企业行政管理案例分析

企业行政管理案例分析 案例一:中国企业行政管理的现存问题及改革思路 2 一、企业行政管理对中国企业发展的重要作用 (一) 有助于增强中国企业的适应能力 改革开放以来，中国得到迅速发展，综合国力和竞争实力大大加强。为促进中国更快更好 地发展，科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大 战略思想和战略任务被提出，这不仅是目前形势发展的需要，而且对于中国企业的发展同样具 有非常重要的指导作用。 而中国企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务，并以此为指导来促进他们获得 更好的发展，就必须通过企业行政管理来实现，也只有这样，中国企业才能更好地适应形势发 展的需要。 换言之，企业行政管理有助于增强中国企业的适应能力。 (二) 有助于增强中国企业的核心竞争力 除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发 展能力。而在一定意义上讲，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业 行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用。中国企业在发展过程中可以通过企业行政管 理，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念 和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样，就能够提高中国企业的科技竞争 力和可持续发展能力，增强中国企业的核心竞争力。也就是说，企业行政管理有助于增强中国 企业的核心竞争力。 (三) 有助于保证中国企业健康发展 在中国企业发展过程中，它们会碰到一些困难，其职工也会存在思想上和实践中的一些问 题，这些问题是中国企业健康发展的不利因素。同时，目前我国处于从传统计划经济体制向社 会主义市场经济体制转型的时期，政企不分的现象依然存在。在这种情况下，中国的企业需要 同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。而企业行政管理的任务就是努力同政府部门 打交道，为企业争取良好的外部环境；通过各种途径解决企业职工思想上的和实践中的难题， 帮助企业走出困境，为企业发展取得良好的内部环境。由此看来，企业行政管理有助于保证中 国企业健康发展。 (四) 有助于保证中国企业实现生存发展目标 一般来说，企业行政管理通过开展如下工作发挥作用：一是计划工作，即确定管理内容的 日标和决定如何达到这些目标；二是组织工作，即企业行政管理人员必须明确工作的内容，并 将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理渠道的畅通无阻；三是指挥工 作，即采取具体措施，调动和协调企业行政管理人员按要求完成各项工作；四是控制工作，即 对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整。在我国企业的运作中，以经理或厂长为首的行 政管理系统运用行政手段开展计划、组织、指挥和控制工作，把企业各环节、各部门联结成一 个有序运行的有机整体，并通过各种行政管理手段及时有效地组织企业生产经营活动，从而保 证企业生存发展目标顺利实现。 二、中国企业行政管理的现存问题 (一) 全盘照搬党政机关行政管理模式 由于受计划经济思维惯性的影响，在目前中国企业行政管理的实际操作中，还存在着一些 “机关作风” 、“ 机关习气 ”较重的企业行政管理干部，他们完全不考虑企业的实际需要和企业行政 管理的特点，全盘照搬党政机关行政管理模式，搞形式主义、表面文章；繁文缛节、按部就班； 清规戒律、条条框框；文牍主义、官样文章；公文旅行、笔墨官司；纸上谈兵、咬文嚼字；高 高在上、颐指气使；脱离实际、不讲实效。这样一种行政管理，既浪费精力，又浪费时间；既 浪费人力，又浪费钱物；哗众取宠，华而不实；僵化死板，不近人情。这同样造成极大浪费， 降低工作效率和员工士气，影响企业效益。 (二) 企业行政管理中存在“游击作风” 在目前中国企业行政管理的实际操作中，也往往存在着完全摈弃“机关习气” 、完全凭主观 意愿办事的“游击作风”。