办公室管理答案

试卷代号：8645 河南广播电视大学 2009年 1月第一学期期末考试答案 办公室管理 试题 一、单项选择题 1文员在拆邮件时，不正确的做法是（文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A ） A 拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 B 应该把邮件分成最急件，次急件和普通件应该把邮件分成最急件，次急件和普通件 C 经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司 注意有关问题注意有关问题 D 在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员 签字，并保存好签字，并保存好 2文员在接打电话时，正确的做法是（文员在接打电话时，正确的做法是（ B ） A 电话铃响一声就应接听电话铃响一声就应接听 B 在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即 记录下来记录下来 C 文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位 D文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达 3以下关于名片的使用，不正确的是（以下关于名片的使用，不正确的是（ C ） A向别人递送名片时，应双手捧交，将文字正面朝向对方表向别人递送名片时，应双手捧交，将文字正面朝向对方表 示尊重示尊重 2 B文员印制名片，所用文字以中英文为佳，以适应不同的需文员印制名片，所用文字以中英文为佳，以适应不同的需 要要 C文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片 D对方给你名片，而你恰好没带，应立即说明并表示歉意对方给你名片，而你恰好没带，应立即说明并表示歉意 4文员在传达上级或上司的文件精神和指示时，哪一种做法是不文员在传达上级或上司的文件精神和指示时，哪一种做法是不 正确的（正确的（ D ） A 传达不走样，不可加进自己的意见传达不走样，不可加进自己的意见 B 必要时可形成文字材料，照本宣科必要时可形成文字材料，照本宣科 C 注意保密，不可在普通电话、信函里传达有秘密内容的指注意保密，不可在普通电话、信函里传达有秘密内容的指 示示 D 可以任意发挥，也可以用上司的口气讲话可以任意发挥，也可以用上司的口气讲话 5按照握手的礼仪规则，以下哪一种说法是错误的（按照握手的礼仪规则，以下哪一种说法是错误的（ B ） A年长女性先向年轻女性伸手，女性先向男性伸手，职位高年长女性先向年轻女性伸手，女性先向男性伸手，职位高 的先向职位低的伸手的先向职位低的伸手 B女性在任何场合都应摘下手套握手，男性可以不必女性在任何场合都应摘下手套握手，男性可以不必 C握手时可略微用些力，给对方一种诚挚和尊重的感觉握手时可略微用些力，给对方一种诚挚和尊重的感觉 D女文员与男士握手，只需微笑着把手伸向对方，对方只能女文员与男士握手，只需微笑着把手伸向对方，对方只能 轻轻握一下女士的手指部分轻轻握一下女士的手指部分 6文员在处理顾客或其他人的来信时，不应（文员在处理顾客或其他人的来信时，不应（ A ） A拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在 信纸前面一并装订信纸前面一并装订 办公室管理 试题 第 3 页 共 8 页 B对写信人的各项情况逐项登记对写信人的各项情况逐项登记 C处理信件按照处理信件按照 “分级负责、归口办理分级负责、归口办理 ”原则，进行转办、原则，进行转办、 交办或自办交办或自办 D对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释 和答复和答复 7文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ C ） A文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否 方便方便 B什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 C会议场所的选择，要根据会议的时间长短、花费多少作决会议场所的选择，要根据会议的时间长短、花费多少作决 定定 D文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 8以下关于名片的使用，不正确的是（以下关于名片的使用，不正确的是（ C ） A向别人递送名片时，应双手捧交，将文字正面朝向对方表向别人递送名片时，应双手捧交，将文字正面朝向对方表 示尊重示尊重 B文员印制名片，所用文字以中英文为佳，以适应不同的需文员印制名片，所用文字以中英文为佳，以适应不同的需 要要 C文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片 D对方给你名片，而你恰好没带，应立即说明并表示歉意对方给你名片，而你恰好没带，应立即说明并表示歉意 9上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确（上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确（ D ） 4 A首先搞清楚上司想作什么样的安排首先搞清楚上司想作什么样的安排 B办理预订飞机票手续之前材料要备齐办理预订飞机票手续之前材料要备齐 C与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名）与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名） ，如有疑，如有疑 点，应找同一个人点，应找同一个人 D不必提前，在取票前或出发前再用电话予以确认不必提前，在取票前或出发前再用电话予以确认 10照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的（照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的（ D ） A 有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性 B到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适 当时机提醒上司用餐当时机提醒上司用餐 C对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段 E 应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助 2、 判断题判断题 1.如果是沿着人行道走，两个人并行，如果是沿着人行道走，两个人并行， “尊贵的位置尊贵的位置 ”是在右边，三是在右边，三 个人并行，则在中间（个人并行，则在中间（ ） 2即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助（即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助（ ） 3口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者 说话，应文雅一些；对一般同事或顾客说话，就可通。说话，应文雅一些；对一般同事或顾客说话，就可通。 