基层工商所档案管理工作

工商所档案管理工作标准 一、档案管理人员 各工商所必须配备专职档案人员，集中统一管理各种门类 和载体的档案。专职档案员负责本单位档案收集、整理、归档、 移交、销毁等工作。 二、归档文件收集范围 1、文书档案：凡是反映本单位职能活动、历史面貌、单位和 个人权益的具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料均 属归档范围。对符合档案管理规定的文件材料按“三合一制度” 整 理、著录、归档。 2、电子和声像档案：反映本单位职能活动的照片、录音、录 像材料、电子文件材料。 4、实物档案：本单位获得的上级表彰，包括奖状，奖牌，奖 杯以及荣誉证书等。 3、专业档案：以所名义下发的案件档案资料；个体工商户资 料。 三、档案整理规范 1、文书档案 （1）对收到的上级正式来文应于当天打印出来，填好来文处 理签，发全所工作人员传阅，并签字留存。 （2）对收到的上级各项阶段性的工作要求，应于该项工作任 务完成后 5 个工作日内将相关资料整理齐全并装订成册备查。 （3）重要的人民来信来访材料、领导的指示和本单位处理人 民来信、来访形成的记录、调查处理报告等应于来信来访结束后 3 个工作日内将相关资料整理归档。 （4）当年的文书档案应于次年 3 月底以前立卷归档。归档文 件以“ 件” 为单 位进行整理，档案内不得有订书针等金属物质。对 列为永久和长期保存的文件应采用线绳装订，统一采用“三孔法” ， 在文件左侧边缘装订。装订完成后在每份归档文件上方空白处 正中间盖文书档案归档章，并填写归档号。对装订好的档案统一 使用市局下发的文书档案盒装盒，每盒装 30 份归档文件，装完 后各所负责人和专职档案员在盒内备考表上签字，盒内备考表 放于每个档案盒底部。卷内文件目录要求排列有序、案卷题名整 齐标准，最后按要求规范填写好档案盒脊背。 2、电子和声像档案： （1）对本单位的所有电子文件按年度进行刻录留存，在刻录 好的磁盘上贴上编写好的档案号后归档。 （2）照片档案整理中每张照片都应配备照片题名、照片号、 摄影时间、摄影者、照片说明 5 项基本内容，其中照片号由全宗 号、档案号和顺序号组成；照片说明字数应控制在 50 字以内。 3、实物档案：对本单位受到上级表彰的奖状，奖牌，奖杯以 及荣誉证书等进行分类整理，并按“三合一” 制度要求贴上编写好 的档案号后归档。 4、专业档案 （1）以所名义下发的案件档案应在案件办结后的 3 个工作日 内，按工商行政管理机关行政处罚程序规定（28 号令）整理案 件卷宗。并在案件卷宗右上角盖归档章，按一个年度一个流水号 填写档号，并将案件档案基本信息录入档案管理软件，将生成的 卷内文件目录打印装订成册，按要求存放备查。 （2）个体工商户档案。在整理好的个体工商户资料目录的右 上角盖归档章，并按一个年度一个流水号填写归档号。对整理完 后的个体工商户档案，对装订好的个体档案用市局统一下发的 档案盒装盒并按要求填写档案盒封面和脊背后归档。 四、档案管理工作要求： 1、将各种门类和载体的档案及有关资料收集齐全，整理立 卷时要认真对照我局档案管理“三合一 ”制度要求分类层次分明、 保管期限划分正确。 2、归档文件材料应保持其完整性和系统性，如有缺损，须及 时考证并修补。 3、立卷归档应严格按档案制度执行，并接受市局的监督和 指导。 4、档案室要做好防火、防盗、防潮、防鼠、防虫工作，档案员 应做好相关温湿度记录。 5、借阅档案档案员应做好登记工作，并负责督促借阅人员 及时归还，不得遗失污损。 6、对保管期限届满的档案应组织人员重新逐卷进行鉴定， 对无需保存的，上