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分 的逐级授权和环环相扣的工作程序；或无章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各级负责人 的当时意愿，一拍脑袋决定任何大小事项，没有科学的研究、决策、落实程序；决策只凭当时 灵机一动，正确与否全凭运气。机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插 手过多，搞得下属无所适从。 往往是老板忙得昏天黑地，干部员工却有劲使不上；老板总觉得干部员工拿得太多，做得 太少；干部员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。这样不但无法调动干部员工的积极 性、主动性和创造性，而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的“公道” 和 “规矩”，造成企业中“ 公说公有理，婆说婆有理 ”，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休； 或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令 夕改，朝秦暮楚。企业处于一片“打乱仗”状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、财、 物的极大浪费。 (三) 企业行政管理人员时常脱离各部门实际 企业行政管理还普遍存在一种现象，即企业行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、 不熟悉，管理时常脱离各业务部门实际，发布的规定不宜推行或根本无法推行，引起其它部门 的反感和排斥。各业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚，甚至是手脚太长，巴不得他们永 远不要在自己的部门露面，不要干扰自己的工作；除非是有什么必须要行政管理部门帮助解决 的事，否则宁愿与行政管理部门老死不相往来。企业行政管理人员也往往或是很知趣地尽量不 去打搅其它部门，或是对其它部门有一种抵触情绪，干脆大家有事说事，没事散伙；如果再加 上“老爷作风” 、“ 衙门习气”，双方的隔阂和抵触就更深。这样就陷入了恶性循环：企业行政管理 部门对其他部门的工作接触越少，就越不了解情况，其管理就越脱离实际；反过来，企业行政 管理越脱离实际，就越遭受各业务部门的排斥，从而也就越不了解各业务部门情况。 (四) 企业行政管理体系缺乏或欠缺 目前中国企业行政管理的关注点仍然较为集中在企业行政活动中的具体事务上，诸如办公 室管理、文书档案管理、总务后勤管理等。这一思路，明显地带有计划经济的色彩，为了与国 家政府机关匹配，企业设置了相应的内部管理机关，对于这一部分机构的管理就成了企业行政 管理的主要内容，这导致对于企业行政管理的研究集中在事务性活动范围，研究重点集中在行 政事务活动开展上的技术革新方面与相应的行政人员素质的提升方面。而正是企业行政管理部 门围绕着一些具体的事务开展工作，造成企业行政管理体系缺乏，甚至可以说缺失。 三、中国企业行政管理的改革思路 (一) 选择合适的企业行政管理模式 为了解决中国企业行政管理现存的一些问题，有必要在考虑企业的实际需要和企业行政管 理的特点的基础上选择合适的企业行政管理模式。企业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济 利益服务，这要求企业行政管理部门甘当幕后英雄。企业行政管理的理想境界应该是“润物细无 声”。企业行政管理部门应该像一部自动化程度很高的机器，这头原料( 任务)进去，那头成品( 结 果)出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬， 特别是不能把自身变成“门难进，脸难看，事难办”的官府衙门。 还必须强化企业行政管理部门的企业管理职能。社会上许多企业都设有企业管理部，但由 于很大一部分企业管理职能往往还保留在企业行政管理部门，“企管口” 和“行政口” 二者的职能往 往发生重叠和冲突。在此情况下，企业管理部实际上只起到了一个类似“法规处” 的作用，在管 理制度的执行上并无权威；而行政管理部门又被削弱了管理职能，沦为“总务处” 。为了避免这 种互相重叠和冲突造成的互相削弱，“行政口”与“企管口”必须合而为一，要将一般企业的“企业 管理部”的职能注入企业行政管理部门，强化其企业管理职能。 