型，使电算化会计从 核算型向管理型发展，从而推动整个企业管理信息系统的开发，这样才能促进管理会计在 企业中的推广应用，真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能。 （二）推广普遍应用，建立信息处理网络 自实施会计核算软件管理的几项规定（试行） 以来，随着软件评审工作和以机代 账评审工作的深入开展，将会有更多的单位用计算机代替手工开展工作。电算化信息处理 从形式上看是信息处理手段的变化，实质上却是生产方式的转变，是一种先进的生产力， 因而具有广阔的发展前景。随着经济的发展及人们对电子技术认识的加深，它必将获得普 遍推广和应用；同时，随着网络技术的发展，大范围的会计信息处理网络也必将建立。 随着企业之间更为激烈的竞争，谁能获取更多有价值的信息并作出及时正确的反应， 谁就能在竞争中占有发言权，信息流成为了企业的生命线。这就要求企业注重运用科学的 理论和方法改善其经营管理，尤其是财务管理，我国软件开发公司推出了“网络财务”战 略，为企业能适应时代要求的“数字神经系统”提供了初步解决方案。无疑， “网络财务” 将成为会计电算化发展新趋势。所谓的“网络财务”是基于 Intranet 技术，以财务管理 为核心，业务管理与财务管理一体化，支持电子商务，能够实现各种远程控制（如远程记 账、远程报表、远程查账、远程审计、远程监控等）和事中动态会计核算与在线财务管理， 能够处理电子单据和进行电子货币结算的一种全新的财务管理模式，是电子商务的重要组 成部分。 （三）进一步提高会计人员水平 我国的会计电算化虽然取得了很大的进步，但