办公室管理 试题 第 5 页 共 8 页 （ ） 4受到直属上司以外的指派时，假如文员自己能够安排办理，而且受到直属上司以外的指派时，假如文员自己能够安排办理，而且 不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请 示后再作决定。示后再作决定。 （ ） 5列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和 保密范围，密级和保密期限的变更和解密。保密范围，密级和保密期限的变更和解密。 （ ） 6在正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿。在正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿。 （ ） 7鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。 （ ） 8晚宴一般不邀请夫妇同时出席。晚宴一般不邀请夫妇同时出席。 （ ） 9交际应酬的主要项目并不是参加婚丧喜庆等活动。交际应酬的主要项目并不是参加婚丧喜庆等活动。 （ ） 10文员对自己的工作要分轻重缓急，决定工作次序。受制约的工作文员对自己的工作要分轻重缓急，决定工作次序。受制约的工作 应置于后，自己支配的工作则置于前。应置于后，自己支配的工作则置于前。 （ ） 三、简答题三、简答题 1文员向上司进言具有什么意义和作用？文员向上司进言具有什么意义和作用？ 6 参谋作用。主动向上司提出建议或工作方案，也是文员参政议政参谋作用。主动向上司提出建议或工作方案，也是文员参政议政 的一种手段的一种手段 补缺作用。上司在工作中难免有疏忽、缺点，文员看到及时提出，补缺作用。上司在工作中难免有疏忽、缺点，文员看到及时提出， 拾遗补缺，或适当地规劝，有利于上司工作的改进，发挥助手作用，拾遗补缺，或适当地规劝，有利于上司工作的改进，发挥助手作用， 变被动服务为主动服务变被动服务为主动服务 增进关系作用。形成与上司经常的、非正式的思想交流、切磋，增进关系作用。形成与上司经常的、非正式的思想交流、切磋， 可以建立既是上下级，又是同志式的正常关系，甚至进一步形成亲密可以建立既是上下级，又是同志式的正常关系，甚至进一步形成亲密 的工作伙伴关系的工作伙伴关系 2什么是国际会议？它必须具备哪两个特点？什么是国际会议？它必须具备哪两个特点？ 国际会议指来自两个以上国家（不是指地区）的政府、政党或社国际会议指来自两个以上国家（不是指地区）的政府、政党或社 会组织、民间团体就共同关心的问题召开的会议会组织、民间团体就共同关心的问题召开的会议 特点：一是来自或代表两个以上国家，也可以是多国会议、世界性会特点：一是来自或代表两个以上国家，也可以是多国会议、世界性会 议；二是议题必须是共同的，观点当然可以不同；如果各讲各的题目，议；二是议题必须是共同的，观点当然可以不同；如果各讲各的题目， 就没有必要在一起开会就没有必要在一起开会 特点：一是来自或代表两个以上国家，也可以是多国会议、世界特点：一是来自或代表两个以上国家，也可以是多国会议、世界 性会议（性会议（ 5 分）分） ；二是议题必须是共同的，观点当然可以不同；如果；二是议题必须是共同的，观点当然可以不同；如果 各讲各的题目，就没有必要在一起开会各讲各的题目，就没有必要在一起开会 四、案例分析题四、案例分析题 办公室管理 试题 第 7 页 共 8 页 皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽，聪明能干，在公司深受皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽，聪明能干，在公司深受 重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书珍妮在一起游玩。两家都进重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书珍妮在一起游玩。两家都进 行皮革出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于行皮革出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于 助人，珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。助人，珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。 在一次闲聊时，珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不在一次闲聊时，珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不 佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说： “你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩 倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。 如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。 但这次谈判确实非常顺利。但这次谈判确实非常顺利。 ”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜 悦之中。悦之中。 过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签 定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某 公司长驻中国的代表打来电话说：公司长驻中国的代表打来电话说： “代表团已与昨天回国，就昨天上代表团已与昨天回国，就昨天上 午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。 ” 皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她责怪自己皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她责怪自己 没有时时注意德国代表团的动向。尤其令她难过的是，只有好朋友珍没有时时注意德国代表团的动向。尤其令她难过的是，只有好朋友珍 8 妮知道这件事，而恰巧珍妮所在的罗浪斯公司抢走了他们的生意。妮知道这件事，而恰巧珍妮所在的罗浪斯公司抢走了他们的生意。 问题：（问题：（ 1）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，能否不分场合、不）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，能否不分场合、不 分对象畅所欲言？分对象畅所欲言？ 即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况 是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德。是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德。 （ 2） 企业的机密有哪些？企业的机密有哪些？ 企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人 事、资金运作、客户资料、流通渠道等。上司正在考虑、讨论而未作事、资金运作