再者，如果只是一般地要求企业行政管理部门深入各业务部门，增强为企业第一线服务的 观念，克服衙门习气和老爷作风，恐怕难收实效。因为企业行政管理人员如果没有一个切入口 介入各业务部门的工作，会感觉“师 H无名”，难以着手；如果介入得比较生硬，还会干扰各业 务部门的正常工作，引起各业务部门的反感和排斥。强化企业行政管理部门的管理职能后，企 业行政管理部门深入各业务部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情。企业行政管理部门 为了使制订的管理制度符合实际并切实可行，为了考察各业务部门执行制度的情况，为了使管 理能够切实有益于各部门的业务，就必须要深入跟踪各部门业务的进展，并与各业务部门保持 良好的合作关系。由此，企业行政管理部门在通过强化管理职能而深入了各业务部门工作之后， 也就能把其工作做得更好。比如，由于深入了各业务部门，对于各业务部门人员的工作表现和 工作能力就会了解得更多、更深入，这对搞好人员考核和任用显然有很大助益。又如，企业行 政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各业务部门出谋划策，做好上下沟通和跨部 门协调等等，这能解决各业务部门自身难以解决的一些问题，甚至起到企业高层领导都难以起 到的作用，等等。这一切都有利于搞好企业行政管理部门自身与各业务部门的协调，改善双方 的关系，改善企业行政管理部门的形象。 (二) 选择规范的企业行政管理模式 目前中国企业行政管理中的“游击作风”、“打乱仗”的现象是我们应当大力反对的。这种现象 反映的实质就是企业的管理体系混乱。企业行政管理是企业内部管理不可缺少的一部分，如果 没有健全有效的内部管理，企业的制定的各项规章制度就不可能得到很好的执行，经营者也不 可能及时的发现企业经营管理中的失误，从而给企业带来败局。所以为了改变这种现状，企业 行政管理的核心应该在于设置合理有效的行政管理规章制度和结构体制，使各部门各岗位在行 政管理工作的协调下处于良好的运作状态。因为“社会生活最重要的方面 我们需要的与其说 是最好的人，还不如说是好的制度”。在企业行政管理的具体工作中，上下级和各岗位之间不但 要分工明确，还要明确应有其职责权力，使职责不会被推委，也不会被包揽。 (三) 联系实际开展工作 企业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对“为管理而管理” ；必须坚决摈 弃形式主义，切实讲究实效；必须大力讲究勤俭节约，反对大手大脚；必须根据企业实际需要 和可能采取灵活变通的方式方法，一切以企业利益为最高原则，反对泥古不化、因循守旧。同 时，要联系实际加强企业文化建设，培养企业行政管理人员的责任意识和忠诚感，提高他们的 职业道德素质，使他们以身作则，带头遵守企业的规章制度；要深入各业务部门了解情况，制 订符合实际并切实可行的管理制度，其中包括建立业绩考评制度，以提高企业行政管理人员的 业务能力；要根据日常实际工作的特点，选拔有耐心的、有服务意识的企业行政管理人员。 (四) 构建企业行政管理新体系 1.构建企业行政管理的权力体系 构建企业行政管理的权力体系就是设计企业行政架构。企业行政架构的设计与应时而变是 企业行政管理的核心内容，这一问题主要涉及企业组织的概念、类型、治理结构、组织结构设 计的原理和内容、企业组织力量的整合、行政流程的结构设计、职能分解、岗位设置、人事相 合等。 2.构建企业行政管理的技术体系 企业行政管理需要技术支撑。企业行政管理的技术体系包括：(1)企业行政管理中的领导与 管理，这部分是关于在组织中行政管理人员如何进行有效领导与管理的内容；(2)企业行政管理 中的沟通与协调；(3)企业行政控制与监督。 3.构建企业行政管理的事务体系 事务管理是企业行政管理的重要组成部分。构建企业行政管理新体系离不开其事务体系的 构建。企业行政管理的事务体系包括办公室管理、文书档案管理、会议管理、总务后勤管理、 企业行政信息系统管理，等等。 综上所述，要做好企业行政管理工作，不但要有与本企业实际情况相符合的、规范的企业 行政管理模式，做到有章可循，有条可依，还有要良好的人文环境、工作环境和企业行政管理 体系，这样的企业的行政管理工作才能杂而不乱、繁而不烦、张弛有度。 编辑 案例二:浅析电力多经企业行政管理的改进 3 电力多种经营大多从八十年代开始起步，为主业的减人增效、推动主业改革发展创造了前 提条件。