企业信息部功能定位的一些思考

企业信息部功能定位的一些思考 一、信息部功能职能现状 信息部相对于企业内的其他部室来讲,可以说是一个相当年轻 的部门。特别是同财务、人事等有着上百年甚至上千年历史沉淀的 部门来比较,仅仅有二十多年历史的信息部显得格外的年轻稚嫩 ,但正 是这样一个年轻的部门已经将他的影响力渗透到企业的业务管理、 生产流程、客户服务、安全环保等各个领域。为了适应时代、市场 与技术的不断发展,企业的各个部门都或多或少的、主动或者被动的 为信息部所推行的信息化所改变。企业管理因为信息化而变得更加 高效,业务流程因为信息化而变得更加流畅,运营成本因为信息化而不 断降低。虽然信息部通过信息化建设,为企业的发展提供了不小的帮 助,但信息部门在企业中还是被视为一个服务性质的部门或者是一个 技术支持性质的部门。在企业很多人的思维模式中,甚至包括一些从 事信息化工作的员工,对信息部的工作定位仅仅是 :电脑及相关设备的 采购员、电脑与网络的维修工、某某管理系统的开发和维护人员。 而正是这种思维,使信息化真正的潜力并没有被释放出来 ,注定了现今 企业在运营管理、业务流程、资源配置、考核制度上存在着巨大的 改进空间。当然,企业中的很多部门都会认为自己对企业的运营、管 理等起着重要的甚至是决定性的作用,但随着时代的进步 ,管理需求越 来越高,大家会发现自身的工作越来越依靠计算机。企业中各部门既 有分工又有协作,但各个部室自身的业务肯定是相对独立的 ,真正与自 身业务流程联系紧密的就是信息部所编制的各个管理系统。因此,信 息部成为了企业汇总即懂得业务流程又懂得先进信息化技术的部门, 可以说,信息化建设是所有部门运转的一个共性及纽带。所以我们认 为用信息化方法促进企业的运营管理是最直接最有效的方法。 二、企业发展的需求方向 对于企业运营管理,最实际的莫过于用数字说话 ,用事实说话,而 一个企业如果有过多潜规则和暗箱操作,则必然造成企业员工的浮躁 , 工作效率低下,并使领导层减弱甚至失去对下属的控制 ,这样的企业生 存就只能依靠市场的繁荣,或者是自身对某个行业的垄断来维持。繁 荣和垄断一旦消失,企业的管理弊端就会凸显出来。威胁企业发展、 员工干劲的不在于工作的多寡,而在于分配管理制度的不公。而信息 化的优势在于可以把企业的运营管理流程数字化、标准化、透明化, 当企业中所有员工的工作真实全面的体现在公司领导层面前时,甚至 全体员工面前时,考核选拔才能做到心服口服 ,业务流程才能做到有的 放矢,人力财力资源才能被合理的分配使用,企业的运营管理才能简洁 高效,浑然天成。而这个企业也必然会是一个团结奋进、积极向上且 极具生命力的团体。企业为了生存发展,需要不断的进化自己以适应 瞬息万变的市场。企业发展的目标通俗的说,就是如何用最少的成本 创造最大的价值以承载更多的社会责任。为了实现这个目标企业就 需要有高效的运营手段,优秀的业务流程,合理的资源配置,公平的考 核制度,这一切的前提就需要有一个标准化、数字化、透明化的企业 运营平台,而设计搭造这个平台恰恰正是信息部工作的强项。 三、信息部应有功能职能的思考 是不是说,我们建立了能组织信息化工作的信息部 ,把计算机全 都用网络联好,再建立一个或几个管理系统就能实现上述那些目标呢 ?答 案当然是不!“信息化”前面我们提到过一个非常突出的问题,那就是:认 为信息部是电脑采购员维修工以及程序编程员的人还大有人在,有这 样的认识,用信息化手段理顺企业运营管理的工作就难以顺利开展。 