公司公文处理细则

XX 有限公司公文处理细则 一、适用范围 本细则适用于集团总部各部门、司属各单位、各控股公司、 公司各系统。 二、公文的种类 （一）上行文种类：报告、请示 （二）平行文种类：函 （三）下行文种类：命令（令） 、决定、通告、通知、通报、批 复、意见、会议纪要 （四）各文种的规范使用，请参见国家行政机关公文处理办法 的相关规定。企业在向地方政府机关行文，报告或请示工作时， 在文种的使用上可做变通处理。请示应一文一事，报告不得夹 带请示事项。 三、关于公文起草 （一）拟写公文的基本原则 1、各类公文的起草，应以落实集团核心价值理念、提升办公效 率和管理水平、有利于集团各项工作的开展为主要目标。 2、提倡少发文、反对滥发文。在起草公文时，应力避文牍主义， 力求主题突出，结构严谨，文字精炼。 3、公文的发送范围设置应遵循适用原则和保密原则，以有效释 2 放公文效力为目标，反对多头、无序发送和任意扩大发送范围。 （二）技术性要求 1、拟写公文时，公文标题一般应当标明发文单位（部门） ，仅 在集团公司内行文，标题里的发文单位（部门）可省略。公文 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 2、公文内容应做到观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、 字词规范、标点正确、篇幅力求简短。 3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后 引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体 的年、月、日。 4、结构层次序数。第一层次为“一”，第二层次为 “（一） ”，第三 层次为“1”，第四层次为“（1 ） ”。 5、文内使用非规范化简化，应当先使用全称并注明简称。 6、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必 须使用汉字外，一般应使用阿拉伯数字。 7、公文主题词的标注：先标类别词，后标类属词。标注类属词 时，先标反映文件内容的词，再标反映文件形式（文种）的词。 主题词一般为 35 个。标注主题词应尽量参照主题词表，反对 主观臆造主题词。 -3- 8、拟写“ 请示”文种时，应当在附注处注明联系人姓名和电话。 9、公文拟写完毕并提交流程处理时，其在基本信息栏中所填内 容应与正文相符。 四、关于公文和通用审批事项的审核 （一）为确保公文质量，集团公司发文（包括行政文件和党、 工、团文件）和司属各单位发文，必须经由同级文秘部门负责 公文审核后，再提交领导审核和签发，公文签发付印后，由同 级文秘部门负责公文终校。 （二）通用审批模板中流程和节点由集团办公室根据相关职能 部门的要求进行设置和修改。各单位、各部门需要通过通用审 批模板向集团公司领导请示工作时，其正文内容应符合公文规 范，基本信息栏内容应填完整，并与正文内容相符。各类通用 审批事项必须经相关部门会审和集团公司办公室审核后，方可 提交集团公司领导审批。 （三）审核的重点 1、文件、报告和请示的格式是否符合行文规则、文字表述是否 规范准确。 2、文件、报告和请示事项的必要性和内容的可行性。 3、审批流程设置及发抄范围是否符合公司的相关规定。 五、关于公文的签发 （一）集团公司董事会文件，由董事长签发。 4 （二）以集团公司名义发布的公文，外发文由公司董事长签发， 内发文根据职责权限，由相应的公司领导签发。 （三）集团公司监事会文件，由监事会主席签发。 （四）集团公司党、工、团组织的各类文件，根据组织章程和 公司规定由相应负责人签发。 （五）司属各单位各类文件的签发，可参照以上规定执行。 六、关于公文的印发 (一) 下列情况不再印发文件 1、公司领导在各种会议上的讲话，会上已印发的。 2、几个文件的内容可以合并印发的，不分别行文印发； 3、能用口头或电话答复的问题； 4、会议已经部署的工作； 5、可发可不发的文件。 （二）下列情况必须以集团公司名义发文 1、以集团公司名义，向上级单位或政府相关部门请示和报告工 作。 2、按照“ 制定战略、配置资源、统一文化” 的集团化管理要求需 要发布和统筹协调的各项规划、计划和重要事项。 3、以集团公司名义，向总部各部门、司属各单位、全体员工发 布重大事项或重要的管理制度、规范。 4、由集团领导主持的各类会议，由集团办公室负责拟写会议纪 -5- 要，会议承办部门负责人审核，会议主持人签发，以集团公司 会议纪要的形式发布。由公司副总师、总经理助理主持的各类 会议，由集团公司办公室秘书（或参加会议的相关专业人员） 负责拟写会议纪要，会议承办部门负责人会审，会议主持人审 核并与集团公司主管领导沟通后签发，以集团公司会议纪要的 形式发布。 (三)下列情况由集团总部各部门发文 1、按职能范围应由各部门行文的； 2、各部门落实集团公司明确的制度规定、指令要求等的具 体办法、措施，由各部门自行发文； 3、经公司批准召开的各种会议、组织的各类活动，一律由 主办部门下发具体的会议或活动通知。 集团总部各部门的发文字号，应采用公司办公室的统一规定。 （四）下列情况以公司办公室名义发文 1、公司领导在各种会议上的讲话，会上没有印发的。由办公室 负责整理印发。 2、不属于各职能部门的发文范围，又不适合以公司名义发布的 公文，由办公室负责整理和起草，并经主管领导审核批准，以 办公室名义发布。 八、关于公文的处理 6 （一）以公司名义提交流转的公文及各类通用审批事项，一般 在各处理节点停滞的时间不得超过三个工作日，重要紧急事项 的处理不得超过一个工作日。由文件或通用审批事项提交人负 责催办。 （二）各类会议纪要自会议召开后三个工作日内必须提交流程 处理。 （三）以公司名义发布的各类公文（包括公司各类委员会发布 的公文），必须由公司办公室统一印发。 （四）以部门名义发布的各类公文，必须抄报公司办公室备案。 （五）切实加强公文解释和效能监察。各类管理制度的解释沟 通和跟踪督办，由制度起草部门负责。各类会议纪要的跟踪督 办，由会议承办部门负责。集团办公室和审计监察部将对各类 公文的落实情