随着国务院于 2002 年 4 月 l1 日批准了电力体制改革方案，电力体制改革也由过 去“三项制度改革”、“ 两改一同价 ”，进入了“ 打破垄断，引入竞争，厂网分开，主辅分离” 的新阶 段，一个政府监管下的“政企分开、公平竞争、开放有序、健康发展 ”的电力市场体系正在逐步 形成。在这一变革过程中，随着原有运行模式与利益格局的打破，电力多经企业不可避免地置 身于市场化竞争的大环境中。因此，提高企业管理水平，增强核心竞争力是十分重要的。当前， 不少企业通过引进规范化、现代化的管理理念，逐步实现由传统企业向现代企业的迈进。 企业行政管理是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。就电 力多经企业而言，其构架基本上是以总经理为最高领导(部分单位还设有行政副总分工负责 )， 由专门的职能部门(总经理工作部或综合管理部等)组织实施、操作，工作范围涉及企业各部门、 分支机构的一个网状体系。 一、当前多经企业行政管理中存在的主要问题 1.行政部门的工作定位存在偏差 企业行政工作较为繁杂琐碎，其主要职能涵盖“管理”、“协调” 和“服务” 三个方面，但定位重 点应放在服务。当前不少多经企业为节约成本，仅设立“综合管理部 ”来统管行政、人事、甚至 财务工作。这种捆绑式管理，容易导致部门定位不清，分工不细，只能应付交办事项，没有精 力和能力拓展主动性工作思维和做精做细专业工作。由于编制所限，出现了行政兼财务、兼人 事的现象，行政人员疲于奔命，结果是“村村起火，处处冒烟 ”，抓了管理忽略了协调，抓了协 调忘了服务，行政成了企业的“救火队”，最终忙了一圈，一件事情都没有做好。 2.行政管理体系的规范化建设有待加强 所谓的行政管理规范化建设主要包括管理制度化、业务标准化、工作流程化、考核及激励 机制的科学化等方面。受历史原因制约，多经企业在体制机制上还与现代企业存在不少差距， 管理和人才基础相对薄弱。当前，不少企业在运作 1 年2 年之后，行政管理仍然停留在粗放 状态，主要表现在：管理体系及配套制度不规范、不健全，或有制度不执行，以“人治” 替代规 章，将制度当作摆设；人员素质不高，缺乏培训，业务技能水平低下；缺乏有效的激励机制， 工作考核流于形式。人员缺乏压力和动力。 二、加强和改进多经企业行政管理 1.转变企业领导和行政部门的传统观念 首先，企业领导者要对行政工作给予充分的重视。要充分认识行政对于企业发展的重要性， 树立行政管理部门在企业中的管理威信，并在人才引进、专业培训、设备配给等方面给予支持， 有条件的单位还可以根据实际情况，制定行政管理工作规划，并将其纳人企业发展战略进行统 筹考虑，确保行政管理的延续性。 其次，行政管理部门要明确定位，拓展思维。一在“服务 ”上要甘做配角，只有定位准确了， 工作的方法和方式才能清楚。二在“管理”上要善于思考，不能满足于在日常事务的层次上做好 领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策 等重大问题上有自己的思考，并在实际工作中加以贯彻落实。成为领导不可缺少的“高参和臂膀” 。三在“协调” 上要加强沟通，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务 为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。应在充分沟通的 基础上做好与其他部门和单位的协调与合作，成为企业沟通上下，联系内外的桥梁。 2.夯实企业行政管理体系基础 (1)实行和完善行政首长负责制。企业行政管理体系并不仅局限在行政管理部门，而是一套 至上而下的网络系统，而这个系统的最高领导者就是企业的行政首长(总经理) ，因此，明确行 政首长(总经理)负责制，建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求首先必须 明确总经理的职责和权限，保证其有足够的行政权力和必要的权威；其次必须保证总经理的管 理措施有可靠的行政实施渠道，再次行政首脑必须有一个高水平的咨询机构，保证其管理措施 不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。 (2)合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构和行政渠道进行的，所以 选择和设计符合企业内外特点的组织机构是达到行政管理目标的必要条件。