从大环境来说,国家将工业部、信息产业部合并为工信部 ,其实就是有 两个明显目的,一是使用信息化手段来促进工业的发展 ,使工业的现代 化进程加快;二是国家已经认识到了信息化所在的信息产业是在创造 价值,所以对信息化的定位由第三产业转换为第一产业, 即由为服务转 向生产。从企业小环境来看,信息部也应该是横跨了技术和业务两个 层面,成为了企业内部最了解管理和最懂新技术的部门, 并使用新技术 来梳理企业的运营管理流程,协调各部门业务与信息化建设的融合 ,使 企业运转地更加高效。同时企业对信息化的认识也应该从信息化可 以为企业每年节约多少资金,转变为企业实行信息化后能为企业创造 多少财富。但以企业现在的情况来看,我们必须承认 ,现在很多分管信 息部的领导并不是信息化的专家;其次,他即使对信息化有比较深入的 了解,但由于分工的问题,我们的分管领导( 例如 :机务副总经理)不可避 免地要处理大量的、繁杂的技术改革与发展中的设备管理事务,而不 会是信息化方面的事情。从职能划分的角度来看,他不可能有大量的 精力用来协调信息化建设与业务需求两方面的融合问题;更不可能也 没有权力协调信息化建设与企业运营管理的融合问题,这就造成信息 化建设在某些方面进展缓慢,甚至沦为形象工程昙花一现。而如果让 信息部单独推行信息化建设,可以想象,让一个不能进入企业领导核心,在 企业发展规划,运营管理上没有话语权的信息部门 ,来推动整个企业的 管理变革,甚至是关系到各个部门切身利益、运转方式的管理变革, 成 功的几率是多么的渺茫。所以企业信息化的推动应该由一个专门的 企业高层人员专管或者由企业的最高领导者来主管。而信息部的工 作就是在其带领下由单纯的技术支持服务转向使用最新的技术理念 梳理企业运营管理流程、降低运营成本等企业战略层面。如何促进、 保持或是加速企业的发展,才是信息部的根本任务与职责。 四、信息部发展方向的几点建议 当然,一切事物都不是一挥而就的,信息化建设更是如此,面对现 在的企业管理现状,我们认为,信息部自身以及整个企业的信息化建设 应该有以下几个至关重要,迫在眉睫的改变。 1、将计算机、网络交换机、服务器等电子设备的采购维护等工 作,企业管理所使用的计算机系统维护工作全部外包出去, 实现最大限 度的压缩固定资产成本和维护成本,最大限度的解放信息部在上述工 作中的精力投入,仅仅保留其对设备及系统的外包工作进行规划管理 得职能。 2、将程序设计与程序编制明确的分割开, 信息部应该着重在企 业运营管理流程的梳理和优化上下功夫,设计出符合企业发展的企业 运营管理系统蓝图,而具体的程序编制工作应该委托专业的软件开发 公司来完成。这样可以使用最少的人员,用最短的时间 ,用最大的社会 资源,来实现企业迫切的现代运营管理需求。 3、培养出大批既懂信息化技术 ,又懂各部门具体业务的人员,如 果有条件,我们可以设置专门的人事信息化管理员、财务信息化管理 员、企业策划信息化管理员等岗位。这些岗位应该在所在部门有管 理日常事务的建议权,他们的岗位职责就是用信息化手段优化各部门 的业务流程,且他们对各自部门经理及信息部经理双重负责。 4、如果没有一个专门主管信息化工作的公司高层领导, 信息部 应该由企业的总经理来直接领导。信息部经理应该直接对总经理负 责,他对企业的运营管理流程的优化方案可以直接向总经理提出, 在总 经理认可下,由总经理亲自领导推行。 五、企业与信息部的关系 企业因为信息化而改变,同时被改变的企业将再次影响信息化 的方向,实现企业与信息化的相互推进,共同进步。拥有信息化这把利 刃,企业的管理者