行政组织机构主要 是各单位的办公室、综合部等，这些部门在岗位设置和定员管理上要精干有效，提倡一专多能， 并力争实行岗位 AB 角备份，最大限度地提高工作效率。而切忌机构庞杂、人浮于事，使行政 管理部门沦落为“养人”部门。 (3)加强行政制度建设。制度是企业管理的基石，行政管理制度的制定第一步是建立健全， 第二部是结合企业的管理实际进行修订和整合，确保实用、管用，实现制度效能的最大化。 (4)全面实行工作流程化管理。行政工作总是千头万绪，制度只是基础，许多管理环节需要 靠流程图来进行直观的界定和描述，流程图的好处就在于它能够简单明了地说明工作的关键点， 做到“分工清晰、责权明确”。使行政的各项工作条理清楚。有利于工作效率和工作质量的提升。 3.建立健全行政管理用工和激励机制 (1)建立人才录用选拔机制。首先应制定一个人才引进计划，每年有计划、有重点地从大专 院校或人才市场中招聘、吸纳一批企业急需的行政管理的人员，改变目前企业行政管理人才结 构不合理的问题。其次是制定培训规划。通过采取走出去、请进来等形式，每年选送一批业务 骨干到大专院校接受脱产培训，培养造就企业的复合型人才。创造渠道科学选拔优秀的行政管 理人才。优秀的行政管理人才是现代企业行政管理致胜的法宝之一。 (2)确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。企业行政管理的最佳化实现在 很大程度上取决于被管理者积极有效的配合和实施。因此对人的管理是现代企业行政管理的核 心工作，而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障，这就要求以恰当的目 标来引导正确的反应行为，以准确的绩效评价作为奖励的科学依据，以不同客体的针对性奖励 措施完成激励机制的良性循环。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合，激励机制才会 在企业行政管理中达到预期效果。新形势下，要下大力研究挖掘人才、发现人才问题，重视企 业内部员工的主体地位，为人才的成长创造良好的环境，逐步改变论资排辈提拔干部的状况， 让一批工作能力强、业务精、有强烈创新意识和创业精神的人才进入到企业行政管理体系。 (3)讲究行政管理的艺术性。行政管理中还有许多艺术性问题，是制度和流程无法规定和设 计的，比如什么时候下达命令或指标、怎样下达、辞语如何表达等，都须因人因时因地而异。 这就要求行政领导善于行政管理艺术，注重管理对象的心理因素、讲究说话艺术、善于把行政 命令转化为企业员工的自觉行动，加强团队的凝聚力和向心力。 总之，建立和完善现代企业行政管理是一项系统工程，需要外部环境(国家政策法规及相应 的机制)和内部条件(企业及部门的自身努力、先进的管理技术和优秀的管理人才)两方面的结合， 这些都有待于在电力多经企业不断的自我发展与完善的过程中尽快实现。 编辑 案例三:浅谈销售企业行政管理 4 销售企业行政管理工作主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心， 服务是根本。 从管理方面来说，行政部门不能仅满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手，还 必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思 考，成为领导不可缺少的高参和臂膀。由于销售企业直接面对当前形势多变的成品油市场，行 政管理者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新的领导者，做好一个战 略家。 从协调方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足， 也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使。行政部门应主动做好上下左右的沟通， 在充分沟通的基础上做好协调，没有充分沟通的协调不成为真正的协调。 从服务上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为销售企业的最终目的是完成营销任务， 行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的。行政管理的理想境界应该是“润物细无声” 。 相对于一般的行政管理，销售企业的行政管理有以下特点： 一、销